Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề các doanh nghiệp rất quan tâm vì nhân sự có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình làm việc cũng như hiệu suất hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên thực tế hiện nay việc theo dõi, phân bổ và đánh giá nguồn nhân lực còn nhiều hạn chế, bất cập. Để có thể khắc phục tình trạng này, các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng công cụ hỗ trợ. Bài viết này sẽ giới thiệu tới bạn đọc top 11 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất hiện nay.

Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Một doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì các vấn đề xoay quanh việc quản lý, phân bổ nhân lực càng nhiều. Kể cả những nhiệm vụ tưởng chừng rất đơn giản cũng trở nên phức tạp. Hiện nay đa số các doanh nghiệp đều gặp những khó khăn chung liên quan đến việc quản lý nhân sự.

Đầu tiên là vấn đề dư thừa và thiếu hụt nguồn nhân sự. Rất nhiều tổ chức gặp phải tình huống hoạt động kinh doanh sa sút, bộ máy vận hành cồng kềnh dẫn đến vấn đề dư thừa nhân sự. Ngược lại, khi hoạt động kinh doanh phát triển, nhu cầu về nhân sự sẽ tăng cao, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hụt nhân viên. Dù là hiện tượng thừa hay thiếu nguồn nhân sự cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tiếp đến là vấn đề doanh nghiệp không thỏa mãn nhu cầu nhân viên về chính sách đãi ngộ. Nguyên nhân có thể là do người quản lý chưa theo sát quá trình làm việc của nhân sự để có những đánh giá chính xác, khách quan về khả năng, sự cống hiến của họ, từ đó đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp. Ngoài ra, việc tính toán lương thưởng, chế độ đãi ngộ cho nhân viên của nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công, dẫn đến khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự tăng cao nhưng hiệu quả không đạt yêu cầu.

Một trong những vấn đề đáng ngại nhưng lại thường xuyên xảy ra trong các công ty Việt Nam đó là tỷ lệ luân chuyển lao động cao. Khi không có chế độ đãi ngộ tốt, không tìm được cơ hội thăng tiến, nhân viên thường tìm đến môi trường làm việc mới. Điều này làm mất nhiều thời gian, công sức, chi phí cho doanh nghiệp, có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh doanh nghiệp về lâu dài và làm giảm hiệu quả kinh doanh.

Cũng bởi những vấn đề này, việc quản lý nhân sự theo cách thức truyền thống không còn được ưa chuộng, thay vào đó, các tổ chức tìm đến công cụ hỗ trợ thông minh, đặc biệt là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí.

Ưu nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Phần mềm quản lý nhân sự là một ứng dụng được tạo ra dựa trên nền công nghệ thông tin và tảng kỹ thuật số. Chức năng chính của phần mềm là hỗ trợ vấn đề quản lý, tối ưu hóa các nhiệm vụ hàng ngày liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Cũng bởi vậy, phần mềm quản lý nhân sự chính là giải pháp tốt nhất trong việc quản lý, theo dõi và đánh giá nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Hiện nay rất nhiều đơn vị đã và đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí. Công cụ quản trị doanh nghiệp này mang đến những ưu nhược điểm như:

Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí:

• Chi phí thấp: Khi sử dụng phần mềm miễn phí, doanh nghiệp không cần trả tiền để có thể sử dụng, cài đặt, do đó tiết kiệm được chi phí đáng kể.
• Được cộng đồng hỗ trợ: Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí được hỗ trợ bởi một cộng đồng gồm nhiều lập trình viên, nhà phát triển và người dùng. Do đó bạn có thể dễ dàng được tư vấn, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khắc phục lỗi nếu có.
• Tính linh hoạt: Phần mềm miễn phí thường được thiết kế vô cùng linh hoạt, cho phép người dùng thoải mái tùy chỉnh các tính năng, phân hệ để đáp ứng những nhu cầu và kế hoạch kinh doanh cụ thể.
• Tránh sự ràng buộc với nhà cung cấp: Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc bảo trì, cải tiến, thiết lập các chương trình phù hợp mà không cần liên hệ nhà cung cấp. Điều này vừa giúp tiết kiệm thời gian, vừa nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý.

