Hiện nay khi công nghệ thông tin được ứng dụng trong đa dạng các lĩnh vực, rất nhiều cửa hàng, doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS nhằm mục đích giải quyết được những khó khăn trong hoạt động bán hàng của mình. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh cho các tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo top 8 phần mềm chất lượng nhất trong bài viết dưới đây.

Những khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý bán hàng POS

Quản lý bán hàng được xem là một trong những khâu quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức bán lẻ nào. Thực tế cho thấy việc quản lý theo cách truyền thống như dùng Excel, theo dõi bằng sổ ghi chép, tính toán thông thường cho hiệu quả không cao và khả năng sai sót lớn. Đặc biệt trong vấn đề quản lý bán hàng POS, doanh nghiệp sẽ gặp phải một số khó khăn như:

Có nhiều mặt hàng nên khó kiểm soát

Các công ty bán lẻ, đặc biệt là cửa hàng tạp hóa thường có rất nhiều loại sản phẩm với mẫu mã, hình dáng, kích thước khác nhau, có thể lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn loại. Điều này đặt ra khó khăn cho nhà quản lý, nhân viên khi phải ghi nhớ toàn bộ hàng hóa, mức giá và vị trí của chúng. Cũng bởi vậy khi khách hàng có nhu cầu về một loại sản phẩm nào đó, nhân viên có thể mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm. Trong trường hợp sản phẩm đã hết, chưa nhập về kho sẽ vô tình đẩy khách hàng đến với đối thủ cạnh tranh.

Thanh toán chậm làm mất thời gian

Do có quá nhiều hàng hóa, nhân viên không thể nhớ hết mức giá của các sản phẩm này, quá trình thanh toán sẽ mất nhiều thời gian, nhất là khi khách hàng chờ đợi thanh toán đông. Bên cạnh đó, nếu bạn cùng lúc bán cho nhiều khách với số lượng lên đến hàng trăm sản phẩm thì sổ sách không thể ghi chép một cách chính xác. Những điều này sẽ khiến thời gian thanh toán cho khách chậm hơn nhiều, đồng thời làm khách không hài lòng và có thể không quay trở lại mua những lần sau.

Dễ thất thoát hàng hóa

Dù bạn bán hàng tại các điểm bán POS hay cửa hàng, việc ghi chép, quản lý bằng sổ sách có thể thống kê được lượng hàng tồn kho nhưng không thể đưa ra con số chính xác và nhanh chóng về lượng hàng hóa nhập, xuất khi mà số hàng hóa rất lớn. Việc không quản lý được hàng tồn kho không chỉ làm giảm doanh thu do mất khách mà còn khiến hàng hóa bị thất thoát, đặc biệt là những sản phẩm nhỏ, có thể do nhân viên gian lận cũng có thể do tính toán nhầm cho khách.

Không thể tính toán lãi lỗ

Theo cách truyền thống, kết quả bán hàng POS được ghi chép trong sổ sách có thể dễ bị nhầm lẫn vì bỏ qua một số mặt hàng khi có quá đông khách. Điều này vừa khiến quản lý khó kiểm soát được các mặt hàng, giá cả, vừa khó thống kê doanh thu lãi lỗ. Ngoài ra, khi bán hàng tại các cửa hàng tạp hóa hay POS, thường có rất nhiều khách mua lẻ một vài món đồ nên số tiền thu về thường vụn vặt. Nếu không tính toán, quản lý sẽ không biết doanh thu bao nhiêu, lãi lỗ như thế nào, mặt hàng nào bán chạy,….

Tham khảo: Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Bán hàng tại điểm bán POS cũng gặp không ít khó khăn, giống như khi bán hàng trong siêu thị hay tại các cửa hàng truyền thống. Để giải quyết được những vấn đề này, các doanh nghiệp thường lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng POS thông minh.

