Phần mềm quản lý doanh nghiệp là công cụ đắc lực giúp nhà quản lý kiểm soát tốt các nguồn lực, tiết kiệm nhiều chi phí. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp nhỏ thì không phải giải pháp nào cũng phù hợp. Bài viết sau đây sẽ gợi ý 11+ phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ giúp bạn có thể lựa chọn được sản phẩm phù hợp.

6 khó khăn thường gặp khi quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp nhiều khó khăn do hạn chế về tài chính và chưa có quy trình quản lý khoa học. Cụ thể:

Khó khăn trong lưu động, quản lý vốn

Các doanh nghiệp nhỏ thường bị hạn chế về tài chính, khó khăn trong huy động vốn. Thường vốn của họ chỉ đến từ người thân, bạn bè, ngân hàng thường sẽ chưa tin tưởng để cho doanh nghiệp vay vốn.

Rất nhiều những sai lầm trong quản lý thường xuất phát từ việc quản lý vốn không hiệu quả. Tình trạng chi nhiều hơn thu diễn ra nhiều do năng lực quản lý yếu kém gây lãng phí trong khâu nhập nguyên vật liệu, tài sản cố định, chi phí mua ngoài,…. Tất cả điều này khiến doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, không thể mở rộng thị trường.

Quản lý dữ liệu không khoa học

Thời đại công nghệ số phát triển kéo theo tình trạng trộm cắp thông tin diễn ra khá phổ biến. Việc cấp bách nhà quản trị cần làm là tăng cường hệ thống bảo mật cho doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp thường bảo mật thông tin bằng cách sao lưu dữ liệu sang nhiều thiết bị khác nhau. Điều này khiến thông tin bị rời rạc, khó quản lý, thậm chí dễ bị đánh cắp thông tin mà doanh nghiệp không biết.

Không chú trọng việc lập kế hoạch

Đa số cách doanh nghiệp nhỏ đều cố gắng thực hiện tốt các công việc ở hiện tại mà quên đi việc lên kế hoạch cho tương lai. Việc lập kế hoạch sẽ giúp phân bổ nhân sự hợp lý, nhanh chóng, đề phòng rủi ro.

Tuy nhiên, công tác này chưa thực sự hiệu quả ở những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và là bài toán cần khắc phục.

Khó khăn trong quản lý nhân sự

Thông thường, công tác quản trị nhân sự tại công ty nhỏ thường mang tính chất cảm tính, chưa có quy chuẩn, tiêu chuẩn nhất định, chuyên nghiệp. Có những doanh nghiệp còn không thực hiện đúng quy định theo luật lao động, khiến nhân viên chán nản và không muốn gắn bó.

Bên cạnh đó, những vấn đề như lương thưởng, chế độ đãi ngộ không công bằng, không được chú trọng cũng khiến doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả. Với những doanh nghiệp nhỏ, bạn cũng không nên tuyển dụng người nhà. Nếu họ làm tốt thì không vấn đề, nhưng nếu họ không phù hợp, sẽ có rất nhiều ảnh hưởng tiêu cực xảy ra.

Chăm sóc khách hàng không tốt

Doanh nghiệp nhỏ sẽ không thực sự chú trọng đến công tác đào tạo nhân viên mới, nâng cao kiến thức cho nhân viên cũ. Cũng chính vì thế, họ thường bỏ qua bước chăm sóc khách hàng, hoặc chăm sóc khách hàng qua loa, làm mất lòng tin của người dùng.

Không áp dụng công nghệ trong quản lý doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ được chú trọng ở mọi ngành nghề, việc không ứng dụng công nghệ là một điểm trừ với doanh nghiệp. 

Chủ doanh nghiệp phải kiểm soát lượng công việc dày đặc, dữ liệu thông tin chồng chéo, việc quản lý là vô cùng khó khăn, thậm chí xảy ra nhiều sai sót.

5 lợi ích khi dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ

Vì những khó khăn kể trên, việc dùng phần mềm quản trị doanh nghiệp nhỏ là vô cùng quan trọng và cần thiết. Những lợi ích khi dùng giải pháp này có thể kể đến như:

Tiết kiệm thời gian đồng thời nâng cao năng suất làm việc

Đối với doanh nghiệp nhỏ, ngoài khó khăn về tài chính thì thời gian và nhân sự cũng là điểm yếu không thể bỏ qua. Nếu muốn phát triển, doanh nghiệp cần có sự phân bổ nhân sự và thời gian hợp lý. 