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí:

• Tính bảo mật không cao: Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí có thể không được chú trọng nhiều về công nghệ nên không thể bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng có những đơn vị cung cấp không uy tín nên tiềm ẩn nhiều rủi ro vì có thể dữ liệu quan trọng bị đánh cắp.
• Thiếu tính đồng bộ kỹ thuật: Thông thường tính đồng bộ và thống nhất của phần mềm chỉ xuất hiện ở các phần mềm trả phí. Nhiều phần mềm miễn phí thiếu yếu tố này nên quá trình làm việc bị ảnh hưởng nhiều.
• Không có tính năng nâng cao: Các phần mềm miễn phí thường chỉ được trang bị những tính năng cơ bản. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn với nhiều yêu cầu cao thì phần mềm này có thể không đáp ứng được những gì bạn mong muốn.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Hiện nay phần mềm quản lý nhân sự miễn phí đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Lợi ích mà các loại phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất mang đến cho doanh nghiệp bao gồm:

Dễ dàng quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên

Phần mềm thông minh bên cạnh việc lưu trữ những thông tin nhân viên cơ bản như tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại,… còn có thể hỗ trợ quản lý ngày giờ làm việc của nhân viên để biết nhân viên đó đi làm có đúng giờ không. Ngoài ra thông qua phần mềm bạn còn biết được doanh thu theo thời gian thực của từng nhân viên cũng như dễ dàng đối chiếu trách nhiệm khi hàng hóa có sự nhầm lẫn, sai sót.

Tiết kiệm thời gian

So với việc quản lý nhân sự bằng cách truyền thống, bạn phải ghi chép sổ sách, giấy tờ bằng tay và mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin thì với ứng dụng quản lý nhân sự, có thể giúp bạn tiết kiệm đến đến 50% thời gian, công sức. Mọi thông tin được lưu trữ trên hệ thống, bạn chỉ cần vài thao tác để nhập liệu hay tìm kiếm thông tin.

Hỗ trợ tính lương thưởng nhanh chóng

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí giúp người dùng kiểm soát, theo dõi và tính lương cho nhân viên một cách dễ dàng hơn. Tránh được sự nhầm lẫn, sai sót trong quá trình làm việc với sổ sách, giấy tờ như cũ. Đặc biệt doanh thu hàng tháng của nhân viên được kiểm soát ngay trên ứng dụng, quản lý sẽ dễ dàng đánh giá được ai là người có doanh thu cao, hiệu quả làm việc tốt để đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp.

Tiết kiệm chi phí

Việc sử dụng phần mềm miễn phí, bạn không cần trả các khoản tiền giống như đối với phần mềm có phí. Mặc dù là phần mềm free nhưng vẫn đảm bảo có đầy đủ các tính năng cần thiết, đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự của các tổ chức vừa và nhỏ. Do đó bạn có thể tiết kiệm được đáng kể chi phí đầu tư, vận hành.

Tính năng của phần mềm

Các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất thường bao gồm các tính năng cơ bản như:

Tính năng tuyển dụng nhân sự

Khi thiếu hụt nhân sự khiến các doanh nghiệp gặp nhiều trở ngại trong quá trình phát triển. Do đó phòng nhân sự sẽ áp lực hơn trong vấn đề tuyển dụng. Giờ đây, tính năng tuyển dụng nhân sự giúp sàng lọc nhanh chóng, gợi ý cho bạn các ứng viên tiềm năng và hỗ trợ kết nối dễ dàng với các kênh tuyển dụng. Ngoài ra, phần mềm còn tối ưu hóa quy trình từ khi tìm kiếm ứng viên đến quá trình liên hệ phỏng vấn, onboarding. Nhờ đó phòng nhân sự sẽ kịp thời tuyển chọn được người tài giỏi, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Tính năng quản lý thông tin nhân sự

Tính năng này cung cấp cho người dùng biểu mẫu để thu thập thông tin một cách dễ dàng và có thể tổng hợp thành bảng trình bày đẹp mắt. Bạn sẽ dễ dàng tương tác, đối chiếu 2 chiều thông qua việc cấp quyền cho nhân viên để họ chỉnh sửa thông tin. Đồng thời người quản lý sẽ kiểm tra, gửi yêu cầu bổ sung thông tin nếu cần thiết.

