Phần mềm quản lý thư viện hiện nay được thiết kế và phát triển với mục đích cung cấp đa dạng các tính năng nhằm đẩy mạnh công tác quản lý thư viện, hỗ trợ nhà trường quản lý theo cách hiện đại hóa nhưng vẫn đảm bảo nghiệp vụ truyền thống cũng như đặc thù công tác quản lý thư viện. Tuy nhiên hiện tại có rất nhiều công cụ hỗ trợ khác nhau gây khó khăn cho các đơn vị trong quá trình lựa chọn. Bài viết dưới đây sẽ đưa đến cho bạn đọc thông tin về top 7 phần mềm quản lý thư viện miễn phí, hiệu quả và được tin dùng nhất.

Những khó khăn khi quản lý thư viện

Trước đây, đa số các thư viện trường học đều tiến hành quản lý theo cách truyền thống, đó là ghi chép, lưu trữ, cập nhật thông tin, dữ liệu bằng giấy tờ, sổ sách. Điều này gây ra không ít hạn chế, làm mất nhiều thời gian, công sức và tốn nhiều nhân sự, đặc biệt là tại các thư viện lớn, khi hoạt động mượn và trả sách diễn ra liên tục, thường xuyên. Khi đó các thư viện thường phải tốn một khoản tiền lớn để chi trả lương cho thủ thư, quản lý hay chi phí mua nguyên vật liệu như giấy tờ, sổ sách, tư liệu.

Bên cạnh đó, việc lưu trữ thủ công đòi hỏi cần làm mới liên tục do chất liệu giấy dễ phai, nhòe, hỏng, rách, hoen ố theo thời gian. Đặc biệt quản lý thư viện theo kiểu cũ cũng không lưu trữ được nhiều thông tin do diện tích để sổ sách tại các thư viện không nhiều.

Với cách lưu trữ truyền thống này, khi cần tìm kiếm, tra cứu, cập nhật hay chỉnh sửa thông tin cũng gặp nhiều bất cập, gây mất thời gian. Đồng thời quản lý khó có thể theo dõi, kiểm soát chặt chẽ hoạt động mượn, trả sách của học sinh, sinh viên.

Trong tình huống này, bạn nên cân nhắc sử dụng các công cụ quản trị doanh nghiệp thông minh, cụ thể là phần mềm quản lý thư viện. Đây là phần mềm vô cùng cần thiết trong việc quản lý, thiết kế, phát triển, đặc biệt là khối từ THCS trở lên. Phần mềm có vai trò chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, số liệu, số sách thư viện, đảm bảo tính khoa học, thuận tiện cho việc theo dõi hoạt động của thư viện hàng ngày.

Ưu nhược điểm của phần mềm quản lý thư viện miễn phí

Phần mềm quản lý thư viện có cả phiên bản có phí và miễn phí cho các trường học, tổ chức tham khảo sử dụng. Tuy nhiên nhiều người còn băn khoăn không biết có nên lựa chọn phần mềm miễn phí không. Dưới đây là những ưu nhược điểm của công cụ hỗ trợ quản lý thông minh này:

Ưu điểm:

• Phần mềm miễn phí không yêu cầu người dùng trả bất kỳ khoản phí nào nên bạn có thể tiết kiệm được số tiền đáng kể. Điều này phù hợp với những tổ chức mới thành lập, có ngân sách hạn chế.
• Các phần mềm thông minh được trang bị nhiều tính năng hiện tại, hỗ trợ người dùng làm việc đơn giản, nhanh chóng, đảm bảo chính xác, hiệu quả và khắc phục được những hạn chế của cách quản lý truyền thống.
• Phần mềm quản lý thư viện miễn phí thường có giao diện đơn giản, thân thiện, có khả năng tùy chỉnh, do đó người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng, không mất nhiều thời gian.

Nhược điểm: 

• Phần mềm miễn phí thường phù hợp với tổ chức nhỏ, một số tính năng có thể hạn chế nên không thể đáp ứng được hết nhu cầu của tổ chức lớn.
• Nếu tải phần mềm miễn phí từ các trang website không uy tín, có thể bị dính virus, mã độc, khi đó hệ thống máy tính của bạn bị ảnh hưởng, thông tin, dữ liệu quan trọng có thể bị bị đánh cắp.
• Nhiều phần mềm miễn phí không hỗ trợ người dùng đầy đủ, kịp thời như các phần mềm có phí. Vì vậy trong quá trình xảy ra sự cố, bạn sẽ phải tự tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục.