Các phần mềm doanh nghiệp nhỏ sẽ giúp hỗ trợ lưu trữ thông tin khoa học. Bạn không cần tốn kém nhiều chi phí, nhân công cho việc lưu trữ hồ sơ. Doanh nghiệp sẽ có thêm thời gian để sản xuất, nâng cao chất lượng công việc, tạo ra lợi nhuận cho công ty.

Hỗ trợ quản lý tài chính

Phần mềm quản lý thường sẽ cập nhật toàn bộ thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận của công ty. Nhờ đó bạn sẽ nắm rõ được tình hình tài chính của công ty mình, có cái nhìn tổng quan nhất để đưa ra hướng kinh doanh phù hợp. Điều này mang lại lợi thế lớn khi kinh doanh.

Xem thêm

• TOP 8+ Phần Mềm Quản Lý Đầu Tư Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Quản lý thông tin khách hàng

Doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì đều chung một mục đích là tăng lợi nhuận, mở rộng quy mô. Tuy nhiên, lượng khách hàng càng lớn thì việc lưu trữ thông tin càng trở nên khó khăn hơn.

Thực tế, khách hàng sẽ có thiện cảm hơn với những doanh nghiệp hiểu và nhớ đến mình. Phần mềm quản lý có thể làm tốt điều này bằng cách lưu trữ toàn bộ thông tin một cách khoa học, chính xác, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, đánh giá phân khúc khách hàng tiềm năng.

Cung cấp dịch vụ pháp lý

Trong kinh doanh, toàn bộ những điều khoản có trong hợp đồng hay quy định của pháp luật luôn đảm bảo một cách chính xác, đầy đủ nhất. Với các doanh nghiệp nhỏ, việc thuê những chuyên viên pháp lý là vô cùng khó khăn và tốn kém chi phí.

Lúc này phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là giải pháp vô cùng tối ưu. Nó giúp tiết kiệm tiền thuê nhân viên mà vẫn đảm bảo có được những cơ sở pháp lý cần thiết trong kinh doanh.

Tăng hiệu suất làm việc, giảm chi phí

Bằng cách dùng phần mềm quản lý, doanh nghiệp có thể đồng bộ các luồng dữ liệu, hạn chế tối đa những đầu việc thủ công, đồng thời phân công công việc hợp lý, kiểm soát được năng suất làm việc của nhân viên. Nhờ đó, chi phí hoạt động được tối ưu một cách tối đa.

Ngoài ra, phần mềm cũng giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi không đáng có, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, giảm tối đa những rườm rà trong thực hiện công việc.

Các tính năng cơ bản của giải pháp quản lý doanh nghiệp nhỏ

Để đáp ứng nhu cầu sử dụng của đa số các doanh nghiệp hiện nay, phần mềm quản lý sẽ có những tính năng cơ bản sau đây:

• Hỗ trợ quản lý công việc, nhân sự, theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên.
• Phần mềm cũng giúp quản lý thu chi cho doanh nghiệp, kiểm soát dòng tiền chuyên nghiệp.
• Có tính năng phân quyền cho giám đốc, quản lý, nhân viên để tránh lạm quyền.
• Tích hợp với những công cụ quản lý doanh nghiệp khác để hỗ trợ quản lý tổ chức hiệu quả nhất.
• Khả năng bảo mật, lưu trữ thông tin lớn, đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp.

Có nên dùng phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ miễn phí không?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí hiện có rất nhiều trên thị trường, người dùng có thể dễ dàng tải xuống, cài đặt và sử dụng.

Giải pháp miễn phí có nhiều ưu điểm nhưng cũng tồn tại nhiều hạn chế, cụ thể:

Ưu điểm

• Giải pháp hoàn toàn miễn phí, không tốn kém chi phí duy trì. 
• Phần mềm đáp ứng được những tính năng cơ bản, phù hợp với công ty nhỏ.
• Dễ dàng cài đặt và sử dụng với giao diện đơn giản, dễ nhìn.

Nhược điểm

• Phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí không có chức năng nâng cao.
• Khả năng thông tin doanh nghiệp bị rò rỉ dữ liệu khá cao.
• Phần mềm miễn phí sẽ không được bảo hành nếu gặp lỗi.