Ngoài ra, thông qua phần mềm, việc quản lý, truy xuất và tìm kiếm thông tin cũng diễn ra nhanh chóng vì mọi dữ liệu đều được lưu trữ chung trên một nền tảng thống nhất.

Tính năng quản lý lương

Công việc tính lương được thực hiện vào cuối tháng, thường làm mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót nếu làm thủ công. Tính năng quản lý lương của phần mềm thông minh sẽ làm hạn chế phát sinh những mâu thuẫn và thời gian sửa đổi, đảm bảo tính chính xác cao. Khi lương được chuyển đến đúng hạn sẽ tạo động lực cho nhân viên làm việc tích cực hơn. Bên cạnh đó, việc áp dụng xu hướng quản lý nhân sự theo phân tích chuyên sâu được tích hợp trong phần mềm sẽ giúp các công việc được thực hiện dễ dàng hơn khi cơ sở dữ liệu được đồng bộ và thống nhất trên một nền tảng.

Tính năng quản lý nghỉ phép

Tính năng quản lý nghỉ phép giúp khắc phục được những sai sót, hạn chế khi quản lý vấn đề nghỉ phép của nhân viên bằng giấy tờ truyền thống. Phần mềm quản lý nhân sự cho phép bạn tùy chỉnh biểu mẫu theo yêu cầu cụ thể để dễ dàng bao quát các tính huống nghỉ phép khác nhau như nghỉ ốm, nghỉ phép năm, nghỉ thâm niên, nghỉ thai sản, nghỉ việc không tính lương,…

Top 11 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất hiện nay

Bạn đọc có thể tham khảo top 11 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất hiện nay để lựa chọn cho doanh nghiệp của mình công cụ hỗ trợ phù hợp:

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Apptivo

Apptivo có dung lượng lưu trữ lên đến 500MB, cho phép dùng miễn phí và không giới hạn người sử dụng. Phần mềm được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, với khả năng linh hoạt tích hợp với các ứng dụng  khác. Thông qua phần mềm Apptivo, bạn có thể quản lý nhân viên dễ dàng, đồng thời hỗ trợ vấn đề tuyển dụng, theo dõi nghỉ phép, trao đổi thông tin giữa các phòng ban. Đặc biệt Apptivo bao gồm cả phần mềm quản lý khách hàng, quản lý kinh doanh, dự án và tiếp thị.

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất – Perfect HRM

Perfect HRM cung cấp giải pháp tổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân sự và tiền lương. Những tính năng cơ bản của phần mềm này bao gồm: Quản lý bảo hiểm xã hội, quản lý thuế thu nhập cá nhân, truy vấn động, lập báo cáo nhanh, hỗ trợ chức năng tìm kiếm. Phần mềm Perfect HRM có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, đặc biệt có phiên bản miễn phí dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Phần mềm SSOFT LUCKY HRM

Phần mềm SSOFT LUCKY HRM được thiết kế nhằm phục vụ nhu cầu quản lý nhân sự của các doanh nghiệp Việt Nam. SSOFT LUCKY HRM cho phép quản lý tổng thể các hoạt động chung liên quan đến nhân sự. Những thông tin về quản lý đào tạo, hợp đồng lao động, tuyển dụng nhân sự cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến doanh nghiệp lớn đều được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống và người dùng dễ dàng làm việc với cơ sở dữ liệu này.

