Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng không tránh khỏi những khó khăn, rủi ro nhất định, bao gồm bán hàng văn phòng phẩm. Đây là lĩnh vực thu hút sự quan tâm của nhiều người, tuy nhiên với cách quản lý truyền thống, bạn sẽ khó có thể phát triển hoặc thu về mức doanh thu, lợi nhuận như mong muốn. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp cho bạn 11 phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm hiệu quả nhất, giúp bạn khắc phục khó khăn, hạn chế này.

Những khó khăn khi quản lý văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là một mặt hàng không kén người dùng, bên cạnh đó nhu cầu tiêu thụ loại hàng này luôn ở mức cao. Vì vậy đây được xem là sự lựa chọn phù hợp cho những ai đang có nhu cầu khởi nghiệp. Tuy nhiên để quản lý được các hoạt động bán hàng của cửa hàng văn phòng phẩm không phải là điều dễ dàng.

Với số lượng sách, dụng cụ học tập, thiết bị đa dạng, nhiều mẫu mã, chủ cửa hàng khó có thể ghi nhớ được hết các sản phẩm, vị trí và mức giá của chúng. Điều này gây hạn chế khi tìm mặt hàng khách yêu cầu hoặc khó khăn trong việc thanh toán, làm mất nhiều thời gian.

Bên cạnh đó, khi quản lý bằng sổ sách truyền thống hay sử dụng Excel vẫn tồn tại nhiều hạn chế, chưa có sự linh hoạt, thường xuyên xảy ra sai sót, nhầm lẫn, gây mất thời gian Ngoài ra, tại văn phòng phẩm có nhiều mặt hàng nhỏ lẻ, giá thấp, nếu không được thống kê cụ thể, bạn sẽ khó có thể tính toán được doanh thu, lợi nhuận bán hàng theo thời gian thực hay số tiền bán ra của từng sản phẩm cụ thể.

Một trong những khó khăn đối với các văn phòng phẩm đó là không thể theo sát hoạt động của nhân viên, do đó có thể xảy ra tình trạng nhân viên gian lận, gây thất thoát đáng kể.

Nhằm giúp chủ cửa hàng khắc phục được những hạn chế kể trên, tạo cơ hội phát triển hoạt động kinh doanh, phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm ra đời.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm miễn phí?

Hiện nay có rất nhiều loại phần mềm quản lý bán hàng, cả phiên bản có phí và miễn phí. Cũng bởi vậy nhiều người băn khoăn có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm miễn phí không.

Loại phần mềm miễn phí có cả ưu và nhược điểm nhất định, do đó bạn nên tìm hiểu thông tin về các công cụ này, đồng thời dựa vào nhu cầu thực tế và khả năng tài chính của doanh nghiệp để đưa ra quyết định chọn loại phần mềm hỗ trợ phù hợp.

Ưu điểm:

• Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí không yêu cầu người dùng trả bất kỳ khoản tiền nào cho việc cài đặt, sử dụng, do đó bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí đầu tư, vận hành.
• Phần mềm miễn phí thường được thiết kế với giao diện đơn giản, thân thiện, do đó bạn không mất nhiều thời gian để làm quen và thành thạo các thao tác.
• Phần mềm được trang bị nhiều tính năng hữu ích, giúp chủ cửa hàng khắc phục được những khó khăn, hạn chế, tối ưu hóa quy trình bán hàng và thu về doanh thu, lợi nhuận cao.

Nhược điểm:

• Loại phần mềm này thường chỉ phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, có quy trình bán hàng không quá phức tạp và không đòi hỏi nhiều tính năng nâng cao. Đối với những tổ chức quy mô lớn, công việc nhiều, phần mềm miễn phí thường không có đầy đủ tính năng để hỗ trợ.
• Khi sử dụng miễn phí, bạn sẽ không được hỗ trợ nhiều như các phần mềm trả phí. Do đó khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra, bạn sẽ phải tự tìm hiểu và khắc phục.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm

Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm sẽ mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể như:

Hỗ trợ quản lý hàng hóa thông minh

Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm giúp chủ cửa hàng phân loại được từng loại hàng hóa theo từng nhóm, danh mục, phụ thuộc vào giá cả, màu sắc, thương hiệu,…. Điều này giúp cho hoạt động quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng dù cửa hàng có hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể theo dõi được số lượng hàng hóa có tại văn phòng phẩm, kể cả khi số lượng này có sự giao động trong quá trình mua bán.

