Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí là công cụ giúp đơn giản và tối ưu hóa toàn bộ chu trình vận hành khách sạn. Với sự hỗ trợ của công nghệ này, bạn có thể điều hành mọi hoạt động ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào mà không mất nhiều thời gian, chi phí. Cùng điểm qua danh sách 14 ứng dụng công nghệ như vậy qua bài viết sau.

Những khó khăn trong quản lý khách sạn kiểu cũ

Trước đây, công việc quản lý khách sạn không hề đơn giản. Người quản lý phải đối mặt với khá nhiều vấn đề nan giải.

Áp lực công việc

• Vai trò của người quản lý khách sạn là phải đảm bảo tất cả các hoạt động nội bộ diễn ra trôi chảy. Theo đó, họ phải nắm bắt và điều hành rất nhiều bộ phận và lĩnh vực khác nhau trong mỗi khách sạn.
• Vì lượng công việc quá nhiều nên đa phần người làm nghề này gần như không có thời gian riêng cho bản thân và gia đình.
• Người quản lý khách sạn cần luôn theo sát các hoạt động để xử lý các vấn đề phát sinh. Điều này khiến họ quá mệt mỏi vì công việc, tuy nhiên, họ vẫn luôn phải tạo động lực cho các nhân viên trong hệ thống.

Áp lực từ khách hàng

Đối với dịch vụ khách sạn, việc quản lý và ứng xử chuyên nghiệp sẽ quyết định phần lớn sự hài lòng cho khách hàng. Vì vậy, bạn sẽ luôn phải chú trọng đến vấn đề này.

Vậy, làm thế nào để giải quyết mọi vướng mắc một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất? Sự ra đời của các phần mềm quản lý khách sạn đã giúp không ít người giải tỏa nỗi lo này.

Xem thêm: Top 6 Công Cụ Quản Trị Doanh Nghiệp Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Có nên sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng?

Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn đều đang được miễn phí. Để nhận định có nên sử dụng ứng dụng công nghệ này không, bạn cần dựa trên ưu và nhược điểm của chúng.

Ưu điểm của phần mềm:

• So với các phương thức quản lý thông thường thì việc sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn bao quát hoạt động tại khách sạn dễ dàng hơn.
• Các tính năng hỗ trợ quản lý sẽ giúp bạn giảm bớt nhiều áp lực công việc, đơn giản hóa việc xử lý vấn đề.
• Bằng việc sử dụng phần mềm hỗ trợ, tính chuyên môn hóa của khách sạn được nâng cao. Từ đó giúp khách hàng ngày càng hài lòng hơn.
• Từ đó, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian làm việc, có điều kiện ở gần người thân, gia đình hơn.

Nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn miễn phí:

• Vì là phần mềm cài đặt miễn phí nên các tính năng của nó cũng có phần hạn chế, không được nâng cao.
• Trong quá trình sử dụng, bạn có thể gặp phải lỗi phát sinh mà không được hỗ trợ.
• Các phần mềm được tải về có thể chứa virus. Vì thế, vấn đề bảo mật thông tin khó được đảm bảo hoàn toàn.

Mặc dù còn tồn tại nhiều nhược điểm nhưng không thể phủ nhận lợi ích mà công nghệ mới này đem lại. Vì không mất phí mà lại tối ưu được hiệu quả quản lý nên rất nhiều chủ khách sạn đã lựa chọn ứng dụng này.

