Kinh doanh Spa là một trong những dịch vụ có tiềm năng phát triển lớn vì nhu cầu làm đẹp của con người, đặc biệt là chị em phụ nữ đang tăng cao. Tuy nhiên để Spa vận hành hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Khi quản lý bằng cách thức truyền thống gây nhiều khó khăn, hạn chế khiến nhân viên làm việc không hiệu quả và hiệu suất hoạt động kinh doanh không đảm bảo, rất nhiều người chủ tìm đến các phần mềm quản lý Spa chuyên nghiệp để được hỗ trợ tối ưu.

Những khó khăn khi quản lý Spa các chủ Spa hay gặp phải

Có thể nói hiện nay kinh doanh Spa là một trong những xu hướng đang phát triển do nhu cầu làm đẹp của con người tăng cao. Tuy nhiên trong thời đại khoa học công nghệ phát triển, vấn đề quản lý Spa theo truyền thông gây ra nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến chất lượng Spa cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Nhu cầu làm đẹp của khách hàng ngày càng gia tăng đồng nghĩa với việc các Spa sẽ phải ôm đồm một khối lượng công việc lớn. Bối cảnh này đã đặt ra cho các Spa, Thẩm mỹ viện bài toán làm sao để tối ưu hóa được quy trình quản lý vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng. Với một khối lượng công việc lớn như vậy, các chủ Spa, Thẩm mỹ viện cũng dễ dàng nhận ra rằng phương pháp quản lý truyền thống đã lạc hậu so với thời đại. Trong đó phải kể đến những hạn chế như:

– Quản lý lịch hẹn khách hàng chồng chéo, nhầm lẫn

Các Spa thường tiếp nhận lịch hẹn khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau, từ sales, truyền thông, quảng cáo khách hàng trực tiếp, đến khách hàng do nhân viên giới thiệu,… Tuy nhiên việc ghi chép bằng sổ sách hay nhập liệu trên các file riêng lẻ thường thiếu thống nhất trên một hệ thống, khiến dữ liệu chồng chéo, khó sắp xếp lịch hẹn khoa học nhằm phân bổ kỹ thuật viên, bác sĩ hay nhân viên tiếp đón chính xác.

Là một trong những cơ sở Spa đã thành công trên thị trường, Bà Nguyễn Ngọc Loan – chủ cơ sở Spa Athena Beauty & Clinic khẳng định: “Quản lý lịch hẹn là bước quan trọng đầu tiên để các Spa ghi điểm trong mắt khách hàng, ngay từ khi chưa đặt chân đến thực hiện dịch vụ. Việc quản lý lịch hẹn khoa học không chỉ giúp Spa phân bổ và sắp xếp khoa học lịch trị liệu cho khách mà còn là cơ sở để khách hàng đánh giá tính chuyên nghiệp của một cơ sở Spa. Tuy nhiên phần lớn các Spa hiện nay chưa làm được điều này do vẫn tồn tại những phương pháp quản lý truyền thống rườm rà, kém hiệu quả “. 

– Quản lý lịch làm việc nhân viên thiếu linh hoạt

Làm sao để sắp xếp, phân bổ và quản lý lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả là bài toán khó đối với các chủ Spa. Với đặc thù của dịch vụ chăm sóc sắc đẹp là giờ làm việc của nhân viên không cố định, nhân viên có thể sẽ phải thay phiên nhau phân bổ lịch làm việc theo thời gian sử dụng dịch vụ thực tế của khách hàng.

Điều này khiến nhiều nhân viên không thể đáp ứng được thời gian làm việc, thường xuyên phải tăng ca, về muộn, không thể gắn bó lâu dài với công việc, vừa gây khó khăn cho việc vận hành kinh doanh, vừa tạo áp lực cho hoạt động tuyển dụng.

– Lưu trữ thông tin khách hàng dễ sai lệch

Việc không dùng phần mềm quản lý chuyên dụng sẽ khiến các Spa phải lưu trữ cùng lúc nhiều thông tin dịch vụ, thông tin khách hàng, thu chi, trên nhiều file và sổ sách khác nhau. Điều này khiến cho việc tìm kiếm và quản lý thông tin gặp rất nhiều khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chăm sóc khách hàng.

Theo đó, khách hàng sẽ thường xuyên bị bỏ quên vì không có sự hỗ trợ từ phần mềm giúp nhắc nhở, lưu trữ hồ sơ khách hàng, không nắm được khách làm dịch vụ gì, cần tư vấn hay có nhu cầu như thế nào. Điều này vô tình khiến trải nghiệm khách hàng thiếu chuyên nghiệp, ảnh hưởng đến quyết định quay trở lại sử dụng dịch vụ.

– Hiệu suất làm việc thấp

Đây là một trong những vấn đề phổ biến mà các chủ Spa thường gặp phải. Tại Spa, nếu có nhiều quá trình, thủ tục rườm rà sẽ gây mất thời gian của nhân viên, khi đó họ không thể dành thời gian tư vấn, chăm sóc khách hàng khiến hiệu quả công việc giảm và khách hàng không có được sự hài lòng. Một nhân viên làm việc không hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến những nhân viên khác khiến mục tiêu đặt ra không được đảm bảo.

Thêm vào đó, nếu nhân viên trong Spa làm việc không tốt cũng dễ khiến đối thủ cạnh tranh vượt mặt. Với những khó khăn này, hiệu suất hoạt động kinh doanh Spa của bạn kém dần đi.

– Hạn chế trong việc quản lý kho và sản phẩm hàng hóa

Với đặc thù là cơ sở kinh doanh dịch vụ làm đẹp, các Spa, Thẩm mỹ viện thường phải nhập rất nhiều máy móc, dược phẩm mỹ phẩm để sử dụng trong quá trình làm dịch vụ. Mỗi lần làm dịch vụ sẽ cần xuất kho các sản phẩm liên quan, nếu không quản lý tốt sẽ dễ gây nhầm lẫn, thất thoát và thiếu hụt hàng hóa. Bên cạnh đó, việc sử dụng sổ sách, file cơ bản sẽ khiến các cơ sở thiếu chủ động trong quá trình bổ sung hàng hóa thiếu, gây gián đoạn quá trình cung ứng dịch vụ cho khách hàng. 

