Dịch vụ karaoke giải trí đang xuất hiện ngày càng nhiều để đáp ứng nhu cầu của mọi người. Thế nhưng việc quản lý quán không hề đơn giản, cần đến sự trợ giúp của các phần mềm quản lý karaoke. Vậy giải pháp này có gì nổi bật và đâu là những sản phẩm đình đám nhất? 

Những khó khăn chung khi quản lý quán karaoke

Từ lâu, việc kinh doanh quán hát (karaoke) đã thu được rất nhiều lợi nhuận nên được nhiều người lựa chọn. Đây không chỉ là một hình thức giải trí phổ biến ở thành phố mà nông thôn cũng rất được ưa chuộng.

Tuy nhiên, trong khâu quản lý quán karaoke vẫn còn tồn tại nhiều bất cập và khó khăn. Cụ thể:

• Người quản lý không thể nắm rõ được các phòng đang có khách, phòng đang trống hay những phòng cần dọn dẹp.
• Người phục vụ không kiểm soát được những đồ ăn uống trong phòng hát, trong kho, từ đó gây nên những trường hợp thâm hụt hàng hóa.
• Việc ghi chép khi gọi đồ thủ công dễ nhầm lẫn, không thể quản lý được hóa đơn tiền phòng và tạo cơ hội cho nhiều trường hợp “bùng tiền”.
• Khi làm số liệu kinh doanh, báo cáo doanh thu, chi phí tốn thời gian, công sức và thậm chí sai sót, khó khăn trong tìm kiếm số liệu.
• Chủ quán không thể theo dõi hoạt động vận hành của quán nếu vắng mặt, không kiểm soát được nhân viên cũng như khách hàng và không nắm được tình hình doanh thu.

Xem thêm: TOP 17+ Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Tại sao quán hát nên sử dụng phần mềm quản lý karaoke?

Phần mềm quản lý karaoke chính là một “công cụ” nhằm hỗ trợ người dùng quản lý các hoạt động như xuất hóa đơn, nhận yêu cầu, chuyển hóa đơn từ bếp, quản lý xuất nhập kho, thông tin khách hàng hay thu chi theo kỳ,… Các phần mềm này phù hợp với mọi mô hình kinh doanh quán hát.

Là chủ của một mô hình karaoke, bạn nên lựa chọn phần mềm này vì những lý do sau:

Khả năng tích hợp, xử lý thông tin nhanh chóng 

Khác với việc tính toán thủ công bằng con người, các phần mềm quản lý được thiết lập trên hệ thống sẽ mang đến cho bạn giải pháp hoàn hảo. Những dữ liệu được đồng bộ luôn sẵn sàng hiển thị mà không mất thời gian chờ đợi của người dùng.

Ngoài ra, thông tin báo cáo được tính toán chính xác cũng là một ưu điểm của giải pháp này. Thực tế, quá trình xuất file báo cáo cuối ngày/tuần/tháng rất chi tiết, rõ ràng từng hạng mục, giúp người quản lý dễ theo dõi.

Tối ưu nguồn lực về nhân sự

Thay vì cần rất nhiều nhân viên vận hành quán như trước, giờ đây với phần mềm quản lý bạn hoàn toàn có thể giảm bớt nguồn lực này. Chỉ với 2 – 3 nhân viên kinh nghiệm cùng hệ thống quản lý, mọi công việc sẽ được phân luồng và giải quyết nhanh chóng.

Đảm bảo tính an toàn hệ thống

Những phần mềm quản lý hầu hết đều được thiết kế có khả năng bảo mật thông tin, phân quyền truy cập dành cho quản lý và nhân viên. Vì vậy, việc sử dụng sẽ trở nên bảo mật hơn, các phòng ban khác nhau không thể tự ý truy cập vào dữ liệu của bên khác nếu không được sự cho phép của người chủ. Mỗi khi có bất kỳ điều gì bất thường, bạn cũng dễ dàng phát hiện và truy vết thông tin.