Vậy nên, tùy theo nhu cầu, nguồn lực của mỗi tổ chức mà bạn có thể cân nhắc giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Các tiêu chí của một phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ

Khi lựa chọn phần mềm, bạn hãy căn cứ theo những tiêu chí sau đây để lựa chọn được giải pháp tốt nhất.

• Phần mềm đến từ những công ty, nhà cung cấp phần mềm uy tín trên thị trường.
• Phần mềm nên có giao diện đơn giản, dễ dùng để bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng sử dụng.
• Hãy chọn những sản phẩm có đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình, chăm sóc khách hàng 24/7.
• Ưu tiên những giải pháp có tính bảo mật cao và được nhiều doanh nghiệp, người dùng đánh giá cao.

TOP 11 phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ chuyên nghiệp hiện nay

Việc chọn được một giải pháp phù hợp cho công ty không phải là dễ dàng bởi trên thị trường hiện có rất nhiều phần mềm khác nhau. Để giúp bạn đọc dễ dàng chọn lựa, sau đây Weup sẽ gợi ý 11 phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ được nhiều người tin dùng, mời bạn tham khảo.

AMIS.VN

AMIS.VN là phần mềm của công ty MISA – công ty khá nổi tiếng trong lĩnh vực cung cấp phần mềm. Ngoài phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể, công ty cũng cung cấp phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự.

Phần mềm AMIS.VN được coi là giải pháp ERP hiệu quả, tích hợp nhiều chức năng của doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất, giúp quản lý chặt chẽ, tổng thể công ty, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí.

Những tính năng nổi bật nhất của phần mềm AMIS.VN có thể kể đến như:

• Giảm những sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu nhờ khả năng kế thừa dữ liệu của các phân hệ. Quy trình thống nhất, tiết kiệm thời gian nhập liệu, giảm những sai sót và đẩy nhanh tiến độ làm việc của nhân viên.
• Người dùng làm việc trực tiếp trên nền tảng Cloud, nhân viên cũng như ban Giám đốc có thể kiểm soát công việc mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.
• Đầy đủ toàn bộ phân hệ để quản lý tổng thể doanh nghiệp như: Tài chính, kế toán, nhân sự, marketing, tài sản, quản lý công việc.
• Phần mềm cho phép kết nối với các hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm chữ ký số,….

Phần mềm quản trị doanh nghiệp nhỏ Oracle

Oracle là phần mềm quản trị doanh nghiệp được phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Sản phẩm giúp cung cấp các ứng dụng và công cụ ERP cho công việc tài chính, nhân lực, sản xuất và phân phối. Phần mềm ERP Oracle đáp ứng đa dạng các nhu cầu từ doanh nghiệp có quy mô nhỏ đến vừa và lớn.

Thông tin hữu ích

• Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Các tính năng nổi bật của sản phẩm có thể kể đến như: Quản lý dự án, quản lý tài chính, quản lý vòng đời tài sản, quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, lập kế hoạch chuỗi cung ứng, báo cáo hoạt động kinh doanh một cách thông minh. Bên cạnh đó, Oracle còn có những tính năng mở rộng khác như: Quản lý bất động sản, quản lý sức khỏe, an toàn nơi làm việc, quản lý vốn nhân lực,….

Oracle có module sản xuất và phân phối cho phép người dùng quản lý các hoạt động sản xuất khác nhau dựa trên từng dự án. Module hàng tiêu dùng cho phép người dùng quản lý chất lượng sản phẩm, chuỗi cung ứng cũng như quy trình vận chuyển.

Phần mềm SAP Business One quản lý doanh nghiệp nhỏ

SAP Business One có tích hợp nhiều module, rất phù hợp cho các ngành kế toán, bán lẻ, sản xuất, phân phối quy mô nhỏ và vừa.

Giải pháp thích hợp với nhiều lĩnh vực và quy mô bởi được nghiên cứu, phát triển dựa trên nền tảng đám mây, tích hợp phân hệ quản lý tài chính, chăm sóc khách hàng, tồn kho, bán hàng trong cùng một hệ thống. Nếu bạn muốn tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ thì đây cũng là sự lựa chọn tốt.

Giải pháp SAP Business One hỗ trợ các giao dịch đa tiền tệ và có khả năng đa ngôn ngữ, giúp các doanh nghiệp trên toàn cầu có thể sử dụng trong quản trị doanh nghiệp.