– Khó khăn trong việc tính thu chi

Kinh doanh Spa cũng có nhiều khoản cần thu chi liên quan đến dịch vụ khách hàng và nhà cung cấp. Những Spa thực hiện quản lý theo cách truyền thống sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc thu, chi, tính toán lãi lỗ hàng tháng. Nhân viên mất thời gian tính toán từng số liệu, quản lý cần thời gian kiểm tra lại. Không chỉ vậy, tính toán bằng tay thường gây nhầm lẫn, sai sót và có thể tạo cơ hội cho nhân viên gian lận ngân sách của Spa.

– Không quản lý được Spa khi ở xa

Cách quản lý Spa truyền thống thường bắt buộc người chủ phải có mặt tại hệ thống của mình để kiểm soát toàn bộ hoạt động của Spa. Do đó khi đi xa, bạn không thể biết được hoạt động của Spa đang diễn ra như thế nào, nhân viên làm việc có nghiêm túc không hoặc khi Spa gặp trục trặc bạn cũng không thể giải quyết.

Việc quản lý Spa, Thẩm mỹ viện cần được theo dõi, giám sát và báo cáo mỗi ngày mới đảm bảo tính kịp thời và chủ động. Tuy nhiên, thực tế nhiều chủ Spa, Thẩm mỹ viện thường dễ bỏ qua công việc này. Việc hạn chế về thời điểm báo cáo, cách thức báo cáo thủ công thường khiến các chủ Spa, Thẩm mỹ viện không kịp thời nắm rõ tình hình thực tế, thiếu các quyết định kịp thời và chính xác nhằm điều chỉnh hoạt động kinh doanh.

Đứng từ góc nhìn của một người quản lý, chị Nguyễn Thị Linh – Quản lý điều hành chuỗi cơ sở làm đẹp Mộc Spa cho biết: ” Phải quản lý và giám sát cùng lúc nhiều cơ sở chi nhánh khiến công việc của những người quản lý như tôi trở nên áp lực hơn bao giờ hết khi phải chạy đôn chạy đáo qua các cơ sở để đảm bảo hiệu quả đồng bộ từ hiệu quả kinh doanh, chất lượng nhân viên đến phản hồi của khách hàng. Việc phải ôm đồm một khối lượng công việc lớn trong khi quỹ thời gian có hạn đã dẫn đến nhiều sai sót trong công tác quản lý khiến hiệu quả hoạt động và kinh doanh không đạt hiệu quả cao”. 

Tất cả những khó khăn kể trên chính là yếu tố kìm hãm sự phát triển của Spa, ảnh hưởng đến nhân viên và cả người chủ. Để giải quyết những hạn chế này, bạn nên tìm đến phần mềm quản lý Spa. Đây là loại phần mềm hay ứng dụng quản lý Spa, được thiết kế nhằm tự động hóa các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Spa. Khi sử dụng phần mềm này sẽ cho phép nhà quản lý điều hành công việc, quản lý lịch trình hàng ngày và đánh giá được nhân viên một cách dễ dàng, chính xác hơn so với cách quản lý truyền thống.

Tham khảo: WeUp ERP For Healthcare – Phần mềm quản lý tổng thể Spa số 1 hiện nay 

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý Spa

Phần mềm quản lý Spa sử dụng công nghệ hiện đại, thay thế cho cách thức quản lý truyền thống, do đó mang đến nhiều lợi ích:

– Gia tăng hiệu suất làm việc

Nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý Spa, các quy trình, thủ tục rườm rà được loại bỏ. Toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên được đồng bộ và tối ưu. Khi đó hiệu suất làm việc của từng nhân viên được nâng cao. Họ sẽ không còn mất thời gian cho việc ghi chép thông tin, thống kê, tính toán số liệu, vì vậy giảm được những sai sót trong quá trình làm việc.

– Dễ dàng quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý Spa mang đến lợi ích giống như phần mềm quản lý nhân sự, có thể quản lý được công việc của từng nhân viên, theo dõi tiến trình làm việc và những phản hồi của khách hàng về dịch vụ, nhân viên, từ đó quản lý dễ dàng đánh giá được nhân viên đó hoặc điều phối nhân viên cho vị trí phù hợp với năng lực.

Bên cạnh đó, phần mềm hiển thị chi tiết công việc của các nhân viên trong Spa, giúp quản lý phân chia công việc rõ ràng, tránh được tình trạng công việc chồng chéo, ví dụ một nhân viên đang thực hiện trị liệu cho một khách hàng nhưng lễ tân lại xếp lịch cho khách hàng khác.

Ngoài ra, thông qua phần mềm, nhà quản lý có thể tính hoa hồng, chi lương cho nhân viên một cách tự động. Nhờ đó bạn không cần mất thời gian tổng hợp vào cuối tháng số dịch vụ nhân viên đó đã thực hiện và tổng số hoa hồng cần trả.

– Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng chính là yếu tố quan trọng quyết định đến doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả hoạt động kinh doanh Spa. Nếu Spa của bạn đáp ứng được dịch vụ chất lượng cao cùng khả năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp sẽ tăng trải nghiệm và sự hài lòng với họ.