Khó có thể thoát ra khỏi cửa hàng

Đã gọi là bán hàng POS thì nhân viên phải có mặt để tư vấn, bán hàng cho khách. Đối với những nhân viên cũ, có thể đã quen nên nhớ được các loại sản phẩm, mức giá của nó. Tuy nhiên trong trường hợp bạn nhân viên đó nghỉ và một người khác làm thay, hiệu quả bán hàng chắc chắn sẽ giảm vì chưa quen mặt hàng, không nhớ giá. Bên cạnh đó, người quản lý khi muốn theo dõi, đánh giá hoạt động của từng nhân viên cũng khó khăn nếu không có mặt trực tiếp tại điểm bán.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS miễn phí?

Trên thị trường hiện nay có đa dạng các loại phần mềm, bao gồm có phí và trả phí. Điều này cũng khiến doanh nghiệp băn khoăn khi lựa chọn. Để trả lời cho câu hỏi có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS miễn phí không, bạn hãy tìm hiểu về ưu nhược điểm của loại phần mềm này:

Ưu điểm:

• Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí không yêu cầu người dùng bỏ ra bất kỳ khoản tiền nào cho việc download, cài đặt, sử dụng. Do đó công ty của bạn có thể tiết kiệm được chi phí đáng kể, đặc biệt là doanh nghiệp quy mô nhỏ, mới thành lập, ngân sách hạn chế rất quan tâm đến chi phí vận hành này.
• Các loại phần mềm miễn phí có giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng nên kể cả quản lý và nhân viên đều không mất nhiều thời gian để tìm hiểu và quen với các thao tác.
• Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí với các tính năng cần thiết, có thể giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc bán hàng POS, hỗ trợ tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực.

Nhược điểm:

• Các phần mềm quản lý miễn phí chỉ được trang bị những tính năng cơ bản, phù hợp doanh nghiệp nhỏ, không yêu cầu nhiều trong công việc. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn khi sử dụng phần mềm miễn phí sẽ không được đáp ứng đầy đủ nhu cầu, do đó có nhiều vấn đề chưa được giải quyết triệt để và hoạt động kinh doanh không thể đạt được hiệu quả như mong đợi.
• Phần mềm quản lý bán hàng POS miễn phí có tính bảo mật không cao. Vì vậy khi bạn sử dụng có thể dễ bị kẻ xấu lợi dụng để đánh cắp dữ liệu, ảnh hưởng đến thông tin khách hàng, nhân viên, uy tín và hình ảnh doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc tải phần mềm về từ những trang web không uy tín cũng có thể khiến hệ thống máy tính của công ty bị nhiễm virus, mã độc.

• Trong quá trình sử dụng, phần mềm quản lý bán hàng POS miễn phí có thể thường  xuyên gặp lỗi, bị hỏng do nhà cung cấp không chú trọng nhiều về công nghệ và đầu tư thời gian phát triển. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến quá trình làm việc của các nhân viên và phòng ban, có thể dẫn đến sai sót dữ liệu trong việc bán hàng, thống kê doanh thu.
• Khi phần mềm lỗi, bạn không được nhà cung cấp tư vấn, hỗ trợ sửa chữa, khi đó doanh nghiệp phải tự tìm hiểu và khắc phục lỗi hoặc thuê kỹ thuật viên bên ngoài.

Có thể thấy phần mềm quản lý bán hàng POS miễn phí có cả ưu và nhược điểm. Vì vậy các doanh nghiệp nên dựa vào nhu cầu, mức độ khó khăn và tình hình tài chính của bản thân để đưa ra được quyết định phù hợp nhất.

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng POS

Phần mềm quản lý bán hàng POS mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như:

Rút ngắn thời gian thanh toán

Nhờ phần mềm thông minh, toàn bộ thông tin về sản phẩm, giá bán được lưu trữ trên hệ thống. Khi đó nhân viên sẽ không cần mất nhiều thời gian cho việc tổng hợp thông tin thanh toán, tìm giá hay in hóa đơn cho từng sản phẩm. Ngoài ra, số lượng hàng tồn kho, lượng hàng bán ra, doanh thu từng ngày cũng được tổng hợp một cách nhanh chóng, chính xác.

Hạn chế sai sót khi bán hàng

Khi sử dụng cách bán hàng truyền thống, việc quản lý lỏng lẻo có thể dễ đến nhiều sai sót từ việc ghi chép số lượng hàng hóa bán ra, nhập hàng hoặc tính toán các khoản phí liên quan. Điều này gây ảnh hưởng xấu đến sự phát triển của doanh nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng POS giúp các dữ liệu được sắp xếp khoa học, thông tin được đồng bộ, từ đó tránh được những sai sót trong quá trình bán hàng, tính toán doanh thu, lợi nhuận.