Phần mềm cũng cung cấp một nền tảng hỗ trợ từ xa để thực hiện kiểm tra sức khỏe hệ thống tự động, nâng cấp kiểm tra đủ điều kiện, bảo trì cơ sở dữ liệu theo lịch trình và sửa lỗi tự động các vấn đề được phát hiện. SAP Business One là giải pháp customize, có nghĩa là người dùng có thể yêu cầu chỉnh sửa theo nhu cầu của khách hàng trên nền tảng sẵn có.

Microsoft Dynamic

Microsoft Dynamic là phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ của nước ngoài và được các công ty tại Việt Nam phân phối.

Phần mềm hợp nhất các chức năng của phần mềm quản lý khách hàng vào giải pháp ERP, sau đó tích hợp nhiều tính năng mới để tạo ra những ứng dụng thông minh. Nhờ đó, phần mềm sẽ hỗ trợ toàn bộ các chức năng kinh doanh như: Bán hàng, dịch vụ khách hàng, tài chính, bảo hành, vận hành, quản lý dự án, marketing,….

Microsoft Dynamic cũng cung cấp các ứng dụng hỗ trợ iOS, Android và Windows với khả năng làm việc đa dạng mà không cần kết nối dữ liệu. Mặt khác, các dữ liệu sẽ tự động đồng bộ sau khi kết nối được thiết lập lại.

Đây là giải pháp có trả phí và đến từ nhà cung cấp nước ngoài nên bạn cần chọn đại lý uy tín để mua được giải pháp chất lượng.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ Open Bravo

Open Bravo là phần mềm khá phổ biến hiện nay với hơn 6000 cá nhân, tổ chức sử dụng. Giải pháp được phát triển dựa trên phần mềm ERP mã nguồn mở nên chạy rất “mượt” ở bất kỳ phần mềm nào. Open Bravo phát triển dựa trên quy trình làm việc hiện đại, logic và phù hợp với hoạt động điều hành cũng như quản lý của các tổ chức cụ thể.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ Open Bravo có nhiều tính năng hiện đại giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm nguồn lực, chi phí, đồng thời tăng năng suất lao động.

Phần mềm IDempiere

IDempiere là phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ với nhiều chức năng phù hợp. Có nhiều nhà quản lý cho biết doanh nghiệp nhỏ thì chỉ cần dùng phần mềm quản lý kho, phần mềm kế toán,… để thay thế phần mềm quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc này sẽ khiến công việc quản lý gặp nhiều khó khăn, việc xử lý tình huống phát sinh mất nhiều thời gian bởi dữ liệu thiếu liên kết.

Phần mềm IDempiere là một giải pháp tốt với nhiều tính năng như: Quản lý thông tin nhân viên, lên kế hoạch sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý khách hàng,… 

IDempiere có độ ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình, người dùng sẽ nhận được sự hỗ trợ miễn phí 24/7 từ chuyên gia. Cũng chính vì vậy nên nhiều doanh nghiệp nhỏ đã lựa chọn IDempiere để quản lý công ty.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ và vừa TrustSales

TrustSales là phần mềm quản lý doanh nghiệp sản xuất miễn phí đang được nhiều người lựa chọn bởi khả năng tối ưu các hoạt động bán hàng cho doanh nghiệp, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí vận hành.

Với TrustSales, bạn sẽ thấy việc quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn nhiều bởi nó tập hợp đầy đủ tính năng để vận hành một tổ chức như: Quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý công nợ, quản lý thu chi, quản lý nhân viên,….

Phần mềm được phát triển bởi đội ngũ kỹ thuật, chuyên gia với nhiều kinh nghiệm và tương thích trên hầu hết mọi thiết bị di động. Người quản lý sẽ dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh của công ty mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh đó, phần mềm có giao diện dễ dùng nên ai cũng có thể dễ dàng theo tác, sử dụng.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP miễn phí WebERP

WebERP là phần mềm mã nguồn mở nhưng được lưu trữ hoàn toàn trực tuyến. Nhờ vậy, bạn có thể truy cập phần mềm mọi lúc, mọi nơi với bất kỳ thiết bị nào hỗ trợ đọc file PDF.

