Đa số các trường học đều có thư viện với hàng nghìn đầu sách cùng những tài liệu liên quan. Việc quản lý bằng phương pháp thủ công thường khiến nhân viên thư viện gặp nhiều sai sót, tốn kém nhiều thời gian, học sinh, sinh viên cũng khó khăn trong tìm sách vở. Một giải pháp được nhiều người tìm đến thời gian gần đây đó là dùng phần mềm quản lý thư viện. 

Khó khăn khi quản lý thư viện thường gặp

Quản lý thư viện tưởng là một công việc đơn giản nhưng nó lại không dễ như bạn nghĩ. Với đặc thù là của ngành, nhà quản lý thường phải đối mặt với một số khó khăn khi điều hành thư viện như:

• Có quá nhiều đầu sách và tài liệu gây khó khăn trong việc kiểm tra, tìm kiếm hay kiểm kê thông tin.
• Người dùng không biết được vị trí của từng loại sách, làm tốn kém thời gian trong quá trình sắp xếp hay mượn sách.
• Không theo dõi được chi tiết những ai mượn sách, những ai trả sách, có thể gây thất thoát tài liệu.
• Khó nắm bắt số lượng sách có trong thư viện, không bám sát được tình hình xuất nhập kho.
• Dễ bị nhầm lẫn số liệu, thông tin của người mượn sách, người trả sách, gây khó khăn trong việc sắp xếp dữ liệu.

Xem thêm

• Review 9 Phần Mềm Quản Lý Tiệm Nails Nổi Bật Hiện Nay

Lợi ích phần mềm quản lý thư viện đem lại

Để khắc phục những khó khăn kể trên, các giải pháp quản lý thư viện đã được ra đời với nhiều ưu điểm, mang đến nhiều lợi ích như:

• Chi phí đầu tư ban đầu không quá cao nhưng hiệu quả sử dụng lâu dài, giúp thư viện tiết kiệm được nhiều chi phí.
• Không tốn kém nhiều thời gian sắp xếp, kiểm kê, tìm kiếm, mang đến hiệu quả công việc cao hơn.
• Hỗ trợ xây dựng quy chuẩn, nâng cao công tác quản lý, lưu trữ sách, tài liệu dễ dàng.
• Giảm tối đa những công việc thủ công gây mất thời gian, quản lý nhanh chóng việc xuất nhập kho, theo dõi mượn và trả sách.
• Người dùng có thể sử dụng nhiều tính năng hiện đại, thông minh và linh hoạt.

6 tính năng của phần mềm quản lý thư viện

Với kho sách đồ sộ, phần mềm quản lý sẽ giúp bạn kiểm kê, theo dõi tất cả mà không tốn kém công sức. Đặc biệt, giải pháp cũng cung cấp nhiều tính năng đến người dùng như:

• Quản lý mượn sách, trả sách

Phần mềm cho phép quản lý các thông tin của độc giả như tên, lớp, sách mượn, sách trả, tình trạng,… Điều này hạn chế tối đa tình trạng mất sách, thất lạc sách.

• Tạo và in thẻ thư viện

Thẻ thư viện đã quá quen thuộc với mọi người và phần mềm quản lý sẽ hỗ trợ tạo thẻ cho người mới. Nhờ đó, bạn cũng sẽ quản lý được số lượng thẻ xuất ra cũng như những ai thường xuyên đến thư viện.

• Tra cứu vị trí sách

Ứng dụng giúp quản lý chi tiết từng đầu sách hoặc tài liệu, tạo sơ đồ thư viện trên phần mềm. Người quản lý sẽ nhập thông tin đến từng vị trí, từng ngăn và tra cứu được dễ dàng trên phần mềm.

• Báo cáo thống kê

Phần mềm quản lý thư viện cho phép kiểm kê số lượng sách còn tồn trong kho. Bên cạnh đó, tình trạng trả sách, mượn sách cũng được cập nhật liên tục.

• Chức năng tra cứu sách

Tính năng tra cứu sách dành riêng cho giáo viên và học sinh, sinh viên. Nhờ việc tích hợp với internet, thư viện dễ dàng đưa kho tài liệu lên mạng nội bộ, người dùng dễ dàng sử dụng user để tra cứu tài liệu trực tuyến.

Có nên dùng phần mềm quản lý thư viện miễn phí không?

