Phần mềm quản lý doanh nghiệp được đánh giá là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp công ty kiểm soát hiệu quả các nguồn lực, tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không phải phần mềm nào cũng phù hợp để sử dụng. Dưới đây là danh sách một số phần mềm giúp quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất.

Những khó khăn khi không dùng phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Một doanh nghiệp có rất nhiều phòng ban, nhiều vấn đề cần quan tâm mà đôi khi 1 người, 2 người không thể xử lý hết được. Lúc này dùng phần mềm quản trị doanh nghiệp được đánh giá là rất cần thiết. 

Với những công ty không sử dụng các phần mềm này có thể sẽ gặp phải những khó khăn như:

• Khó khăn trong quản lý dữ liệu

Có nhiều dữ liệu trong một công ty, một tổ chức. Nó bao gồm dữ liệu về tài chính, nhân sự, thông tin khách hàng,… Điều đáng nói là những dữ liệu này nằm ở các phòng ban khác nhau nên thường rải rác nhiều nơi. Chính vì vậy, lãnh đạo không thể kiểm soát thông tin, dữ liệu trong toàn bộ doanh nghiệp và có thể bị bỏ lỡ nhiều thông tin quan trọng.

• Khó khăn khi quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự gồm tuyển dụng, tiếp nhận ứng viên, quản lý hồ sơ của nhân viên, chấm công, tính lương, làm bảo hiểm, đãi ngộ,… Nếu không dùng phần mềm quản lý thì rất khó kiểm soát được. Bên cạnh đó, khó khăn trong việc quản lý nhân sự còn là giao việc đúng người, phân công công việc đúng năng lực và giám sát hiệu quả mà nhân viên đó mang lại. Với những doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên, nếu thực hiện thủ công sẽ rất tốn thời gian.

• Khó khăn khi báo cáo

Kiểm soát báo cáo tài chính khó khăn nếu như doanh nghiệp thực hiện thủ công. Bởi các báo cáo thu chi, lợi nhuận, doanh thu,… phải cập nhật theo từng ngày, từng tuần với số lượng lớn. Các nhà lãnh đạo cần nắm bắt kịp thời để phân tích, đánh giá tình hình công ty, từ đó đưa ra chiến lượng phù hợp. Nếu không dùng phần mềm quản lý, việc tổng hợp, phân tích sẽ khó khăn hơn.

• Khó khăn khi kiểm soát hàng hóa ra, vào

Với các doanh nghiệp sản xuất, sự đa dạng trong mẫu mã, màu sắc, chủng loại sẽ khiến việc kiểm soát khó khăn hơn, tốn nhân lực, thời gian và chi phí. Người quản lý không thể nắm được lượng hàng tồn kho  trong từng ngày, từng tuần và khó khăn trong việc nhập hàng.

Có nên sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ miễn phí?

Các phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí thường không mất tiền, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên nó có nhiều hạn chế, bất cập cho người dùng như:

• Không đầy đủ tính năng: Vì miễn phí nên có một số chức năng bị giới hạn, doanh nghiệp không thể sử dụng toàn bộ chức năng để phục vụ nhu cầu quản trị.
• Giới hạn thời gian: Thông thường, phiên bản miễn phí chỉ cho bạn dùng trong khoảng thời gian cố định, điều này có thể gây gián đoạn quá trình vận hành của doanh nghiệp.
• Rủi ro bảo mật thông tin: Những thông tin quan trọng của doanh nghiệp có thể bị rò rỉ ra bên ngoài và gây nguy hiểm cho công ty.
• Khó khăn trong cài đặt và sử dụng: Thông thường, các phần mềm quản lý đều sẽ có người hướng dẫn bạn sử dụng. Nhưng nếu bạn dùng bản miễn phí thì sẽ cần tự cài đặt, tự tìm hiểu và đôi khi nó gây khó khăn trong quá trình sử dụng.
• Không đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp: Phiên bản miễn phí thường được dùng cho mọi doanh nghiệp, vậy nên nó không để đáp ứng được những yêu cầu đặc thù của công ty.

Vì sao doanh nghiệp của bạn nên sử dụng phần mềm quản lý?

Có thể nói, phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là rất cần thiết. Vì sao lại như vậy?

