Quản lý kho lạnh là một trong những công việc có nhiều khó khăn, đặc biệt trong thời đại mới, vấn đề tổ chức và vận hành kho lạnh cũng đối mặt với những thách thức mới. Để giải quyết vướng mắc cùng như tăng hiệu quả làm việc với kho lạnh, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý kho lạnh thông minh. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu tới bạn đọc những thông tin top 5 phần mềm tốt nhất.

Quản lý kho lạnh và những khó khăn cho các doanh nghiệp

Công việc quản lý kho lạnh cũng tồn tại nhiều khó khăn, thách thức, không chỉ làm giảm hiệu quả làm việc của nhân sự trong kho mà còn có thể ảnh hưởng đến quá trình vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp. Một số khó khăn trong vấn đề quản lý kho lạnh bao gồm:

Khó khăn khi bảo quản thực phẩm

Trong ngành thực phẩm đông lạnh, mỗi loại thực phẩm khác nhau sẽ yêu cầu nhiệt động riêng biệt để đảm bảo độ tươi ngon. Vì vậy bạn cần điều chỉnh và duy trì nhiệt độ, độ ẩm trong kho để tránh sản phẩm bị hư hỏng. Điều này gây ra nhiều rủi ro, thách thức, đặc biệt những hệ thống điều khiển nhiệt độ truyền thống sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm của nhà vận hành. Sẽ cần có người luôn túc trực tại chỗ để chắc chắn toàn bộ hệ thống hoạt động ổn định, đúng yêu cầu.

Khó khăn trong vấn đề quản lý thời gian

Đối với nhà quản lý kho lạnh, đảm bảo sự hiệu quả trong vận hành và các yêu cầu về sản phẩm là những điều quan trọng. Thông thường, họ sẽ phải thử nghiệm các quy trình khác nhau cũng như biết cách sử dụng các thiết bị dụng cụ lưu kho tiên tiến để hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy, thuận lợi. Do đó nhà quản lý cần tìm ra phương pháp giảm chất thải, đồng thời loại bỏ các chi phí không cần thiết cũng như cải thiện độ an toàn trong lao động, tránh tình trạng thực phẩm hỏng, gây thất thoát cho doanh nghiệp.

Khó khăn trong việc duy trì vòng đời thực phẩm

Có thể thấy, vấn đề điều kiện bảo quản sai cách khiến sản phẩm đông lạnh hư hỏng là một thách thức lớn trong thị trường, đặt ra nhiều vấn đề cho việc duy trì vòng đời thực phẩm. Quá trình bảo quản thực phẩm bao gồm quản lý chất lượng và an toàn cho sản phẩm trong kho, đồng nghĩa với việc bạn cần kiểm soát và theo dõi chặt chẽ điều kiện bảo quản từ nhà sản xuất, qua các chuỗi cung ứng và cuối cùng là thời điểm đến tay người tiêu dùng. Nếu không giám sát nghiêm khắc, việc bảo quản và vận chuyển thực phẩm có thể khiến chúng bị đổi màu, giảm chất lượng, tăng cường vi sinh vật,…

Yêu cầu sự chính xác khi theo dõi sản phẩm

Trong mọi thời điểm, nhà quản lý cần nắm được thông tin chính xác về sản phẩm có trong kho của mình để nhận diện những loại sản phẩm dễ bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ, độ ẩm. Từ đó có được sự điều chỉnh hoặc cách giải quyết kịp thời. Đây cũng là điều không dễ dàng đối với nhà quản lý kho lạnh và nếu không có những công cụ hỗ trợ, bạn khó có thể hoàn thành công việc với hiệu quả cao.

Thực hiện các công việc trong kho lạnh hiện nay có nhiều khó khăn và những yêu cầu khắt khe, do đó doanh nghiệp nên cân nhắc và sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện đại, cụ thể là phần mềm quản lý kho lạnh để tối ưu hóa thời gian, chi phí và nguồn nhân lực.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho lạnh miễn phí?

Phần mềm quản lý kho lạnh hiện nay được các đơn vị phát triển gồm 2 loại chính là có phí và miễn phí. Vậy bạn nên ưu tiên lựa chọn loại nào, có nên sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí?

