Thời đại 4.0 bùng nổ công nghệ, việc lưu trữ tài liệu giấy trở nên cồng kềnh và khó kiểm soát. Thay vào đó, phần mềm quản lý tài liệu trở thành giải pháp vừa khoa học, vừa tối ưu chi phí cho bạn. Trước vô vàn cái tên khác nhau, nếu bạn vẫn chưa biết nên lựa chọn phần mềm nào tốt và uy tín, hãy tham khảo top 10 phần mềm tốt nhất hiện nay trong bài viết dưới đây.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử?

Phần mềm quản lý là những ứng dụng giúp lưu trữ và quản lý tài liệu dưới định dạng bản mềm trên máy tính. Với phần mềm này, những tài liệu cá nhân hoặc thậm chí là tài liệu của doanh nghiệp đều được số hóa nhanh – chuẩn và gọn nhẹ, lưu trữ khoa học, đồng thời thuận tiện tìm kiếm khi cần. Thay vì phải lục tìm tài liệu được lưu trữ thủ công theo số được ghi chép đánh dấu trên kẹp sách, người dùng chỉ cần 3 giây để tra cứu tên tài liệu tại ô tìm kiếm, sau đó sử dụng.

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu sẽ đem tới cho bạn một số lợi ích dưới đây:

• Dễ dàng bảo quản và lưu trữ tài liệu trong thời gian siêu dài mà không lo tài liệu bị hư hỏng do yếu tố bên ngoài như độ ẩm, nhiệt độ, nấm mốc, thiên tai, côn trùng,…
• Tăng hiệu quả công việc, giảm thời gian tìm kiếm và sắp xếp tài liệu.
• Đối với doanh nghiệp, sử dụng phần mềm có thể tiết kiệm chi phí thuê nhân viên văn thư để quản lý và lưu trữ.
• Đáp ứng nhu cầu quản lý số lượng tài liệu khổng lồ và có thể vận hành tốt trong nhiều năm
• Quản lý tài liệu khoa học, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm và không gian lưu trữ.
• Không mất thời gian quá nhiều cho những bản báo cáo hay công việc liên quan đến tài liệu đang tìm kiếm.

Có thể nói, phần mềm quản lý tài liệu vừa tăng năng suất cho người sử dụng, vừa tiết kiệm rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp, do đó dù là cá nhân hay doanh nghiệp cũng nên ưu tiên lựa chọn giải pháp này trong quá trình làm việc, quản lý, sắp xếp giấy tờ, tài liệu.

Top 10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất bạn nên biết

Tuy có nhiều ưu điểm nhưng không phải phần mềm quản lý tài liệu nào cũng tốt. Do đó giải pháp nào chất lượng, uy tín nhất hiện nay chính là thắc mắc của rất nhiều người. Bạn có thể tham khảo top 10 gợi ý của chúng tôi:

ISO Vtranet

Đây là phần mềm được sản xuất và đưa ra thị trường bởi công ty phần mềm Vinno. Chức năng chính của phần mềm ISO Vtranet là sắp xếp tài liệu theo danh mục, thêm tài liệu mới, đồng thời quản lý hiệu quả quá trình lưu trữ. Người dùng được cho phép tìm kiếm tài liệu nhanh qua từ khóa chỉ với 1 click chuột. Ưu điểm lớn nhất của phần mềm này chính là sự bản địa hóa đối với quyền cá nhân người sử dụng.

Xem ngay: Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Đến Bằng Excel Đơn Giản, Hiệu Quả

Lợi ích khi sử dụng ISO Vtranet:

• Hạn chế sai sót trong công việc nhờ nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Tăng năng suất lao động, giảm thời gian phải tìm kiếm và tra cứu tài liệu.
• Tăng kết quả kinh doanh nhờ cung cấp đủ và kịp thời thông tin cho đối tác quan trọng.
• Giữ an toàn kinh doanh nhờ khả năng phân quyền xem, sửa và xóa tài liệu cho từng người cụ thể.

Cloud Office

Là phần mềm có tính năng quản lý công việc chuyên nghiệp và thân thiện với tất cả người dùng, Cloud Office được xem như cánh tay đắc lực hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp quản lý tất cả công việc mọi lúc mọi nơi.

Một số tính năng bạn không nên bỏ qua đối với phần mềm lưu trữ tài liệu này:

• Quản lý tổng thể công việc để tránh trường hợp bị sót hoặc lẫn các đầu việc.
• Theo dõi tiến trình làm việc và hỗ trợ báo cáo công việc nhanh chóng.
• Tối ưu hóa công việc giữa nhiều cá nhân hoặc phòng ban, trao đổi tin nhanh chóng, chuyên nghiệp.
• Phân loại văn bản dưới hai hình thức: Văn bản tham khảo hoặc văn bản cần xử lý.
• Cảnh báo về những thay đổi đối với tài liệu.