Khi sử dụng phần mềm quản lý Spa, nhân viên của bạn dành được nhiều thời gian cho các dịch vụ trị liệu, tư vấn, chăm sóc để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Bên cạnh đó, thông qua phần mềm, các thông tin khách hàng được lưu trữ, giúp bạn quản lý lịch hẹn, thực hiện các chương trình khuyến mãi tri ân, chúc mừng sinh nhật khách hàng,…

– Tiết kiệm chi phí

Việc sử dụng phần mềm quản lý Spa không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp giảm tải được một số công đoạn không thực sự cần thiết, từ đó giảm chi phí nguồn nhân lực. Thông thường trước kia cần nhân sự để thực hiện các công việc liên quan đến nhập, tìm kiếm, chỉnh sửa thông tin khách hàng, sắp xếp khách hàng với nhân viên trị liệu, tính toán thu chi, quản lý mỹ phẩm trong kho,… Hiện nay nếu dùng phần mềm hỗ trợ quản lý, các công việc này sẽ được thực hiện hoàn toàn trên hệ thống phần mềm, do đó Spa không cần trả phí nhân sự thực hiện các công việc này. Ngoài ra, chi phí liên quan đến giấy tờ, sổ sách, in ấn cũng được cắt giảm.

6 Tính năng nổi bật trên các phần mềm quản lý Spa

Quản lý Spa đòi hỏi quy trình và nghiệp vụ đặc thù nhất định, chính vì vậy phần mềm quản lý Spa phải đáp ứng được những tính năng cơ bản như:

– Quản lý và thiết lập lịch hẹn cho khách hàng

Thông qua phần mềm, bạn có thể dễ dàng tạo thông tin lịch hẹn cho khách hàng ngay trên hệ thống phần mềm với đầy đủ các thông tin cần thiết như: Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giờ khách đặt, ghi chú riêng, qua đó quản lý có thể dễ dàng kiểm soát số lượng khách đến trong thời gian nhất định, đồng thời dễ dàng trong việc sắp xếp nhân viên chăm sóc và thực hiện trị liệu cho khách.

Tính năng này của phần mềm có khả năng thông báo khi sắp đến lịch hẹn để tránh tình trạng nhầm lịch, trễ lịch để khách hàng phải chờ lâu cũng tránh tình trạng quá tải cho tiệm của bạn.

– Quản lý thông tin khách hàng

Tính năng quản lý thông tin khách hàng tương tự phần mềm quản lý khách hàng, cho phép bạn lưu trữ chi tiết tất cả thông tin liên quan đến tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, dịch vụ đã làm, ghi chú,… Điều này thuận tiện cho quá trình theo dõi và quản lý từng nhóm đối tượng: Khách hàng cần thêm tư vấn, khách hàng tiềm năng, khách hàng quen, khách VIP,…

Bên cạnh đó, với tính năng sms, email, zalo có sẵn trên phần mềm giúp Spa của bạn chăm sóc khách chuyên nghiệp hơn, có thể kịp thời nhắc lịch khách hoặc gửi các thông tin về chương trình khuyến mãi. Nếu Spa càng muốn khẳng định chất lượng và uy tín của mình thì càng cần sự chuyên nghiệp, đặc biệt trong dịch vụ chăm sóc khách hàng và việc sử dụng phần mềm quản lý thông minh sẽ giúp bạn tạo dựng lòng tin với khách hàng và tăng chất lượng cho Spa.

– Quản lý chương trình khuyến mãi

Với các phần mềm quản lý Spa chuyên nghiệp, bạn sẽ dễ dàng triển khai và quản lý đồng thời nhiều chương trình khuyến mãi dành cho khách hàng như: Ngày vàng, giờ vàng, tặng điểm tích lũy, ưu đãi dành riêng cho khách VIP mà không lo nhầm lẫn giữa các chương trình trong quá trình triển khai. Ngoài ra, phần mềm cũng cho phép chủ Spa dễ dàng thiết lập một chương trình riêng biệt hoặc gộp các chương trình với nhau trên phần mềm.

– Quản lý nhân viên

Phần mềm cho phép chủ Spa theo dõi được tiến trình làm việc của từng nhân viên theo ngày, tuần, tháng, qua đó có thể đánh giá khách quan hiệu quả làm việc của họ. Nhờ tính năng quản lý nhân viên, nhà quản lý có thể biết được nhân viên của mình làm tốt và chưa tốt công việc nào, từ đó có kế hoạch đào tạo để nâng cao tay nghề cho nhân viên hoặc đưa ra các quyết định lương thưởng một cách công bằng.

– Quản lý thu chi

Nếu như trước kia việc quản lý truyền thống buộc nhân viên phải tính toán các khoản thu chi bằng tay, nhập liệu trên file, xảy ra nhiều sai sót, nhầm lẫn và gây mất thời gian thì với sự hỗ trợ của phần mềm, tất cả các việc có liên quan đến thu chi như tính tiền cho khách, tính toán khoản cần chi, thống kê tổng đều được thực hiện tự động. Nhờ đó không còn tình trạng nhầm lẫn, sai sót, thậm chí là gian lận gây thất thoát tài nguyên của tiệm Spa. Nhà quản lý cũng không mất nhiều thời gian để rà soát lại sau khi nhân viên đã hoàn thành công việc liên quan đến tính toán.

– Báo cáo

Tính năng báo cáo cho phép quản lý, nhân viên báo cáo chi tiết các hoạt động kinh doanh của Spa trong khoảng thời gian nhất định bao gồm: Báo cáo doanh thu, chi phí theo từng ngày, tháng, năm, báo cáo lương, phụ cấp, báo cáo tần suất khách hàng đến với Spa, tình hình chăm sóc khách hàng, so sánh kết quả làm việc,…

Đặc biệt, màn hình báo cáo trực quan, linh hoạt tùy biến hiển thị để quản lý dễ dàng nắm bắt kết quả hoạt động kinh doanh.