Chế độ theo dõi và quản lý từ xa

Việc cài đặt phần mềm không chỉ dừng lại tại máy tính của quán mà còn có thể dùng song song trên laptop hay điện thoại thông minh. Nếu bạn có việc cần phải đi xa và lo lắng việc quản lý quán hát của mình bị gián đoạn, phần mềm được đồng bộ song song sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi, điều chỉnh việc kinh doanh nhanh chóng.

Tham khảo: Top 7+ Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Hiệu Quả Nhất

Tính năng cơ bản cần có của phần mềm quản lý karaoke

Một phần mềm quản lý được đánh giá là chất lượng, thân thiện với người sử dụng khi đáp ứng được những yêu cầu sau:

• Khả năng quản lý đa dạng hoạt động kinh doanh của cơ sở

Người dùng phần mềm chỉ với vài thao tác đơn giản đã có thể thiết lập các nhóm phòng hát tương tự nhau như: Phòng vip, phòng super vip, phòng premium,…

Với mỗi phòng sẽ có mức giá khác nhau, phần mềm sẽ căn cứ vào số giờ khách sử dụng phòng để tính tiền. Nhờ đó, nhân viên có thể dễ dàng biết được số tiền mà khách cần thanh toán, đảm bảo không bị thiếu hụt hay sai sót xảy ra.

Dòng tiền mà quán chi tiêu cũng được phần mềm quản lý tự động ghi nhận và xuất file excel thể hiện rõ nguồn vốn, chi phí vận hành, doanh thu và lợi nhuận. Điều này giúp ích rất nhiều cho kế toán trong quá trình tổng hợp thông tin, báo cáo và cân đối chi phí duy trì quán hát.

• Theo dõi biến động hàng hóa xuất – nhập trong kho

Ngoài hoạt động kinh doanh, việc quản lý hàng hóa trong kho cũng như xuất nhập và tồn kho cũng là vấn đề mà người quản lý quán karaoke quan tâm. Thực phẩm tại những cơ sở kinh doanh này chủ yếu là bia rượu, bánh kẹo, nước giải khát, hoa quả,…

Khi nhân viên nhập các thông tin về số lượng hàng hóa vào phần mềm, chúng sẽ được lưu trữ và tự động trừ đối với mỗi order sau đó. Từ đó, người bán dễ theo dõi số lượng hàng còn trong kho, đưa ra các phương án nhập hàng mới hoặc ngừng cung cấp hàng.

Bên cạnh đó, việc thiết lập giá bán tương ứng với loại hàng hóa bằng phần mềm cũng giúp nhân viên tính toán hóa đơn cho khách hàng nhanh chóng, tương tự phần mềm quản lý bán hàng. Giá này hoàn toàn có thể điều chỉnh được thủ công nếu có chương trình khuyến mại đặc biệt, ưu đãi khách hàng,…

• Phân quyền sử dụng 

Hệ thống phần mềm quản lý karaoke được trang bị tính năng phân quyền sử dụng cho từng đối tượng nhân viên. Mỗi phòng ban chỉ có khả năng truy cập vào dữ liệu trong phòng hoặc những nơi được cho phép truy cập.

Quản lý là người có khả năng theo dõi toàn bộ thông tin của các phòng khác nhau. Qua đó người chủ sẽ biết được phòng nào đang hoạt động hiệu quả, lỗi sai ra sao và quá trình vận hành có bị gian lận hay không.

Có thể bạn quan tâm: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Thân Thiết Tốt Nhất

TOP 11 phần mềm quản lý karaoke miễn phí chất lượng

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý karaoke khác nhau có thể khiến bạn hoang mang khi lựa chọn. Dưới đây là TOP 11 cái tên đảm bảo chất lượng tốt, bảo mật cao và được nhiều người tin dùng.