Phần mềm Web Human Resource

Nếu đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất, bạn không nên bỏ qua Web Human Resource. Phần mềm này dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho phép dùng miễn phí và hỗ trợ quảng cáo cho 10 nhân viên sử dụng. Phần mềm Web Human Resource hiện nay được tin dùng bởi 9000 khách hàng từ khắp mọi nơi trên thế giới, hỗ trợ bạn trong việc theo dõi chấm công, tuyển dụng, tính lương,….

Phần mềm Zoho People

Đây là phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong việc quản lý, kiểm soát và đánh giá nguồn nhân lực, nhờ đó toàn bộ quy trình làm việc được tiến hành dễ dàng, bạn không cần tùy chỉnh toàn bộ chương trình. Phần mềm Zoho People được thiết kế đơn giản, linh hoạt, cho phép người dùng quản lý các hoạt động của nhân viên bao gồm: Quản lý hồ sơ, quản lý ngày phép, chấm công.

Phần mềm quản lý nhân sự HR-Manager

HR-Manager giúp người dùng quản lý hồ sơ doanh nghiệp thông qua cơ sở dữ liệu tập trung. Bạn có thể lưu trữ hồ sơ nhân viên, xây dựng mô hình quản lý nhân sự chuyên nghiệp với nhiều phòng ban khác nhau. HR-Manager sẽ hỗ trợ bạn có cái nhìn đúng đắn nhất về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp để dễ dàng khai thác và sử dụng nguồn lực tốt hơn.

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Deskera

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Deskera cung cấp cho người dùng một phiên bản free và một phiên bản dạng SaaS với chi phí 75$ mỗi tháng. Đây là phần mềm dành cho các doanh nghiệp có quy mô khá lớn, do đó có thể giải quyết được những vấn đề rất rộng của quản lý nhân sự. Những tính năng của Deskera bao gồm quản lý bảng chấm công, tuyển dụng, báo cáo thời gian,…

Phần mềm SimpleHRM

Phần mềm quản lý nhân sự SimpleHRM là giải pháp dành cho các doanh nghiệp nhỏ, bao gồm cả bản có phí và miễn phí. Thông qua phần mềm, bạn có thể xử lý đa dạng các vấn đề liên quan đến nhân sự bao gồm: Quản lý chi phí, quản lý nghỉ phép, chấm công, báo cáo, quản lý thông tin nhân viên. Giao diện của phần mềm SimpleHRM rất đơn giản, dễ sử dụng, kể cả với những người không có nhiều kiến thức về phần mềm và máy tính.

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất – iHCM

iHCM là hệ thống quản trị nhân sự đầu tiên phát triển theo xu hướng hiện đại, được trang bị nhiều tính năng hữu ích, giúp người dùng quản lý nhân sự một cách khoa học, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Phần mềm này hỗ trợ đa ngôn ngữ cho cả doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài. Đồng thời các phân hệ được xây dựng một cách linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu người dùng.

Phần mềm quản lý nhân sự online miễn phí FAST HRM

Đây là phần mềm quản lý nhân sự online miễn phí, tích hợp nhiều công cụ quản lý nhân viên. FAST HRM hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin nhân sự, tính lương, chấm công, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Phần mềm này còn cung cấp hệ thống báo cáo trực quan, đa dạng để nhà quản trị đơn giản hóa công việc kiểm soát và đánh giá đội ngũ nhân sự của mình.

Phần mềm Lotus Pro

Lotus Pro là giải pháp quản trị nguồn nhân lực toàn diện, cung cấp cho người dùng khả năng tự xây dựng công thức chấm công tính lương cho nhân viên trong từng giai đoạn khác nhau. Nhờ công nghệ xử lý đa nền tảng, bạn có thể sử dụng phần mềm trên các thiết bị thông minh như Smartphone, ứng dụng và nền tảng web. Đặc biệt doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh giao diện, chức năng để phù hợp với nhu cầu và mục đích cá nhân.

Trên đây là tổng hợp 11 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí tốt nhất cho bạn đọc tham khảo. Các phần mềm này đều có thể hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp trong vấn đề quản lý, kiểm soát, theo dõi và đánh giá nhân viên, do đó là giải pháp mà các công ty hiện đại đang tìm kiếm.