Khách hàng thân thiết là những người mang đến doanh thu, lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Nếu bạn không có cách chăm sóc tốt có thể không thu được mức doanh thu mong muốn. Thực tế hiện nay, quá trình quản lý và chăm sóc đối tượng này của các doanh nghiệp đang gặp nhiều khó khăn, hạn chế và họ cần đến giải pháp phần mềm quản lý khách hàng thân thiết để giải quyết các vấn đề còn tồn đọng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Khi quản lý khách hàng thân thiết, doanh nghiệp gặp những khó khăn gì?

Khách hàng thân thiết còn được gọi là khách hàng trung thành, là những cá nhân thường xuyên mua hàng, kết nối, giữ tương tác với doanh nghiệp của bạn. Cũng bởi vậy, nhóm đối tượng này có thể mang lại cho tổ chức lợi ích lâu dài cùng doanh thu lớn. Tuy nhiên vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp đó là hoạt động quản lý khách hàng thân thiết chưa thực sự tốt, thậm chí còn nhiều khó khăn, vướng mắc:

Doanh nghiệp không nắm được đầy đủ thông tin khách hàng

Để quản lý khách hàng hiệu quả, đặc biệt là chăm sóc tốt nhóm khách hàng thân thiết để họ sẵn sàng mua sản phẩm, sử dụng dịch vụ của tổ chức, bạn cần nắm rõ thông tin, dữ liệu liên quan đến khách hàng bao gồm: Tên, số điện thoại, địa chỉ, thông tin tài khoản, số lần giao dịch,…

Tuy nhiên cách quản lý theo phương pháp truyền thống khiến doanh nghiệp không nắm bắt được đầy đủ, toàn diện những thông tin cần thiết. Vì vậy nhân viên khó khăn trong việc chăm sóc, liên hệ để gửi chương trình ưu đãi, kích thích khách mua hàng. Khi doanh nghiệp không thường xuyên tương tác, khách hàng có thể lựa chọn sử dụng hàng hóa, dịch vụ của đối thủ cạnh tranh.

Mất nhiều thời gian trong việc xử lý công việc, giấy tờ hành chính

Hiện nay rất nhiều tổ chức vẫn sử dụng cách thức làm việc, quản lý truyền thống. Khi đó tất cả công việc liên quan đến cập nhật, tìm kiếm thông tin khách hàng, truy xuất hóa đơn, báo cáo đều được thực hiện bằng tay, gây mất nhiều thời gian. Cũng bởi vậy dữ liệu có thể bị sai, thiếu hoặc mất, ảnh hưởng đến hoạt động chăm sóc khách hàng và làm giảm hiệu suất làm việc của bộ phận bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Thông tin khách hàng không được đồng bộ

Việc xử lý thông tin khách hàng bằng giấy tờ, excel thông thường không chỉ dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn mà còn không được đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, phòng ban như bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán. Bên cạnh đó khi thông tin rời rạc còn khiến khả năng tương tác giữa các thành viên trong cùng bộ phận hoặc các bộ phận liên quan kém đi, từ đó làm giảm hiệu quả, năng suất làm việc.

Khó khăn trong việc tìm kiếm, khai thác thông tin khách hàng tiềm năng

Vấn đề tìm kiếm và khai thác khách hàng tiềm năng đối với một tổ chức vô cùng quan trọng nhằm lên kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing. Nếu dữ liệu thu về càng nhiều, lượng hàng bán ra có thể tăng và doanh nghiệp thu về doanh thu cao. Tuy nhiên khi không có sự hỗ trợ của công cụ quản trị doanh nghiệp, công việc này được thực hiện thủ công bằng tay, gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra trong trường hợp nhân viên kinh doanh nghỉ, thông tin khách hàng hiện tại hoặc khách hàng cũ có thể bị mất, điều này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất kinh doanh.

Khó theo dõi, đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên kinh doanh

Khi không sử dụng phần mềm thông minh, người quản lý không thể nắm bắt được toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng, từ đó khó có thể theo dõi, đánh giá được cụ thể hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng khó có thể phân bổ nguồn lực hay gặp nhiều hạn chế trong việc tính toán doanh số hiện tại, dự báo doanh số tương lai và lập kế hoạch kinh doanh về sau.