Top 13 phần mềm quản lý Spa chuyên nghiệp nhất

Do nhu cầu sử dụng phần mềm trong việc quản lý các cơ sở Spa ngày càng nhiều nên có đa dạng các loại phần mềm hỗ trợ được thiết kế. Vậy phần mềm quản lý Spa nào tốt, dưới đây là 13 sự lựa chọn cho bạn đọc tham khảo:

WeUp ERP For Healthcare – Phần mềm quản lý Spa số 1 hiện nay

WeUp ERP For Healthcare là sản phẩm phần mềm quản lý Spa được nghiên cứu và phát triển bởi WeUp Group – Đơn vị đi đầu trong cung cấp các giải pháp số dành riêng cho lĩnh vực Y tế – Thẩm mỹ. Đây là giải pháp được xây dựng dựa trên góc độ quản lý tổng thể, giải quyết triệt để bài toán quản lý đặc thù của các Spa, Thẩm mỹ viện.

Kế thừa và phát huy những ưu điểm từ nền tảng quản trị hàng đầu thế giới Odoo, phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare cho phép dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng linh hoạt, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ đặc thù của từng ngành nghề lĩnh vực. Nhờ vậy, WeUp ERP For Healthcare đã được tùy biến linh hoạt để tích hợp những module tính năng thông minh giúp quản lý chuyên sâu các nghiệp vụ tại các cơ sở Spa, Thẩm mỹ viện. Cộng hưởng cùng đội ngũ chuyên gia am hiểu chuyên sâu lĩnh vực Y tế – Thẩm mỹ, WeUp ERP For Healthcare được xem là giải pháp quản lý Spa chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay.

Phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare giúp phá vỡ các rào cản trong quy trình quản lý truyền thống nhờ tốc độ xử lý các nghiệp vụ nhanh gấp 3 lần bằng cách số hóa toàn bộ quy trình vận hành. Bằng cách sử dụng nền tảng công nghệ thông minh, WeUp ERP giúp loại bỏ quy trình làm việc rườm rà, các thao tác thủ công kém hiệu quả. Qua đó biến quy trình làm việc cồng kềnh thành một quy trình chuẩn hóa theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp, nhanh gọn và hiệu quả. Điều này cũng đồng thời giải phóng áp lực cho đội ngũ nhân sự, giúp nâng cao hiệu quả hiệu suất công việc.

Tham khảo video: Giới thiệu phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare

Những lợi thế đặc biệt của phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare được nhiều Spa, Thẩm mỹ viện đánh giá cao như:

• Nghiệp vụ linh hoạt, đa dạng, tính năng chuyên sâu dành riêng cho Spa, Thẩm mỹ viện
• Quản lý toàn diện mọi hoạt động trên một nền tảng duy nhất
• Tích hợp đa kênh, đa nền tảng, dễ dàng quản lý từ xa trên nhiều thiết bị khác nhau
• Công nghệ hiện đại, nền tảng thông minh
• Giao diện thân thiện, tối ưu hóa trải nghiệm người dùng
• Quản lý chuỗi Spa đồng bộ chuyên nghiệp, tập trung và hiệu quả
• Cho phép kết nối Website và App thương hiệu, hỗ trợ đặt lịch nhanh chóng
• Cho phép kết nối trực tiếp với máy bán hàng POS, thanh toán qua thẻ, máy quét mã vạch,…
• Phần mềm cho phép tùy chỉnh, mở rộng và nâng cấp không giới hạn theo nhu cầu từng cơ sở
• Quản lý chăm sóc khách hàng toàn diện và chuyên sâu với công cụ chăm sóc tự động – đa kênh – cá nhân hóa qua SMS, Email, Zalo ZNS kèm theo báo cáo chỉ số chăm sóc khách hàng.

Tham khảo thêm: Báo Cafebiz nói gì về phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare? 

Là kết quả của quá trình nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng các nghiệp vụ tại Spa, Thẩm mỹ viện, WeUp ERP For Healthcare được chuẩn hóa nhiều tính năng thông minh như:

– Quản lý lịch hẹn 

WeUp ERP For Healthcare giúp các cơ sở Spa quản lý tập trung và khoa học toàn bộ dữ liệu đặt lịch của khách hàng trên đa kênh như: Webiste, Hotline, Facebook, Mobile App,… Nhờ vậy, các Spa có thể chủ động phân bổ và sắp xếp lịch hẹn cho khách hàng phù hợp, từ giờ đặt lịch, kỹ thuật viên, nhân viên chăm sóc,…, giúp hạn chế tối đa tình trạng chồng chéo ảnh hưởng đến lịch trị liệu của khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng được tích hợp tính năng nhắc nhở lịch hẹn khách hàng thông minh qua nhiều công cụ chuyên nghiệp như SMS, hay Email Marketing,…

– Quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm hỗ trợ việc lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng trên hệ thống, bao gồm các thông tin về liệu trình thực hiện, lịch hẹn, thông tin cá nhân, thông tin thanh toán, thông tin về hồ sơ bệnh án,… Nhờ vậy các phòng khám có thể theo dõi và quản lý khoa học thông tin khách hàng phục vụ cho các hoạt động tiếp đón và thực hiện liệu trình.

Giờ đây khi đến với Spa, bệnh nhân chỉ cần đọc số điện thoại đăng ký lịch hẹn đã có thể thực hiện check in nhanh chóng mà không cần chờ đợi lâu như trước. Đối với các khách hàng cũ, điều này còn hỗ trợ các kỹ thuật viên nhanh chóng nắm bắt thông tin về lcihj sử điều trị của khách hàng nhằm đưa ra phác đồ hiệu quả.