Khi sử dụng phần mềm miễn phí, bạn có thể tiết kiệm được đáng kể chi phí cho việc vận hành vì không cần trả bất kỳ khoản phí nào để sử dụng. Trong khi đó phần mềm thông thường yêu cầu doanh nghiệp chi một số tiền nhất định mới có thể cài đặt, sử dụng lâu dài. Ưu điểm này vô cùng hữu ích đối với các tổ chức quy mô nhỏ, không có quá nhiều yêu cầu khắt khe.

Bên cạnh đó, các phần mềm miễn phí thường được thiết kế với giao diện đơn giản, trực quan nên toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp của bạn có thể nhanh chóng làm quen với các thao tác và tính năng, tạo sự thuận lợi trong quá trình làm việc. Ngoài ra việc ứng dụng các phần mềm quản lý kho lạnh miễn phí cũng mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích, giúp khắc phục khó khăn, giải quyết vướng mắc và tăng hiệu quả công việc.

Bên cạnh ưu điểm thì phần mềm miễn phí cũng có những nhược điểm nhất định. Đầu tiên phải kể đến đó là các phần mềm này không được trang bị đầy đủ các tính năng như một phần mềm có phí, do đó trong quá trình sử dụng bạn vẫn có thể gặp những khó khăn chưa thể được giải quyết.

Phần mềm quản lý kho lạnh miễn phí không thể đảm bảo tính bảo mật cao, đặc biệt khi bạn tải về từ các trang Web không uy tín, virus, mã độc rất dễ tấn công vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Đồng thời kẻ xấu có thể lợi dụng để chỉnh sửa, đánh cắp thông tin, dữ liệu quan trọng.

Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, phần mềm miễn phí rất hay xảy ra lỗi, gây ảnh hưởng đến công việc của toàn bộ nhân sự trong công ty cũng như các phòng ban khác. Đặc biệt bạn sẽ không được nhà cung cấp tư vấn, hỗ trợ trong những trường hợp này. Khi đó bạn cần chủ động tìm hiểu và khắc phục sự cố này.

Để có thể đưa ra được quyết định chính xác cho việc sử dụng phần mềm có phí hay miễn phí, bạn nên cân nhắc đến những lợi ích và rủi ro có thể xuất hiện, đồng thời dựa vào nhu cầu thực tế, khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Lợi ích của phần mềm quản lý kho lạnh

Phần mềm quản lý kho lạnh mang đến cho người dùng những lợi ích trong vấn đề quản lý, kiểm soát, theo dõi sản phẩm trong kho, đảm bảo hiệu quả vận hành cao. Cụ thể:

Dễ dàng quản lý hàng hóa một cách chi tiết

Phần mềm quản lý kho lạnh cũng giống với một phần mềm quản lý kho thông thường, hỗ trợ người dùng thống kê chi tiết từng sản phẩm theo mã hàng, loại hàng, số lượng, thời gian nhập – xuất,… Qua đó người quản lý dễ dàng kiểm soát được sự biến động hàng hóa trong  kho, tránh tình trạng hư hỏng hoặc thất thoát gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Hỗ trợ theo dõi tiến trình làm việc của nhân viên

Tương tự như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý kho lạnh một hệ thống tập trung nên tất cả quản lý và nhân viên đều cùng làm việc ở đây. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình làm việc của nhân sự, từ đó đưa ra được những sắp xếp, chỉ đạo phù hợp với khả năng của từng nhân viên. Đồng thời bạn cũng dễ dàng phát hiện ra những sai sót trong quá trình làm việc và xử lý nhanh chóng.

Hạn chế sai sót

Thông qua các tính năng của phần mềm, tất cả những thông tin về hàng hóa, nhân viên được lưu trữ, cập nhật trên hệ thống một cách tự động, đảm bảo tính thống nhất và chính xác cao. Nhờ đó quá trình làm việc hạn chế được nhiều sai sót, góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, khi có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho lạnh, quản lý nhanh chóng cập nhật tình hình hàng hóa và đưa ra được biện pháp xử lý nếu quá trình lưu kho, bảo quản xảy ra vấn đề. Điều này giúp doanh nghiệp vận hành và hoạt động thuận lợi, không bị thất thoát như cách quản lý truyền thống.