Có thể thấy, thực trạng hoạt động quản lý, chăm sóc đối tượng khách hàng thân thiết của các doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều bất cập, vướng mắc. Để giải quyết những vấn đề được đưa ra, đồng thời thúc đẩy hiệu suất hoạt động kinh doanh, bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng thân thiết.

Xem thêm: Phần Mềm ERP Là Gì? Những Lợi Ích Của ERP Đối Với Doanh Nghiệp

Có nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng thân thiết miễn phí?

Khi có ý định sử dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động kinh doanh, nhiều người băn khoăn giữa các công cụ có phí và miễn phí. Vậy trong trường hợp này, có nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng thân thiết miễn phí không? Để trả lời được câu hỏi này, doanh nghiệp nên tìm hiểu về những ưu nhược điểm của loại phần mềm này:

Ưu điểm:

• Phần mềm miễn phí giúp tiết kiệm được chi phí cài đặt, sử dụng, duy trì. Bạn không phải trả bất kỳ khoản phí nào cho nhà cung cấp, do đó phù hợp với những tổ chức có quy mô nhỏ, mới thành lập và có ngân sách hạn chế. Loại phần mềm này có những tính năng tương tự phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ.
• Hỗ trợ giải quyết được những nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp với những tính năng thiết yếu.
• Giao diện đơn giản, thân thiện giúp toàn bộ nhân viên trong tổ chức nhanh chóng làm quen và dễ dàng sử dụng.
• Tiết kiệm thời gian cập nhật, sửa đổi, tìm kiếm dữ liệu so với phương pháp thủ công, từ đó làm tăng hiệu suất làm việc và thúc đẩy tăng doanh thu.

Nhược điểm:

• Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết miễn phí có tính bảo mật thấp, dễ bị kẻ xấu lợi dụng để ăn cắp dữ liệu hoặc virus, mã độc tấn công hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Từ đó làm ảnh hưởng đến quá trình làm việc và hình ảnh, uy tín của tổ chức.
• Không được cung cấp đầy đủ các tính năng chuyên biệt như các phần mềm có phí thông thường. Điều này khiến khả năng quản lý của doanh nghiệp bị hạn chế, có thể xảy ra một số khó khăn khác và tổ chức của bạn sẽ không theo kịp được sự phát triển, xu hướng của thị trường.
• Phần mềm miễn phí thường xuyên xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng dẫn đến quá trình làm việc mất nhiều thời gian, thậm chí sai sót, nhầm lẫn thông tin, dữ liệu. Trường hợp nghiêm trọng hơn có thể làm mất toàn bộ dữ liệu, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Do bạn không phải trả bất kỳ một khoản phí nào cho việc sử dụng phần mềm nên khi gặp sự cố cũng không được hỗ trợ. Nếu bị hỏng, lỗi, bạn phải tự tìm hiểu và sửa chữa hoặc thuê kỹ thuật viên bên ngoài để khắc phục.

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí dù mang đến nhiều ưu điểm nhưng cũng có một số nhược điểm nhất định. Doanh nghiệp nên cân nhắc vào nhu cầu thực tế và ngân sách của mình để đưa ra sự lựa chọn phù hợp.

Có thể bạn quan tâm: Top 8+ Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Tốt Nhất Hiện Nay

6 lợi ích khi sử dụng phần mềm

Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết có thể mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, có thể kể đến như:

Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết có tính năng tương tự phần mềm quản lý khách hàng thông thường, giúp bạn dễ dàng lưu trữ, cập nhật, tìm kiếm thông tin liên quan đến khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác. Từ đó doanh nghiệp dễ dàng quản lý, liên hệ để chăm sóc hoặc gửi các chương trình ưu đãi để thu hút khách hàng. Đồng thời nhờ phần mềm, quá trình làm việc của các bộ phận, phòng ban trở nên thống nhất, đạt hiệu quả cao.