• Giúp kiểm soát toàn bộ nguồn lực trong công ty

Các phần mềm hiện nay đều có thể kiểm soát, phân bổ và theo dõi toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như mua hàng, nhập kho, bán hàng, quản lý tài chính, nhân sự,… Nhờ đó, nó giúp kiểm soát dòng tiền, giảm tối đa chi phí hoạt động. Với doanh nghiệp sản xuất, nó giúp kiểm soát hàng hóa, hoạt động bán hàng, mua hàng. Phần mềm cũng cho phép doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tốt hơn, kiểm soát tốt nguồn lực sản xuất.

• Tiết kiệm thời gian, nhân lực cho toàn doanh nghiệp

Phần mềm quản trị doanh nghiệp cho phép công ty có thể kiểm soát một khối lượng công việc lớn mà không cần quá nhiều nhân viên. Đồng thời, toàn bộ kết quả thực hiện được lưu trên hệ thống theo thời gian thực nên lãnh đạo có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào mà không cần phải liên hệ quá nhiều bộ phận.

Đọc thêm

• Top 6 Công Cụ Quản Trị Doanh Nghiệp Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

• Gia tăng khách hàng

Nhiều phần mềm hiện nay có thể giúp quản trị quan hệ khách hàng. Tính năng này cung cấp cho doanh nghiệp đầy đủ công cụ của 1 phần mềm chăm sóc khách hàng, tích hợp cùng nhiều công cụ marketing online giúp thu thập nhiều data.

• Phần mềm giúp tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp

Khi dùng phần mềm, doanh nghiệp sẽ giữ chân được khách hàng cũ và gia tăng khách hàng mới, qua đó giúp tăng doanh thu bán hàng. Với tính năng quản trị bán hàng liên kết với quản trị tài chính, doanh nghiệp có thể kiểm soát dễ dàng dòng tiền thu về và giảm tối đa khả năng thất thoát doanh thu.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trên thị trường hiện nay có khá nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ, gây khó khăn cho doanh nghiệp khi lựa chọn. Có một số tiêu chí doanh nghiệp cần biết khi quyết định chọn mua phần mềm quản lý bạn nên biết là:

• Cung cấp cái nhìn tổng quát về doanh nghiệp: Một phần mềm quản lý tốt là phần mềm có thể kết nối được tất cả các phòng ban. Qua đó, một bức tranh tổng quát về các hoạt động của công ty sẽ được tổng hợp nhanh chóng, kịp thời, chính xác nhất.
• Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp hiệu quả: Doanh nghiệp có thể quản trị hàng tồn kho, quản trị chi phí, qua đó giảm giá thành sản phẩm và tăng khả năng cạnh tranh. Với những công ty có nhiều chi nhánh thì phần mềm này càng quan trọng hơn bao giờ hết vì nó có thể đo lường hiệu suất làm việc.
• Phần mềm giúp tăng tính tuân thủ của nhân viên: Lựa chọn phần mềm co thể giúp nhân viên tuân thủ quy trình, tăng tính chuyên nghiệp và tăng được năng suất làm việc, qua đó doanh nghiệp sẽ dễ dàng đón nhận nhân tài, nhà đầu tư và khách hàng.
• Phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Với những doanh nghiệp nhỏ và vừa, bạn hãy chọn những phần mềm với những tính năng vừa đủ, không nên chọn phần mềm quá nhiều hạng mục vì sẽ khó dùng và cũng không dùng đến.
• Công nghệ của phần mềm: Bạn không nên chọn những phần mềm sử dụng công nghệ lỗi thời. Hãy chọn những sản phẩm phù hợp với hiện tại và có khả năng dùng được trong cả tương lai.

Top 8 phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất hiện nay

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, không khó để tìm được những địa chỉ cung cấp phần mềm quản lý cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số sản phẩm được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng.

Phần mềm ERP quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ Amis.vn

Amis.vn là phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ do công ty Misa của Việt Nam phát hành. Misa vốn được biết đến là công ty đã có 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phân phối phần mềm và là đối tác của hơn 200.000 doanh nghiệp trong nước.

Amis.vn được đánh giá là giải pháp phần mềm ERP hữu hiệu, tích hợp nhiều chức năng  chung của doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất. Doanh nghiệp sẽ không phải dùng phần mềm kế toán, nhân sự, tiền lương,… riêng lẻ mà tất cả được tích hợp trong 1 phần mềm duy nhất giúp quản lý chặt chẽ, tổng quan hơn.