Lợi ích của việc xây dựng phần mềm quản lý khách sạn

Rất nhiều người thắc mắc lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn là gì mà ngày càng có nhiều người sử dụng. Tìm hiểu về vấn đề này, bạn sẽ thấy nhiều điểm ưu việt mà chủ khách sạn đang mong muốn ở công nghệ mới. Các phần mềm quản lý khách sạn online và offline đều được phân loại dựa theo chức năng như quản lý nhân viên, quản lý phòng, chi phí, quản lý khách hàng… Khi sử dụng vào việc vận hành khách sạn sẽ giúp:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí thuê nhân viên, vận hành các bộ phận trong khách sạn.
• Cho phép thực hiện check in, check out, đổi và hoàn phòng cho khách hàng dễ dàng, nhanh chóng.
• Giúp khách hàng được tăng trải nghiệm, từ đó gia tăng doanh số.
• Với phần mềm quản lý khách sạn trên điện thoại, bạn có thể truy cập và quản lý khách sạn ở bất cứ đâu.
• Mọi thông tin về khách sạn đều được tổng hợp ngay trên phần mềm. Bạn có thể hoạch định mục tiêu cũng như theo dõi, ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Toàn bộ cơ sở dữ liệu sẽ được đồng bộ trên phần mềm, giúp bạn dễ kiểm soát và bảo mật thông tin hơn.

Tham khảo: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Rủi Ro Tốt Nhất Hiện Nay

Tính năng của phần mềm

Phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn là sản phẩm công nghệ được lập trình theo nhu cầu của người dùng. Vì vậy, bạn có thể lựa chọn những tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Nhìn chung, các ứng dụng quản lý khách sạn miễn phí đều đáp ứng các nhu cầu sau:

• Lưu trữ, quản lý thông tin chung của khách sạn, thông tin của từng phòng ban, khách hàng cũng như tình trạng đặt phòng.
• Hỗ trợ nhân viên thực hiện check in, check out, quản lý bill và thanh toán, ghi nhận yêu cầu của khách hàng nhanh chóng tương tự như phần mềm quản lý bán hàng khác.
• Cho phép phân tích và báo cáo dữ liệu của khách sạn. Nhờ đó, chủ khách sạn sẽ có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và lên kế hoạch hoạt động cho tương lai.
• Liên kết dữ liệu để đồng bộ hóa mạng lưới hệ thống khách sạn với các phần mềm phần mềm quản trị doanh nghiệp khác.

Top 14 phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hàng đầu hiện nay

Trên thị trường có khá nhiều ứng dụng công nghệ hiện đại giúp quản lý khách sạn. Trong đó phải kể đến top phần mềm quản lý khách sạn miễn phí tốt nhất hiện nay dưới đây:

1. Phần mềm Sophia

Đây là một trong những phần mềm nổi tiếng, được nhiều khách sạn ứng dụng, hỗ trợ quản lý công việc. Nói về tính năng hữu ích của Sophia phải kể đến:

• Khả năng tự động quản lý chuỗi các nhà hàng, khách sạn.
• Cho phép phân tích doanh thu, quản lý dữ liệu tốt.
• Cho phép liên kết với phần mềm kế toán để hỗ trợ đặt phòng nhanh chóng.
• Giúp người quản lý thu thập thông tin của nhân viên, giao nhiệm vụ, phân quyền… tương tự như ở phần mềm quản lý nhân sự.

Sophia được dùng miễn phí trong 4 tuần đầu. Sau đó, bạn sẽ phải trả giá từ 200 nghìn đồng đến 7.5 triệu đồng mỗi năm, tùy theo gói.

2. Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí Ghotel.vn

So với phần mềm quản lý công việc, Ghotel.vn mang đến nhiều tác dụng tương tự. Đây chính là giải pháp toàn vẹn giúp chủ khách sạn nâng cao hiệu quả làm việc và kinh doanh lên đến 50%. Điểm ưu việt của Ghotel.vn chính là:

• Giúp bạn kiểm soát thông tin từ xa ngay cả khi mất tín hiệu internet. Bạn chỉ cần thao tác trên các ứng dụng cài đặt sẵn ở laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại di động.
• Ghotel.vn cũng có tính năng phân tích, tính toán doanh thu tương tự như ở các phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí.
• Bạn có thể thống kê phòng trống, thiết lập phòng, xác nhận đặt, hoàn phòng và thanh toán ngay trên ứng dụng.