Quản lý kho hàng dễ dàng

Tại các cửa hàng văn phòng phẩm, không chỉ lượng hàng hóa tại quầy rất nhiều mà những mặt hàng trong kho cũng đa dạng. Nếu quản lý thủ công sẽ mất  rất nhiều thời gian cho việc kiểm kê, sắp xếp, tìm kiếm. Phần mềm thông minh sẽ giúp bạn thống kê tất cả hàng hóa có trong kho, từ đó chủ cửa hàng sẽ biết được loại hàng nào sắp hết cần nhập thêm, sản phẩm nào tồn kho nhiều, cần bán nhanh. Bên cạnh đó, nhân viên và quản lý tiết kiệm được đáng kể thời gian kiểm kho hay tìm kiếm hàng hóa.

Xem thêm: TOP 17+ Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Giúp quy trình bán hàng chuyên nghiệp

Thông qua các tính năng của phần mềm, bạn có thể rút gọn được quy trình bán hàng chỉ với một vài thao tác đơn giản. Bên cạnh đó, khi thông tin sản phẩm được cập nhật trên hệ thống, việc tìm hàng hóa theo nhu cầu của khách hoặc quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, đảm bảo sự chính xác. Khi đó khách hàng sẽ hài lòng và hình ảnh cửa hàng bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Quản lý dòng tiền đơn giản

Phần mềm quản lý thông minh này cung cấp cho người dùng các bản báo cáo thu chi, giúp nhà quản lý nắm được doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng ngày, tuần, tháng, năm. Từ đó chủ cửa hàng sẽ biết được nguồn tiền ở đâu, những khoản chi nào không hợp lý để có sự điều chỉnh phù hợp. Đồng thời bạn cũng nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Hỗ trợ chăm sóc khách hàng

Thực tế, 80% doanh thu của cửa hàng đến từ khách hàng cũ, bên cạnh đó việc chăm sóc khách hàng cũ sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với việc tìm kiếm khách hàng mới. Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm sẽ giúp bạn làm điều này. Tính năng lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý lịch sử mua hàng của từng khách sẽ giúp bạn quản lý và chăm sóc khách hàng một cách dễ dàng, hiệu quả.

Những tính năng của phần mềm

Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm thường được trang bị những tính năng cơ bản sau:

Quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm cho phép bạn cập nhật dữ liệu bán hàng liên tục. Mọi sản phẩm bán ra hoặc nhập vào cửa hàng đều được ghi nhận trên hệ thống. Nhờ đó, bạn sẽ biết được những sản phẩm nào bán chạy để có kế hoạch nhập về, tránh tình trạng thiếu hàng gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, bạn cũng nắm được những sản phẩm nào bán chậm, đang tồn kho nhiều để đưa ra quyết định tổ chức chương trình khuyến mãi, giảm giá, xả hàng,….

Người dùng có thể thực hiện thao tác bán hàng lấy tiền mặt ngay hoặc ghi nợ trên hệ thống phần mềm. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ tính năng trừ tiền chiết khấu, khuyến mãi cho khách hàng ngay trên hóa đơn.

Quản lý cửa hàng

Tính năng này giúp người dùng cập nhật dữ liệu liên tục trên hệ thống, đồng thời bạn có thể quản lý từ xa thông qua các thiết bị điện tử mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng. Nhờ đó vấn đề quản lý cửa hàng, theo dõi nhân viên được tiến hành dễ dàng mà không lo thất thoát hàng hóa.

Thông qua phần mềm, mọi báo cáo về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tình hình xuất nhập hàng hóa cũng được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Chủ cửa hàng có thể dễ dàng nắm bắt mọi thông tin về dòng tiền và đánh giá được tình hình kinh doanh, hoạt động buôn bán của cửa hàng.

