Quản lý khách hàng là một trong những công việc mà bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào cũng muốn xây dựng và phát triển. Tuy nhiên trong quá trình quản lý sẽ không tránh khỏi những khó khăn, hạn chế gây ảnh hưởng đến quy trình làm việc của các bộ phận và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Giải pháp đưa ra cho bạn đó chính là các phần mềm quản lý khách hàng miễn phí được tổng hợp trong bài viết dưới đây.

Quản lý khách hàng hiện nay gặp phải những khó khăn gì?

Khách hàng là yếu tố quan trọng tạo ra doanh thu, lợi nhuận và giúp doanh nghiệp phát triển. Bất kỳ tổ chức nào cũng muốn hoạt động quản lý khách hàng thuận lợi, tuy nhiên thực tế doanh nghiệp lại gặp không ít khó khăn.

Thông tin khách hàng phân tán, không tập trung

Một trong những khó khăn lớn nhất mà các doanh nghiệp hiện đang phải đối mặt đó là dữ liệu hoặc thông tin quan trọng liên quan đến khách hàng không được đồng nhất, tập trung mà phân tán ở nhiều hệ thống bán hàng hoặc kênh điện tử. Điều này gây cản trở rất lớn trong vấn đề khai thác và tìm hiểu về đối tượng khách hàng của doanh nghiệp. Hơn nữa nếu doanh nghiệp không nắm bắt được hết thông tin khách hàng sẽ khó có thể thực hiện các chương trình khuyến mãi để thu hút và tăng tỷ lệ chuyển đổi mua hàng.

Cập nhật dữ liệu chậm trễ

Trong hoạt động kinh doanh, việc doanh nghiệp không kịp thời nắm bắt được hành vi khách hàng dẫn đến sự chậm trễ trong công tác quản lý cũng là vấn đề đáng lo ngại. Thông thường hành vi và thói quen mua hàng của khách hàng luôn thay đổi theo thời gian, nhu cầu. Đặc biệt trong thời buổi kinh tế có nhiều biến động, nếu bạn không nhanh chóng cập nhật dữ liệu khách hàng có thể đánh giá sai về nhu cầu, khả năng mua sắm của họ. Điều này gây ảnh hưởng đến các chiến lược quảng bá sản phẩm và bán hàng của doanh nghiệp.

Báo cáo thủ công mất nhiều thời gian

Hiện nay có không ít các tổ chức vẫn đang sử dụng các thức làm việc, quản lý thủ công, do đó vấn đề báo cáo cũng mất nhiều thời gian, thậm chí có thể sai sót. Chính vì vậy, thời gian quản trị không được tối ưu, ngược lại còn gây ảnh hưởng đến nhiều quy trình làm việc của các bộ phận, phòng ban khác.

Khó khăn khi xây dựng chính sách, ưu đãi khách hàng

Việc quản lý và lưu trữ thông tin liên quan đến khách hàng nhằm mục đích cuối cùng là mang đến doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó nếu bạn chỉ tập trung tổng hợp và thống kê nguồn dữ liệu khách hàng thôi sẽ chưa đủ, doanh nghiệp cần có những chính sách ưu đãi, chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi để thu hút và giữ chân khách hàng. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt hoạt động này. Lý do là bởi họ không nắm rõ thông tin, nhu cầu khách hàng và không đưa ra được định hướng phù hợp.

Không tìm ra được tập khách hàng tiềm năng

Khách hàng tiềm năng chính là đối tượng giúp doanh nghiệp có cơ hội phát triển, tăng doanh thu và lợi nhuận. Vấn đề xác định đúng đối tượng khách hàng tiềm năng cũng gây ra cho doanh nghiệp không ít khó khăn. Khi việc quản trị nguồn thông tin trở nên yếu kém, hoạt động quản lý không tốt, tổ chức sẽ không tìm được tập khách hàng tiềm năng và thỏa mãn nhu cầu của họ.

Thực tế cho thấy, công tác quản lý khách hàng luôn gặp rất nhiều khó khăn. Điều các doanh nghiệp cần làm đó là xác định được những khó khăn mình đang gặp phải và tìm ra giải pháp khắc phục. Lúc này, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng miễn phí – công cụ quản trị doanh nghiệp thông minh để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất kinh doanh.

