KPI được sử dụng nhiều trong các công ty, doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, là công cụ để đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân sự. Đặc biệt đối với nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh, KPI vô cùng quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn đọc cách xây dựng và các chỉ tiêu KPI cho nhân viên kinh doanh cơ bản nhất.

Cách xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh

Xây dựng KPI để đánh giá năng lực là một trong những việc không dễ dàng, đặc biệt là kpi cho nhân viên kinh doanh. Mặc dù có nhiều công thức để tính chỉ số này nhưng nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp hay thời điểm áp dụng. Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh mang đến nhiều lợi ích, vừa giúp đặt mục tiêu công việc cho nhân viên, vừa là thước đo để đánh giá năng lực và hiệu suất công việc một cách khách quan, minh bạch.

Nếu KPI không hợp lý có thể dẫn đến nhiều vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó bạn nên tham khảo các bước xây dưới KPI cho nhân viên kinh doanh dưới đây:

Tìm hiểu thêm: Mẫu KPI Cho Nhân Viên Thiết Kế Giúp Tăng Năng Suất Làm Việc

Bước 1: Xác định đối tượng xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh

Những cá nhân, bộ phận có thể đề xuất, xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh thường là:

• Trưởng phòng kinh doanh: Đây là người lãnh đạo, quản lý, theo dõi mọi hoạt động của nhân viên trong bộ phận kinh doanh. Do đó họ hiểu rất rõ tình hình kinh doanh thực tế trong các bộ phận cũng như năng lực của từng nhân viên. Nếu là người xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh, trưởng bộ phận sẽ đưa ra điều chỉnh hợp lý để đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp cùng nhân viên của họ. Tuy nhiên trong một số trường hợp, giao việc cho bộ phận kinh doanh từ đưa ra KPI có thể không đảm bảo được tính khách quan hoặc chỉ tiêu đặt ra quá thấp, từ đó chỉ tiêu KPI sẽ thiếu chính xác.
• Bộ phận hành chính: Bộ phận này đóng vai trò trung gian, vừa quản lý chính sách doanh nghiệp, vừa hỗ trợ nhân sự. Nếu thiết lập KPI sẽ đảm bảo tính khách quan, tuy nhiên khả năng gây xung đột giữa các bộ phận liên quan tương đối cao.

Bước 2: Xác định nền tảng KPI

Để có thể thiết lập được chỉ tiêu KPI phù hợp, cùng với mục tiêu của doanh nghiệp, nhà quản lý cũng có thể tham khảo thêm ý kiến và kỳ vọng từ nhân viên để biết được tính chất công việc như thế nào, nhân viên có đủ khả năng thực hiện không, chính sách đãi ngộ đã hợp lý hay chưa. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu các tiêu chí KPI để đưa ra mức KPI phù hợp.

Bước 3: Xây dựng chính sách lương thưởng cho nhân viên

Sau khi đã thiết lập được các tiêu chí KPI, tiếp theo bạn cần xét duyệt chính sách lương thưởng, phụ cấp, thậm chí là mức phạt phù hợp để nhân viên có thêm động lực làm việc. Tùy vào vị trí làm việc và bằng cấp khác nhau, doanh nghiệp có thể đưa ra những chính sách khác nhau. Để minh bạch hơn trong chính sách lương thưởng của nhân viên, bạn có thể lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý công việc thông minh – xu hướng công nghệ phổ biến hiện nay.

Xem thêm: 11+ Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Nhỏ Tối Ưu, Chuyên Nghiệp 

Bước 4: Triển khai thông tin về mức KPI cho nhân sự

Sau khi đã thiết lập xong các mức KPI, doanh nghiệp cần triển khai đến toàn thể nhân viên trong công ty.