4 lợi ích khi sử dụng phần mềm

Sử dụng phần mềm quản lý thư viện miễn phí mang đến cho người dùng nhiều lợi ích, có thể kể đến như:

Tiết kiệm tối đa thời gian

Thông qua phần mềm quản lý thư viện miễn phí, nhân viên thư viện không còn mất nhiều thời gian đi kiểm tra số lượng mỗi loại sách trong thư viện. Khi đó người dùng chỉ cần nhập tên sách, mã sách trên ô tìm kiếm, tất cả thông tin liên quan đến cuốn sách đó sẽ hiện ra, bao gồm tổng số sách đã cho mượn, số sách còn lại trong thư viện hay tình trạng của sách,…

Dễ dàng quản lý thông tin và thời gian mượn, trả sách

Phần mềm quản lý thư viện có khả năng thông báo các cuốn sách đến hạn để thư viện có kế hoạch nhắc nhở người mượn trả sách. Đồng thời quản lý có thể bổ sung thêm những cuốn sách bị mất hoặc sửa sách bị rách, bị mất trang một cách nhanh chóng.

Tất cả thông tin về sách được lưu trữ chi tiết, rõ ràng và đầy đủ nên có thể phòng tránh được tình trạng gian lận của học sinh, sinh viên. Đặc biệt phần mềm còn được tích hợp với mã vạch nên bạn sẽ dễ dàng thực hiện công việc quản lý, cấp sách cho người đọc.

Xem thêm: Điểm Danh 16 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Được Tin Dùng Nhất

Dễ dàng trao đổi, xử lý công việc giữa các nhân viên

Toàn bộ thao tác nghiệp vụ của các nhân viên thư viện đều được phần mềm quản lý thư viện miễn phí lưu trữ trên hệ thống. Nhờ đó các ca làm thay phiên nhau không cần thực hiện cuộc họp bàn giao công việc như cách làm việc và quản lý truyền thống.

Ngoài ra, phần mềm này cũng có chức năng liên hệ giữa các nhân viên trong thư viện với nhau, đảm bảo tính trật tự cho không gian làm việc trong quá trình cá nhân trao đổi công việc với nhau, tương tự phần mềm quản lý công việc. Khi đó đảm bảo tính an toàn, bảo mật nội dung công việc với từng cá nhân không tham gia nhiệm vụ và với những cá nhân không làm việc trong thư viện.

Có thể tùy chỉnh phần mềm khi quy trình công việc thay đổi

Rất nhiều phần mềm quản lý thư viện miễn phí được trang bị tính năng tùy chỉnh để phù hợp với từng quy trình, phong cách làm việc riêng của từng thư viện. Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn bổ sung hoặc loại bỏ các module theo yêu cầu để quá trình làm việc diễn ra thuận lợi và đạt kết quả cao.

5 tính năng của phần mềm quản lý thư viện miễn phí

Phần mềm quản lý thư viện miễn phí có các tính năng tương tự một phần mềm có phí thông thường, bao gồm:

Chức năng quản lý kho sách

Tại các thư viện, số lượng sách thường nhiều, đa dạng đầu mục, loại sách, do đó bạn khó có thể quản lý bằng phương pháp thủ công. Phần mềm quản lý thư viện miễn phí sẽ cho phép bạn tạo ra các phiếu nhập kho, từ đó nhân viên có thể thống kê số lượng, phân loại sách một cách chi tiết nhất.

Bên cạnh đó, công cụ này còn giúp quản lý từng lần xuất thanh lý sách, tài  liệu thư viện, ví dụ như thống kê ngày, tháng, tên sách, nội dung, số liệu, giá tiền. Bạn hoàn toàn có thể phân loại từng mục sách riêng để sắp xếp vào vị trí phù hợp nhất.