Đảm bảo bảo mật thông tin

Mặc dù toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp đều cùng làm việc trên một hệ thống, tuy nhiên phần mềm với chức năng phân quyền cho phép bạn giới hạn quyền truy cập, chỉnh sửa cho nhân viên của mình. Khi đó quá trình làm việc vẫn đảm bảo tính thống nhất, liền mạch và bạn không lo sợ thông tin, dữ liệu bị lộ ra bên ngoài, tránh được trường hợp nhân viên gian lận.

Những tính năng cơ bản của phần mềm

Một phần mềm quản lý kho lạnh thông minh thường được trang bị những tính năng cơ bản và cần thiết, bao gồm:

Quản lý thông tin hàng hóa

Thông qua công cụ quản lý kho, giống với phần mềm quản lý bán hàng, người dùng có thể quản lý chi tiết, đầy đủ thông tin về các mặt hàng có trong kho, bao gồm tên, mã, giá trị hàng hóa, các hóa đơn chứng từ có liên quan. Ngoài ra bạn cũng có thể phân nhóm và phân loại cho hàng hóa để thuận tiện cho việc bảo quản, kiểm soát. Những thông tin về xuất xứ, chủng loại, màu sắc, ngày xuất – nhập và hạn sử dụng cũng hiển thị khi ban tìm kiếm trên phần mềm, đảm bảo tính chính xác và hạn chế được những rủi ro hư hỏng hoặc thất thoát.

Quản lý đối tác, nhà cung cấp

Tính năng quản lý đối tác, nhà cung cấp cho phép người dùng quản lý chi tiết thông tin các bên liên quan đến hàng hóa trong kho, bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ, ghi chú về đối tác và nhà cung cấp. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý lượng hàng nhập, phân loại hàng hóa theo từng nhà cung cấp hoặc phân loại số lượng nhà cung cấp cho từng loại hàng để dễ dàng quản lý.

Quản lý xuất nhập kho

Những dữ liệu liên quan đến vấn đề xuất nhập kho, thông tin liên quan đến hàng hóa, sản phẩm đều được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Nhờ đó cả quản lý và bộ phận kế toán có thể giám sát số lượng hàng xuất – nhập để có những sự sắp xếp, điều chỉnh phù hợp. Đồng thời quá trình báo cáo định kỳ trở nên đơn giản, chính xác hơn.

Kiểm kê và điều chỉnh hàng hóa

Tính năng kiểm kê hàng hóa giúp người dùng dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa có trong kho, vị trí của từng mặt hàng và đối chiếu với số lượng được thống kê trên giấy tờ để đảm bảo không có sự sai sót, chênh lệch. Vì vậy nhân sự không mất nhiều thời gian cho việc kiểm đếm số lượng thủ công, đồng thời thuận tiện cho nhà quản lý khi cần điều chỉnh số lượng hàng tồn kho để phù hợp với tình hình thực tế.

Top 5 phần mềm quản lý kho lạnh hiệu quả nhất

Dưới đây là tổng hợp top 5 phần mềm quản lý kho lạnh chất lượng, hiệu quả nhất bạn không nên bỏ qua:

Phần mềm quản lý kho lạnh FaceWorks

FaceWorks là phần mềm quản lý kho lạnh được nhiều doanh nghiệp tin dùng, với giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng. Nhờ hệ thống phân cấp chi tiết, giải pháp phần mềm FaceWorks giúp bạn quản lý kho lạnh một cách chi tiết, hiệu quả, tránh thất thoát, lãng phí tài sản doanh nghiệp. FaceWorks hỗ trợ người dùng quản lý mọi lúc mọi nơi từ máy tính bảng, máy bàn, điện thoại để kịp thời đưa ra những thay đổi, điều chỉnh phù hợp.

Những tính năng của phần mềm quản lý kho lạnh FaceWorks bao gồm:

• Quản lý hàng hóa, sản phẩm trong kho lạnh.
• Quản lý thông tin liên quan đến đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối.
• Quản lý quá trình và số lượng xuất nhập kho.
• Hỗ trợ kiểm kê, theo dõi hàng hóa.