3. Fotel – phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay

Fotel là sản phẩm của công nghệ trí tuệ nhân tạo, có khả năng tối ưu hóa nghiệp vụ cực kỳ cao. Với Fotel, bạn có thể dự đoán chính xác các thông số trong tương lai. Bởi vì phần mềm này sử dụng công nghệ AI và được hỗ trợ tạo lập website giới thiệu khách sạn.

Tính năng nổi bật:

• Đây là một phần mềm có thể cài đặt trên hệ điều hành Android hoặc IOS.
• Nó cung cấp đầy đủ sơ đồ phòng, tình trạng phòng.
• Giúp check in, check out cho khách hàng cá nhân hoặc đoàn hội và thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ.
• Cung cấp báo cáo thu chi theo ngày, giờ.
• Cung cấp cảnh báo về thu nhập của khách sạn…

Được đánh giá là công nghệ tốt bậc nhất, vậy giá phần mềm quản lý khách sạn này là bao nhiêu? Fotel chỉ được dùng miễn phí trong vòng 1 tháng. Sau đó, để tiếp tục sử dụng, bạn phải mua các gói dịch vụ cơ bản hoặc nâng cao. Chi phí mỗi gói từ 2 triệu đến 4 triệu đồng/năm.

4. Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí Ezibee Silver

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý khách sạn vừa và nhỏ thì Ezibee Silver chính là một ứng dụng công nghệ hữu ích. Đây là phần mềm quản lý phòng khách sạn miễn phí, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh.

Tính năng nổi bật:

• Theo phản hồi của nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm này thì Ezibee Silver có quy trình quản lý rất thông minh.
• Nó vẫn hoạt động online ngay cả khi không có mạng internet.
• Các thao tác check in, check out bằng Ezibee Silver rất nhanh chóng.
• Trong phần mềm có thiết lập giá linh hoạt. Khi khách hàng check in, bảng giá sẽ tự động chạy.
• Ezibee Silver cho phép bạn nắm bắt khung giờ khách đến nhiều nhất, từ đó lên kế hoạch kinh doanh phù hợp.
• Ezibee Silver còn tích hợp các khóa thẻ từ, tạo và xóa thẻ khi check in, check out.

5. Xman Hotel

Xman Hotel cũng là một phần mềm quản lý khách sạn miễn phí có nhiều tính năng hữu ích. Có thể kể đến:

• Tính năng tích hợp quản lý thu chi và thực hiện các kênh thanh toán như trả tiền mặt, quẹt thẻ, ghi nợ…
• Tính năng hỗ trợ đặt phòng, lên lịch đặt phòng khoa học.
• Hỗ trợ check in, check out đúng quy trình.
• Quản lý, tổng hợp dữ liệu và báo cáo chi tiết theo ngày.

Ngoài ra, với các phiên bản nâng cấp có trả phí của phần mềm này, bạn còn được trải nghiệm nhiều tính năng hiện đại hơn. Bên cạnh đó, giao diện dễ nhìn cũng là một ưu điểm lớn của Xman Hotel khiến nhiều người thích thú.

6. Topsoft Hotel

Đây là một phần mềm không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khách sạn. Nhà phát triển ứng dụng này đã từng nhận Cup Sao Khuê của Hiệp hội phần mềm và dịch vụ CNTT trao tặng. Đến nay, Topsoft Hotel vẫn đang được nâng cấp để ngày càng hoàn thiện hơn.

Tính năng nổi bật:

• Topsoft Hotel cho phép quản lý khách lẻ, khách đoàn đặt và trả phòng dễ dàng.
• Với Topsoft Hotel, bạn được cung cấp sơ đồ, thông tin khách hàng và lịch sử sử dụng dịch vụ tại khách sạn.
• Topsoft Hotel cho phép bạn nắm bắt tình trạng từng phòng và giá phòng cụ thể.
• Phần mềm này còn giúp bạn quản lý hóa đơn chặt chẽ.