Phần mềm quản lý nổi tiếng KiotViet

KiotViet xuất hiện đã lâu, được biết đến là phần mềm giúp bạn quản lý phòng karaoke theo giờ. Nhiệm vụ chính của KiotViet đó là quản lý tất cả thông tin, tình hình hiện tại của các phòng một cách chi tiết giúp quản lý hoặc người chủ dễ dàng sắp xếp khi có khách đặt phòng, tăng năng suất làm việc.

Phần mềm KiotViet có ưu điểm nổi trội đó là khả năng kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động phát sinh của quán hát cung cấp tới khách hàng. Những việc như đặt phòng, gọi đồ ăn hay đồ uống đều được ghi lại toàn bộ một cách chi tiết, có hệ thống.

Thông tin khách hàng sẽ được phần mềm tự động lưu lại và cung cấp cho thu ngân số tiền cần thanh toán, giống với tính năng của phần mềm quản lý khách hàng. Mọi việc vận hành của quán hát nhờ có KiotViet trở nên đơn giản, dễ theo dõi và báo cáo hơn.

TUKI KARA – Phần mềm quản lý quán karaoke thông minh

Nếu bạn lo ngại về vấn đề mạng internet có thể gián đoạn các phần mềm, TUKI KARA chính là giải pháp hoàn hảo. Đây là phần mềm tính tiền karaoke có giao diện tối giản, thân thiện với người dùng.

Nhờ việc không kết nối đến mạng internet, mọi hoạt động của phần mềm được diễn ra vô cùng ổn định và có tính bảo mật cao nhất. Những dữ liệu quan trọng như thông tin khách hàng, báo cáo doanh thu hoàn toàn được phân quyền, không ai có thể tiếp cận, trừ những người được chỉ định hoặc cầm tài khoản truy cập chính.

TUKI KARA cũng hỗ trợ quản lý doanh thu theo ngày dựa trên từng phòng hoặc tính theo mỗi nhân viên. Sau đó phần mềm sẽ xuất báo cáo doanh thu mỗi khi kết ca để quản lý kịp thời theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh.

Phần mềm BIGBUY chuyên nghiệp

BIGBUY là phần mềm quản lý karaoke được đánh giá rằng có giao diện thanh toán đơn giản nhất hiện nay. Chỉ cần vài giây cài đặt, nhân viên sẽ dễ dàng làm quen với cách thao tác và sử dụng thuận tiện hơn.

BIGBUY được tích hợp chung với màn hình trong phòng hát, do đó phần mềm có thể tính chính xác giờ sử dụng của khách hàng. Kết hợp với bảng giá cập nhật sẵn trong máy, chúng cho ra hóa đơn chính xác mà khách cần trả nhanh chóng chỉ với vài thao tác.

Mọi thông tin của khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ tại quán karaoke cũng được BIGBUY lưu trữ. Bạn có thể giữ ở chế độ riêng tư nhằm theo dõi tần suất sử dụng dịch vụ của khách hoặc gửi đến khách hàng những chương trình hấp dẫn của quán mỗi khi có dịp.

Không chỉ vậy, với BIGBUY, bạn có thể tích hợp thêm tính năng theo dõi công nợ của nhân viên và lập bảng tính lương dựa theo hiệu suất làm việc. Qua đó công việc của kế toán và hành chính được giảm tải và tối ưu khá nhiều.

POS365 – Phần mềm quản lý quán karaoke chuyên nghiệp

POS365 cũng là phần mềm quản lý quán karaoke toàn diện mà bất kỳ người chủ quán nào cũng không thể bỏ qua. Ứng dụng này sở hữu tính năng vượt trội, từ đó giúp bạn có thể kiểm soát từ doanh thu, kho vật tư; tiết kiệm được chi phí thuê nhân công.