Tham khảo: 10+ Phần Mềm Quản Lý Kho Miễn Phí Doanh Nghiệp Nào Cũng Nên Biết

Quản lý mượn, trả sách

Phần mềm quản lý thư viện tích hợp tính năng quản lý mượn, trả sách, cho phép bạn đọc quản lý thông tin độc giả như họ tên, lớp, số sách đã mượn, tình trạng mượn. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý độc giả đã mượn, trả sách một cách chi tiết nhất.

Tạo và in thẻ thư viện

Tính năng tạo và in thẻ thư viện vô cùng hữu ích và hỗ trợ rất nhiều cho công tác quản lý thư viện. Thông qua đó bạn có thể tạo thẻ thư viện cho các bạn đọc mới một cách nhanh chóng, dễ dàng, không sợ bị nhầm lẫn dữ liệu. Đặc biệt việc ứng dụng mã vạch trong quản lý thẻ thư viện bạn đọc cũng giúp quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm tra thông tin người mượn.

Tra cứu vị trí sách

Phần mềm quản lý thư viện hỗ trợ người dùng quản lý chi tiết vị trí của từng loại sách, tài liệu. Bạn hoàn toàn có thể tạo vị trí sắp xếp theo đúng sơ đồ của thư viện hiển thị trên phần mềm. Đặc biệt người quản lý có thể nhập thông tin sách vào từng vị trí, từng tầng, từng ngăn. Mỗi khi cần tra cứu, bạn chỉ cần tìm kiếm nhanh chóng trên phần mềm.

Tính năng tra cứu sách

Tính năng này hỗ trợ cán bộ giáo viên và học sinh tra cứu đầu mục, tên sách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Bằng việc tích hợp web và internet, các quản lý thư viện có thể đưa kho tài liệu lên mạng nội bộ, đồng thời kiểm soát các ấn phẩm điện tử để bạn đọc tìm kiếm và khai thác mọi lúc mọi nơi. Phần mềm cho phép cán bộ quản lý tạo ra các user vào ra cứu sách, tài liệu trực tuyến.

Top 7 phần mềm quản lý thư viện miễn phí tốt nhất

Nếu còn đang băn khoăn lựa chọn các phần mềm quản lý thư viện giữa hàng ngàn công cụ thông minh hiện nay, bạn có thể tham khảo top 7 được giới thiệu dưới đây:

Phần mềm quản lý thư viện miễn phí E Learning

E Learning là một trong những phần mềm quản lý thư viện miễn phí được tin dùng nhiều nhất hiện nay. Phần mềm có giao diện đơn giản, thân thiện, đã áp dụng hiệu quả tại các trường học. Đặc biệt phần mềm E Learning có thể thống kê lên đến 10.000 đầu sách, cho phép phân loại theo đúng mẫu quản lý của sổ sách. Thông qua các tính năng của phần mềm, bạn hoàn toàn có thể lập báo cáo theo mẫu sẵn có, phân quyền quản lý, truy cập thông tin, dữ liệu cho quản lý, thủ thư, nhân viên, người mượn sách. Ngoài ra, bạn còn có thể quản lý số lượng sách xuất nhập tồn đầy đủ chức năng tương tự phần mềm quản lý kho.

Phần mềm SLIMS

Phần mềm quản lý thư viện SLIMS được rất nhiều người dùng đánh giá cao về khả năng ứng dụng trong hoạt động quản lý và theo dõi tài liệu. SLIMS được trang bị đầy đủ các tính năng của một phần mềm quản lý đặc thù, giúp quá trình làm việc nhanh chóng, dễ dàng. Thông qua đó, bạn có thể quản lý được mọi loại hình tài liệu, đa dạng file dữ liệu, khắc phục được những hạn chế của hình thức quản lý thủ công.

Với những ưu điểm nổi bật này, cùng việc cài đặt nhanh chóng, giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, phù hợp nhiều đối tượng sử dụng khác nhau đã khiến phần mềm SLIMS được ứng dụng trong nhiều trường học.

Phần mềm quản lý thư viện Project Media

Project Media là một trong những phần mềm quản lý được nhiều đơn vị sử dụng. Ưu điểm nổi bật của loại phần mềm này đó là phân loại từng đối tượng độc giả khác nhau như sinh viên, cán bộ giáo viên, các đối tượng khác. Project Media cho phép người dùng tìm kiếm hồ sơ, thông tin người đọc theo nhiều trường dữ liệu khác nhau.