Tìm hiểu thêm: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Và In Hóa Đơn Hiệu Quả Nhất

7. Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí Ohotel

Ohotel là một công cụ hỗ trợ quản lý nhà nghỉ, khách sạn chuyên nghiệp. Nó phù hợp với các loại hình kinh doanh từ quy mô nhỏ đến lớn. Điểm nổi bật của phần mềm là rất ít khi xảy ra lỗi. Tuy nhiên, Ohotel chỉ được sử dụng miễn phí trong 15 ngày đầu.

Tính năng nổi bật:

• Ohotel cho phép người dùng quản lý khách sạn từ xa.
• Phần mềm này có chức năng cập nhật liên tục thông tin về phòng trống, phòng được đặt, trả theo đúng thời gian.
• Hỗ trợ khách hàng check in, check out thuận lợi, tiết kiệm thời gian.
• Giúp nhân viên quản lý số lượng phòng hiện có để lên kế hoạch phục vụ khách.
• Thống kê chi tiết các thông số, phản ánh đúng tình hình kinh doanh của khách sạn.

8. GiHoTech quản lý khách sạn

Đây cũng là một trong những phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay, có được dùng thử miễn phí. GiHoTech được thiết lập dựa trên công nghệ hiện đại. Vì thế nó đáp ứng hầu hết các nhu cầu quản lý khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ như:

Tính năng nổi bật:

• Quản lý các dữ liệu chung về hoạt động của khách sạn.
• Quản lý các lượt khách hàng ra, vào khách sạn mỗi ngày.
• Hỗ trợ quản lý đặt phòng, hoàn phòng dễ dàng.
• Quản lý nhân sự, lương.
• Báo cáo tiến trình kinh doanh của đơn vị.

Phần mềm này còn hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt và tiếng Anh nên sẽ đem lại trải nghiệm tốt cho khách hàng nước ngoài.

9. Phần mềm Memo

Chủ khách sạn quy mô nhỏ hoặc nhà nghỉ nên lựa chọn phần mềm quản lý nào? Memo chính là sự lựa chọn đúng đắn cho những đối tượng này. Đây là phần mềm đa ngôn ngữ, được cài đặt ở cả điện thoại, laptop, máy tính bảng hay máy tính để bàn.

Tính năng nổi bật:

• Điểm ưu việt của nó là giao diện dễ nhìn, quy trình được tinh gọn. Người dùng có thể quản lý khách sạn ở bất cứ đâu một cách dễ dàng.
• Mọi thông tin được hiển thị chi tiết trên phần mềm.
• Các tính năng của Memo đều dễ sử dụng.
• Memo cho phép check in, check out, tìm kiếm theo thông tin như tên, số điện thoại, email, mã phòng… nhanh chóng.
• Với Memo, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát các dịch vụ trả sau.
• Memo còn cho phép bạn theo dõi các bộ dụng cụ, đồ đạc có trong phòng.
• Phần mềm này giúp tạo báo cáo thống kê chi tiết. Bạn có thể xuất file dưới dạng excel hoặc PDF khi cần.

10. Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí ezCloudhotel

Giải pháp quản lý khách sạn ezCloudhotel là công cụ giúp chủ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Phần mềm này có khả năng lưu trữ cực tốt, giúp người dùng truy cập, theo dõi và quản lý thoải mái. Các dữ liệu trên ezCloudhotel được đánh giá là có độ chính xác cao.

Tính năng nổi bật:

• Phần mềm ezCloudhotel cho phép đặt phòng và quản lý phòng được đặt dễ dàng.
• Các thông tin về khách đến, khách đi, lợi nhuận được thống kê tức thời.
• Bạn không khó để tìm kiếm khách hàng theo giờ, ngày, đêm hoặc tháng.
• Bạn còn có thể sử dụng tính năng bàn giao ca, trong đó bao gồm cả bàn giao tiền mặt, lưu ý công việc…

11. Phần mềm AZ Hotel

Đây là phần mềm có giao diện rất bắt mắt, thường dùng trong khách sạn hoặc resort từ 2 đến 5 sao. Nó có khả năng quản lý tối đa 5.000 phòng và trên 20 chi nhánh.

