Quản lý kho là một trong những công việc quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, hàng hóa cung ứng cũng như hoạt động của doanh nghiệp. Do đó vấn đề quản lý kho, đặc biệt là kho hải quan cần được chú trọng nhiều. Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã sử dụng phần mềm quản lý kho hải quan nhằm tăng hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và thất thoát không đáng có.

Phần mềm quản lý kho ngoại quan là gì?

Ngày nay, việc sử dụng phần mềm có ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Cũng bởi lợi ích thiết thực nhận được, nhiều tổ chức đã và đang sử dụng phần mềm thông minh để hỗ trợ cho hoạt động quản lý kho ngoại quan của mình.

Một số thông tin cơ bản về kho ngoại quan

Kho ngoại quan là khu vực kho bãi được tách biệt hẳn với phần diện tích xung quanh nhằm mục đích lưu trữ, bảo quản, đóng gói và phân chia hàng hóa nhập khẩu. Tùy từng hợp đồng được ký giữa chủ hàng và chủ kho sẽ có những quy định cụ thể cho kho ngoại quan. Thông thường, chủng loại hàng hóa được lưu trữ trong kho ngoại quan thuộc nhiều ngành nghề khác nhau, đảm bảo tuân thủ pháp luật như: Thực phẩm, thiết bị máy móc, linh kiện điện tử, đồ may mặc,…

Kho ngoại quan giúp doanh nghiệp lưu trữ các loại hàng hóa như:

• Hàng hóa nhập kho đang chờ hoàn tất thủ tục trước khi tiêu thụ.
• Hàng hóa quá cảnh được lưu kho trước khi được xuất khẩu sang nước khác.
• Hàng hóa đã hoàn tất thủ tục hải quan và đang chuẩn bị được xuất khẩu ra nước ngoài.
• Hàng hóa đã hết thời gian tạm nhập, đã có quyết định buộc phải tái xuất từ đơn vị có thẩm quyền.

Theo đó các hoạt động phổ biến trong kho ngoại quan bao gồm:

• Gia cố kiện hàng và đóng gói bao bì hàng hóa.
• Phân loại, ghép hộp các loại hàng hóa theo yêu cầu.
• Lấy mẫu hàng hóa để phục vụ cho hoạt động quản lý kho hoặc các thủ tục hải quan.
• Chuyển đổi quyền sở hữu hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật.
• Thực hiện các thủ tục để xuất nhập hàng hóa trong kho ngoại quan.

Phần mềm quản lý kho ngoại quan

Do các công việc trong kho hải quan có nhiều khó khăn, bất cập nên hiện nay nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý kho hải quan để thuận tiện trong việc quản lý hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Thông qua phần mềm quản lý kho hải quan, doanh nghiệp có thể giải quyết được rất nhiều khó khăn trong quá trình vận hành kho. Cụ thể một số công việc mà phần mềm này hỗ trợ cho người dùng bao gồm:

• Tối ưu hóa cách lấy sản phẩm, đồng thời sắp xếp hàng hóa một cách ngẫu nhiên.
• Đa dạng phương thức xuất nhập hàng hóa khác nhau, phù hợp với từng loại sản phẩm.
• Hỗ trợ thống kê hàng tồn kho theo thời gian thực tế.
• Hỗ trợ yêu cầu đóng gói hàng hóa khác nhau, có tích hợp vận chuyển hàng hóa.

Lợi ích của phần mềm quản lý kho ngoại quan

Khi ứng dụng phần mềm quản lý kho, đặc biệt là kho ngoại quan, doanh nghiệp có thể nhận lại những lợi ích bao gồm:

Tiết kiệm thời gian

Việc kiểm kê, sắp xếp hàng hóa trong kho thường khiến nhân viên tốn rất nhiều thời gian do lượng hàng nhiều. Khi sử dụng phần mềm thông minh, mọi thao tác, công việc được hỗ trợ để bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và có thể làm được nhiều việc quan trọng hơn.