Ưu nhược điểm của phần mềm quản lý khách hàng miễn phí

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong công tác quản trị, giúp bạn giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu suất kinh doanh. Những ưu nhược điểm của phần mềm quản lý khách hàng miễn phí bao gồm:

Xem thêm: Top 11 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Tốt Nhất Hiện Nay

Ưu điểm:

• Các phần mềm miễn phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí đầu tư, vận hành. Bạn có thể tải về, cài đặt và sử dụng lâu dài mà không cần chi trả bất kỳ khoản tiền nào.
• Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí có giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng nên toàn bộ nhân viên và quản lý có thể dễ dàng làm quen cũng như thuần thục các thao tác mà không mất quá nhiều thời gian.
• Với những tính năng cơ bản nhất, phần mềm này giúp doanh nghiệp bản giải quyết được rất nhiều khó khăn liên quan đến hoạt động quản lý khách hàng, từ đó hỗ trợ tăng tỷ lệ khách mua hàng, tăng doanh thu và lợi nhuận.

Nhược điểm:

• Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí thường không được trang bị đầy đủ tính năng cần thiết. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, lượng khách hàng nhiều, công việc đòi hỏi yêu cầu cao thì loại phần mềm nào có thể không đáp ứng được những gì doanh nghiệp cần.
• Phần mềm miễn phí có tính bảo mật không cao, thông tin dễ bị rò rỉ ra bên ngoài hoặc kẻ xấu có thể lợi dụng, tấn công hệ thống dữ liệu quan trọng.
• Khi sử dụng phần mềm miễn phí, bạn sẽ không nhận được nhiều sự hỗ trợ từ nhà cung cấp như đối với các phần mềm có phí.

4 lợi ích của phần mềm quản lý khách hàng miễn phí

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí, doanh nghiệp có thể nhận được những lợi ích như:

Quản lý toàn bộ thông tin khách hàng

Phần mềm thông minh hỗ trợ bạn cập nhật, lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng, lịch sử giao dịch. Hệ thống lưu trữ thông tin một cách minh bạch với tính năng lọc và sắp xếp thông dữ liệu thông minh. Nhờ đó nhân viên có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, cập nhật và đối chiếu dữ  liệu, điều này giúp tiết kiệm được đáng kể thời gian.

Tăng tỉ lệ chốt sale

Với cách làm việc và quản lý truyền thống, thông tin khách hàng được lưu trữ dưới dạng sổ sách hoặc file lưu bằng văn bản rất dễ thất lạc. Trong khi đó, phần mềm này mang đến cho bạn nhiều kịch bản để cung cấp cho khách hàng tất cả bảng giá được cập nhập tự động, đồng bộ. Đồng thời hỗ trợ bạn có thể làm bảng báo giá cho khách hàng mới với đa dạng sản phẩm khác nhau một cách nhanh chóng. Nhờ đó bạn có thể tự tin đàm phán, thương thảo với khách hàng những thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ.

Giúp bảo vệ tài sản doanh nghiệp

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí cho phép nhà quản trị phân quyền cho từng nhân viên. Khi đó chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập, chỉnh sửa hay thực hiện các thao tác với những dữ liệu có trên hệ thống. Điều này đảm bảo tính riêng tư, không sợ bị lộ thông tin ra bên ngoài.

Tham khảo: Top 5 Phần Phần Mềm Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp Hiệu Quả

Dễ dàng phân tích dữ liệu doanh nghiệp

Phần mềm quản lý khách hàng giúp bạn theo dõi được các số liệu liên quan đến tỷ lệ bán hàng, năng suất làm việc, danh sách nhân viên, doanh số bán hàng,…. Các số liệu này được thể hiện một cách khoa học thành dạng biểu đồ thể hiện sự tăng trưởng nên nhà quản trị cũng dễ dàng đánh giá hiệu suất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tương tự như phần mềm quản lý kho, bạn có thể kiểm soát được thông tin kho hàng, lượng hàng tồn kho, hàng xuất nhập và công nợ của khách hàng.