– Quản lý chăm sóc khách hàng

Đây là công cụ giúp quản lý toàn diện hoạt động chăm sóc khách hàng tại các Spa. Phần mềm hỗ trợ lưu trữ các data tiềm năng đổ về từ nhiều kênh khác nhau, tự động phân loại theo chất lượng, nhờ vậy đội ngũ Sales có thể dễ dàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng, gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. Đối với các data khách hàng cũ, phần mềm hỗ trợ các công cụ tương tác giúp Spa dễ dàng thực hiện chăm sóc khách hàng như: nhắc lịch hẹn, tư vấn liệu trình, theo dõi lịch sử điều trị, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, quà tặng hay khuyến mãi cho khách hàng,…

– Quản lý nhân sự

WeUp ERP For Healthcare cho phép theo dõi kiểm tra lịch làm việc của nhân viên dễ dàng trên phần mềm, các Spa, Thẩm mỹ viện có thể sắp xếp và chân chia ca làm việc của nhân viên hợp lý, hạn chế tối đa tình trạng chồng chéo, trùng lặp công việc. Qua đó, việc thực hiện quản lý chấm công và tính lương hoa hồng cũng trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

– Quản lý kế toán – tài chính

Phần mềm giúp quản lý thu chi theo từng tuần, quý, năm giúp quản lý dòng tiền chặt chẽ và hiệu quả, dễ dàng xem lịch sử giao dịch giúp đối soát và điều chỉnh dễ dàng. Đồng thời nhờ việc lưu trữ và thống kê số liệu trên phần mềm, các Spa, Thẩm mỹ viện có thể theo dõi báo cáo doanh thu, lợi nhuận bất cứ lúc nào thông qua hệ thống các bảng biểu, biểu đồ báo cáo trực quan.

– Quản lý kho hàng

WeUp ERP For Healthcare giúp đơn giản hóa quy trình quản lý kho hàng từ nhập – xuất – theo dõi tồn kho đến hoạt động kiểm kê, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và hạn chế những thất thoát hàng hóa. Tất cả thông tin kho hàng, sản phẩm hay vật tư đều được đồng bộ trên hệ thống phần mềm, giúp quá trình quản lý diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm và chính xác.

– Quản lý liệu trình và thẻ trị liệu Spa

Phần mềm WeUp ERP For Healthcare tích hợp tính năng quản lý liệu trình và thẻ trị liệu cho các Spa, giúp việc theo dõi liệu trình của khách và quản lý sản phẩm liệu trình chính xác, chuyên nghiệp, đem lại hài lòng cho khách hàng. Đồng thời, phần mềm tự động cập nhật số buổi trị liệu của khách hàng, nhắc lịch hẹn cho từng khách khi đến thời gian thực hiện liệu trình. 

– Quản lý các chương trình khuyến mãi

Một trong những ưu điểm của phần mềm WeUp ERP For Healthcare là việc phần mềm cho phép triển khai và quản lý cùng lúc nhiều chương trình khuyến mãi cho Spa như: giờ vàng, ngày vàng, ưu đãi cho khách VIP, tích lũy tặng điểm,… Đồng thời, với hệ thống công cụ Marketing tích hợp sẵn trên phần mềm như Email Marketing, SMS Marketing, Zalo ZNS, các Spa có thể kịp thời triển khai các hình thức Marketing khuyến mãi đa dạng và nhanh chóng tới khách hàng.

– Quản lý báo cáo

WeUp ERP For Healthcare cung cấp hệ thống báo cáo đầy đủ với hơn 50+ loại báo cáo quản trị chuyên sâu như: báo cáo doanh thu, báo cáo thu chi, báo cáo kho hàng, báo cáo công nợ,… dưới nhiều dạng hiển thị trực quan sinh động như: biểu đồ, danh sách, kanban, số liệu,… Nhờ vậy các chủ Spa, Thẩm mỹ viện có thể dễ dàng theo dõi nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh tại cơ sở của mình ở mọi lúc, mọi nơi.

Đặc biệt, trong tháng này WeUp Group đang triển khai chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng, tất cả các khách hàng khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý tổng thể Spa, Thẩm mỹ viện WeUp ERP For Healthcare đều có cơ hội nhận ngay 1 phần quà hấp dẫn lên đến 30.000.000 triệu đồng. Phần quà bao gồm:

• Tặng gói tư vấn Chuyển đổi số Doanh nghiệp trị giá 10.000.000 đồng

• Tặng gói thiết kế Chuẩn hóa Quy trình Doanh nghiệp trị giá 20.000.000 đồng

Để nhận tư vấn miễn phí và đăng ký dùng thử phần mềm, liên hệ ngay theo số hotline: 0822458899 để được hỗ trợ chi tiết!

Phần mềm quản lý Spa ERPViet

ERPViet là phần mềm quản lý được xây dựng dựa trên nền tảng Odoo nổi tiếng, ra đời với mục đích giúp các doanh nghiệp, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản trị để nâng cao trình độ nhân sự, cắt giảm tối đa chi phí và tăng lợi nhuận.

Phần mềm quản lý Spa – Thẩm mỹ viện ERPViet tích hợp nhiều ưu điểm nổi bật như:

• Tự động đưa danh sách khách hàng tiềm năng vào hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
• Tích hợp Landing page, Facebook Lead Ads hỗ trợ chiến dịch marketing và chăm sóc khách hàng cho Spa.
• Hệ thống phần mềm sẽ tự động cảnh báo khi một cá nhân khách hàng nào đó sắp đến để nhân viên có thể sắp xếp thời gian tư vấn và chăm sóc tốt nhất.
• Vấn đề báo cáo trên phần mềm ERPViet giúp tổng hợp được toàn bộ báo cáo của nhân viên theo thời gian thực, từ đó tiết kiệm tối đa thời gian chết, đồng thời hỗ trợ công tác quản lý và đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Phần mềm ERPViet phù hợp với các tổ chức có quy mô vừa và nhỏ của Việt Nam, dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu của khách hàng và tích hợp chặt chẽ với các công cụ marketing online. Những tính năng của ERPViet tương tự như phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ.