Đảm bảo tính chính xác

Nếu cách làm việc và quản lý cũ, bạn phải tiến hành mọi việc bằng tay, tình toán, cập nhật dữ liệu, tìm kiếm hàng hóa hoàn toàn thủ công thì khi sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp thông minh như phần mềm quản lý kho hải quan, dữ liệu được cập nhật, đồng bộ tự động. Toàn bộ thông tin liên quan đến hàng hóa, nhân viên sẽ lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Điều này giúp công việc được thực hiện một cách chính xác, tránh những sai sót, nhầm lẫn do quản lý quá nhiều loại hàng và tránh được tình trạng thất thoát không đáng có.

Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học

Việc sắp xếp kho một cách khoa học giúp quá trình tìm kiếm, vận chuyển, xuất nhập kho được tiền hành nhanh chóng. Đồng thời đây cũng là yếu tố giúp bạn tiết kiệm diện tích kho bãi, tăng năng suất lao động và thuận lợi trong việc quản lý, kiểm soát. Phần mềm quản lý kho với đa dạng tính năng sẽ giúp bạn thực hiện những điều này để tất cả hàng hóa trong kho được sắp xếp một cách khoa học.

Dễ dàng trong việc quản lý

Dù là phần mềm quản lý kho miễn phí hay có phí cũng đều có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tăng hiệu quả việc quản lý. Khi đó bạn có thể ngồi ở nhà hoặc bất kỳ nơi đâu mà vẫn có thể quan sát, theo dõi mọi hoạt động của nhân viên hoặc nắm bắt được số lượng hàng hóa trong kho cũng như quá trình xuất nhập kho.

Những tính năng cơ bản của phần mềm

Một số tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho ngoại quan bao gồm:

Quản lý hệ thống và danh mục

Phần mềm quản lý thông minh giúp người dùng quản lý, theo dõi và phân quyền cho từng nhân viên để tăng tính bảo mật, tránh rò rỉ thông tin ra bên ngoài. Thông qua tính năng này, bạn được phép sao lưu, phục hồi các dữ liệu khi có sự cố phát sinh nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, an toàn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thiết lập các thông tin về  doanh nghiệp để thuận tiện cho các giao dịch.

Với tính năng quản lý hệ thống và danh mục, người dùng có thể quản lý danh mục các nhóm hàng hóa, khách hàng hay quản lý theo từng đơn vị tính, ngày xuất – nhập kho,…

Bổ sung các nghiệp vụ kho bãi

Phần mềm quản lý kho ngoại quan cho phép bạn quản lý tình hình xuất nhập khẩu hàng hóa của kho và quản lý hàng tồn kho với từng mã hàng khác nhau. Đồng thời bạn cũng dễ dàng kiểm kê hàng hóa, theo dõi tình hình luân chuyển hàng cũng như quản lý các nghiệp vụ như chuyển kho, lắp ráp hoặc bảo trì.

Báo cáo tình hình xuất nhập kho

Tính năng báo cáo của phần mềm quản lý kho được tích hợp để quản lý có thể dễ dàng tổng hợp, thống kê thông tin, dữ liệu, kết quả làm việc của từng nhân viên. Từ đó bạn nhanh chóng xuất báo cáo về tình hình hoạt động của kho trong khoảng thời gian thực. Đặc biệt, báo cáo có thể xuất dưới nhiều hình thức khác nhau tùy theo yêu cầu của quản lý.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho hải quan miễn phí không?

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hải quan, bao gồm bản có phí và miễn phí. Để trả lời câu hỏi có nên sử dụng phần mềm quản lý kho hải quan miễn phí, bạn nên cân nhắc đến những ưu nhược điểm mà phần mềm mang lại.

Ưu điểm đầu tiên khi sử dụng loại phần mềm này đó là giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được chi phí vận hành. Lý do là bởi bạn không cần trả bất kỳ khoản phí nào cho việc download, cài đặt và sử dụng giống như loại phần mềm trả phí. Bên cạnh đó, phần mềm miễn phí thường có giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng nên toàn bộ nhân sự trong  công ty không mất quá nhiều thời gian để làm quen và thành thục thao tác, tính năng. Đặc biệt phần mềm miễn phí vẫn có những tính năng cơ bản đảm bảo giúp người dùng giải quyết khó khăn và tăng hiệu suất làm việc.