Tìm hiểu thêm: Tổng Hợp 6 Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào Hiệu Quả Nhất

POS365 cho phép người dùng phân loại các phòng hát karaoke theo giá hay theo tính năng một cách nhanh chóng và khoa học. Thao tác trên phần mềm khi chọn phòng hay gọi món cũng vô cùng đơn giản, mọi nhân viên đều dễ dàng học tập và thực hành ngay.

Những sai sót trong khi vận hành như sắp xếp phòng, quản lý phòng trống, gọi đồ, thực hiện món tại bếp được giảm bớt tối đa. Phần mềm cũng phân quyền truy cập thông tin rõ ràng ở các nhân viên từng bộ phận, tương tự tính năng của phần mềm quản lý nhân sự, đảm bảo an ninh cho quán ở mức cao nhất.

Phần mềm Posapp hỗ trợ quản lý karaoke

Với những người thích tập trung vào mảng vận hành, PosApp là phần mềm hợp lý dành cho bạn. Các hoạt động như nhận đơn, chuyển đơn từ bếp, xuất bill, thu chi theo kỳ, thông tin khách hàng hay quản lý xuất nhập kho,… được dễ dàng thực hiện.

Độ chính xác trong khâu tính toán của phần mềm Posapp cao, dễ dàng tích hợp các loại giá dịch vụ tương ứng theo ngày lễ, ngày thường,… sao cho phù hợp. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt để ứng dụng linh động làm tròn các khoản tiền chênh phụ thu, phí dịch vụ 15 phút, 30 phút,…

Phần mềm quản lý karaoke chuyên nghiệp – phuloitn.com

Phuloitn.com là phần mềm được sử dụng tương đối phổ biến hiện nay. Điều này có được là nhờ thiết kế đơn giản thân thiện với người dùng nhưng mang đến nhiều tính năng hữu ích vượt trội.

Một số tính năng nổi bật mà Phuloitn.com tích hợp sẵn như: Dễ dàng quản lý số lượng phòng, màn hình gọi đồ hiển thị thân thiện, giá cả dịch vụ dễ dàng thay đổi thủ công, tự động tính tiền giờ cho khách hàng.

Ngoài ra, Phuloitn.com cũng giúp kế toán đơn vị rất nhiều trong việc quản lý nguồn vốn, số tiền đã chi tiêu, lợi nhuận của quán một cách chính xác và chi tiết. Bạn có thể xuất file mềm thông tin hoặc in trực tiếp để đối soát, kiểm tra nhanh.

Phần mềm quản lý Vietbill

Phần mềm quản lý karaoke Vietbill có giao diện rất thân thiện, trực quan, phong cách chuyên nghiệp. Người dùng có thể dễ dàng làm quen chỉ sau vài thao tác đơn giản.

Ưu điểm của phần mềm Vietbill là khả năng tính tiền theo phòng, theo giờ mỗi phòng khác nhau và có độ chính xác cao. Thậm chí bạn còn có thể tự động tăng giá vào ngày cuối tuần, dịp lễ thông qua cài đặt.

Một số khách hàng thường có thói quen nợ hóa đơn để thanh toán một lần vào cuối tháng sẽ được phần mềm ghi chép lũy kế theo tháng, tương tự phần mềm quản lý công nợ khách hàng. Bạn sẽ không cần lo lắng đến việc ghi chép mỗi lần và có thể bị quên khi quán tiếp lượng khách quá đông.

Xem thêm: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Phần mềm OXU dễ dàng sử dụng

OXU từ khi xuất hiện đã được nhiều người tin tưởng, đánh giá cao. Điều này không chỉ đến từ giao diện bắt mắt của nó mà ở chính khả năng cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng và thuận tiện.

Hoạt động báo cáo đặt phòng, nhận/ trả phòng cho khách hàng được OXU thực hiện đầy đủ và đúng hạn. Điều này có được là nhờ khả năng lưu trữ thông tin khách hàng thân thiết chi tiết, nhân viên có thể tra cứu nhanh và đơn giản.