Tính năng của phần mềm

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí bao gồm một số tính năng cơ bản như:

• Quản lý thông tin khách hàng tự động: Mọi thông tin liên quan đến khách hàng như họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email, lịch sử mua hàng sẽ được tự động và lưu trữ đồng bộ trên hệ thống phần mềm. Bên cạnh đó, tính năng này còn giúp bạn sắp xếp, phân loại khách hàng để thuận tiện cho việc theo dõi và đánh giá cũng như đưa ra được những chiến lược phù hợp.
• Quản lý lịch hẹn: Không giống như khi quản lý lịch hẹn trên sổ sách và excel, việc quản lý đặt lịch hẹn trên phần mềm thông minh giúp bạn sắp xếp lịch và theo dõi trạng thái dịch vụ được đặt. Khi đó bạn có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn và tạo ra nhiều cơ hội bán hàng hơn.
• Theo dõi lịch sử mua hàng của khách: Với tính năng này, người dùng có thể dễ dàng theo dõi hành trình mua hàng hay sử dụng dịch vụ của khách hàng, giúp doanh nghiệp nắm bắt được toàn bộ quá trình từ khi khách đến cửa hàng cho tới khi khách ra về. Bạn cũng dễ dàng giải đáp các thắc mắc hoặc hỗ trợ khách hàng về vấn đề khiếu nại, bảo hành sản phẩm hay chủ động khắc phục lỗi nhanh chóng.
• Tích hợp tổng đài chăm sóc khách hàng: Khi doanh nghiệp của bạn sử dụng nhân viên tư vấn sản phẩm và chăm sóc khách hàng, tính năng này sẽ hỗ trợ toàn bộ quá trình tư vấn. Nếu có khách hàng gọi điện thoại đến, thông tin dạng Popup sẽ tự động hiện trên màn hình để nhân viên có thể dễ dàng trao đổi với khách ngay trên hệ thống phần mềm.

Top 13 phần mềm quản lý khách hàng miễn phí tốt nhất

Nếu đang tìm kiếm phần mềm quản lý khách hàng miễn phí tốt nhất, bạn không nên bỏ qua top 13 được tổng hợp dưới đây:

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí TrustSales

TrustSales là phần mềm quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay. Phần mềm này có tích hợp nhiều kênh thương mại điện tử như Lazada, Tiki, Facebook, hỗ trợ doanh nghiệp trả lời tin nhắn của khách hàng nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, phần mềm cũng chia lượng khách inbox cho từng nhân viên hiệu quả, lên đơn hàng tự động và chuyển đơn hàng cho đơn vị vận chuyển.

Các tính năng của phần mềm TrustSales bao gồm: Quản lý kho hàng, quản lý bán hàng tại cửa hàng, quản lý nhân viên, quản lý công nợ khách hàng, quản lý thông tin khách hàng, gửi tin nhắn SMS và email marketing tự động.

Tìm hiểu thêm: Review 4 Phần Mềm Quản Lý Công Nợ Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Phần mềm Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM là phần mềm quản lý khách hàng được nghiên cứu và phát triển bởi Microsoft. Phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây,  tập trung vào các lĩnh vực như bán hàng, dịch vụ khách hàng, tiếp thị. Phần mềm Microsoft Dynamics CRM có ưu điểm là tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft như Outlook, Office, Dynamics GP nên vô cùng tiện lợi khi sử dụng. Hiện nay, phần mềm này đã có ứng dụng trên điện thoại di động hệ điều hành Android, IOS và máy tính bảng để người dùng dễ dàng trong quá trình làm việc.

Phần mềm quản lý khách hàng Hubspot CRM

Hubspot CRM là công cụ quản lý quan hệ khách hàng giúp bạn theo dõi được tập khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại một cách hiệu quả. Thông qua phần mềm, bạn có thể quản lý dễ dàng thông tin khách hàng, theo dõi hoạt động của nhân viên, đồng bộ hóa với gmail và Outlock, trò chuyện với khách hàng hiện tại và tiềm năng trong thời gian thực.

Hubspot CRM hiện nay được trang bị đầy đủ các tính năng để có thể đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản để có thể sử dụng miễn phí.