Phần mềm quản lý kho lạnh TTV

Phần mềm quản lý kho lạnh TTV không chỉ cung cấp giải pháp cho việc quản lý bán hàng, quản lý kho mà còn cung cấp tính năng thông minh giúp quản lý biết được chính xác vị trí sản phẩm trong kho, đồng thời đưa ra hình ảnh sơ đồ trực quan. Nhờ đó vấn đề quản lý kho sẽ hiệu quả và đơn giản hơn, tiết kiệm được đáng kể thời gian, chi phí cũng như tối ưu hóa nhân sự.

Những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho lạnh TTV bao gồm:

• Cập nhật phiếu lập – xuất kho.
• Hiển thị cấu trúc hình sơ đồ kho.
• Quản lý hàng hóa gửi kho.
• Báo cáo tình hình hàng nhập – xuất – tồn kho.

Phần mềm quản lý kho lạnh NHS COLD STORAGE

NHS COLD STORAGE là phần mềm được nghiên cứu và phát triển bởi công ty Nguyễn Hoàng, đảm bảo sự chuyên nghiệp với các phân hệ quản lý theo từng quy trình nhất định. Dữ liệu cập nhật trên phần mềm được đồng bộ hóa, chính xác và có độ ứng dụng thực tế cao.

Sử dụng phần mềm quản lý kho lạnh NHS COLD STORAGE, bạn có thể: Theo dõi tình hình xuất nhập khẩu, tồn hàng trong kho; Theo dõi tình hình luân chuyển kho; Quản lý số lượng hàng tồn kho; Tính phí dịch vụ kho; Quản lý nhập hàng tái chế,…

Phần mềm quản lý kho lạnh VietFul

Phần mềm quản lý kho lạnh VietFul là sản phẩm của công ty cùng tên, được thiết kế dựa trên nền tảng công nghệ vận hành kho Fulfillment By Amazon. Phần mềm này mang đến nhiều lợi ích trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc với kho lạnh.

Thông qua phần mềm VietFul, bạn có thể sắp xếp, lưu trữ hàng hóa thông minh, dễ dàng quản lý việc sắp xếp hàng hóa trong kho, kiểm kê lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, đóng gói hàng theo các yêu cầu khác nhau,…

Phần mềm quản lý kho lạnh DMS COLD STORAGE

Phần mềm DMS COLD STORAGE được thiết kế theo quy trình kinh doanh dịch vụ kho lạnh dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong đa dạng lĩnh vực, ngành nghề. Khi sử dụng, DMS COLD STORAGE luôn được tối ưu hóa để mang đến hiệu quả cao trong vận hành, hoạt động, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí.

Ngoài các chức năng cơ bản như: Lưu trữ thông tin, phân quyền người dùng, cập nhật và lưu trữ toàn bộ các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động, phần mềm DMS COLD STORAGE còn cho phép người dùng dễ dàng quản lý hàng hóa trong kho theo từng tiêu chí khác nhau, đồng thời xuất báo cáo đơn giản, chính xác và nhanh chóng.

Phần mềm quản lý kho lạnh WeUp ERP

WeUp ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp với tích hợp hơn 50+ module tính năng thông minh như: bán hàng, nhân sự, kế toán, chăm sóc khách hàng, chi phí, sản xuất,… Trong đó phần mềm quản lý kho hàng WeUp ERP là một trong những tính năng nổi bật trên phần mềm giúp hỗ trợ việc theo dõi và quản lý chính xác hàng hóa trong kho từ xuất nhập, theo dõi tồn kho, kiểm kê đến điều chuyển hàng hóa,…

Ưu điểm nổi bật trên phần mềm quản lý kho lạnh WeUp ERP so với các phần mềm khác:

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
• Tính năng đa dạng, dễ dàng tùy chỉnh nâng cấp
• Tích hợp đa nền tảng, quản lý dễ dàng trên mọi thiết bị
• Hệ thống cảnh báo tình trạng hàng hóa, hạn sử dụng
• Hệ thống báo cáo đầy đủ, trực quan sinh động
• Kiểm kê nhanh chóng, theo dõi biến động chính xác