OXU cũng cho phép người quản lý hay giám sát theo dõi doanh thu, lãi – lỗ của quán cũng như hoạt động xuất nhập hàng hóa trong khung thời gian được lựa chọn. Nhờ đó bạn sẽ biết được cơ sở của mình cần làm gì tiếp theo để cân đối chi phí hoạt động.

Phần mềm quản lý karaoke SUMI

Nếu đang tìm kiếm một phần mềm quản lý karaoke chất lượng, bạn không nên bỏ qua SUMI. Đây là phần mềm giúp bạn quản lý thông tin theo phòng cụ thể và dễ dàng theo dõi từ xa.

Thiết lập đơn giá phòng hát theo nhiều khung giờ khác nhau giờ đây thật đơn giản với SUMI, thậm chí bạn còn quản lý được danh mục bài hát đang là xu hướng trên thị trường âm nhạc hiện nay. Tình trạng phòng hát cũng được hiển thị rõ ràng, nhân viên thông qua đó chủ động bài trí cho khách hàng trong khi sử dụng dịch vụ.

Phần mềm quản lý Siêu sao

Siêu sao được rất nhiều đơn vị kinh doanh karaoke sử dụng hiện nay bởi thiết kế đơn giản, dễ dùng, nhiều tính năng hiện đại. Đây là giải pháp giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức trong khâu quản lý, tính toán dễ dàng, tránh sai sót và giúp cửa hàng chuyên nghiệp hơn.

Quản lý thường lo lắng hoạt động kế toán sẽ gặp khó khăn khi phải làm việc với các con số phức tạp trên phần mềm, “Siêu sao” có thể hỗ trợ bạn trích xuất dữ liệu báo cáo ra nhiều file khác nhau với nhiều định dạng. Từ đó việc quản lý thu – chi mọi loại tiền trong vận hành quán được hiển thị rõ ràng, chi tiết.

Phần mềm quản lý karaoke miễn phí Vzsoft

Thêm một phần mềm được nhiều quán karaoke sử dụng hiện nay đó chính là Vzsoft. Giải pháp này có thể hỗ trợ việc quản lý quán hát cho những người chủ trở nên dễ dàng, tiện lợi, giảm bớt thời gian, tăng trưởng doanh thu.

Ưu điểm nổi bật khi sử dụng ngay khi sử dụng Vzsoft không thể bỏ qua đó chính là khả năng tính toán chính xác ngay lập tức. Kết quả được trả bởi phần mềm chính là số tiền mà khách cần thanh toán, đã bao gồm tất cả giá của các dịch vụ cũng như chiết khấu hay quà tặng đặc biệt. Điều này được thực hiện dễ dàng bằng cách nhập giá niêm yết vào máy thông qua nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Top 11 Phần Mềm ERP Miễn Phí Được Tin Dùng Nhất Hiện Nay

Nỗi lo thiếu phòng không còn là vấn đề khi phần mềm có thể hỗ trợ khách hàng trong việc đặt phòng trước, cài đặt giờ nhận phòng và giờ kết thúc. Nhân viên dễ dàng theo dõi tình trạng phòng thông qua camera giám sát và quản lý sơ đồ từng khu vực.

Vzsoft được nhiều quán hát ưa chuộng cũng bởi sự thân thiện với nhiều các máy móc khác nhau như hệ thống camera, máy chiếu, máy in,… Hóa đơn bán hàng có thể in với nhiều khổ giấy khác nhau, bạn không cần phải thay đổi một khổ giấy khác loại khi sử dụng phần mềm này.

Vậy là bài viết trên đã chia sẻ về TOP 11 phần mềm quản lý karaoke miễn phí, chất lượng. Hy vọng qua những thông tin hữu ích trên, bạn đã chọn được phần mềm phù hợp, đảm bảo sử dụng và vận hành hiệu quả cho cơ sở kinh doanh của mình.