Bên cạnh ưu điểm kể trên, phần mềm quản lý kho ngoại quan miễn phí cũng có một số nhược điểm nhất định. Do không được đầu tư, chú trọng nhiều nên khi sử dụng loại phần mềm này, có thể công việc của bạn bị gián đoạn do phần mềm thường xảy ra lỗi. Trong trường hợp này, bạn phải tự tìm hiểu và khắc phục vì nhà cung cấp sẽ không hỗ trợ tư vấn, sửa chữa.

Ngoài ra, phần mềm miễn phí thường không đảm bảo được tính bảo mật cao như các phần mềm có phí, vì vậy dữ liệu của doanh nghiệp có thể bị rò rỉ ra bên ngoài hoặc hệ thống máy tính bị virus, mã độc tấn công, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình vận hành. Bên cạnh đó, một số tính năng của phần mềm bị giới hạn nên nếu doanh nghiệp của bạn có những yêu cầu khắt khe và cần hỗ trợ nhiều, phần mềm miễn phí không phải là giải pháp hiệu quả nhất để bạn khắc phục khó khăn.

WeUp ERP – Phần mềm quản lý kho hàng đơn giản, không lo thất thoát

WeUp ERP là phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp bao gồm hệ sinh thái các tính năng quản trị chuyên nghiệp như: Quản lý bán hàng, Quản lý kho hàng, quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý giám sát công việc, quản lý tài chính kế toán, quản lý báo cáo công việc,… Nhờ vậy, WeUp ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện mọi hoạt động trong một giải pháp phần mềm duy nhất.

Trong đó, phần mềm quản lý kho hàng WeUp ERP là phần mềm chuyên dụng thực hiện các chức năng kiểm soát và theo dõi các hoạt động nhập hàng, xuất hàng, lưu trữ, tồn kho,… Chỉ với một phần mềm quản lý kho hàng duy nhất, doanh nghiệp đã có thể xử lý toàn bộ hoạt động quản lý kho hàng, giúp tiết kiệm thời gian và hiệu quả quản lý, hạn chế tối đa các sai sót thủ công gây thất thoát hàng hóa.

Dựa trên nền tảng công nghệ mở, WeUp ERP cho phép tùy chỉnh linh hoạt các tính năng nhằm đáp ứng mô hình quản lý kho hàng của nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau như: doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp phân phối, các đơn vị Logistics, trung tâm phân phối, kho hàng ICD, kho hàng nguyên vật liệu, thành phẩm,… Trong đó, phần mềm sở hữu nhiều ưu điểm cho hoạt động quản lý kho hàng như:

• Thống kê báo cáo đơn hàng, kiện hàng xuất nhập tồn nhanh chóng chính xác
• Báo cáo nhập xuất theo ngày
• Quản lý chi tiết phiếu nhập kho, phiếu kiểm đếm, ghi nhận hàng hóa theo xe, nhà cung cấp
• Dễ dàng kiểm tra hiện trạng quy cách chất xếp hàng hóa
• Hệ thống cảnh báo kho hàng thông minh, chủ động trong nhập hàng và đẩy hàng
• Phân quyền linh hoạt cho khách hàng, nhà cung cấp giúp họ chủ động kiểm tra hàng hóa của mình
• Tích hợp đa nền tảng giúp việc quản lý kho hàng đơn giản nhanh chóng mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Cụ thể, phần mềm quản lý kho hàng WeUp ERP đáp ứng nhiều nghiệp vụ trong hoạt động quản lý kho hàng như:

Quản lý nhập kho

Với phần mềm quản lý kho của WeUp, quy trình nhập kho của các doanh nghiệp sẽ vô cùng đơn giản. Tất cả các dữ liệu liên quan đến hàng hóa nhập kho như: Số lượng, mẫu mã, biên lai, thời gian,…. được xử lý và kiểm tra một cách nhanh chóng. Cho dù doanh nghiệp của bạn có nhập bao nhiêu loại hàng hóa khác nhau, tất cả mọi thông tin về đơn hàng đều được hệ thống  xử lý và kiểm tra một cách khoa học, chính xác. Sai sót và rủi ro trong quá trình nhập hàng sẽ không còn, bởi tất cả mọi dữ liệu đều được tích hợp, xử lý, lưu trữ tự động. Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ lưu trữ và sắp xếp hàng hóa theo từng lô, ngày nhập, đảm bảo nguyên tắc FIFO để thuận tiện cho việc tìm kiếm. 

