Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về 10 phần mềm quản lý văn bản hiệu quả nhất hiện nay. Tùy vào nhu cầu sử dụng và điều kiện tài chính của mình mà doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một ứng dụng phù hợp.

6 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức trong thời đại 4.0. Nếu được áp dụng một cách hiệu quả, ứng dụng này sẽ mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực như:

• Hỗ trợ chuyển đổi mô hình văn phòng giấy tờ văn phòng điện tử. Nhờ đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí tạo lập, vận chuyển, lưu trữ và xử lý văn bản. Bên cạnh đó, mọi giấy tờ đều được lưu trữ tập trung trên mạng Internet nên người dùng không mất nhiều công sức để tìm kiếm và theo dõi.
• Giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua sắm văn phòng phẩm, máy móc và các dụng cụ in ấn văn bản, tài liệu.
• Tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực đối với công việc lưu trữ hồ sơ, văn bản.
• Nâng cao hiệu suất công việc bởi toàn bộ văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ đều được lưu trữ, quản lý trên hệ thống chung. Người dùng có thể truy cập tìm kiếm các thông tin, dữ liệu cần thiết bằng cách search từ khóa trên phần mềm mọi lúc, mọi nơi.
• Phần mềm quản lý văn bản còn tích hợp nhiều tiện ích văn phòng để hỗ trợ tối đa cho công việc của doanh nghiệp, chẳng hạn như trao đổi thông tin, lên lịch làm việc, thống kê, báo cáo,…
• Mọi văn bản, dữ liệu đều được lưu trữ trên phần mềm quản lý một cách an toàn và bảo mật. Chỉ những người dùng có tài khoản và được cấp trên phân quyền mới được phép truy cập và thao tác trên ứng dụng.

Xem ngay: Top 11 Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Tốt Nhất

10 phần mềm quản lý văn bản được ưa chuộng nhất hiện nay

VNPT iOffice, DocEye, EBizOffice,…đều là những phần mềm hỗ trợ cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp quản lý văn bản một cách hiệu quả, nhanh chóng mà bạn nên tham khảo.

1. VNPT iOffice

VNPT iOffice là phần mềm quản lý văn bản VNPT với các chức năng điều hành và quản lý tích hợp trong cùng một hệ thống trên Website. Ngoài ra, ứng dụng này còn có khả năng tạo ra môi trường tương tác đa chiều giữa các nhân viên tương tự như mạng xã hội nội bộ. Nhờ đó người dùng có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, trao đổi và xử lý công việc nhanh chóng.

Đáng chú ý, VNPT iOffice đã được vinh danh trong Top 10 Sao Khuê 2021 trong lĩnh vực Quản lý, điều hành tổ chức, doanh nghiệp.

Các tính năng nổi bật:

• Quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ trên phần mềm máy tính, tiến tới mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ.
• Tích hợp với máy Scan để quét văn bản trên giấy.
• Chỉnh sửa văn bản online tại các File word, excel và text.
• Xem file văn bản trực tuyến.
• Hỗ trợ tìm kiếm thông tin trong văn bản bằng từ khóa.
• Cho phép quản trị viên phân công, phân quyền sử dụng đến từng cá nhân.
• Cho phép thiết lập vai trò người sử dụng.
• Tích hợp chức năng điều hành, quản lý lịch họp và lịch trình công tác.

Mức phí sử dụng: 21.000 VND/người/tháng

2. Phần mềm quản lý văn bản có tính phí DocEye

DocEye là phần mềm quản lý văn bản từ cơ bản đến nâng cao. Hiện nay, rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp đang sử dụng DocEye để giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ một cách hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm: Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất ERP Và Những Thông Tin Cần Biết

Tính năng nổi bật:

• Thu nhận, phân loại và lưu trữ thông tin tài liệu.
• Cho phép người dùng cập nhật, chỉnh sửa, thiết lập công việc từ file tài liệu cá nhân.
• Hỗ trợ đồng bộ thư mục và chia sẻ tài liệu của một người dùng với kho tài liệu chung của các phòng ban trong cùng hệ thống.
• Quản lý, tìm kiếm thông tin và chia sẻ tài liệu công việc một cách nhanh chóng.
• Bảo mật thông tin tối đa nhờ cơ chế phân quyền đến từng người dùng.
• Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp, bao gồm các mẫu văn bản, đơn từ,…

Mức phí sử dụng:

• DocEye Standard: 10.000.000 VNĐ/năm.
• DocEye Bussiness: 20.000.000 VNĐ/năm.
• DocEye Premium: 30.000.000 VNĐ/năm.

3. eBizOffice

eBizOffice là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc lưu trữ, quản lý và tra cứu văn thư. Toàn bộ thông tin của các cơ quan, tổ chức trên phần mềm này đều được bảo mật một cách tối đa.