Dễ dàng thu hút và giữ chân khách hàng thân thiết

Từ nguồn dữ liệu về khách hàng được lưu trữ trên hệ thống phần mềm, nhà quản lý có thể dễ dàng phân tích, xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng. Doanh nghiệp có thể gửi lời chúc mừng, chương trình ưu đãi vào ngày sinh nhật, lễ tết, đồng thời thuận tiện trong việc liên hệ với khách để hỗ trợ giải đáp thắc mắc, giải quyết những vấn đề phát sinh. Qua đó, bạn sẽ duy trì được mối quan hệ tốt với khách hàng thân thiết và thu hút khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Hỗ trợ quảng bá thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp

Thông qua việc quản lý thông tin, phân tích dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp dễ dàng chia tập khách hàng này thành những đối tượng khác nhau, có cùng điểm tương đồng để truyền đạt thông tin theo đúng nhóm khách đã được phân loại. Điều này giúp tránh lãng phí thời gian và hạn chế việc chồng chéo công việc giữa các bộ phận. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình thông qua các chiến dịch marketing, kế hoạch kinh doanh hay sự tư vấn, chăm sóc của bộ phận chăm sóc khách hàng.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Như đã nói, việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng thân thiết sẽ hỗ trợ việc nhập – xuất, tìm kiếm, chỉnh sửa thông tin khách hàng, đồng thời dữ liệu được đồng bộ giữa các phòng ban nên tiết kiệm được tối đa thời gian cho nhân viên trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, những loại giấy tờ, sổ sách dùng để lưu trữ dữ liệu có thể loại bỏ, một số quy trình không thực sự cần thiết cũng được cắt giảm nên doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí vận hành.

Hỗ trợ quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý thông minh này mang đến lợi ích tương tự phần mềm quản lý nhân sự, cho phép người quản lý phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban, nhân viên của các bộ phận khác nhau, tránh sự chồng chéo công việc. Nhờ đó, nhân viên biết được công việc mình cần làm và tập trung để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ việc chia sẻ thông tin liên quan đến khách hàng một cách dễ dàng và thuận tiện, giúp nhân viên nắm rõ toàn bộ thông tin của từng nhóm khách hàng để kịp thời chăm sóc.

Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tình hình kinh doanh

Việc quản lý thủ công với các dữ liệu liên quan đến khách hàng và quy trình làm việc của nhân viên sẽ khiến chủ doanh nghiệp khó có thể nắm bắt được cụ thể tình hình kinh doanh của tổ chức. Thông qua phần mềm, quản lý có thể theo dõi được công việc của từng nhân viên, biết được khách hàng có mong muốn tiếp tục sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp không hoặc số đơn hàng được bán trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh trong quá khứ, hiện tại và dự đoán tương lai. Đồng thời chủ doanh nghiệp có thể nhanh chóng xử lý những tình huống phát sinh và có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.

Tham khảo: Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Tính năng của phần mềm quản lý khách hàng thân thiết

Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết mang đến nhiều tính năng thông minh, có thể khắc phục được nhược điểm, hạn chế khi quản lý thủ công:

Quản lý danh sách khách hàng thân thiết

Tính năng quản lý khách hàng thân thiết cho phép doanh nghiệp đồng bộ hóa toàn bộ thông tin dữ liệu khách hàng trên hệ thống, đồng thời ghi nhận toàn bộ quá trình làm việc, trao đổi với khách hàng. Cùng với đó, công cụ tìm kiếm sàng lọc khách hàng cũng được tích hợp để hỗ trợ quá trình làm việc nhanh chóng, giúp nhà quản trị phân loại từng đối tượng khách hàng theo khu vực, thời gian tương tác, lịch sử mua hàng,…

Phân chia nhiệm vụ cho nhân viên kinh doanh

Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết có tính năng giống với phần mềm quản lý công việc, cho phép doanh nghiệp thiết lập KPI và phân chia công việc rõ ràng cho từng nhân viên. Nhờ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được hiệu quả công việc của đội ngũ nhân sự, đồng thời nhân viên cũng có thể theo dõi các chỉ số, KPI cá nhân cần đạt được trong khoảng thời gian nhất định.