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng miễn phí SalesForce

SalesForce là phần mềm quản lý thông tin khách hàng, hỗ trợ người dùng tổng hợp các thông tin cơ bản của từng khách hàng một cách nhanh chóng. Ngoài ra, SalesForce cũng giúp bạn dễ dàng tiếp cận với khách hàng hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ và đẩy mạnh doanh số bán.

Những tính năng của phần mềm SalesForce bao gồm: Quản lý thông tin khách hàng; Theo dõi báo cáo doanh thu hàng ngày; Quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên, tương tự phần mềm quản lý công việc; Hỗ trợ đưa ra các chương trình khuyến mãi cho khách hàng,…

Phần mềm quản lý Sapo POS

Sapo POS là một trong những phần mềm quản lý khách hàng được các doanh nghiệp đánh giá cao, hỗ trợ các hoạt động quản lý từ nhân viên, khách hàng, hàng hóa, tồn kho,… Nhờ phần mềm, bạn có thể tiết kiệm được đến 80% thời gian và chi phí cho việc thuê nhân sự, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng, đơn giản hơn.

Một số tính năng của phần mềm Sapo POS bao gồm: Quản lý thông tin khách hàng; Lọc và phân loại khách hàng; Thiết lập chính sách chiết khấu, khuyến mãi cho khách hàng; Gửi tin nhắn SMS, email marketing tự động; Hỗ trợ báo cáo doanh thu, lợi nhuận,…

Xem thêm: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Phần mềm quản lý khách hàng CRM miễn phí Zoho CRM

Zoho CRM cũng là một trong những phần mềm quản lý khách hàng miễn phí bạn không nên bỏ qua. Phần mềm này giúp người dùng quản lý dữ liệu khách hàng, đồng thời hỗ trợ giải quyết tất cả các vấn đề liên quan cũng như xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng. Zoho CRM có thiết kế giao diện đơn giản, dễ sử dụng, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Bạn có thể sử dụng phần mềm Zoho CRM với các tính năng như: Quản lý thông tin khách hàng chi tiết; Tự động hóa lực lượng bán hàng; Quản lý khách hàng tiềm năng; Quản lý các giao dịch khách hàng,…

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng miễn phí CrmViet

CrmViet là phần mềm quản lý khách hàng miễn phí, được thiết kế dành riêng cho các nghiệp vụ quản lý thông tin khách hàng. CrmViet có ưu điểm đó là được trang bị nhiều tính năng quản lý chuyên nghiệp, hỗ trợ người dùng quản lý các vấn đề liên quan đến khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý khách hàng CrmViet bao gồm: Quản lý thông tin khách hàng một cách chi tiết bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ, ngày sinh; Gửi tin nhắn tự động thông qua ứng dụng SMS được tích hợp sẵn trong phần mềm; Hỗ trợ báo cáo chi tiết doanh số bán hàng hoặc báo cáo doanh thu theo khách hàng; Tính năng thực hiện cuộc gọi trực tiếp từ phần mềm; Hỗ trợ quản lý khách hàng thông qua kênh bán hàng Facebook.

Phần mềm quản lý khách hàng KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý khách hàng được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay, gây ấn tượng với quy trình vận hành đơn giản, chuyên nghiệp. Bạn hoàn toàn có thể thông qua máy tính, điện thoại, máy POS cầm tay để thực hiện các thao tác và sử dụng các tính năng của phần mềm. Ngoài việc hỗ trợ quản lý khách hàng, KiotViet còn hỗ trợ hoạt động bán hàng, nhận đơn, chuyển đơn, quản lý thu chi, xuất nhập kho, quản lý dữ liệu khách hàng đơn giản và nhanh chóng.

Một số tính năng của phần mềm KiotViet bao gồm: Quản lý chi tiết thông tin khách hàng; Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu lịch sử bán hàng; Điều chỉnh công nợ, thanh toán với khách hàng; Dễ dàng nhập xuất dữ liệu ra file excel; Tính năng quản lý khách hàng theo từng chi nhánh; Hỗ trợ kết nối với các đơn vị vận chuyển,….