Tính năng nổi bật:

• Tiếp nhận, lưu trữ, quản lý và cho phép chia sẻ toàn bộ các văn bản của cơ quan tổ chức thông qua môi trường mạng.
• Quản lý các dữ liệu phát sinh trong quá trình xử lý và luân chuyển văn bản, chẳng hạn như phiếu trình, phiếu xử lý, phiếu giao việc cùng các ý kiến trao đổi góp ý,…
• Tạo lập, quản lý và lưu trữ các hồ sơ xử lý văn bản để người dùng theo dõi một cách dễ dàng.
• Thiết lập, quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, xử lý văn bản phục vụ công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo, cán bộ.
• Lưu trữ toàn bộ thông tin của các người dùng trong cùng một doanh nghiệp đang tham gia vào hệ thống, phân quyền quản lý theo cấp bậc.
• Cho phép tra cứu văn bản, công văn chính xác theo các tiêu chí: Thể loại, ký hiệu, ngày ban hành, nơi ban hành,….

Mức phí sử dụng: Miễn phí.

Tham khảo: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm Azota Dễ Dàng, Hiệu Quả

4. CloudOffice

Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice được sáng lập bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Với thiết kế khoa học, đầy đủ các tính năng, CloudOffice có thể giúp doanh nghiệp tạo lập, theo dõi hồ sơ dữ liệu và điều hành quản trị công việc một cách hiệu quả, Bên cạnh đó, phần mềm này còn có thể giúp người dùng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc online từ xa bằng điện thoại thông minh.

Tính năng nổi bật:

• Rút ngăn thời gian thống kê báo cáo, in sổ công văn.
• Lưu trữ, phân loại văn bản theo từng chủ đề.
• Cho phép người dùng đưa ra nhận xét, bình luận khi xem văn bản được lưu trữ.
• Cho phép lãnh đạo, người có thẩm quyền phê duyệt xử lý văn bản đến ngay trên phần mềm.
• Gửi và nhận văn bản từ các cơ quan trong tổ chức, doanh nghiệp.
• Giúp người dùng điều hành công việc từ xa qua Internet.
• Phân quyền người sử dụng để bảo mật thông tin.

Mức phí sử dụng: Phần mềm quản lý văn bản sẽ tính phí sử dụng tùy theo quy mô đơn vị, nhu cầu và đặc thù công việc của từng khách hàng.

5. Phần mềm quản lý văn bản miễn phí Codedao

Codedao là phần mềm quản lý văn bản tài liệu miễn phí với nhiều tính năng nổi bật. Trong đó, nổi bật nhất là khả năng lọc tài liệu, tìm kiếm nhanh. Hiện nay, Codedao càng được ứng dụng rộng rãi và nhận rất nhiều phản hồi tốt từ khách hàng.

Đừng bỏ lỡ: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm Capcut Dễ Dàng, Hiệu Quả

Tính năng nổi bật:

• Cho phép lưu trữ, theo dõi và xử lý văn bản nhanh chóng, chính xác.
• Người dùng có thể dễ dàng tra cứu các loại văn bản, công văn và tài liệu theo từng đặc tính cụ thể như thời gian lưu trữ, ngày và nơi ban hành,…
• Tất cả các file tài liệu đính kèm đều được phần mềm quản lý văn bản Codedao mã hóa, bảo mật an toàn.
• Cho phép người dùng sao lưu và phục hồi tài liệu trong trường hợp nhỡ tay xóa nhầm một cách dễ dàng.

Mức phí sử dụng: Miễn phí.

6. Faceworks

Faceworks cũng là một trong những phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc hiệu quả nhất hiện nay. Với nhiều tính năng ưu việt cùng mức chi phí hợp lý, Faceworks phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt, phần mềm này cũng sử dụng được trên mọi nền tảng web và cho phép người dùng truy cập từ xa trên mọi thiết bị.

Tính năng nổi bật:

• Cho phép lưu trữ số lượng văn bản khổng lồ một cách tập trung và bảo mật.
• Hỗ trợ tìm kiếm, truy cập văn bản dễ dàng, nhanh chóng và chính xác dựa trên các đặc điểm nổi bật.
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu một cách khoa học theo từng danh mục.
• Người dùng có thể dễ dàng xem, thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm.
• Cập nhật các văn bản đến và đi và thống kê chúng theo ngày, tháng, năm.
• Trang bị hệ thống thông báo, cảnh báo qua SMS, Email hay trên chính trang chủ của phần mềm về các văn bản cần gửi hay cần soạn thảo.

Mức phí sử dụng: Có tính phí.