Phần mềm quản lý thư viện miễn phí được rất nhiều đơn vị sử dụng hiện nay bởi nó hoàn toàn không mất phí, tiết kiệm được nhiều ngân sách. Tuy nhiên, giải pháp nào cũng có ưu điểm và tồn tại những hạn chế, với giải pháp quản lý thư viện cũng vậy. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của phần mềm miễn phí:

Ưu điểm:

• Phần mềm không tốn phí, bạn không phải trả phí để sử dụng giải pháp.
• Có những tính năng cơ bản nhất để bạn sử dụng và quản lý hệ thống thư viện.
• Giao diện khá dễ nhìn, đơn giản, ai cũng có thể thao tác và sử dụng được.

Nhược điểm:

• Bạn chỉ được dùng miễn phí trong một thời gian ngắn, rất dễ bị gián đoạn trong quá trình quản lý.
• Tính bảo mật kém, có thể khiến toàn bộ thông tin, dữ liệu bị kẻ xấu đánh cắp.
• Không được bảo hành nếu như phần mềm bị lỗi hoặc phần mềm cần nâng cấp.

Thông tin hữu ích

• TOP 6 Phần Mềm Quản Lý Suất Ăn Cho Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô của thư viện mà bạn có thể cân nhắc dùng giải pháp miễn phí hoặc có trả phí.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý thư viện cho trường học

Không phải phần mềm nào cũng phù hợp với thư viện của bạn và mỗi phần mềm sẽ có những tính năng khác nhau. Bạn hãy lựa chọn các phần mềm dựa theo các tiêu chí sau đây:

• Giải pháp cần đến từ những nhà cung cấp uy tín, có thương hiệu và danh tiếng trên thị trường.
• Tính bảo mật cần được ưu tiên hàng đầu lên hãy chọn phần mềm có khả năng bảo mật thông tin tốt.
• Đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiệt tình từ nhà cung cấp cũng rất cần thiết nên bạn hãy chú ý.
• Ngoài ra, hãy chọn giải pháp mà nhà cung cấp đưa ra những thông tin rõ ràng về việc bảo hành, chính sách hậu mãi.

TOP 6 phần mềm quản lý thư viện tốt nhất hiện nay

Sau đây là tổng hợp 10 phần mềm quản lý thư viện bạn đọc có thể tham khảo.

Phần mềm TCSOFT

TCSOFT là phần mềm quản lý thư viện điện tử đã có từ lâu trên thị trường, giúp phục vụ công cuộc tin học hóa, hiện đại hóa trong hệ thống thư viện. Với vài thao tác đơn giản trên phần mềm, người dùng có thể theo dõi thông tin, nắm bắt tình trạng kho thư viện và lên kế hoạch hoạt động trong tương lai một cách đơn giản.

Đối với nhà quản lý, TCSOFT giúp tự điều chỉnh, bổ sung và quản lý hiệu quả nguồn tài liệu, sách báo. Nhà quản lý cũng dễ dàng tổ chức, sắp xếp tài nguyên khoa học, xác định được nhu cầu, khả năng thông tin từ bạn đọc. Việc báo cáo, lập kế hoạch cũng trở nên dễ dàng hơn, chính xác hơn, qua đó tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức.

Với cán bộ của thư viện, phần mềm quản lý TCSOFT giúp quản lý tốt ấn phẩm, tự động hóa việc xử lý các nghiệp vụ và hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng, kịp thời. Điều này giúp tạo nên phong cách làm việc khoa học, hiệu suất và chuyên nghiệp.

Bạn đọc cũng sẽ dễ dàng tiếp cận được tối đa nguồn tài nguyên của thư viện để học tập, nghiên cứu, tìm kiếm nhanh chóng các thông tin. Tính bảo mật cao của TCSOFT cũng giúp dữ liệu được bảo vệ, tránh bị rò rỉ ra bên ngoài.

Phần mềm quản lý thư viện Faceworks

Faceworks là phần mềm giúp giải quyết toàn bộ khó khăn khi quản lý thư viện, tăng tính chuyên nghiệp, khoa học cho người dùng. Bên cạnh đó, giải pháp cũng có tính ứng dụng cao, dễ dàng sử dụng và phổ biến tại nhiều thư viện trên cả nước. Facework đã rất nổi tiếng với phần mềm quản lý công việc hay phần mềm quản lý nhân sự, được nhiều người tin tưởng.

Các tính năng và đặc điểm:

• Quản lý toàn bộ thông tin bạn đọc, phân quyền từng người, cho phép tìm kiếm hồ sơ, thông tin theo nhiều dữ liệu khác nhau, phân loại độc giả.
• Quản lý và cho phép in thẻ, cấp thẻ cho người mới, hỗ trợ nhan viên thư viện gia hạn thẻ bạn đọc đơn giản, nhanh chóng.
• Quản lý số sách bạn đọc mượn hoặc trả, theo dõi được lượng sách tối đa và tối thiểu được mượn.
• Quản lý mã sách, tên sách, thể loại, người dịch, số lượng, đồng thời quản lý được sách bị hư hỏng, thất lạc.
• Hệ thống cho phép thống kê báo cáo, cung cấp những mẫu báo cáo phù hợp với khả năng tùy chỉnh cao.