Ưu điểm của phần mềm:

• Giảm được những sai sót bởi nó tận dụng tốt việc kế thừa dữ liệu giữa các phân hệ có liên quan trực tiếp với nhau. Quy trình thống nhất, thông tin đầu ra giữ các bộ phận, công việc này là đầu vào của bộ phận kia nên tiết kiệm nhiều thời gian, giảm tối đa sai sót và hạn chế những rủi ro không đáng có.
• Làm việc tại nền tảng Cloud giúp nhân viên và lãnh đạo có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. Người quản lý có thể xem báo cáo theo thời gian thực ngay trên điện thoại và kế toán có thể đóng thuế ngay tại nhà.
• Phần mềm có đầy đủ phân hệ giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể như: Bán hàng, mua hàng, tài chính kế toán, nhân sự, marketing, tài sản,…
• Kết nối dễ dàng với những phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm chữ ký số, phần mềm quản lý nhà hàng để giúp doanh nghiệp thống nhất thông tin từ đầu vào đến đầu ra.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ Oracle

Oracle JD Edwards EnterpriseOne là phần mềm quản lý doanh nghiệp phát triển trên nền tảng điện toán đám mây và cung cấp nhiều ứng dụng, công cụ ERP cho các công việc về tài chính, nhân lực, phân phối và sản xuất. Oracle có thể đáp ứng mọi yêu cầu cho các doanh nghiệp từ nhỏ, vừa đến lớn.

Sản phẩm mang đến những tính năng như quản lý tài chính, quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, quản lý vòng đời tài chính, quản trị nhân sự,…

Ưu điểm của phần mềm:

• Oracle cung cấp bản nâng cấp 2 năm một lần cho doanh nghiệp. Những gì bạn cần làm là kết nối internet và việc cập nhật sẽ tiến hành tự động, nhờ đó nó giúp doanh nghiệp cập nhật được tính năng mới mà không tốn kém chi phí.
• ERP Oracle có khả năng phát triển cùng doanh nghiệp của bạn, các công cụ và tính linh hoạt của phần mềm sẽ giúp quy trình quản lý kinh doanh được tự động hóa. Nhờ đó, bạn có thể tận dụng khả năng này trên con đường cải tiến kỹ thuật.
• Phần mềm có khả năng bảo mật dữ liệu khá tốt. Đặc biệt, khi các bản cập nhật được triển khai tự động, hệ thống của bạn cũng được đảm bảo không bị rò rỉ thông tin.
• Oracle JD Edwards EnterpriseOne cung cấp một bộ công cụ toàn diện nhưng doanh nghiệp cũng có thể yêu câu tích hợp bên thứ 3 có sẵn.
• Sản phẩm được mệnh danh là giải pháp hàng đầu trong ngành với khả năng thực thi cao nhất. Nhờ vậy mà rất nhiều nhà lãnh đạo tin tưởng dùng phần mềm để đơn giản hóa hệ thống thông tin, bổ sung tính năng mới và bảo mật tốt hơn.
• Phần mềm cũng giúp tiếp cận khách hàng tốt hơn, phản hồi nhanh hơn, cải thiện độ chính xác của đơn đặt hàng và nó được đánh giá là cơ sở dữ liệu tích hợp quy trình kinh doanh hiện đại nhất, tốt nhất.

Phần mềm SAP Business One

Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ SAP Business One tích hợp rất nhiều module phù hợp với nhiều doanh nghiệp khác nhau từ sản xuất, bán lẻ đến dịch vụ và tốt cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm dựa trên nền tảng đám mây, tích hợp nhiều chức năng như: Quản lý tài chính, hàng tồn kho, vận hành đơn hàng, chăm sóc khách hàng,… Bạn không còn phải dùng riêng phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp mà có thể tích hợp vào một phần mềm chung.

Phần mềm cũng hỗ trợ các giao dịch đa nền tảng và có đa ngôn ngữ, phù hợp với các doanh nghiệp trên toàn cầu. Đây là phần mềm customize, tức là có thể nhận chỉnh sửa theo nhu cầu khách hàng dựa trên những nền tảng sẵn có. 