Tính năng nổi bật:

• AZ Hotel cho phép quản lý tất cả thông tin của khách sạn, từ bảng giá, chương trình hoạt động, khuyến mãi…
• Khách hàng có thể dễ dàng đặt phòng, đặt cọc, hủy cọc…
• AZ Hotel cho phép tự động tìm kiếm và sắp xếp phòng, hỗ trợ check in, check out cho khách.
• Nhân viên dễ dàng tra cứu thông tin khách hàng.
• Phần mềm này giúp bạn quản lý tình trạng các đồ đạc trong phòng.
• Với AZ Hotel, bạn được cung cấp báo cáo dạng biểu đồ hoặc bảng lưới rất dễ nhìn và phân tích.

12. Phần mềm Intelio

Intelio cũng là phần mềm chuyên nghiệp được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý khách sạn, resort. Mọi hoạt động từ phòng lễ tân, quầy bar, phòng kế toán hay bộ phận kinh doanh đều được tổng hợp đầy đủ.

Tính năng nổi bật:

• Giúp hỗ trợ đặt phòng dễ dàng, tiết kiệm thời gian.
• Có sơ đồ buồng phòng hiển thị theo các chế độ, bao gồm thông tin ngày, tháng.
• Cung cấp báo cáo tổng hợp, phân tích công suất phòng dự kiến và tình hình kinh doanh.
• Hỗ trợ kiểm tra và cập nhật, điều chỉnh số liệu, in báo cáo thống kê cuối ngày và chuyển ngày làm việc mới.
• Có hệ thống chăm sóc khách hàng qua email hoặc SMS.

13. Phần mềm quản lý Khách sạn miễn phí TCSoft Hotel

Tiếp theo trong danh sách phần mềm quản lý khách sạn là TCSoft Hotel. Ứng dụng này được thiết kế phục vụ công việc quản lý nhà nghỉ, khách sạn hoặc các homestay quy mô nhỏ.

Tính năng nổi bật:

• TCSoft Hotel giúp bạn quản lý thu chi và công nợ rõ ràng.
• Cung cấp biểu đồ thống kê thông minh, chính xác, giúp bạn dễ nắm bắt tình hình hoạt động của khách sạn.
• Tăng hiệu quả quản lý nhận và trả phòng.
• Có báo cáo hiệu suất các phòng theo ngày, tháng.
• Hỗ trợ quản lý khách theo đoàn hoặc cá nhân.

14. Phần mềm Skyhotel

Nói đến phần mềm quản lý khách sạn tốt và chuyên nghiệp nhất không thể bỏ qua Skyhotel. Đây là ứng dụng phù hợp với các khách sạn từ 1 đến 5 sao hoặc resort, biệt thự, chung cư…

Tính năng nổi bật:

• Skyhotel giúp người quản lý giám sát tốt tình trạng phòng, thời gian nhận, trả phòng và giá.
• Phần mềm cung cấp sơ đồ khả dụng theo loại phòng, giá phòng…
• Tự động cập nhật thời gian khách chuẩn bị nhận phòng và hiển thị nhật ký đặt phòng.
• Quản lý danh sách dịch vụ, sơ đồ khách sạn.
• Tổng hợp chi phí hoạt động và hỗ trợ báo cáo, phân tích hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Có thể thấy, các phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hiện nay có nhiều tính năng tương tự nhau. Vì vậy, đơn vị sản xuất thường có thêm các gói nâng cao có trả phí để bổ sung tính năng phù hợp với từng nhu cầu sử dụng. Bạn nên tìm hiểu kỹ cách gói dịch vụ của từng phần mềm để đưa ra lựa chọn chính xác.