• Truyền thông chính sách: Con người ta luôn có xu hướng phản ứng với những thay đổi mới, tác động trực tiếp đến quyền lợi của mình. Do đó nếu thông tin một cách khéo léo sẽ giúp nhân viên nhanh chóng thích ứng và dễ dàng chấp nhận hơn.
• Đào tạo: Nhân viên kinh doanh bao gồm những người đa dạng về trình độ, có thể là thạc sĩ, cử nhân, tiến sĩ hoặc thậm chí là người mới tốt nghiệp cấp 3. Do đó không phải ai cũng biết rõ về KPI. Khi đó doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo theo từng đối tượng.
• Chính sách thúc đẩy: Việc điều chỉnh chính sách về lương thưởng hoặc phụ cấp theo nguyên tắc WIN – WIN sẽ đảm bảo được sự hài lòng của cả hai bên.

Bước 5: Giám sát công việc thông qua công cụ hỗ trợ

Một kế hoạch triển khai KPI có tốt thế nào cũng không đảm bảo chắc chắn nếu không được giám sát. Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đều đang sử dụng những công cụ hỗ trợ để giám sát việc thực hiện KPI của nhân viên. Việc sử dụng công nghệ thông minh giống như phần mềm quản lý bán hàng, quản lý doanh nghiệp giúp hoạt động giám sát đảm bảo tính minh bạch, công bằng cho cả nhân viên và tổ chức.

Các chỉ tiêu KPI cho nhân viên kinh doanh phổ biến nhất

Việc tính toán hiệu quả của mỗi KPI và đưa ra quyết định xem nên áp dụng chỉ số nào cần dựa vào mô hình kinh doanh và quy trình marketing thực tiễn của doanh nghiệp. Dưới đây là các chỉ số KPI hiệu quả thường được áp dụng cho đội ngũ nhân viên kinh doanh hiện đại. Bạn có thể lựa chọn một số tiêu chỉ phù hợp để thiết lập mức KPI cho nhân viên kinh doanh của mình.

Tăng trưởng doanh thu hàng tháng

Đây là chỉ số giúp đo lường doanh số bán hàng, xem mức độ tăng hoặc giảm so với tháng trước. Trong lĩnh vực kinh doanh mô hình SaaS, mặc dù doanh số bán hàng theo từng năm rất quan trọng nhưng chúng thường chênh lệch nhiều so với ước tính của doanh nghiệp. Vì vậy quản lý tốc độ tăng trưởng theo từng tháng sẽ giúp leader bộ phận kinh doanh nắm được xu hướng thay đổi doanh số ngay tại thời điểm đó để kịp thời đưa ra quyết định thay vì phải thụ động dựa trên báo cáo cuối kỳ hoặc cuối năm.

Bên cạnh đó, việc đặt mục tiêu doanh số bán hàng phù hợp với mục tiêu kinh doanh sẽ tạo thêm động lực phấn đấu cho từng cá nhân và bộ phận kinh doanh.

Yêu cầu về tỷ suất lợi nhuận trung bình

KPI giúp nhân viên kinh doanh đánh giá tỷ suất lợi nhuận dựa trên loại sản phẩm và dịch vụ họ đang cung ứng cho khách hàng. Chỉ số này vô cùng quan trọng nếu doanh nghiệp bán nhiều sản phẩm hoặc có gói dịch vụ đa dạng, đồng thời cho phép nhân viên kinh doanh linh hoạt hơn trong vấn đề định giá để chốt đơn với khách hàng.

Doanh thu mục tiêu

Doanh thu mục tiêu chính là chỉ số đánh giá doanh số thu được trong một khoảng thời gian nhất định của bộ phận kinh doanh trong công ty, có thể giúp cải thiện hiệu suất làm việc của tất cả nhân viên.

Với chỉ tiêu KPI này, doanh nghiệp cần tạo sẵn khung tham chiếu chính xác để đảm bảo tính khách quan. Bên cạnh đó, nhân viên kinh doanh có thể bị nản chí và kiệt sức do áp lực từ những chỉ tiêu quá cao, vì vậy bạn nên xem xét tổng doanh thu thực tế của khoảng thời gian gần đây và đưa ra con số phù hợp.