Ưu điểm của phần mềm:

• Cách thức vận hành vô cùng đơn giản, linh hoạt, giao diện thân thiện với người dùng và ai cũng có thể dùng được. Người dùng có thể dễ dàng vận hành phần mềm ngay cả khi không có nhiều kiến thức về lĩnh vực công nghệ thông tin.
• Dễ dàng phát triển hoặc thay đổi lên hệ thống SAP All In One nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
• Nhanh chóng triển khai trong thời gian ngắn, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí của doanh nghiệp.
• Đây là phần mềm có giá thành hợp lý và dễ dàng nâng cao năng suất làm việc cho các doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp nhỏ.
• SAP Business One có thể tùy chỉnh và mở rộng giúp đáp ứng nhu cầu kinh doanh cụ thể của từng công ty.
• Có thể kết nối chi nhánh với trụ sở, kết nối công ty thành viên với đối tác trong cùng 1 hệ thống.
• SAP Business One tích hợp toàn bộ chức năng cốt lõi trong doanh nghiệp như: Bán hàng, tài chính, quan hệ khách hàng, nhân sự, tiền lương,…

Phần mềm quản lý Microsoft Dynamic cho doanh nghiệp

Microsoft Dynamic là phần mềm của nước ngoài và được bán tại các đại lý ở Việt Nam. Nó tích hợp chức năng của phần mềm quản lý vào ERP và phát triển nhiều tính năng mới để tạo ra các ứng dụng thông minh giúp hỗ trợ quản lý chức năng của doanh nghiệp. Những chức năng đó là: Dịch vụ khách hàng, bảo hành bảo trì, quản lý dự án, hoạt động vận hành, marketing,…

Microsoft Dynamic có thể dùng được trên iOS, Android, Windows Phone và có thể làm việc mà không cần kết nối dữ liệu. Các dữ liệu sẽ tự đồng bộ hóa sau khi kết nối được thiết lập.

Ưu điểm của phần mềm Microsoft Dynamic:

• Microsoft Dynamic là nền tảng có thể dùng cho nhân viên bán hàng cũng như các phòng ban trong công ty. Là một sản phẩm của Microsoft, nó hoạt động tốt với những phần mềm như Excel, Word, Powerpoint cùng các module bổ trợ như quản lý kho, kế toán tài chính.
• Giao diện phần mềm khá đơn giản, dễ dùng và không lộn xộn, phù hợp cho cả những ai kém công nghệ.
• Tích hợp trí tuệ nhân tạo tự động giúp cung cấp, phân tích báo cáo, dự đoán bán hàng thông minh qua phần mềm quản lý.
• Dữ liệu cập nhật theo thời gian thực giúp bạn kiểm soát được toàn bộ quy trình mua bán hàng. Qua đó, lãnh đạo biết được điều gì sẽ xảy ra trên chuỗi cung ứng, từ đó có thể tối đa hóa quy trình sản xuất.
• Duy trì được chất lượng và tính nhất quán từ mọi nơi trên thiết bị với nền tảng lưu trữ điện toán đám mây. Nó cũng cho phép bạn thời gian xuất ra sản phẩm tốt hơn, không cần lo lắng về bảo trì hệ thống.

Xem thêm

• Top 6 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Và In Hóa Đơn Hiệu Quả Nhất

Open Bravo

Open Bravo đang là phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ được rất nhiều công ty lựa chọn để tối ưu hóa quy trình làm việc của công ty. Phần mềm này được phát triển dựa trên mã nguồn mở nên chạy rất tốt ở bất kỳ trình duyệt web nào. Open Bravo phù hợp với quy trình làm việc hiện đại, logic và hoạt động điều hành của những cá nhân, quản lý tổ chức cụ thể.

Ưu điểm của phần mềm:

• Với cấu trúc thiết kế 3 lớp, cách thức khai báo đơn giản và linh hoạt, Bravo dễ dàng bổ sung tính năng, phân hệ khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất. Các tính năng cũng được nâng cấp, mở rộng, bổ sung cùng với hệ thống cũ mà không gây ảnh hưởng đến sự hoạt động của phần mềm hiện tại.
• Nhiều công ty có các chi nhánh nhỏ đặt ở nhiều điểm khác nhau, dữ liệu phát sinh sẽ phân phối dàn trải trong không gian rộng. Bravo sẽ giúp xử lý dữ liệu này trên mạng LAN/WAN, lên báo cáo cho từng đơn vị thành viên và gộp chung dữ liệu thành một báo cáo tổng thể.
• Các phần mềm quản trị hoạt động có thể được sử dụng đơn giản trên điện thoại, máy tính bảng hay dùng qua những trình duyệt web phổ biến như Chrome, Coccoc,… Đồng thời, những hệ thống này kết nối dữ liệu với Bravo để tối ưu công tác quản trị doanh nghiệp, cung cấp thông tin tức thời, chính xác nhằm đưa ra những kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
• Bravo giúp xử lý, chuẩn hóa, bù trừ dữ liệu giữa các công ty con và công ty tổng để báo cáo tài chính hợp nhất cho tập đoàn.
• Sản phẩm có thể liên kết dữ liệu với những phần mềm khác một cách dễ dàng. Nó cũng kết nối với hệ thống ngoại vi như máy chấm công, đọc mã vạch, thiết bị kiểm kho,… để ghi nhận dữ liệu.