Có thể bạn quan tâm: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Rủi Ro Tốt Nhất Hiện Nay

Tăng hiệu quả quản lý

Khi có sự hỗ trợ của các phần mềm, nhà quản lý không cần phải có mặt tại điểm bán vẫn có thể nắm bắt, theo dõi được mọi hoạt động của nhân viên bán hàng, biết được số lượng hàng bán ra, doanh thu tại thời điểm thực. Thông qua đó, quản lý có thể đánh giá khách quan, chính xác về hiệu quả công việc của từng nhân viên, tránh được tình huống nhân viên gian lận gây thất thoát hàng hóa.

Ngoài ra, quản lý có thể xem được số liệu ở bất cứ thời điểm nào, tiết kiệm thời gian để giải quyết những công việc quan trọng hơn. Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp cũng được thể hiện rõ qua báo cáo của phần mềm nên bạn sẽ dễ dàng đánh giá và đưa ra chiến lược phù hợp cho sự phát triển về sau.

Tiết kiệm chi phí

Nếu sử dụng cách quản lý truyền thống, việc xuất nhập  kho hàng cần nhiều nhân sự hoặc một nhân viên phải kiêm nhiều việc cùng lúc. Từ đó hiệu quả công việc không cao, đồng thời bạn sẽ tốn nhiều chi phí hơn cho việc thuê nhân viên. Khi ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự, từ vấn đề thanh toán, quản lý thông tin đơn hàng, khách hàng, kiểm soát lượng hàng hóa trong kho đều được thực hiện thông qua các tính năng chuyên biệt, do đó tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hóa nhân sự mà vẫn đảm bảo hiệu suất hoạt động kinh doanh tăng cao.

Tính năng nổi bật của phần mềm

Một phần mềm quản lý bán hàng POS thông minh thường bao gồm những tính năng nổi bật như:

Quản lý nhân viên

Tính năng này tương tự như phần mềm quản lý nhân sự thông minh, cho phép doanh nghiệp đo lường hiệu suất của nhân viên để có những đánh giá khách quan, chính xác về công việc họ đang đảm nhận. Từ đó quản lý có thể đưa ra được chế độ thưởng phạt phù hợp cho từng nhân viên của mình. Ngoài ra, việc quản lý nhân viên một cách chi tiết cũng giúp tránh được tình trạng thất thoát hàng hóa và dễ dàng giao nhiệm vụ cho nhân sự phù hợp khả năng của họ.

Phân quyền

Phần mềm quản lý bán hàng POS có tính năng phân quyền, khi đó nhân viên chỉ có thể xem và thực hiện các thao tác với thông tin, dữ liệu được cho phép và không có khả năng truy cập vào nhiệm vụ không phải là của mình. Nhờ tính năng thông minh này, bạn có thể kiểm soát nhân viên và những hoạt động của họ một cách bí mật so với cách quản lý truyền thống. Đồng thời đảm bảo thông tin, dữ liệu quan trọng liên quan đến khách hàng, doanh thu, lợi nhuận không bị đánh cắp hoặc tiết lộ ra bên ngoài.

Chăm sóc khách hàng

Tính năng chăm sóc khách hàng mang đến cho người dùng những lợi ích tương tự như phần mềm quản lý khách hàng. Thông qua phần mềm, bạn có thể lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng liên quan đến tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, giao dịch, nhờ đó bộ phận chăm sóc khách hàng dễ dàng liên hệ để tư vấn, đặc biệt là gửi các chương trình khuyến mãi, ưu đãi cho từng đối tượng khách hàng. Đặc biệt hệ thống quản lý bán hàng cũng cho phép bạn theo dõi chi tiết các chương trình khách hàng thân thiết. Bạn có thể gửi mail chúc mừng sinh nhật, theo dõi điểm trung thành của khách hàng. Điều này giúp tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng đối với hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.