Phần mềm Fastwork

Phần mềm CRM Fastwork có thể hỗ trợ quản lý tiến độ dự án trực tuyến, giúp người dùng dễ dàng tất cả các công việc, dự án trên một hệ thống tập trung, trực tuyến. Đặc biệt phần mềm giúp quản lý thông tin chi tiết khách hàng hiệu quả. Fastwork cung cấp miễn phí kho Landing page với hơn 500 giao diện, hơn 100 popup cho hơn 20 ngành nghề khác nhau nhằm hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động marketing.

Ngoài ra, phần mềm Fastwork cũng hỗ trợ nhân viên chăm sóc khách hàng thông qua các kịch bản Email marketing được thiết lập sẵn. Bạn cũng có thể dễ dàng quản lý tập trung database khách hàng và dữ liệu khách hàng tập trung trên một nền tảng trực tuyến.

Phần mềm quản lý danh sách khách hàng miễn phí GetFly

GetFly là phần mềm quản lý khách hàng thông minh, giúp người dùng dễ dàng quản lý và chăm sóc khách hàng một cách toàn diện. Đồng thời GetFly còn hỗ trợ việc chăm sóc khách hàng, từ đó tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực và góp phần tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Các tính năng của phần mềm quản lý khách hàng miễn phí GetFly bao gồm: Quản lý chi tiết thông tin khách hàng, hỗ trợ gửi tin nhắn SMS và email marketing tự động, tích hợp với tổng đài VolP, hỗ trợ báo cáo thống kê liên quan đến khách hàng một cách chi tiết.

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí Bravo

Bravo là phần mềm quản lý khách hàng và quan hệ khách hàng tiện dụng, giúp nhân viên kinh doanh dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả. Phần mềm cung cấp cho nhà quản lý các công cụ hỗ trợ như thống kê, phân tích tình hình kinh doanh cũng như đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên.

Thông qua phần mềm Bravo, bạn có thể: Cập nhật thông tin và phân loại dữ liệu khách hàng để xác định khách hàng tiềm năng và chi theo từng vùng, địa lý; Ghi nhận các giao dịch của khách hàng từ khi lập kế hoạch bán hàng đến khi hoàn thành; Quản lý báo giá và hợp đồng của nhân viên; Quản lý chi tiết các thông tin về chương trình khuyến mãi, chiết khấu, ưu đãi nhằm thu hút khách hàng.

Phần mềm AZ CRM

AZ CRM là công cụ hỗ trợ thông minh giúp người dùng tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ và đẩy mạnh doanh số bán hàng. Những hồ sơ liên quan đến khách hàng hay các giao dịch đều được lưu trữ rõ ràng, đồng bộ trên hệ thống phần mềm, hỗ trợ quá trình làm việc diễn ra tiện lợi và hữu ích nhất.

Hệ thống AZ CRM được trang bị 18 tính năng cơ bản, giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất với việc nắm bắt được thông tin liên về khách hàng. Ngoài ra, phần mềm còn giúp người dùng trong việc quản lý toàn bộ thông tin, dữ liệu và quản lý các thông tin này theo trình tự chuyên nghiệp nhất.

Phần mềm quản lý khách hàng DIP

DIP cũng là một trong những phần mềm quản lý khách hàng miễn phí đang được ưa chuộng nhất hiện nay. Phần mềm mang đến khả năng quản lý khách hàng một cách dễ dàng, chính xác. Những thông tin liên quan đến khách hàng được lưu trữ để doanh nghiệp có thể tiến hành phân tích và tìm ra cơ hội kinh doanh mới để có thể phát triển hơn.

Các tính năng của phần mềm DIP bao gồm: Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng, hỗ trợ phân loại, tùy chỉnh nhóm khách hàng theo đặc thù riêng; Quản lý chi tiết thông tin sản phẩm; Chủ động thiết lập nguồn đến khách hàng, hỗ trợ hoạt động báo cáo, thống kê dễ dàng, chính xác.

Trên đây là những thông tin chi tiết về phần mềm quản lý khách hàng miễn phí. Hy vọng thông qua bài viết, bạn đọc đã có thêm kiến thức về công cụ thông minh này, từ đó lựa chọn cho doanh nghiệp mình phần mềm phù hợp để tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.