Vntrip TMS

Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ Vntrip TMS được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Với Vntrip TMS, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát các khoản công nợ, giảm thiểu tối đa những công việc cho nhân viên và giúp tăng năng suất lao động. Đây là phần mềm ERP Việt Nam được chuyên gia đánh giá cao.

Đến nay, phần mềm đã được nhiều công ty sử dụng như: Ngân hàng MB, Fecon, BKAV, Lotte, Panasonic,…

Ưu điểm của phần mềm Vntrip TMS

• Tối ưu công tác quản lý trong doanh nghiệp nhờ hệ thống báo cáo chi tiết, đầy đủ đến các phòng ban. Người quản lý sẽ không cần tốn quá nhiều thời gian để quản lý hóa đơn, chứng từ theo phương pháp truyền thống.
• Nhân viên và người quản lý có thể dễ dàng sử dụng sản phẩm ở mọi nền tảng, mọi thiết bị, dễ dàng kiểm soát công việc.
• Phần mềm còn cung cấp vé máy bay, phòng khách sạn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đặt vé, đặt phòng.
• Với mức công nợ hợp lý, thời gian đối soát lên đến 45 ngày, doanh nghiệp có thể dễ dàng tối ưu được dòng tiền của mình.
• Phần mềm có thể thanh toán đa dạng, nhanh chóng và xuất hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp nếu cần.

Phần mềm ERPViet

ERPViet là phần mềm quản lý được xây dựng dựa trên nền tảng mã nguồn mở Odoo. Nó được tạo ra bởi hàng nghìn nhà phát triển, chuyên gia kinh tế, giúp tối ưu năng suất làm việc cho doanh nghiệp.

Sản phẩm có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp, khả năng kết nối mạnh mẽ, giao diện thân thiện với người dùng và dễ dàng sử dụng ở mọi thiết bị. Nhờ những điểm đó, ERPViet gần đây được nhiều công ty lựa chọn để quản lý doanh nghiệp.

Ưu điểm của phần mềm:

• Phần mềm có giá cả hợp lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, không cần tốn kém mua bản quyền.
• Tích hợp tất cả các tính năng quản lý doanh nghiệp chỉ trong một phần mềm duy nhất.
• Giao diện dễ nhìn, thân thiện và có thể dễ dàng tùy chỉnh theo mục đích của công ty.
• Hoạt động dựa trên mục tiêu của khách hàng, nhờ đó nó gắn liền với quá trình quản trị của doanh nghiệp.
• Đặc biệt, ERPViet tích hợp chặt chẽ với các công cụ Digital Marketing giúp doanh nghiệp nhận được nhiều data mới.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ Trustsale

Với những doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thì Trustsale thực sự là một sự lựa chọn hoàn hảo. Phần mềm tích hợp nhiều công nghệ hiện đại giúp tối đa hóa nguồn nhân lực, tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả bán hàng.

Ưu điểm của phần mềm:

• Giao diện đơn giản và trực quan, dễ dùng với thiết bị sẵn có. Mặc dù mỗi nhân viên quản lý một khâu riêng nhưng không gây tách biệt, tất cả đều nhất quán và đồng bộ.
• Tối ưu hóa việc kinh doanh trên Facebook với tính năng quản lý tin nhắn, bình luận, đồng thời ẩn bình luận thông minh, cài đặt theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Dù ở bất kỳ đâu bạn cũng có thể cập nhật được tình hình của doanh nghiệp mà không lo bị gián đoạn.
• Các tùy chọn rất linh hoạt, cho phép người dùng chỉnh sửa theo nhu cầu, theo mô hình hoạt động của công ty.
• Quản lý nhân viên dễ dàng, quản lý khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới đơn giản, thuận tiện nhất.

Trên đây là 8 phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất, được nhiều công ty sử dụng nhiều nhất hiện nay. Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh cũng như khả năng tài chính của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất để giúp tối ưu chi phí và gia tăng lợi nhuận.