Quản lý kho

Rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh quy mô lớn cần đến phần mềm quản lý kho để giải quyết những khó khăn trong vấn đề kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho và tránh thất thoát không đáng có. Với phần mềm quản lý bán hàng POS có tích hợp cả tính năng quản lý kho, cho phép bạn theo dõi được thông tin tất cả sản phẩm có trong kho, biết được loại mặt hàng nào sắp hết cần nhập thêm, loại hàng gần hạn cần đẩy nhanh ra cửa hàng,…. Khi đó quản lý không cần có mặt tại kho cũng nắm được các số liệu liên quan và có sự điều chỉnh phù hợp.

Báo cáo tổng thể

Tính năng báo cáo của phần mềm quản lý bán hàng POS giúp toàn bộ nhân sự của công ty thực hiện thống kê, tổng hợp hoặc xuất báo cáo công việc của mình một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó quản lý cũng dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Phần mềm có tích hợp đầy đủ các loại báo cáo theo từng thời điểm cụ thể để bạn có thể kiểm soát, theo dõi và đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Top 8 phần mềm quản lý bán hàng POS

Dưới đây là tổng hợp top 8 phần mềm quản lý bán hàng POS cho bạn đọc tham khảo:

Phần mềm quản lý bán hàng POS ERPViet

ERPViet là phần mềm không chỉ hỗ trợ quản lý thanh toán mà còn giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý các chuỗi cửa hàng của mình, từ việc nhập hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên, thống kê doanh thu. Phần mềm ERPViet phù hợp với các doanh nghiệp, tổ chức hoạt động trong lĩnh vực mỹ phẩm, thực phẩm, spa,… Thông qua đó, bạn có thể kiểm soát được tình trạng hàng hóa của cửa hàng, quản trị đồng bộ các dữ liệu  của toàn bộ hệ thống và chuỗi cửa hàng hoặc nhanh chóng thiết lập các chương trình khuyến mãi một cách linh hoạt.

Những tính năng của phần mềm quản lý bán hàng POS ERPViet bao gồm:

• Hỗ trợ quản lý các phiên đóng, mở và thanh toán trong từng phiên làm việc.
• Quản lý sản phẩm hiệu quả bằng việc tạo mới, thêm bớt hoặc xóa sản phẩm.
• Quản lý thông tin về giá, công thức tính giá cho từng sản phẩm khác nhau.
• Thống kê báo cáo cho từng phiên bán hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng POS Sapo

Sapo là phần mềm quản lý bán hàng được đánh giá chất lượng và hiệu quả với hơn 67.000 doanh nghiệp đang sử dụng. Phần mềm này giúp bạn dễ dàng xử lý đơn hàng từ bước chọn sản phẩm, tính tiền, tạo hóa đơn, chiết khấu,…. thay thế cho thao tác ghi chép sổ sách nên hạn chế được những sai sót, nhầm lẫn.

Đặc biệt, chỉ với một chiếc điện thoại thông minh, dù ở bất kỳ đâu bạn cũng có thể theo dõi hoạt động kinh doanh và thống kê chi tiết doanh thu của cửa hàng. Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng POS Sapo còn ứng dụng công nghệ tiên tiến, dùng camera điện thoại để quét mã vạch sản phẩm, giúp quá trình bán hàng diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp.

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng POS Sapo bao gồm:

• Quản lý bán hàng.
• Quản lý nhân viên.
• Hỗ trợ thanh toán.
• Quản lý sản phẩm.
• Báo cáo thông minh.

Phần mềm quản lý KiotViet

Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet thường được ứng dụng cho các cửa hàng bán lẻ, giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng cũng như theo dõi được doanh số bán ra. Giao diện của phần mềm này được thiết kế trực quan, đơn giản, thân thiện để người dùng có thể thành thạo chỉ sau một thời gian ngắn làm quen. Đặc biệt KiotViet cho phép chủ cửa hàng theo dõi và giám sát công việc bán hàng mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt tại cửa hàng.