Có thể bạn quan tâm

• TOP 8 Phần Mềm Quản Lý Dự Án Miễn Phí Cho Doanh Nghiệp

Phần mềm quản lý thư viện Zoho Creator

Zoho Creator có thể giúp bạn quản lý thư viện dễ dàng, đơn giản mà không tốn kém quá nhiều thời gian. Trong nhiều năm gần đây, phần mềm đã nhận được nhiều đánh giá tích cực thì phía người dùng, trở thành nền tảng được đông đảo thư viện trường học sử dụng.

Zoho Creator được cung cấp bởi Deluge – một ngôn ngữ lập trình mã nguồn nhắn sử dụng logic giúp tự động hóa workflow. Chỉ với vài thao tác bạn có thể thực hiện việc quản lý thư viện mà không mất nhiều công sức. 

Với phần mềm, bạn cũng sẽ theo dõi được hoạt động thư viện mọi lúc, mọi nơi. Đồng thời, bạn cũng có thể tích hợp nó với nhiều ứng dụng khác.

Phần mềm Nano eLib

Phần mềm quản lý thư viện Nano eLib ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa tất cả chu trình hoạt động của thư viện. Nó cung cấp nhiều tính năng hữu ích, giúp bạn có thể hội nhập với thư viện quốc tế và quản lý các xuất bản điện tử.

Nano eLib là giải pháp quản lý tổng thể được đánh giá cao, hỗ trợ nhiều tính năng phù hợp với thư viện ở Việt Nam và quốc tế. Với khả năng tùy biến tốt, Nano eLib giúp bạn quản lý dễ dàng, khả dụng trên nhiều cơ sở quản trị dữ liệu khác nhau.

Phần mềm cho phép quản lý đầu sách theo kho đóng và kho mở, phân loại sách, quản lý thông tin xuất bản, thông tin lưu trữ, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng đầu sách và tài liệu. Ngoài ra, Nano eLib cũng giúp quản lý báo cáo, quản lý nhân viên, thống kê lượng sách, nhà xuất bản và các thông tin, hỗ trợ tối đa trong công tác quản lý.

Phần mềm Project Media

Project Media là phần mềm quản lý thư viện được dùng nhiều trên toàn quốc. Đây là giải pháp khắc phục toàn bộ những khó khăn của các quản lý thủ công, giúp nhà quản lý tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức. Với tính ứng dụng cao, phần mềm phù hợp với đa số mô hình thư viện.

Tính năng và đặc điểm:

• Quản lý, phân loại từng đối tượng độc giả, cho phép tìm kiếm thông tin, hồ sơ theo nhiều trường khác nhau.
• Hệ thống in và cấp thẻ cho người mới, dùng mã vạch để quản lý mượn, trả sách, gia hạn tài liệu,…
• Quản lý lượng sách tối đa và tối thiểu được mượn, theo dõi thời gian sử dụng thư viện.
• Báo cáo tổng hợp thông tin liên quan đến thư viện, cho phép xem tình hình sử dụng quỹ của đơn vị.

Phần mềm quản lý thư viện DTSoft

DTSoft chính là ứng dụng quản lý mới nhưng vô cùng hiệu quả. Bạn cảm thấy nhàm chán với những cách quản lý cũ thì có thể sử dụng DTSoft để giúp việc quản lý thư viện thông minh và khoa học hơn. DTSoft có thể giúp nâng cao khả năng quản lý số lượng độc giả qua thẻ, thông tin, giúp việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng hơn.

Phần mềm giúp quản lý sách, tài liệu theo mã vạch, ký hiệu, tác giả,… Bạn đọc sẽ dễ dàng tra cứu thông tin theo từng đặc tính khác nhau. Độc giả cũng được lưu trữ thông tin và nhà quản lý bao quát được tình hình mượn sách, trả sách theo từng thời điểm.

Xem nhiều

• TOP 10 Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất Ngành Dệt May Tốt Nhất

Người dùng cũng sẽ tổng hợp được toàn bộ sổ sách, báo cáo của thư viện như: Tài liệu, số liệu, bạn đọc, hoạt động thư viện,…

Trên đây là 6 phần mềm quản lý thư viện tốt nhất trên thị trường. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn chọn được giải pháp phù hợp nhất với thư viện của mình, giúp việc quản lý trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.