Yêu cầu về số lượng đơn hàng tháng

Số lượng đơn hàng tháng được xác định dựa trên số lượng thỏa thuận được chốt hoặc số hợp đồng đã được ký kết mỗi tháng, thường được chia thành nhiều loại như số lượng đặt hàng theo khu vực hay số lượng đặt hàng trên mỗi nhân viên kinh doanh. Chỉ tiêu KPI này đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy động lực cho nhân viên, đặc biệt là các công ty kinh doanh dịch vụ hoặc sản phẩm theo mô hình SaaS.

Xem thêm: Top 7 Phần Mềm Quản Lý Đơn Hàng Phổ Biến Nhất Hiện Nay

Cơ hội bán hàng

Đây là KPI giúp nhân viên kinh doanh theo sát mọi cơ hội bán hàng đang nằm trong danh sách xử lý, đồng thời xác định được những cơ hội đáng giá để ưu tiên thời gian và dành nhiều công sức hơn.

Chỉ số này giúp nhân viên sắp xếp các cơ hội bán hàng dựa trên độ lớn ước tính của hợp đồng nếu ký kết thành công. Các khách hàng tiềm năng sẽ có giá trị mua hàng ước tính cao hơn khách hàng thông thường khác.

Những cơ hội bán hàng có thể được xếp theo thứ hạng dựa vào độ chắc chắn thành công của thỏa thuận hay xác suất ký được hợp đồng. Lúc này, nhân viên kinh doanh cần thu thập được thông tin cơ sở dữ liệu khách hàng hiện tại để xác định đâu là khách hàng tiềm năng để chốt được hợp đồng thành công.

Giá trị đơn hàng trung bình

Đây là KPI thường dùng để đo lường giá trị trung bình của mỗi đơn hàng, nhờ đó nhân viên kinh doanh có thể xác định được giá trị định lượng cho mỗi cơ hội tiềm năng. Nhân viên cần kết hợp KPI này với các chỉ số khác trong mô hình định giá của doanh nghiệp để tính số tiền chính xác có thể thu về từ các lead nếu hợp đồng thành công.

Số lượng cuộc gọi hoặc email hàng tháng

Đối với nhân viên kinh doanh outbound, số lượng cuộc gọi và email hàng tháng cho thấy cái nhìn tổng quan về tổng số cuộc gọi hoặc email cần tiếp cận đến khách hàng tiềm năng. Chỉ tiêu này có thể được chia nhỏ thành tổng số cuộc gọi được nhấc máy, số email được mở, thời gian mỗi cuộc gọi, số lượng cơ hội bán hàng, mức độ quan tâm của khách hàng.

Số đơn hàng của mỗi nhân viên

Số lượng đơn hàng trên một nhân viên cho phép bạn thống kê số lượng đơn thành công trên một nhân viên kinh doanh. KPI này thường dùng để xây dựng hệ thống nhân sự bán hàng và xác định được mục tiêu cá nhân, đồng thời tìm kiếm điểm mạnh yếu của mỗi nhân viên Tuy nhiên cần chú ý rằng không sử dụng chỉ số KPI này để tao ra một văn hóa cạnh tranh giữa các nhân viên kinh doanh với nhau để tránh gây xích mích và mất đoàn kết nội bộ.

Hiệu suất sản phẩm

Hiệu suất sản phẩm cho phép nhân viên kinh doanh nhận ra xu hướng khi có sản phẩm hay một gói dịch vụ nhất định đang bán chạy nhất.

Doanh thu tính theo phương thức liên lạc

Doanh số dựa trên phương thức liên lạc cho biết phương thức liên hệ bán hàng nào đang hoạt động hiệu quả nhất, đồng thời cho phép nhân viên kinh doanh tăng hiệu suất gấp đôi với những phương thức hiệu quả. Bạn cũng có thể cân nhắc loại bỏ hoặc tự động hóa những phương pháp kém hiệu quả. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng chỉ số này để cân bằng thời gian, chi phí và hiệu quả đạt được trong các phương thức liên lạc của bộ phận kinh doanh.