Dựa trên nền tảng công nghệ mở thông minh, phần mềm quản lý kho WeUp ERP có thể đáp ứng khả năng tùy chỉnh linh hoạt các tính năng quản lý kho chuyên biệt cho đặc thù từng loại hình doanh nghiệp như: Kho bảo quản thực phẩm; Kho bảo quản nông sản; Kho bảo quản các sản phẩm y tế, dược phẩm, đặc biệt là quản lý dịch vụ kho lạnh. Những tính năng nổi bật có trên phần mềm quản lý kho lạnh WeUp ERP như:

Quản lý thông tin hàng hóa kho lạnh

Phần mềm quản lý kho hàng WeUp ERP giúp theo dõi chi tiết mọi thông tin liên quan đến hàng hóa trong kho như: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, hóa đơn chứng từ, thông tin xuất xứ, màu sắc, loại sản phẩm, ngày nhập xuất, hạn sử dụng,… Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ việc phân loại hàng hóa theo từng loại, giúp việc theo dõi và tìm kiếm trở nên dễ dàng.

Quản lý nhập kho

Với tính năng này, phần mềm WeUp ERP cho phép quản lý thông tin hàng hóa nhập kho chính xác, bao gồm: thông tin về nhập thành phẩm, nhập nguyên liệu, nhập hàng lưu chuyển, nhập hàng hóa đơn mua,… Sai sót và rủi ro trong quá trình nhập hàng sẽ không còn, bởi tất cả mọi dữ liệu đều được tích hợp, xử lý, lưu trữ tự động trên phần mềm.

Quản lý xuất kho

Phần mềm hỗ trợ việc quản lý đầy đủ các thông tin hàng hóa liên quan đến xuất kho như: xuất kho cho sản xuất, xuất kho cho hóa đơn khách hàng, xuất trả hàng hóa,… Đồng thời, phần mềm quản lý kho hàng WeUp cho phép các doanh nghiệp thực hiện các giao dịch xuất kho một cách hiệu quả nhờ việc tạo phiếu xuất tự động; lên hóa đơn và ghi nhận các thanh toán với các đơn hàng xuất thành công.

Kiểm kê hàng hóa

Phần mềm cho phép doanh nghiệp dễ dàng kiểm kê và đối chiếu hàng hóa trong kho giữa số lượng nhập trên giấy tờ và số lượng nhập vào kho thực tế. Đồng thời doanh nghiệp cũng dễ dàng kiểm kho theo từng loại sản phẩm nhờ công cụ tìm kiếm tên hoặc mã sản phẩm. Nhờ đó, các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng chênh lệch so với thực tế.

Quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý kho hàng WeUp cho phép các doanh nghiệp kiểm soát chính xác thông tin kho hàng, từ đó nắm bắt được chính xác số lượng hàng hóa còn lại, giúp việc kiểm kho trở nên nhanh chóng và chính xác. Các doanh nghiệp có thể quản lý chi tiết hàng hóa trong kho từ mẫu mã, màu sắc, số lượng, vị trí,… Đồng thời với hệ thống cảnh báo tự động sẽ giúp các chủ doanh nghiệp chủ động trong việc theo dõi trạng thái hàng tồn kho, nắm được thông tin hàng hóa nào thiếu để kịp thời bổ sung.

Đặc biệt, trong tháng này WeUp Group đang triển khai chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng, tất cả các khách hàng khi đăng ký sử dụng phần mềm WeUp ERP đều có cơ hội nhận ngay 1 phần quà hấp dẫn lên đến 30.000.000 triệu đồng. Phần quà bao gồm:

• Tặng gói tư vấn Chuyển đổi số Doanh nghiệp trị giá 10.000.000 đồng
• Tặng gói thiết kế Chuẩn hóa Quy trình Doanh nghiệp trị giá 20.000.000 đồng

Để biết được chính xác chi phí triển khai phần mềm WeUp ERP cho doanh nghiệp mình, Qúy khách hàng có thể liên hệ trực tiếp đến hotline: 08 2245 8899 của WeUp để được tư vấn và báo giá chính xác nhất.

Phần mềm quản lý kho lạnh ngày càng phổ biến và đóng vai trò quan trọng góp phần đảm bảo hiệu suất kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt đối với ngành đặc thù hàng đông lạnh. Nếu bạn đang quan tâm đến giải pháp này, có thể tham khảo và lựa chọn các phần mềm được cung cấp trong bài viết để tối ưu hóa công việc quản lý kho của doanh nghiệp mình.