Giải pháp quản lý tài liệu với DocEye

DocEye được xem là giải pháp hỗ trợ quản lý hồ sơ thông minh cho doanh nghiệp hiện nay. Được nghiên cứu và phát triển thành công bởi Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI, DocEye đem đến cho người dùng những trải nghiệm số hóa tài liệu tương đối tối ưu.

Ưu điểm nổi bật:

• Toàn bộ hồ sơ sẽ được quản lý trên một hệ thống giúp quy trình làm việc chuyên nghiệp và thuận lợi với tất cả người dùng.
• Không mất thêm chi phí để mở rộng kho lưu trữ số, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và khai thác thông tin.
• Thao tác nhanh chóng, đơn giản, không bị giới hạn không gian và thời gian.
• Cơ chế bảo mật nhiều lớp cùng phân quyền chi tiết sẽ giúp đảm bảo an ninh thông tin khi sử dụng.

Có thể bạn quan tâm: Tổng Hợp 15 Phần mềm Họp Trực Tuyến Tốt Nhất Hiện Nay

VcSoft DMS

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm lưu trữ điện tử cho doanh nghiệp chất lượng thì không nên bỏ qua VcSoft DMS. Phần mềm này cho phép người dùng lưu dữ liệu cùng nhiều loại công văn và giấy tờ quan trọng mà không tốn nhiều dung lượng.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, đây chắc chắn là giải pháp tiết kiệm chi phí và nhân lực, hạn chế lãng phí tài nguyên. Ngoài ra, VcSoft DMS còn hỗ trợ thiết lập danh mục tài liệu theo tính năng thống kê thông minh để tối ưu thời gian sử dụng cho người dùng.

Phần mềm quản lý thông minh EFile

Efile là giải pháp phần mềm giúp số hóa hồ sơ và tài liệu cho doanh nghiệp, đồng thời tạo một môi trường tổng thể để đơn giản việc tìm kiếm và xử lý dữ liệu. Với Efile, việc quản lý tài liệu sẽ khoa học và chuyên nghiệp hơn rất nhiều nhờ vào những ưu điểm dưới đây:

• Thiết kế giao diện logic, dựa trên trải nghiệm của người dùng mà không cần lo lắng mất dữ liệu.
  Chương trình thân thiện với tất cả người dùng, dễ sử dụng và vô cùng dễ hiểu đối với trình độ tin học cơ bản của nhân viên.
• Toàn bộ quy trình đều tuân thủ theo quy định của Cục văn thư lưu trữ.
• Nền tảng công nghệ hiện đại, phù hợp với xu hướng thị trường.
• Có thể đáp ứng toàn bộ nhu cầu số hóa tài liệu của doanh nghiệp, đồng thời bảo mật thông tin tuyệt đối.

Faceworks

Đây là phần mềm quản lý tài liệu miễn phí giúp bạn sắp xếp file hợp lý theo logic khoa học để có thể tìm kiếm dữ liệu theo mong muốn nhanh nhất. Không chỉ vậy, phần mềm này còn giúp thống kê và phân loại các tài liệu cùng văn bản.

Đừng bỏ lỡ: Danh Sách 4 Phần Mềm Quản Lý Nội Bộ Chất Lượng Nhất Hiện Nay

Tính năng nổi bật của phần mềm Faceworks:

• Lưu trữ không giới hạn văn bản trên cùng một trung tâm số hóa.
• Bảo mật thông tin tối đa, hạn chế lộ thông tin cá nhân.
• Tìm kiếm và truy cập tài liệu nhanh chóng, đơn giản chỉ với vài click chuột.
• Hỗ trợ sắp xếp văn bản theo nhu cầu tại thời điểm lưu trữ.
• Cập nhật thông tin đối với thay đổi của tài liệu.

Phần mềm quản lý tài liệu GXD

GXD là viết tắt của Phần mềm Quản lý tài liệu dự án GXD. Phần mềm này hỗ trợ bạn quản lý máy tính cá nhân khoa học và chuyên nghiệp để không bị thất lạc tài liệu. Không chỉ vậy, bạn còn thể quản lý và sắp xếp file trên Excel – điều mà hiếm có phần mềm quản lý tài liệu nào trên thị trường làm được. Với tính năng này, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm các file tài liệu chỉ với vài thao tác click chuột. Ngoài ra, nếu bạn làm bên mảng xây dựng, phần mềm này sẽ tự động cập nhật thông tin liên quan tới xây dựng và các dự án cho bạn.