Tham khảo: Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Quản lý nhân viên

Tính năng quản lý nhân viên tương tự phần mềm quản lý nhân sự, mang đến nhiều lợi ích cho người dùng. Trên hệ thống phần mềm cho phép bạn chia ca cho từng nhân viên, hỗ trợ theo dõi doanh số bán hàng của nhân viên, từ đó đánh giá được hiệu quả công việc và đưa ra chính sách lương thưởng phù hợp nhất.

Ngoài ra, để tránh được tình trạng nhân viên tự truy cập vào hệ thống để sửa thông tin bán hàng và thực hiện hành vi gian lận, phần mềm quản lý cung cấp tính năng phân quyền. Khi đó bạn có thể cài đặt quyền truy cập, chỉnh sửa thông tin cho từng nhân viên, kiểm soát chặt chẽ quy trình làm việc của họ, tránh sai sót, nhầm lẫn và thất thoát không đáng có cho cửa hàng.

Quản lý khách hàng

Bên cạnh các tính năng nổi bật trên, người dùng còn có thể sử dụng tính năng quản lý khách hàng, giống với phần mềm quản lý khách hàng. Bạn dễ dàng lưu lại thông tin cần thiết khách như tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ, đơn mua,… để thuận tiện trong quá trình thực hiện các chương trình tri ân khách hàng.

Việc quản lý các chương trình khuyến mãi cũng được thực hiện ngay trên hệ thống của phần mềm thông qua hoạt động lưu trữ giao dịch của khách, từ đó bạn sẽ biết được ai là khách hàng thân thiết để tiến hành chăm sóc, chiết khấu, tích điểm,…

Ngoài ra, đối với những khách hàng mua nợ, hệ thống sẽ hỗ trợ quản lý chi tiết công nợ bằng các công cụ tự động, giống như phần mềm quản lý công nợ khách hàng. Nhờ đó, bạn sẽ đưa ra được những cảnh báo công nợ chậm trễ thời hạn trả để theo dõi được dòng tiền tại cửa hàng một cách chính xác nhất.

Top 11 phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm tốt nhất

Nội dung dưới đây sẽ tổng hợp tới bạn đọc top 11 phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm tốt nhất hiện nay:

Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm online được nhiều cửa hàng tin dùng, hỗ trợ công tác quản lý đơn giản, dễ dàng hơn. Thông qua các tính năng của phần mềm, chủ cửa hàng có thể đạt được hiệu suất kinh doanh tốt hơn việc quản lý, bán hàng theo cách truyền thống.

Phần mềm quản lý KiotViet cho phép người dùng cập nhật, lưu trữ thông tin mã vạch, tên, mã, loại hàng chi tiết và chính xác. Bên cạnh đó, công cụ quản trị doanh nghiệp này cũng hỗ trợ chủ kinh doanh nắm bắt rõ ràng lượng hàng tồn kho, kịp thời nhập hàng khi sắp hết và hạn chế được thất thoát cho cửa hàng. Đặc biệt mọi thao tác, thuộc tính trên phần mềm được cập nhật tự động, dữ liệu được sao lưu nhanh chóng, chính xác.

Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm Mona Media

Mona Media là phần mềm được thiết kế và phát triển bởi công ty Mona Media – doanh nghiệp chuyên thiết kế website, lập trình các phần mềm, ứng dụng thuộc đa dạng lĩnh vực khác nhau. Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm Mona Media có giao diện bắt mắt, thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng. Khi sử dụng công cụ này, các đầu sách, vật dụng văn phòng phẩm được phân loại cụ thể trên hệ thống, giúp nhân viên và quản lý dễ dàng thực hiện công việc của mình.

Phần mềm này cũng cho phép thống kê chi tiết, cụ thể số lượng, thời gian hàng hóa xuất hoặc nhập kho, hiển thị và tính toán chính xác từng đơn hàng. Thông qua các tính năng của Mona Media, bạn cũng có thể theo dõi công việc của từng nhân viên, sắp xếp nhiệm vụ cho từng người để tối ưu năng suất công việc, tương tự như phần mềm quản lý công việc.

Phần mềm quản lý bán hàng Sapo

Sapo được biết đến là phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm, nhà sách tiện lợi, hữu ích và phổ biến. Phần mềm giúp người dùng phân loại sách theo chủ đề, hình thức, nội dung. Bạn cũng có thể phân loại, sắp xếp các vật dụng văn phòng phẩm như bút, thước,… hợp lý hơn, giúp cho việc quản lý hàng hóa diễn ra hiệu quả, tối ưu.

Bên cạnh đó, mọi lịch sử nhập xuất hàng hóa, đổi trả hàng từ nhà sản xuất cũng được tự động cập nhật, lưu trữ trên hệ thống. Chủ cửa hàng cũng dễ dàng theo dõi công nợ từ khách hàng, nhà cung cấp một cách chính xác để có kế hoạch thanh toán hoặc thu hồi công nợ kịp thời.

Một số tính năng của phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm Sapo bao gồm: Quản lý đầu sách và văn phòng phẩm, quản lý xuất nhập hàng, quản lý kho sách, quản lý chương trình khuyến mãi, tích điểm khách hàng,…

Phần mềm VsoftBMS Bookstore

VsoftBMS Bookstore là phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm được thiết kế bởi công ty Vsoft. Phần mềm này được ra mắt khá lâu, đã trải qua nhiều phiên bản cập nhật và hiện giờ được khách hàng đánh giá cao. VsoftBMS Bookstore có nhiều tính năng nổi bật, hỗ trợ điều khiển từ xa, do đó bạn không cần có mặt tại cửa hàng vẫn nắm bắt được chi tiết hoạt động kinh doanh tại cửa hàng của mình.

Các tính năng của phần mềm VsoftBMS Bookstore bao gồm: Quản lý sách theo từng mục, quản lý thông tin khách hàng, theo dõi đơn hàng, hỗ trợ xuất hóa đơn, báo giá, trả hàng hoặc ký gửi,…

Tìm hiểu thêm: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Và In Hóa Đơn Hiệu Quả Nhất

Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm Faceworks

Faceworks cũng là cái tên được nhiều người nhắc đến trong danh sách phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm. Phần mềm này được trang bị đầy đủ các tính năng hỗ trợ người dùng tối ưu hoạt động bán hàng và đạt được hiệu suất kinh doanh tốt nhất. Thông qua Faceworks, bạn có thể bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý chương trình khuyến mãi, hỗ trợ đổi trả cho khách một cách nhanh chóng, chính xác.

Ngoài ra, Faceworks cũng tích hợp một số tính năng cập nhật dữ liệu liên tục, hỗ trợ trích xuất dữ liệu và báo cáo nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác, hỗ trợ hoạt động quản lý ở mọi lúc, mọi nơi, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian.

Phần mềm quản lý Nhanh.vn

Nhanh.vn là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, được đánh giá là tiết kiệm, tiện lợi, hữu ích trong việc quản lý cửa hàng văn phòng phẩm, dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc có nhiều chi nhánh.

Thông qua phần mềm, bạn có thể dễ dàng nhập liệu và phân loại sách, thiết bị, vật dụng theo chủ đề, thuộc tính khác nhau. Nhanh.vn cho phép bạn lưu trữ thông tin không giới hạn. Đồng thời công cụ này có giao diện thân thiện, giúp chủ cửa hàng quản lý kho hàng thông minh thông qua mã vạch. Bạn chỉ cần in tem mã vạch tên sản phẩm và kết hợp sử dụng máy quét để nắm bắt được số lượng hàng còn lại trong kho.

Bên cạnh đó, phần mềm Nhanh.vn có thể đếm số lượng người vào cửa hàng, từ đó bạn có thể kiểm soát được chính xác tiến độ bán hàng của cửa hàng và linh động trong việc sử dụng các chương trình khuyến mãi, ưu đãi cho khách.

Phần mềm Misa eShop

Misa eShop là phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với nhiều ngành nghề, loại hình kinh doanh, từ quy mô nhỏ lẻ đến các chuỗi cửa hàng lớn. Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm Misa eShop mang đến cho người dùng giải pháp quản lý toàn diện, thông minh, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Các tính năng của phần mềm Misa eShop bao gồm: Hỗ trợ quản lý số lượng đầu sách, thiết bị văn phòng phẩm; Cho phép người dùng kiểm tra hàng hóa thông qua mã vạch; Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho chính xác, nhanh chóng; Cho phép kiểm tra hàng hóa thông qua mã vạch; Quản lý chương trình khuyến mãi; Cho phép xuất file báo cáo chi tiết, đầy đủ đến từng kênh hoặc từng chi nhánh.

Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm TPOS

Đây là một trong những phần mềm quản lý cửa hàng sách, văn phòng phẩm mang đến cho người dùng những trải nghiệm tốt với nhiều tính năng thông minh, giúp tiết kiệm công sức, chi phí và thời gian cho cả quản lý và nhân viên.

TPOS hỗ trợ người dùng xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, từ việc bán hàng đến chăm sóc khách hàng, quản lý thông tin. Phần mềm này có thể bảo mật thông tin khách hàng, đồng thời giúp tăng sự tương tác giữa cửa hàng và khách. TPOS cũng hỗ trợ bạn thiết lập và quản lý ngân sách các chương trình khuyến mãi và triển khai một cách đồng bộ giúp thu hút khách hàng, tăng doanh số bán ra.

Đặc biệt, công cụ này có chức năng phân quyền rõ ràng cho nhân viên và quản lý để đảm bảo an toàn thông tin, giảm thiểu sự thất thoát trong quá trình làm việc.

Phần mềm quản lý bán hàng Loyverse

Loyverse là phần mềm mang đến giải pháp công nghệ tối ưu cho đa dạng các mô hình kinh doanh, trong đó bao gồm cửa hàng văn phòng phẩm, nhà sách. Phần mềm Loyverse được thiết kế thông minh, có khả năng tương thích với nhiều thiết bị máy tính, điện thoại, máy tính bảng, giúp người dùng thuận tiện trong việc theo dõi mọi hoạt động của cửa hàng mình.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm Loyverse bao gồm: Quản lý hoạt động bán hàng, quản lý lượng hàng hóa trong kho, quản lý nhân sự, cho phép quản lý nhiều chi nhánh và hỗ trợ thanh toán đa dạng hình thức.

Phần mềm Softpro

Một trong những phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm thông minh không thể bỏ qua đó là Softpro. Đây là công cụ có khả năng kết nối nhiều cửa hàng với nhau, đồng thời hỗ trợ phân nhóm, phân quyền, thiết lập bảng giá và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Đặc biệt những tính năng của phần mềm này được cập nhật, cải tiến liên tục để phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh.

Ngoài ra, phần mềm Softpro cũng cho phép người dùng kết nối với nhiều loại máy in, mã vạch, máy tính tiền, thiết bị đọc mã vạch để hỗ trợ hoạt động thanh toán nhanh chóng và chính xác hơn. Softpro cũng cung cấp tính năng quản lý từ xa, do đó dù bạn không có mặt trực tiếp tại cửa hàng cũng dễ dàng theo sát mọi hoạt động của nhân viên.

Phần mềm Timesoft

Timesoft là phần mềm quản lý bán hàng nội thất được phát triển với nhiều tính năng và ưu điểm nổi bật, hỗ trợ người dùng giải quyết những khó khăn trong quá trình quản lý, bán hàng và tăng hiệu suất kinh doanh. Timesoft giúp bạn phân loại sách theo chủ đề, ngôn ngữ, tác giả, đồng thời dễ dàng nắm bắt chi tiết các thông tin về loại sách bán chạy, lượng sách còn lại trong kho,….

Phần mềm Timesoft có tích hợp máy quét mã vạch và máy in hóa đơn, giúp nhân viên bán hàng in nhiều hóa đơn cùng lúc, tạo sự chuyên nghiệp cho cửa hàng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng giúp người dùng thiết lập các chương trình khuyến mãi, ưu đãi nhằm thu hút và giữ chân khách hàng.

Trên đây là những thông tin chi tiết về lợi ích, tính năng của phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm. Bạn đọc đang gặp những khó khăn trong việc bán hàng và quản lý văn phòng phẩm của mình, có thể tham khảo và lựa chọn một trong số 11 công cụ thông minh được tổng hợp trong bài viết trên.