Phần mềm quản lý Spa TimeSPA

TimeSPA là sản phẩm phần mềm quản lý của TimeSoft, được rất nhiều chủ Spa tin dùng và đánh giá cao về chất lượng, dịch vụ tư vấn và chăm sóc khách hàng. Với những tính năng ưu việt của mình, TimeSPA có thể giúp các chủ Spa tiết kiệm đến 90% thời gian quản lý. Giao diện bắt mắt, đơn giản nên tất cả nhân viên của Spa đều dễ sử dụng, không mất nhiều thời gian làm quen.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm TimeSPA bao gồm:

• Quản lý lịch hẹn khách hàng.
• Quản lý các dịch vụ của Spa.
• Quản lý gói dịch vụ thẻ tiền.
• Tích hợp SMS Marketing.
• Quản lý sản phẩm của Spa.
• Báo cáo tổng hợp, thống kê thu chi.

Đặc biệt, phần mềm TimeSPA có tích hợp thêm tính năng kết nối thiết bị nhận diện khuôn mặt Face ID để hỗ trợ nhân viên chấm công và giúp kiểm soát được lượng khách hàng ra vào, các gói dịch vụ khách hàng sử dụng, lịch hẹn khách hàng,…

Phần mềm quản lý SalonHero

Phần mềm quản lý SalonHero dù mới xuất hiện trên thị trường nhưng đã được người dùng đánh giá cao cả về tính năng và giao diện người dùng. Không chỉ dùng cho các Spa, SalonHero còn có thể sử dụng để quản lý salon, tiệm nail, nha khoa, studio,…

Tìm hiểu thêm: Top 11 Phần Mềm Quản Lý Phòng Khám Nha Khoa Tốt Nhất

Những tính năng nổi bật của phần mềm SalonHero bao gồm:

• Quản lý thông tin khách hàng, tự động nhắc nhở lịch hẹn với khách hàng và nhân viên theo từng thời gian cụ thể, tạo nhóm khách hàng để chăm sóc.
• Thiết lập và quản lý đồng bộ các chi nhánh.
• Quản lý sản phẩm bao gồm danh mục, giá sản phẩm, báo cáo hàng tồn kho.
• Quản lý dịch vụ và liệu trình.
  Quản lý công việc của từng nhân viên tại Spa.
• Hỗ trợ báo cáo nhanh chóng và tổng hợp báo cáo từ các phòng ban.

Phần mềm eBizSpa

eBizSpa là một trong những giải pháp phần mềm nổi bật của EBIZ, giúp bạn quản lý các trung tâm Spa, Salon tóc, Massage hiệu quả và chuyên nghiệp. Phần mềm này được ứng dụng trong việc quản lý thông tin khách hàng, quản lý các dịch vụ tại Spa, hỗ trợ quản lý đưa ra các chính sách kinh doanh, chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng tiềm năng.

Phần mềm eBizSpa có tích hợp nhắn tin zalo để tạo kênh chăm sóc khách hàng, đồng thời phần mềm còn cho phép tổng hợp và phân tích nhiều báo cáo để giúp nhà quản lý đưa ra được quyết định tăng hiệu suất hoạt động kinh doanh.

Các tính năng nổi bật của phần mềm eBizSpa là:

• Quản lý lịch hẹn.
• Quản lý nhân viên.
• Quản lý khấu hao nguyên liệu cho các dịch vụ tại Spa.
• Quản lý thẻ thành viên.
• Quản lý xuất nhập kho.

Phần mềm quản lý Spa online Myspa

Phần mềm quản lý Myspa cũng là cái tên được nhiều người tin tưởng sử dụng và có những đánh giá cao. Myspa được phát triển dựa trên mô hình tiên tiến của Singapore. Bên cạnh các tính năng quản lý Spa, phần mềm này còn cung cấp dịch vụ dành cho các phòng khám, salon, thẩm mỹ viện, clinic,…

Ưu điểm nổi bật của Myspa là giao diện thân thiện, dễ sử dụng, do đó nhân viên không mất nhiều thời gian để làm quen với phần mềm. Bên cạnh đó, hệ thống có tích hợp nhiều tính năng đáp ứng được tối đa nhu cầu quản lý của các Spa, từ đó tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, tăng chất lượng dịch vụ tại Spa và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Phần mềm Myspa có hỗ trợ cả ngôn ngữ Tiếng Anh và tiếng Việt, tích hợp chức năng quản lý giống một công cụ quản trị doanh nghiệp, giúp vận hành hệ thống một cách hiệu quả như: Quản lý nhân viên, quản lý thu chi, chăm sóc khách hàng, quản lý kho hàng,…

Thông qua phần mềm quản lý Mysp, tiệm Spa của bạn có thể chăm sóc khách hàng tốt nhất với việc đặt lịch hẹn chính xác, gửi SMS hàng tháng, chăm sóc khách hàng cũ, gửi quà tặng khách hàng mới, gửi voucher khuyến mãi giúp thúc đẩy doanh thu khách hàng.

Phần mềm quản lý Spa Thẩm mỹ viện NANO Spa

Nano Spa là phần mềm quản lý Spa Thẩm mỹ viện của Công ty Cổ phần Công nghệ Nanosoft – đơn vị tiên phong trong lĩnh vực phần mềm quản lý Spa, Thẩm mỹ viện. Nano Spa giúp quản lý và thực hiện các dịch vụ từ đơn giản đến phức tạp, giảm thiểu tối đa thời gian làm việc của nhân viên, từ đó tăng hiệu suất hoạt động kinh doanh và khắc phục được những hạn chế khi thực hiện quy trình làm việc thủ công như trước. Phần mềm này có giao diện vô cùng đơn giản nhưng hiện đại, dễ sử dụng.

Các tính năng của phần mềm NANO Spa bao gồm:

• Quản lý lịch hẹn.
• Quản lý thu chi.
• Chăm sóc khách hàng.
• Quản lý mua hàng.
• Quản lý hàng tồn kho.
• Quản lý khách hàng.
• Quản lý sản phẩm.
• Quản lý nhân viên.
• Quản lý báo cáo.