Một số tính năng nổi bật bạn không nên bỏ qua:

• Quản lý toàn bộ tài liệu cá nhân, hồ sơ công trình và tài liệu dự án dưới dạng file tài liệu vô cùng logic.
• Cung cấp thông tin và cập nhật thị trường liên tục.
• Cung cấp cho người dùng hệ thống quy trình và tham khảo quy định của pháp luật.

DMS Lạc Việt

DMS Lạc Việt là giải pháp giúp quản lý hồ sơ lưu trữ dành cho doanh nghiệp với thiết kế tối ưu để quản lý, thu thập và lưu trữ hồ sơ đã được xử lý. Giải pháp này được ví như là có thể thay thế toàn bộ các quy trình của cơ quan lưu trữ thông thường như thu thập, lưu trữ, khai thác, tra cứu, thống kê và báo cáo,…

Có thể nói, đây là phần mềm vô cùng thiết, giúp việc lưu trữ tài liệu trở nên khoa học và chuyên nghiệp nhưng không kém phần đơn giản. Một số ưu điểm nổi bật:

• DMS Lạc Việt tuân thủ theo quy trình quản lý và khai thác dữ liệu của Cục văn thư lưu trữ.
• Phần mềm này phân quyền cho mọi người theo từng chức vụ và khả năng được truy cập dữ liệu. Nhờ vậy sẽ kiểm soát việc tiếp cận và bảo vệ an toàn cho dữ liệu.
• Bộ phận hỗ trợ luôn hoạt động để hỗ trợ người dùng đăng ký sử dụng hoặc gia hạn thời gian sử dụng không gian lưu trữ số hóa.
• Cơ chế mã vạch giúp kiểm soát việc ghi mượn, trả và giao nhận hồ sơ thông minh.
• Thiết kế logic, khoa học và dễ sử dụng cho tất cả mọi người.

Phần mềm quản lý tài liệu C – Office

Phần mềm quản lý tài liệu C – Office là sản phẩm đóng gói được nghiên cứu bởi Giải pháp văn phòng điện tử eDocman Plus. Phần mềm quản lý văn bản này nhanh chóng được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp nhờ khả năng hoạt động ổn định dưới hình thức website. Nhờ vậy doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý trên một nền tảng, tối ưu và điều khiển công việc từ xa.

Tham khảo: Top 10+ App Lên Kế Hoạch Công Việc Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Một số tính năng nổi bật của C – Office:

• Quản lý công việc và nhắc nhở những công việc cần làm, bao gồm cả các công việc điều hành liên quan tới quản lý dự án, quản lý giao việc,…
• Kiểm soát và lưu trữ toàn bộ quá trình văn bản được xử lý và thông báo về quá trình thay đổi thông tin đối với văn bản. Đồng thời ghi lại lịch xử về người đã xử lý văn bản đó, thời gian thay đổi,…
• Quản lý toàn bộ tài liệu đã được số hóa và lưu trữ trên hệ thống qua hình thức phân quyền đối với từng cá nhân cụ thể.
• Quản lý toàn bộ thư viện tài liệu, quy định chung, hướng dẫn, chia sẻ công khai giữa các nhân viên của doanh nghiệp.
• Gửi nhắc nhở và thông báo công việc qua email mỗi ngày.

Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử EFY

EFY là phần mềm giúp quản lý dữ liệu và văn bản chung được nhiều cơ quan nhà nước lựa chọn sử dụng. Phần mềm này sẽ hỗ trợ số hóa toàn bộ quy trình quản lý và điều hành nghiệp vụ, đồng thời thu thập và lưu trữ nhiều thông tin văn bản.

Tìm hiểu thêm: Top 11 Phần Mềm Chỉnh Sửa File Pdf Hiệu Quả Bạn Nên Biết

Một số tính năng nổi bật của EFY:

• Giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng, dễ hiểu.
• Tiết kiệm chi phí quản lý và thời gian xử lý công việc.
• Thu thập, bảo quản và lưu trữ nhanh, dễ dàng.
• Lưu trữ không giới hạn văn bản và bảo mật thông tin tuyệt đối.

Trên đây là một số phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất trên thị trường hiện nay giúp bạn thống kê, lưu trữ và quản lý tài liệu đơn giản, hiệu quả. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể lựa chọn phần mềm đúng như mong muốn và uy tín nhất, phục vụ hiệu quả cho quá trình làm việc của mình.