Độ dài trung bình của một đơn hàng mới

Chỉ số KPI về độ dài trong bình của một đơn hàng giúp nhân viên tính toán được số lượng sản phẩm cần bán để mang đến cho công ty lợi nhuận nhiều nhất. Chỉ số này có thể giúp chia nhỏ trên mỗi nhân viên kinh doanh, giúp xóa bỏ định kiến cần mang về nhiều đơn hàng mới được xem là nhân viên xuất sắc.

Tỷ số đơn hàng thành công trên khách hàng tiềm năng

Tỷ số đơn hàng thành công trên khách hàng tiềm này được tính bằng tỷ số giữa hợp đồng thành công và số lượng lead mà nhân viên có. Đồng thời bạn có thể rà soát được toàn bộ quá trình làm việc, xác định những leads nào chất lượng, phương thức phù hợp để chốt đơn trong tương lai. Chỉ số này cần được chia sẻ và thảo luận thường xuyên giữa bộ phận marketing và kinh doanh.

Tỷ lệ giữ chân khách hàng

Tỷ lệ giữ chân khách hàng cũng được xem là chỉ tiêu KPI cho nhân viên kinh doanh, được xem là cột mốc đánh dấu sự thay đổi đột ngột trong đội ngũ nhân viên kinh doanh. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là công ty thiên về inbound marketing sẽ giao cho nhân viên đảm nhận việc chốt hợp đồng và chăm sóc khách hàng để khách luôn hài lòng với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Chi phí trung bình cho một khách hàng tiềm năng

Đây là KPI giúp bạn xác định số tiền cần chi để tạo ra một khách hàng tiềm năng. Nếu chi phí để có khách hàng thấp, doanh số bán ra cao và nhân viên thường xuyên chốt được đơn hàng, họ đang trên đà thành công. Khi đó chỉ số chi phí cho một lead sẽ chính xác nhất nếu được tính toàn cùng chi phí marketing.

Thời gian chuyển đổi trung bình

Nếu bộ phận kinh doanh của công ty sở hữu một hệ thống đo lường thời gian trung bình, từ điểm tiếp xúc đầu tiên với lead đến điểm chốt đơn hàng thì việc xác định năng suất phễu bán hàng của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Khi thời gian chốt một đơn hàng hay hợp đồng càng ngắn, chỉ tiêu KPI này được đảm bảo.

Tỷ số MRR mới và mở rộng

MRR được hiểu là doanh thu định kỳ hàng tháng, thường được tính bằng số lượng khách đã trả tiền nhân với số tiền trung bình của tất cả khách hàng. Chỉ số MRR mới được hiểu là lượng MRR nhân viên kinh doanh đạt được trong tháng.

Đối với những doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình SaaS, chỉ số MRR mở rộng là lượng MRR được bổ sung từ nhóm khách hàng hiện tại đăng ký mở thêm hoặc nâng cấp sản phẩm, dịch vụ mà họ có.

Số cuộc gọi và demo hàng tháng

Chỉ số KPI cho nhân viên kinh doanh này sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi: Có bao nhiêu cuộc gọi nội tuyến hoặc cuộc gọi demo cho khách được hoàn thành trong tháng bởi bộ phận kinh doanh. Những cuộc gọi này có vai trò quan trọng dẫn đến khả năng chốt hợp đồng thành công. Tương tự như các chỉ số được đề cập ở trên, số cuộc gọi này có thể được chia nhỏ để tính cho mỗi nhân viên.

Xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh vô cùng cần thiết nhưng lại không hề dễ dàng. Bạn nên tham khảo các bước xây dựng KPI và lựa chọn ra các chỉ số phù hợp để thiết lập bảng KPI cho đội ngũ nhân viên của mình, tạo động lực để họ cống hiến cho công ty và phát triển bản thân.