Phần mềm Azspa

Azspa là phần mềm quản lý Spa online của công ty AZTECH. Azspa ứng dụng công nghệ hiện đại để tạo giải pháp quản lý toàn diện và tối ưu nhất cho các chủ Spa hiện nay. Với sự hỗ trợ của phần mềm, bạn có thể quản lý, theo dõi mọi hoạt động của Spa ở bất kỳ nơi đâu, giúp cho nghiệp vụ quản lý và khai thác khách hàng trở nên đơn giản, hiệu quả hơn rất nhiều.

Các tính năng của phần mềm Azspa:

• Quản lý nhân viên: Phần mềm giúp hệ thống hóa thông tin cá nhân và nhiệm vụ của từng người, từ đó dễ dàng tính lương, hoa hồng cho nhân viên.
• Quản lý lịch hẹn: Cho phép Spa thiết lập lịch hẹn và quản lý lịch theo nhân viên, bạn có thể điều chỉnh, kiểm tra trạng thái lịch hẹn ở bất kỳ nơi đâu.
• Quản lý khách hàng: Được dùng để quản lý tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng, tránh thời gian nhập, tìm kiếm, chỉnh sửa thông tin khi khách hàng quay trở lại Spa những lần sau.
• Quản lý kho: Cho pháp các Spa quản lý và kiểm tra hàng hóa trong kho, quản lý các nguyên vật liệu được sử dụng tại Spa, số lượng sản phẩm xuất, nhập và hàng tồn.
• Quản lý tài chính: Hỗ trợ quản lý, thiết lập thu chi theo từng khách hàng và dịch vụ.
• Báo cáo định kỳ: Giúp nhân viên và quản lý báo cáo theo chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận dưới nhiều định dạng và hình thức khác nhau.

Phần mềm quản lý dịch vụ Spa Lucky Beauty

Phần mềm quản lý dịch vụ Spa Lucky Beauty là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến cho các thẩm mỹ viện cũng như Spa, trung tâm làm đẹp. Phần mềm giúp hỗ trợ quản lý thông minh, kiểm soát chặt chẽ những hoạt động tại Spa, từ đó góp phần làm tăng hiệu suất hoạt động kinh doanh của cơ sở Spa.

Phần mềm Lucky Beauty có đầy đủ các tính năng liên quan đến việc quản lý bao gồm: Quản lý và chăm sóc khách hàng, quản lý tiếp nhận khách hàng, chăm sóc khách hàng cũ,… Ngoài ra, nhà quản lý có thể dễ dàng tăng hiệu quả kinh doanh thông qua các nghiệp vụ quản lý kho hàng, quản lý thu chi, quản lý nhân viên, quản lý mua hàng, báo cáo doanh thu,..

Phần mềm quản lý cho Spa An Viet Soft

Phần mềm quản lý Spa An Viet Soft là phần mềm đi đầu trong ý tưởng ứng dụng công nghệ hiện đại để hỗ trợ quản lý hoạt động tại các Spa, Thẩm mỹ viện. An Viet Soft có giao diện được thiết kế theo ngôn ngữ các trung tâm Spa, có sử dụng công nghệ microsoft để thực hiện. Phần mềm này có khả năng phân quyền người dùng, sao lưu dữ liệu, lưu trữ các thông tin một cách khoa học để hỗ trợ quá trình tìm kiếm về sau

Phần mềm An Viet Soft có nhiều tính năng hỗ trợ việc quản lý như quản lý khách hàng, phân loại nhóm khách hàng, thiết kế lịch hẹn, quản lý danh mục, quản lý kho, quản lý nhân viên, quản lý thu chi,…

Phần mềm Spa EZS

Phần mềm quản lý Spa EZS là giải pháp được thiết kế bởi công ty EZS Việt Nam – đơn vị đã có 9 năm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp các giải pháp về quản lý Spa. Bên cạnh việc cung cấp các tính năng quản lý, chăm sóc khách hàng tự động, nâng cao chất lượng dịch vụ, EZS còn mang đến cho quản lý Spa các công cụ marketing, thiết kế banner, công cụ tạo video trực tuyến để góp phần nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng, gây được ấn tượng riêng cho Spa của bạn.

Các tính năng của phần mềm EZS bao gồm:

• Quản lý lịch hẹn khách hàng.
• Thông báo nhắc nhở lịch hẹn.
• Quản lý khách hàng.
• Quản lý nhân viên.
• Thống kê thu chi.
• Quản lý bán hàng.
• Quản lý chuỗi hệ thống.

Phần mềm PosApp

Phần mềm quản lý Spa PosApp là giải pháp thông minh dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. PosApp cho phép sử dụng được trên 2 nền tảng là app và web với đầy đủ các tính năng chuyên nghiệp hỗ trợ cho nghiệp vụ quản lý Spa chuyên nghiệp và hiệu quả.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý PosApp:

• Quản lý lịch hẹn.
• Quản lý nhân viên.
• Quản lý thu chi.
• Quản lý khách hàng.
• Quản lý bán hàng.

Phần mềm quản lý spa VTech

Đây là phần mềm quản lý Spa, nha khoa chuyên nghiệp được nhiều khách hàng lựa chọn nhất hiện nay. Phần mềm VTech đáp ứng được tất cả những nhu cầu cơ bản tại một Spa như: Tính tiền, nhắc lịch hẹn, nhắc ngày sinh nhật, quản lý thông tin khách hàng, thẻ liệu trình, thẻ tích điểm, quản lý thu chi, quản lý kho hàng, báo cáo,… Ngoài ra, VTech còn được bổ sung thêm một số tính năng chăm sóc khách hàng, hỗ trợ các bộ phận liên quan như: App đánh giá của khách hàng, đặt lịch online qua app/web, tích điểm trên app, telesale, marketing, tích hợp call center và sms trong phần mềm,…

Có nên sử dụng phần mềm quản lý Spa miễn phí?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý Spa, bao gồm bản miễn phí và có phí. Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý Spa miễn phí hay không?