Tự động gửi tin nhắn, email quảng cáo

Tính năng này của phần mềm hỗ trợ người dùng thiết lập các quy trình chăm sóc khách hàng tự động bao gồm gửi tin nhắn, email quảng cáo, chương trình ưu đãi, tri ân đến khách hàng thân thiện. Nhờ vậy nhân viên có thể tiết kiệm được thời gian và công sức cho những việc mang tính thủ công, giảm thiểu những sai sót trong quá trình làm việc. Đồng thời tăng sự hài lòng của khách hàng, tạo sự chuyên nghiệp cho công ty và tăng tỷ lệ khách hàng đồng ý mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Báo cáo doanh thu từng tháng

Phần mềm cho phép doanh nghiệp theo thiết lập báo cáo tự động theo ý muốn của mình. Báo cáo của từng thành viên được tổng hợp dưới dạng danh sách, biểu đồ, bảng,… để bạn dễ dàng theo dõi, đánh giá kết quả làm việc của đội ngũ nhân viên. Bên cạnh đó, tính năng này còn cho phép bạn theo dõi tình hình kinh doanh, tính toán doanh thu, lợi nhuận từ khách hàng tiềm năng trong khoảng thời gian nhất định.

Xem thêm: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Top 6 phần mềm quản lý khách hàng thân thiết

Nếu đang tìm kiếm giải pháp thông minh để khắc phục những khó khăn khi thực hiện công việc theo cách truyền thống và tăng hiệu quả kinh doanh, bạn có thể tham khảo top 6 phần mềm quản lý khách hàng thân thiết dưới đây:

Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết SimCRM

SimCRM là một trong các loại phần mềm CRM tốt nhất hiện nay, tích hợp nhiều tính năng ưu việt để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý khách hàng thân thiết một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Phần mềm này có hỗ trợ đăng ký dùng thử miễn phí, do đó bạn có thể trải nghiệm SimCRM trước khi đưa ra quyết định chọn mua.

Các tính năng cơ bản của phần mềm SimCRM bao gồm:

• Quản lý nhân sự: Quản trị vấn đề tuyển dụng, thông tin liên quan đến nhân sự, chấm công, tính lương và cơ sở vật chất tại văn phòng làm việc.
• Quản lý CRM: Cho phép tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống, đồng bộ và hiệu quả.
• Quản lý bán hàng: Hỗ trợ nhân viên kinh doanh tăng khả năng chốt đơn, đồng thời giúp cho việc bán hàng trở nên chuyên nghiệp và bài bản hơn.
• Quản lý dự án: Cung cấp giải pháp quản lý công việc thông minh giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, bên cạnh đó nhà quản lý kịp thời điều chỉnh và có biện pháp khắc phục những hạn chế trong quá trình làm việc của tổ chức.

Phần mềm Sapo POS

Sapo POS là phần mềm quản lý khách hàng thân thiết được nhiều người tin dùng hiện nay, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thông qua phần mềm, bạn có thể tăng hiệu quả làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp và dễ dàng kết nối được với những khách hàng của mình để tham khảo nhu cầu và kích thích mua hàng.

Các tính năng của phần mềm Sapo POS bao gồm:

• Quản lý chi tiết thông tin khách hàng: Phần mềm Sapo POS hỗ trợ lưu trữ thông tin khách hàng chi tiết theo tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin giao dịch để bạn dễ dàng phân loại khách hàng theo từng nhóm khác nhau, đồng thời thiết lập chương trình riêng cho từng nhóm.
• Tích điểm khách hàng: Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết Sapo POS giúp khách hàng tạo các chương trình ưu đãi, tri ân với khách hàng thân thiết thông qua hình thức tích điểm với các mức thẻ khác nhau để dễ dàng quản lý.
• Tự động gửi SMS và email marketing: Thông qua tính năng tự động gửi tin nhắn, email dựa trên thông tin được tích hợp trên hệ thống phần mềm, bạn dễ dàng tạo được mẫu tin nhắn, email riêng cho từng nhóm khách hàng riêng biệt.

Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết CRMViet

CRMViet là phần mềm CRM đã được hơn 1500 doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng giúp cho vấn đề bán hàng, quản lý khách hàng nhanh chóng và thông minh hơn. Với các tính năng của CRMViet, bạn có thể loại bỏ được những cách quản lý truyền thống gây nhiều sai sót và nhầm lẫn.

Các tính năng của phần mềm quản lý khách hàng CRMViet bao gồm:

• Quản lý khách hàng: Hỗ trợ quản lý toàn bộ thông tin của khách hàng, từ đó thuận tiện cho việc phân loại và liên hệ với khách hàng.
• Marketing Automation: Tính năng này giúp tự động hóa các quy trình marketing, đồng bộ dữ liệu khách hàng, chăm sóc khách hàng thân thiết và tăng khả năng tương tác với khách hàng.
• Hỗ trợ bán hàng: CRMViet mang đến các công cụ hỗ trợ bán hàng để thực hiện các công việc một cách hiệu quả nhất. Đồng thời phần mềm giúp tự động hóa quy trình bán hàng, thúc đẩy nhanh chóng giai đoạn bán hàng cho khách.
• Tích hợp đa kênh: Phần mềm cho phép người dùng kết nối với khách hàng trên mọi kênh như email, website, mạng xã hội, thông báo tương tác theo thời gian thực và đánh giá được hiệu quả của việc tiếp cận khách hàng thân thiết.

Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết AZ CRM

AZ CRM ra đời nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết được những khó khăn trong việc quản lý khách hàng thân thiết. Phần mềm này được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, sử dụng khi có kết nối internet. Giao diện của AZ CRM khá đơn giản, thân thiện nên người dùng nhanh chóng làm quen và thành thạo các thao tác.

Phần mềm AZ CRM giúp cho việc chăm sóc khách hàng dễ dàng và hiệu quả hơn, giảm bớt nhiều chi phí và tăng tỷ lệ chốt đơn cho nhân viên kinh doanh.

Các tính năng của phần mềm quản lý khách hàng thân thiết AZ CRM:

• Quản lý thông tin khách hàng.
• Quản lý dịch vụ khách hàng.
• Quản lý lịch sử giao dịch với khách hàng của doanh nghiệp.
• Quản lý công nợ khách hàng.
• Quản lý chăm sóc khách hàng.
• Quản lý nhân viên chăm sóc khách hàng của công ty.

Tham khảo: Review 4 Phần Mềm Quản Lý Công Nợ Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Phần mềm Gold MEM

Đây là phần mềm sử dụng để quản lý khách hàng, đặc biệt là những khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, thường dành cho chuỗi cửa hàng, chuỗi siêu thị, tâm tâm thương mại,…. Phần mềm Gold MEM tích hợp nhiều tính năng để hỗ trợ bạn trong vấn đề quản lý thông tin khách hàng và nhanh chóng gửi các chương trình khuyến mãi, ưu đãi đến khách hàng thân thiết:

• Quản lý hồ sơ khách hàng.
• Quản lý điểm tích lũy.
• Quản lý hoạt động cấp thẻ cho khách hàng.
• Quản lý nhận thưởng.

Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết CRM24

Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết CRM24 là giải pháp được nhiều khách hàng lựa chọn. Phần mềm mang đến những lợi ích cho doanh nghiệp như: Duy trì mối quan hệ và giữ chân khách hàng, dễ dàng quản lý thông tin khách hàng hay theo dõi các giao dịch khách hàng thân thiết nhanh chóng và xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

Các tính năng của phần mềm CRM24 bao gồm:

• Quản lý thông tin khách hàng.
• Quản lý mức độ tiềm năng của nhóm khách hàng cụ thể.
• Quản lý liên lạc với từng đối tượng khách hàng.

Phần mềm quản lý khách hàng thân thiết hiện nay đang được nhiều đơn vị lựa chọn và sử dụng để giải quyết những khó khăn trong việc quản lý, chăm sóc khách hàng. Nếu bạn muốn tối ưu hóa quá trình làm việc của toàn bộ nhân viên trong tổ chức và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, có thể tham khảo top 6 phần mềm được gợi ý trong bài viết trên đây.