Rất nhiều tính năng của phần mềm sẽ hỗ trợ bạn tìm các loại sách theo nội dung cụ thể, nhanh chóng, thuận tiện. Đặc biệt, Project Media hỗ trợ quản lý số lượng sách độc giả được phép mượn tối thiểu và tối đa, số giờ và số sách mượn. Ngoài ra, phần mềm này còn quản lý chi tiết tên sách, thể loại, tác giả, ngôn ngữ, nhà xuất bản, nhờ đó kiểm soát tốt lượng sách bị hư hỏng, tổn thất hay bị mất.

Phần mềm quản lý sách thư viện miễn phí Nano Elib

Nano Elib cũng nằm trong danh sách các phần mềm thông minh được ưa chuộng nhất hiện nay. Phần mềm này được đánh giá là có nhiều tính năng nổi bật. Hệ thống quản lý trường học thông minh Project Media giúp nhà trường dễ dàng quản lý toàn bộ các đầu sách và những thông tin liên quan. Bên canh đó, Project Media còn giúp quản lý nhà xuất bản, hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu và cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác.

Thông qua Project Media, bạn có thể quản lý tình trạng sách, giúp các nhà quản lý theo dõi được loại sách được mượn nhiều để ghi nhận vào các phiếu chờ. Ngoài ra, phần mềm còn giúp quản lý nhân viên, các đối tượng liên quan trong thư viện, giống như các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự.

Phần mềm quản lý Fditech

Phần mềm quản lý thư viện miễn phí Fditech giúp khắc phục những khó khăn, hạn chế của phương pháp quản lý truyền thống, được thiết kế dựa trên đặc thù các thư viện tại trường học hiện nay. Fditech được sử dụng tại hơn 80 trường học nhờ cách đăng nhập đơn giản, hiệu quả tích cực trong hoạt động quản lý xuất nhập sách, quản lý học sinh, sinh viên mượn sách. Các tính năng của phần mềm bao gồm: Tra cứu thông tin sách trực tuyến, quản lý lưu thông các tài liệu điện tử, hỗ trợ quản lý các trường học trực thuộc sở, quản lý in thẻ, cấp thể, theo sát tình hình mượn, trả sách.

Tìm hiểu thêm: 11+ Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Nhỏ Tối Ưu, Chuyên Nghiệp 

Phần mềm quản lý thư viện online TCSOFT

TCSOFT là phần mềm quản lý thư viện online được đánh giá tốt nhất hiện nay. Phần mềm này sở hữu tính năng tự động hóa, tin học hóa, giúp nâng cao chất lượng quản lý thư viện phù hợp với các đặc thù riêng của từng trường. TCSOFT được trang bị đa tính năng, phù hợp với đa dạng người dùng, nhờ đó người quản lý có thể dễ dàng cập nhật thông tin, dữ liệu ở các vị trí khác nhau. Phần mềm này đảm bảo tính an toàn, tiện dụng, bảo mật cao nên bạn hoàn toàn có thể yên tâm.

Phần mềm quản lý thư viện miễn phí Libol

Phần mềm Libol cũng là công cụ quản lý thông minh, chất lượng cao, được nhiều người tin dùng. Với rất nhiều tính năng thông minh, nổi bật, Libol được nhiều thư viện lớn trên cả nước sử dụng. Đây được xem là giải pháp hữu ích cho các trường học trong công tác quản lý thư viện tại nhà trường của mình. Các tính năng mà phần mềm này mang lại bao gồm: Quản lý các đầu sách trong thư viện, theo dõi số lượng sách xuất, nhập, số sách đã được mượn, đồng thời quản lý cổng thông tin trực tuyến một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Trên đây là thông tin liên quan đến top 7 phần mềm quản lý thư viện miễn phí được tin dùng nhất hiện nay. Với sự phát triển bùng nổ của khoa học công nghệ như hiện nay, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết. Do đó nếu đang gặp khó khăn, hạn chế trong hoạt động quản lý thư viện, bạn nên tham khảo sử dụng một trong số các phần mềm được tổng hợp trên đây.