Một số tính năng của phần mềm quản lý bán hàng POS KiotViet:

• Quản lý khách hàng.
• Tạo và in hóa đơn.
• Hỗ trợ bán hàng.
• Quản lý tồn kho.
• Quản lý nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý bán hàng POS365

POS365 là phần mềm quản lý bán hàng dành cho các chuỗi cửa hàng khác nhau, được xem như công cụ quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Phần mềm giúp nhân viên thực hiện các thao tác nhanh chóng, thanh toán chuẩn xác, tránh tình trạng thất thoát, giảm được thời gian chờ đợi cho khách và tăng hiệu quả hoạt động bán hàng. POS365 sử dụng công nghệ điện toán đám mây, cho phép lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu, đảm bảo tính bảo mật và đồng bộ trên toàn hệ thống.

Những tính năng của phần mềm quản lý bán hàng POS365: Theo dõi hàng tồn kho, lịch sử nhập, xuất dữ liệu; Quản lý hàng hóa dễ dàng, chính xác; Hỗ trợ thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng; Theo dõi công việc bán hàng của từng nhân viên,…

Phần mềm POS App

Phần mềm quản lý bán hàng POS App được thiết kế dành cho các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ, chuỗi nhà hàng, spa, thẩm mỹ viện hoặc quán cafe, siêu thị. POS App cung cấp các giải pháp bán hàng, in hóa đơn nhanh chóng, cùng với đó là hệ thống quản lý bán hàng theo mã vạch giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm sản phẩm. Phần mềm này tương thích với các thiết bị sẵn có như máy tính bàn, máy tính bảng, điện thoại, POS cầm tay, POS thu ngân,…

Những tính năng của phần mềm quản lý bán hàng POS App bao gồm: Quản lý hoạt động bán hàng, quản lý cửa hàng từ xa, quản lý kho dễ dàng, quản lý nhân viên, hỗ trợ đa dạng các hình thức thanh toán,…

Phần mềm quản lý bán hàng POS Cloudify

Cloudify là phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng cho hoạt động bán hàng online, offline, quản lý kho, kế toán,… Với giao diện đơn giản, bạn chỉ cần mất vài phút để tìm hiểu và làm quen với các thao tác. Kể cả khi không có kết nối Internet, hệ thống vẫn hoạt động bình thường, khi đó nhân viên không cần đồng bộ và dữ liệu sẽ được cập nhật ngay khi có mạng.

Thông qua phần mềm Cloudify, bạn có thể quản lý tổng thể từ quy trình bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên, hỗ trợ thanh toán, báo cáo hiệu quả hoạt động kinh doanh,…

Phần mềm quản lý bán hàng Now POS

Now POS là giải pháp phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi Công ty Cổ phần Foody, giúp các chủ nhà hàng giảm được thời gian cho hoạt động bán hàng, kiểm tra báo cáo, theo dõi hàng tồn kho, quản lý nhân viên, tính toán doanh thu,… Phần mềm Now POS được xây dựng cho hầu hết các hệ điều hành như IOS, Windows, Android, đồng thời tương thích với mọi thiết bị di động, máy tính để các doanh nghiệp thực hiện tốt công việc quản lý của mình.

Những tính năng được trang bị trong phần mềm quản lý bán hàng Now POS: Thanh toán hóa đơn, lưu trữ thông tin, quản lý nhân viên, quản lý doanh thu, quản lý kho nguyên vật liệu,…

Xem thêm: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Phần mềm quản lý bán hàng POS của LifeTek

LifeTek là một trong những công ty chuyên nghiên cứu và phát triển các phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng cho các doanh nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm làm việc trên các hệ thống ERP, phần mềm quản lý bán hàng POS của LifeTek được nhiều cửa hàng, tổ chức tin dùng và đánh giá cao.

Phần mềm của LifeTek cho phép quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý hàng tồn kho, tình trạng xuất nhập hàng hóa, hoạt động marketing, đồng thời có tích hợp phần cứng, quét mã vạch và máy in nhiệt.

Trên đây là thông tin về 8 phần mềm quản lý bán hàng POS thông minh và được nhiều người sử dụng nhất. Nếu đang gặp các vấn đề trong việc bán hàng tại điểm bán, bạn không nên bỏ qua công cụ hỗ trợ đắc lực này, vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí, vừa đảm bảo tăng hiệu suất hoạt động kinh doanh.