7. DMS Lạc Việt

DMS Lạc Việt là công cụ hỗ trợ lưu trữ, quản lý tài liệu, văn bản và hồ sơ một cách khoa học, hiệu quả. Nhờ phần mềm này mà hiệu suất hoạt động của nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã được nâng cao đáng kể.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm Canva Cho Người Mới Bắt Đầu

Các tính năng chính:

• Lưu trữ và quản lý văn bản, hồ sơ theo từng kho, chẳng hạn như kho chuyên dụng, kho tạm.
• Thu thập, bảo quản, chỉnh sửa, tra cứu, báo cáo thống kê các dữ liệu một cách dễ dàng.
• Cung cấp cho người dùng chức năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao. Thậm chí, kết quả tra cứu còn xuất được ra tập tin excel để phục vụ các hoạt động xử lý công việc.
• Phân quyền đến từng người dùng, mỗi người sẽ đảm nhiệm từng từng chức năng, từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ.
• Hỗ trợ người dùng đăng ký, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến, tạo sự thuận tiện hơn trong công việc.

Mức phí sử dụng: DMS Lạc Việt có bản dùng thử miễn phí và sau đó phần mềm sẽ tính phí khi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lâu dài.

8. Phần mềm điều hành và quản lý văn bản C-Office

C-Office là giải pháp văn phòng điện tử hữu ích dành cho các cơ quan, doanh nghiệp. Phần mềm này sở hữu tới hơn 20 tính năng được tích hợp trên một giao diện website để đáp ứng mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý và nhắc nhở công việc liên quan đến các dự án, hợp đồng thông qua các ứng dụng.
• Quản lý công văn bằng cách kiểm soát và lưu trữ toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến và đi hay các loại văn bản cần trình ký, văn bản nội bộ. Cho phép người dùng biết được văn bản nào xử lý, văn bản quá hạn xử lý và ai là người chịu trách nhiệm.
• Toàn bộ các hồ sơ, tài liệu được số hóa lưu trữ trên hệ thống, thuận tiện cho việc cập nhật, khai thác, tìm kiếm.
• Cho phép người dùng phân quyền quản lý để bảo mật thông tin,
• Quản lý kho thư viện tài liệu công cộng của tổ chức chẳng hạn như các quy định, chính sách, hướng dẫn, quy trình làm việc, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.
• Cho phép người được phân quyền soạn và gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.
• Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo cho người dùng qua Email.

Mức phí sử dụng: C-Office có bản dùng thử miễn phí và bắt đầu tính phí khi người dùng quyết định mua phần mềm.

Đừng bỏ lỡ: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm Photoshop Cho Người Mới Học

9. Phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp EFY

Phần mềm EFY hỗ trợ công tác điều hành, quản lý và xử lý toàn bộ văn bản đến và đi cùng các hồ sơ công việc. EFY được thiết kế dành riêng cho các cơ quan hành chính Nhà nước giúp họ đạt hiệu quả công việc cao.

Tính năng nổi bật:

• Lưu trữ số lượng văn bản khổng lồ một cách tập trung và bảo mật tối đa.
• Cho phép người dùng thu thập, bảo quản, chỉnh lý, tra cứu khai thác thông tin trên phần mềm.
• Hỗ trợ báo cáo thống kê các dữ liệu dễ dàng.
• Phân quyền quản lý phần mềm đến từng người dùng theo từng cấp bậc, nghiệp vụ.
• Cho phép người được phân quyền gửi các thông báo tới cán bộ, công nhân viên khi cần.

Lưu ý: EFY có bản dùng thử 30 ngày và sau đó bạn phải trả phí khi mua phần mềm.

10. IBOM

Với IBOM, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể quản lý văn bản, tài liệu một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm tối đa thời gian. Phần mềm này cũng cho phép người dùng dễ dàng truy cập, tra cứu, truy vết toàn bộ văn bản đến và đi một cách nhanh chóng.

Tham khảo: Top 11 Phần Mềm Chỉnh Sửa File Pdf Hiệu Quả Bạn Nên Biết

Tính năng nổi bật:

• Luân chuyển xử lý văn bản theo đúng quy trình được tạo lập bởi doanh nghiệp.
• Tự động lưu sổ các loại văn bản phát hành, văn bản đến của các phòng, ban, dự án hay đơn vị thành viên.
• Lưu vết và theo dõi đầy đủ quá trình xử lý hoàn toàn tự động.
• Cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu từ khóa hay các đặc điểm như cơ quan ban hành, thời gian ban hành,…
• Hỗ trợ người dùng tìm kiếm văn bản trên file PDF 1 lớp.
• Hỗ trợ người dùng tiếp nhận văn bản chỉ đạo, thông báo của cấp trên và cơ quan, bộ phận khác.

Mức phí sử dụng: Có tính phí, mức phí dùng phần mềm tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, quy mô doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.

Trên đây là thông tin chi tiết về top 10 phần mềm quản lý văn bản được ưa chuộng nhất hiện nay. Tùy vào nhu cầu và mức chi trả mà bạn có thể lựa chọn ứng dụng phù hợp để sử dụng nhằm giúp công tác lưu trữ, theo dõi và xử lý giấy tờ, dữ liệu trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn.