Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, giờ đây việc mua bán hàng hóa trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Để tối ưu chi phí, nhân lực, nhiều cửa hàng kinh doanh cũng tích hợp sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, đặc biệt là những ai đang kinh doanh online. Vậy phần mềm quản lý bán hàng là gì, có những tính năng nào? Hãy cùng Weup tìm hiểu ngay sau đây.

Những khó khăn khi không dùng phần mềm quản lý bán hàng

Trước khi khám phá phần mềm quản lý bán hàng là gì, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi không dùng phần mềm quản lý sau đây.

• Không kiểm soát được đầu vào, đầu ra của hàng hóa

Nếu không dùng phần mềm quản lý, bạn sẽ rất khó kiểm soát được hàng hóa xuất ra, nhập vào. Đặc biệt với những mặt hàng có đa dạng chủng loại, mẫu mã, điều này lại càng là vấn đề nhiều nhà kinh doanh đau đầu. Bạn cũng không thể ghi nhớ toàn bộ thông tin sản phẩm có trong kho, xưởng hay tại chính cửa hàng.

• Không nắm được tình trạng hàng hóa ở trong kho

Dù là kinh doanh online hay offline thì việc kiểm tra hàng hóa trong kho cũng rất quan trọng và tốn khá nhiều thời gian, công sức. Vậy nên nhà quản lý sẽ không kiểm kho thường xuyên, dễ bị thất thoát hàng hóa mà không rõ nguyên nhân.

• Khó khăn khi quản lý nhân sự

Với những cách thức quản lý truyền thống, nhà quản lý sẽ không theo dõi được quá trình là việc của nhân sự. Điều này khiến bạn không đánh giá được năng lực làm việc, hiệu suất của họ và có những chế độ đãi ngộ phù hợp. Ngoài ra, nếu có những nhân viên làm việc không tốt, gian lận, bạn cũng không biết được và gây ra nhiều thất thoát cho tổ chức.

• Việc tính toán doanh thu khó khăn

Những doanh nghiệp hiện nay có số lượng hàng hóa bán ra mỗi ngày khá nhiều, nhà quản trị cần phải biết được toàn bộ thông tin liên quan đến giá cả, số lượng, sản phẩm bán chạy, sản phẩm tồn kho,… Nếu không nắm rõ được những thông tin này, nhà quản lý sẽ không biết doanh thu đến từ mặt hàng nào, nhu cầu của khách hàng là gì và khó khăn trong việc đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

• Quản lý thông tin khách hàng không hợp lý

Mỗi doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh đều có thông tin của khách hàng mới hay những khách hàng thân thiết. Khi lượng khách nhiều, nhân viên không thể kiểm soát được toàn bộ thông tin hay đáp ứng những yêu cầu của họ. Có nhiều trường hợp xảy ra tình trạng xử lý chậm khiến khách hàng có những trải nghiệm không tốt.

Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Lợi ích khi sử dụng

Phần mềm quản lý bán hàng là gì mà được nhiều doanh nghiệp sử dụng đến vậy đang là thắc mắc của nhiều người. Theo đó, phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống cung cấp đầy đủ các chức năng để giúp doanh nghiệp hay cá nhân quản lý hiệu quả các công đoạn của bán hàng. Các công đoạn đó có thể bao gồm: Nhập hàng, quản lý hàng hóa, quản lý kho, quản lý bán hàng và đơn hàng, quản lý hàng bị trả về, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng sau mua hàng,…

Có thể nói, phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được tất cả hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác nhất ở mọi nơi, mọi lúc. Bên cạnh đó, phần mềm cũng mang đến nhiều lợi ích như:

Quản lý nhân sự hiệu quả

Thông thường, các phần mềm quản lý bán hàng thường tích hợp các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự, giúp phân quyền và quản lý nhân viên dễ dàng. Với phần mềm, bạn có thể theo dõi, giám sát quá trình làm việc của nhân viên, biết được những công việc họ làm, năng lực ra sao. Qua đó, bạn sẽ điều chỉnh được chế độ lương thưởng hay những chính sách đãi ngộ phù hợp nhất cho nhân viên.

Xem thêm

• TOP 7+ Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Order Thuận Tiện Nhất

Bên cạnh đó, phần mềm cũng có khả năng lưu trữ hoạt động nếu hệ thống có sự thay đổi, giúp quản lý dễ dàng phát hiện và có những cách xử lý kịp thời. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được những thất thoát, tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động chung.

Phối hợp linh hoạt giữa phòng ban

Phần mềm quản lý cho phép điều phối, hỗ trợ các hoạt động của phòng ban trong doanh nghiệp để tăng hiệu quả trong công việc cũng quản lý hoạt động kinh doanh. Phần mềm sẽ có chế độ quản lý tập trung, quy định quá trình kinh doanh, kiểm soát hàng tồn kho, hàng bán ra, giúp cửa hàng giảm được các chi phí liên quan.

Ngoài ra, phần mềm giúp đồng bộ dữ liệu, quá trình làm việc của nhân viên. Qua đó, toàn bộ hoạt động diễn ra nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ cho việc bán hàng thuận lợi hơn, đồng thời hỗ trợ các phòng marketing, kế toán, làm việc hiệu quả hơn.

Giảm chi phí, tiết kiệm tối đa thời gian

Việc quản lý bằng cách thủ công thường tốn kém thời gian, chi phí mà chưa chắc đã hiệu quả. Trong khi đó, dùng máy móc, thiết bị công nghệ, phần mềm sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như chi phí. Đây được xem là lợi ích nổi bật nhất của phần mềm quản lý bán hàng.

Với tính năng lưu trữ thông tin, phân loại hàng hóa, quản lý thông tin khách hàng tự động, nhân viên sẽ thực hiện các thao tác nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn rất nhiều. Những giấy tờ, sổ sách cũng hạn chế sử dụng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí, đảm bảo thông tin chính xác, tránh những sai sót.

Phù hợp nhiều lĩnh vực

Hiện nay, các công ty cung cấp phần mềm đều được thiết kế phù hợp với nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Các nhà hàng, quán cafe, siêu thị, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng thời trang đều có thể sử dụng được.

Mặc dù những ngành nghề này có sự khác nhau về tính chất sản phẩm, dịch vụ, quy trình bán hàng nhưng người dùng có thể tùy chỉnh, linh hoạt để phù hợp với đặc thù kinh doanh.

Nâng cao hiệu quả kinh doanh

Các phần mềm quản lý bán hàng cũng có những tính năng tương tự với phần mềm CRM hay phần mềm ERP, có thể hỗ trợ nhân viên làm việc, quản lý các bộ phận dễ dàng, giảm thiểu những khó khăn. Đặc biệt, nó giúp bán hàng hiệu quả, tăng doanh thu cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp, tổ chức.

Với phần mềm, nhà quản trị cũng sẽ quản lý tốt đội ngũ nhân viên, theo sát quy trình quản lý kho, quản lý bán hàng hay chăm sóc khách hàng. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng khắc phục các sự cố nếu có và đảm bảo hoạt động kinh doanh đạt kết quả cao.

Cải thiện khả năng quản lý

Khi dùng phần mềm quản lý bán hàng, công việc của nhà quản lý sẽ được đơn giản hóa, có nhiều thời gian để học hỏi những cái mới và cải thiện khả năng quản lý. Nhà quản lý có thể truy cập để xem thông tin, dữ liệu, biết được tình hình kinh doanh của cửa hàng, tổ chức, kiểm soát được hàng hóa. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp việc tính toán doanh thu, lợi nhuận, thông qua báo cáo trong khoảng thời gian nhất định. Qua đó, người quản lý sẽ dễ dàng điều chỉnh chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp nhất.

Các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Đa số các phần mềm quản lý bán hàng đều có những tính năng cơ bản sau đây:

Quản lý khách hàng

Không cần dùng đến phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý bán hàng cũng có những tính năng giúp lưu trữ thông tin, giao dịch. Việc lưu trữ có sự đồng bộ và đảm bảo sự chính xác cao. Do đó, đội ngũ nhân viên bán hàng có thể dùng những số liệu này để đưa ra chiến lược bán hàng sao cho phù hợp nhất.

Tính năng này giúp duy trì dữ liệu khách, đặc biệt là khách hàng tiềm năng với các thông tin về liên hệ, giao dịch, cuộc gọi,…. Ngoài ra, phần mềm cũng có những tính năng như phân tích thói quen, nhu cầu khách hàng, tần suất mua hàng,…. giúp doanh nghiệp hiểu hơn về đối tượng khách hàng của mình.

Quản lý kho hàng

Việc quan trọng nhất của một chủ doanh nghiệp là nắm bắt được những sản phẩm có trong cửa hàng. Tuy nhiên, với những mặt hàng đa dạng mẫu mã, hàng hóa nhiều bạn sẽ không thể kiểm soát được. Lúc này, phần mềm quản lý sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bô số lượng hàng trong cửa hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho mà không cần dùng đến phần mềm quản lý kho.

Quản lý hàng hóa

Với cách làm thủ công, nhân viên sẽ khó khăn trong việc nhớ các sản phẩm, giá bán, số lượng, gây những trải nghiệm không tốt khi khách hàng mua hàng, thanh toán. Với phần mềm, bạn sẽ dễ dàng cập nhật thông tin hàng hóa nhanh chóng, chính xác.

Ngoài ra, bạn cũng dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa số lượng hàng tồn, giá bán, cập nhật thông tin khuyến mại. Qua đó, nhân viên tiết kiệm được thời gian thanh toán, khách hàng không phải chờ đợi lâu. Nhà quản lý qua đây cũng sẽ dễ dàng theo dõi hoạt động bán hàng, làm việc của nhân viên.

Quản lý nhân viên dễ dàng

Tính năng quản lý nhân viên của giải pháp cho phép phân quyền truy cập, cấp quyền dùng phần mềm phù hợp với chức vụ của nhân sự trong công ty. Bên cạnh đó, phần mềm cũng giúp giao việc, giao nhiệm vụ cho nhân viên của mình, theo dõi hoạt động làm việc của họ. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng điều phối công việc, biết nhân viên nào làm tốt và nhân viên còn yếu kém để có chiến lược phù hợp nhất.

Một số thắc mắc thường gặp khi dùng phần mềm quản lý bán hàng

Những thông tin trên đây hẳn đã giúp bạn đọc hiểu được phần mềm quản lý bán hàng là gì cũng như những tính năng của nó. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều thắc mắc, băn khoăn của người dùng khi sử dụng những giải pháp này. Hãy cùng Weup giải đáp ngay sau đây.

Doanh nghiệp có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí không?

Trên thị trường hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp. Giải pháp này có ưu điểm nhưng cũng có nhiều hạn chế. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn giải pháp có trả phí hoặc không.

Có thể bạn quan tâm

• 10+ Phần Mềm Quản Lý Kho Miễn Phí Doanh Nghiệp Nào Cũng Nên Biết

Ưu điểm

• Phần mềm miễn phí giúp đáp ứng những nhu cầu cơ bản nhất trong quản lý bán hàng, người dùng sẽ vẫn sử dụng được các tính năng như quản lý nhân viên, hàng hóa, bán hàng, doanh thu,….
• Phần mềm giúp tiết kiệm thời gian xử lý các vấn đề so với dùng phương pháp thủ công. Dữ liệu sẽ được xử lý nhanh chóng, tối ưu, chính xác.
• Phần mềm hoàn toàn không mất phí nên sẽ tiết kiệm được một khoản phí cho doanh nghiệp của bạn.

Nhược điểm

• Phần mềm miễn phí có tính bảo mật khá thấp, các thông tin dễ bị đánh cắp hay dính virus, điều này gây ra nhiều thiệt hại cho cửa hàng.
• Giải pháp không có tính năng nâng cao để người dùng thao tác, gây ra những hạn chế, gián đoạn trong quản lý kinh doanh.
• Người dùng sẽ thường xuyên gặp lỗi khi dùng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí gây ra nhiều sai sót trong quản lý bán hàng.
• Người dùng không được bảo hành nếu phần mềm gặp các sự cố hay những lỗi mà bạn không thể tự khắc phục.

Những tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Vì có rất nhiều phần mềm trên thị trường nên đôi khi người dùng sẽ gặp khó khăn trong quá trình lựa chọn sản phẩm. Bạn đọc có thể tham khảo một số tiêu chí khi chọn mua và dùng phần mềm như sau:

• Lựa chọn giải pháp đến từ những nhà cung cấp uy tín, chất lượng, có tiếng trên thị trường và được nhiều người tin dùng trước đó.
• Hãy ưu tiên những phần mềm có tính bảo mật cao để hạn chế những rủi ro không đáng có đến từ việc rò rỉ thông tin.
• Chọn phần mềm phù hợp với tiêu chí kinh doanh cũng như quy mô của doanh nghiệp để tránh lãng phí.
• Những giải pháp đến từ nhà cung cấp có đội ngũ chăm sóc khách hàng nhiệt tình, chế độ bảo hành tốt sẽ hợp lý hơn cả.

Phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm CRM có giống nhau không?

Phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm CRM về cơ bản là giống nhau, tuy nhiên cũng có 2 vấn đề khác nhau như sau.

Về chức năng

• Phần mềm quản lý bán hàng có thể thêm chức năng liên quan kho vận và xử lý hàng hóa,hõ trợ cho việc quản lý bán hàng khá tốt. Nhân viên có thể trả lời ngay cho khách hàng mặt hàng nào còn hay mặt hàng đã hết để giúp khách hàng nắm được.
• Trong khi đó, phần mềm CRM có thêm những tính năng hỗ trợ công tác marketing. Tính năng này giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu và tiếp cận dễ hơn đến khách hàng tiềm năng.

Về mục tiêu

• Mục tiêu cuối cùng của phần mềm bán hàng là tổng kết số liệu, các chi phí để kiểm soát doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp, đồng thời kiểm soát được tình trạng làm việc của từng cá nhân.
• Mục tiêu của CRM là giúp doanh nghiệp có cái nhìn thấu đáo về hành vi, giá trị của khách hàng thông qua công nghệ và nguồn lực. Có thể nói, đây là phần mềm có chức năng kết nối doanh nghiệp với khách hàng nhờ việc tổ chức quản lý khách hàng, đưa ra những chiến lược kinh doanh củng cố niềm tin khách hàng.

Hy vọng thông qua bài viết này bạn đọc đã có thể hiểu được phần mềm quản lý bán hàng là gì cũng như những tính năng lợi ích mà nó mang lại. Đây có thể nói là giải pháp vô cùng hữu ích, cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó không những giúp tiết kiệm nhân lực, thời gian mà còn hỗ trợ tăng doanh thu nhanh chóng.