Quản lý xuất kho

Phần mềm quản lý kho hàng WeUp cho phép các doanh nghiệp thực hiện các giao dịch xuất kho một cách hiệu quả nhờ việc tạo phiếu xuất tự động; lên hóa đơn và ghi nhận các thanh toán với các đơn hàng xuất thành công. Đồng thời, ERP WeUp giúp các doanh nghiệp theo dõi một cách chính xác tình trạng hàng hóa xuất kho như: ngày xuất, ngày nhận để biết hàng đã được chuyển thành công hay chưa trên phần mềm. Đặc biệt, phần mềm này cũng giúp quản lý hiệu quả kho hàng khi tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho khi có một đơn hàng được xuất thành công.

Quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý kho hàng WeUp cho phép các doanh nghiệp kiểm soát chính xác thông tin kho hàng, từ đó nắm bắt được chính xác số lượng hàng hóa còn lại, giúp việc kiểm kho trở nên nhanh chóng và chính xác. Các doanh nghiệp có thể quản lý chi tiết hàng hóa trong kho từ mẫu mã, màu sắc, số lượng, vị trí,… Đồng thời với hệ thống cảnh báo tự động sẽ giúp các chủ doanh nghiệp chủ động trong việc theo dõi trạng thái hàng tồn kho, nắm được thông tin hàng hóa nào thiếu để kịp thời bổ sung.

Quản lý điều chuyển nội bộ

Đối với các các doanh nghiệp có nhiều kho hàng khác nhau, WeUp ERP hỗ trợ quản lý thông minh việc điều chuyển hàng hóa từ kho hàng này sang kho hàng khác. Doanh nghiệp có thể theo dõi và tra cứu dễ dàng các thông tin như: sản phẩm, số lượng, kho chuyển, kho đích, ghi chú,… Đồng thời, khi kho xuất xác nhận phiếu điều chuyển nội bộ, kho nhận sẽ tự động cập nhật số lượng nhập kho mà không cần lên phiếu nhập.

Quản lý kiểm kê

Phần mềm quản lý kho hàng WeUp ERP hỗ trợ việc kiểm kho hàng thường xuyên ở bất kỳ thời điểm nào, đồng thời cho phép truy vết hàng hóa theo từng giao dịch nhập – xuất – điều chuyển. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi chênh lệch giữa số lượng tồn và số lượng thực tế nhằm hạn chế những thất thoát và sai sót trong hoạt động kiểm kê. 

Báo cáo kho hàng

Phần mềm sở hữu hệ thống các báo cáo quản lý hàng hóa trực quan, chi tiết và dễ hiểu. Qua đó, các doanh nghiệp có thể nắm rõ tình hình kho và đưa ra các kế hoạch cung ứng linh hoạt, gia tăng hiệu quả cho hoạt động bán hàng. Đồng thời doanh nghiệp có thể thực hiện việc truy xuất báo cáo tại bất cứ thời điểm nào, giúp cho việc ra các quyết định quản lý kho hàng kịp thời và chính xác.

Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong hoạt động quản lý kho hàng? Liên hệ ngay với WeUp để được đội ngũ chuyên gia tư vấn giải pháp quản lý kho hàng phù hợp nhất!

Phần mềm quản lý kho ngoại quan chính là giải pháp các doanh nghiệp hiện đại đang tìm kiếm để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, tối ưu hóa quy trình quản lý và tăng hiệu quả hoạt động. Do đó nếu đang hoạt động trong lĩnh vực này và mong muốn công việc được giải quyết dễ dàng, hiệu quả, bạn nên tìm hiểu và lựa chọn cho doanh nghiệp của mình phần mềm hỗ trợ phù hợp. Để được tư vấn chi tiết về phần mềm quản lý kho hàng WeUp ERP, liên hệ ngay với chúng tôi theo số hotline: 08 2245 8899