Các tính năng của phần mềm WebERP có thể kể đến như: Phân tích đơn đặt hàng, phân tích bán hàng, báo giá, phân quyền cho nhân viên. Có thể nói đây như một phần mềm quản lý bán hàng của doanh nghiệp và được nhiều công ty nhỏ lựa chọn.

Nếu đang phân vân chưa biết giải pháp nào phù hợp với công ty thì bạn có thể cân nhắc dùng phần mềm WebERP để giúp quản lý doanh nghiệp tốt hơn.

Phần mềm Odoo

Odoo dùng phần mềm mã nguồn mở ERP, tích hợp hơn 30 ứng dụng cho doanh nghiệp. Phần mềm đáp ứng được các tiêu chuẩn sản xuất, kho bãi cùng các kênh bán hàng đa dạng và trở thành phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ. 

Với Odoo, người dùng có thể dễ dàng thao tác, sử dụng mà không cần tìm hiểu quá nhiều. Các liên kết trong phần mềm cũng khá chặt chẽ giúp quản lý dễ dàng, hạn chế bị mất dữ liệu hoặc sai sót trong quá trình quản lý. Phần mềm được đánh giá là có chi phí thấp, thích hợp với doanh nghiệp nhỏ chưa có nguồn vốn nhiều và phù hợp với nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau.

Một nhược điểm khi dùng phần mềm này, đó là công ty phải có đội ngũ kỹ thuật viên nhiều kinh nghiệm về code để vận hành phần mềm.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ ERPViet

ERPViet được xây dựng trên nền tảng mã nguồn mở Odoo và rất phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam. Nhiều nhà quản lý cho biết, sau khi dùng phần mềm, họ nhận thấy chi phí quản lý doanh nghiệp giảm dần, năng suất làm việc của nhân viên tăng lên và việc quản trị cũng đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều.

Bên cạnh đó, phần mềm có những tính năng và ưu điểm vượt trội như:

• Sản phẩm được xây dựng trên nền tảng khách hàng nên ai cũng có thể sử dụng dễ dàng, không tốn nhiều thời gian làm quen.
• Phần mềm có khả năng tích hợp với những công cụ marketing online giúp tiếp thị khách hàng hiệu quả, tối ưu.
• ERPViet cũng giúp nhà quản lý quản trị hiệu quả các nguồn lực, gia tăng lượng khách hàng và phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả.
• Các tính năng của phần mềm đều được ứng dụng những công nghệ hiện đại, quy trình quản lý đạt chuẩn quốc tế. Nhờ đó, nhà lãnh đạo có thể kiểm soát và điều hành công ty một cách khoa học, hiệu quả.

ERPViet giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận thông tin, giảm tình trạng hàng tồn kho và kiểm soát tốt nhân sự, tăng năng suất làm việc, hỗ trợ công tác kế toán, đồng thời tích hợp việc đặt hàng cho khách hàng.

Giải pháp quản lý doanh nghiệp nhỏ Vntrip TMS

Vntrip TMS là phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn, phù hợp với nhiều ngành nghề kinh doanh. Với phần mềm, công ty có thể kiểm soát tốt các khoản công tác phí cũng như giảm thiểu công việc cho nhân viên quản lý.

Với Vntrip TMS, công tác quản lý được tối ưu nhờ khả năng báo cáo chi tiết đến các phòng ban. Người quản lý sẽ không tốn nhiều thời gian quản lý hóa đơn, chứng từ nhưng cách làm thủ công. Nhờ đó, toàn bộ chi phí, nguồn lực cũng được tiết kiệm một cách tối đa.

Vntrip TMS cũng cung cấp vé máy bay, phòng khách hàng cho doanh nghiệp. Bạn có thể dùng phần mềm ở trên app, web dễ dàng và kiểm soát công việc mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt, Vntrip TMS có đội ngũ chăm sóc khách hàng vô cùng chuyên nghiệp, phục vụ người dùng 24/7 nên bạn có thể yên tâm khi chọn sản phẩm này.

Tìm hiểu thêm

• 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Bài viết trên đây đưa ra những khó khăn, thách thức khi quản lý doanh nghiệp và 11 giải pháp giúp khắc phục những khó khăn đó. Hy vọng qua những thông tin trên đây bạn đọc đã chọn lựa được phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ phù hợp nhất, giúp việc quản trị dễ dàng hơn, đồng thời tối ưu được chi phí cũng như nguồn lực cho công ty.