Ưu điểm:

• Khi sử dụng phần mềm quản lý Spa miễn phí, bạn sẽ giúp tổ chức của mình tiết kiệm được một khoản chi phí liên quan đến việc mua bản quyền và chi phí duy trì, nâng cấp phần mềm hàng tháng. Đặc biệt khi Spa của bạn có quy mô nhỏ, không có nhu cầu sử dụng quá nhiều chức năng phức tạp, đồng thời ngân sách hạn chế thì việc lựa chọn phần mềm miễn phí là phù hợp.
• Phần mềm quản lý Spa miễn phí thường có giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Do đó toàn bộ nhân viên của Spa, dù có am hiểu về công nghệ và máy tính hay không cũng đều có thể nhanh chóng làm quen và thuần thục các chức năng.

Nhược điểm:

• Không đáp ứng được đầy đủ các tính năng cần thiết: Do phần mềm là miễn phí, người dùng không mất chi phí để mua, cài đặt, do đó các tính năng được trang bị chỉ cơ bản, phù hợp với cơ sở nhỏ, hoạt động kinh doanh không quá phức tạp. Đối với cơ sở kinh doanh Spa lớn, nhiều quy trình, dịch vụ thì loại phần mềm này sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu mà cơ sở Spa cần. do đó công việc của nhân viên và nhà quản lý vẫn gặp nhiều khó khăn.

• Bảo mật không cao: Phần mềm miễn phí có tính bảo mật không cao nên rất dễ bị nhiễm virus, mã độc hoặc bị đối thủ cạnh tranh ăn cắp thông tin, dữ liệu, đặc biệt là thông tin về khách hàng, tài khoản ngân hàng, thống kê doanh thu, lợi nhuận của tổ chức.
• Thường gặp lỗi: Các phần mềm quản lý miễn phí thường xuyên gặp lỗi trong quá trình hoạt động do chúng không được đầu tư nhiều, không có người phụ trách xử lý thông tin hay hệ thống server lưu trữ,… Đặc biệt khi sử dụng các phần mềm này, bạn sẽ không được hỗ trợ khi phần mềm bị lỗi, hỏng, cần nâng cấp,…

Phần mềm quản lý Spa miễn phí sẽ có những ưu nhược điểm nhất định, do đó bạn nên dựa vào nhu cầu và khả năng tài chính của Spa để đưa ra quyết định phù hợp.

Đột phá 30% doanh thu với phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare

Hiện nay, phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare đang được hơn 100+ cơ sở chăm sóc sắc đẹp, thẩm mỹ lựa chọn. Trong đó có nhiều cơ sở Spa, Thẩm mỹ viện đã thành công đột phá doanh thu nhờ ứng dụng phần mềm WeUp ERP For Healthcare, con số ấn tượng lên đến 30%/ năm như: Viện Da liễu Hà Nội – Sài Gòn, chuỗi cơ sở làm đẹp Mộc Spa, Thẩm mỹ viện Thiên Hà, Hải Anh Spa,…

Chia sẻ về hiệu quả từ việc sử dụng phần mềm quản lý WeUp ERP For Healthcare, Bà Nguyễn Linh Chi – quản lý điều hành chuỗi cơ sở làm đẹp Mộc Spa cho biết: “Chỉ trong chưa đầy 6 tháng kể từ khi sử dụng phần mềm WeUp ERP For Healthcare cho toàn hệ thống, chúng tôi đã có những tín hiệu vô cùng tích cực. Theo báo cáo doanh thu so với cùng kỳ năm trước, doanh thu tại chuỗi hệ thống Mộc Spa đã gia tăng hơn 30%. Con số này đến từ việc phần mềm đã giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, đồng thời gia tăng khách hàng mới qua các kênh Marketing chăm sóc khách hàng”. 

Tham khảo thêm: WeUp ERP For Healthcare giúp Spa gia tăng 30% bằng cách nào? 

Tiết kiệm 25% chi phí quản lý vận hành qua đó đột phá doanh thu lên 30% là kết quả mà Thẩm mỹ viện Thiên Hà đạt được khi đưa vào sử dụng WeUp ERP For Healthcare. Chia sẻ về kết quả ấn tượng này, đại diện Thẩm mỹ viện Thiên Hà bà Nguyễn Hồng Nhung cho nhận xét: “Cơ sở của chúng tôi có được con số ấn tượng trên là tổng hòa từ nhiều yếu tố, song phần mềm WeUp ERP For Healthcare đóng vai trò quan trọng nhất. Trong đó, có đến 80% doanh thu gia tăng chủ yếu đến từ lượng khách hàng cũ và khách hàng được giới thiệu. WeUp ERP For Healthcare đã làm tốt điều này nhờ việc quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả”. 

Đột phá doanh thu gấp 1,5 lần chỉ sau chưa đầy 1 năm đưa vào sử dụng phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare, ông Nguyễn Duy Long – Giám đốc điều hành hệ thống Hải Anh Spa cho biết: “Từ khi sử dụng phần mềm, công việc quản lý và theo dõi đồng bộ các cơ sở nhi nhánh của tôi trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Việc đồng bộ hóa dữ liệu trên 1 hệ thống duy nhất giúp tôi theo dõi từ xa mà không cần phải có mặt trực tiếp tại các cơ sở, nhờ vậy mà tôi có thể kịp thời đưa ra những quyết định mang tính kịp thời, chính xác thay vì những con số thiếu nhất quán như trước đây”. 

Kinh doanh Spa đang được ưa chuộng và mở ra cơ hội thành công nếu như bạn biết cách quản lý, vận hành thông minh. Để Spa của mình có được hiệu suất hoạt động cao, doanh thu và lợi nhuận đạt mức mong muốn, bạn hãy loại bỏ cách quản lý với quy trình làm việc truyền thống và lựa chọn cho Spa của mình phần mềm quản lý Spa phù hợp nhất.