Hiện nay, các doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ đều dành một phần chi phí để xây dựng kho hàng, phục vụ cho việc bán hàng và quản lý hàng hiệu quả. Để kiểm soát hàng hóa, họ sử dụng một loại mã gọi là SKU. Vậy thực chất SKU là gì? Hãy cùng nhau tìm hiểu vai trò của mã SKU đối với các sản phẩm  trong bài viết sau.

Tìm hiểu khái niệm mã SKU là gì?

Mã SKU thực ra là một loại mã rất quen thuộc, chắc chắn ai cũng đã từng nhìn thấy. Nó viết tắt cho cụm từ tiếng Anh Stock – Keeping Unit, có nghĩa tiếng Việt là đơn vị lưu kho. Mã SKU bao gồm cả chữ và số, các thuộc tính hoặc dấu hiệu, dùng để phân loại sản phẩm này với sản phẩm khác trong kho. Các thuộc tính có thể kể đến như: Loại sản phẩm, nhà sản xuất, mô tả, kích thước, vật liệu,…

Đặc biệt, mã SKU rất đa dạng, không bao giờ lo bị trùng nhau. Giả sử, có hai sản phẩm giống nhau ở hai kho khác nhau thì mã sẽ được đặt tên khác nhau. Mã SKU thường chỉ được đặt cho những sản phẩm có sẵn trong kho, không đặt với những sản phẩm đã có trong đơn hàng hay đang vận chuyển.

Nhiều người cũng thường mắc sai lầm khi sử dụng mã SKU và UPC. Mặc dù cả hai loại mã đều dùng trong công ty, nhưng SKU dùng cho nhà bán lẻ, UPC lại sử dụng cho người tiêu dùng. UPC là một mã vạch thống nhất mô tả sản phẩm, chuỗi 12 chữ số. Trong khi SKU chỉ mô tả một số thuộc tính nhất định, gồm 8 ký tự cả chữ và số. Thường UPC được chuẩn hóa để bất kì ai cũng đọc được thông tin, với SKU chỉ được dùng cho nội bộ khi kiểm soát hàng hóa. Phân biệt hai loại mã này không khó và chúng sẽ giúp ích rất nhiều trong vấn đề quản trị hàng hóa của doanh nghiệp.

Tham khảo: CPM Là Gì? Phân Tích Ưu, Nhược Điểm Của Hình Thức Quảng Cáo Này

Tầm quan trọng của mã SKU là gì với các sản phẩm?

Nếu đã hiểu rõ hơn mã SKU là gì, hãy cùng nhau tìm hiểu tầm quan trọng của nó với các sản phẩm. Mỗi ký hiệu mã SKU mang một ý nghĩa riêng biệt, giúp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả mà không cần Barcode. Ngoài ra, SKU còn có những lợi ích sau:

Tăng trải nghiệm mua sắm và tối ưu giao diện cửa hàng

Sử dụng mã SKU giúp doanh nghiệp lập được bản đồ mua sắm, sắp xếp các sản phẩm cần thiết theo một thứ tự cố định. Nhờ đó, nhân viên có thể tìm thấy và phân loại mặt hàng một cách nhanh chóng, theo các tiêu chí như loại mặt hàng, bộ phận hay nhà cung cấp. Đồng thời, mã SKU giúp dễ dàng quản lý sản phẩm từ tầng bán hàng đến kho lưu trữ. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân viên, quá trình trải nghiệm của khách hàng cũng tăng đáng kể. Nếu không có mã SKU, việc sắp xếp hàng hóa rất dễ nhầm lẫn, mất thời gian tìm kiếm, đem lại hình ảnh xấu về thương hiệu trong nhận thức của khách hàng.

Quản lý hàng tồn kho dễ dàng, hiệu quả hơn

Nếu không quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp của bạn phải chấp nhận mất một phần lợi nhuận. Những tổn thất này do hàng hóa bị thất lạc mà quản lý kho không hay biết hoặc do lỗi nhập dữ liệu sản phẩm. Nhìn chung, mã SKU giúp định vị hàng hóa dễ dàng, quản lý hàng hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Đồng thời, tránh được các lỗi nhỏ không đáng có gây tổn thất cho công ty.

Hỗ trợ các dịch vụ khách hàng như hệ thống thanh toán

Với mã SKU được sắp xếp khoa học giúp các dịch vụ dành cho khách hàng như thanh toán được xử lý chính xác, nhanh gọn. Khi thực hiện thanh toán, chỉ cần có mã SKU, đơn hàng tự động điền tên sản phẩm cũng như giá sản phẩm, đồng thời sẽ tự động tính toán số lượng mặt hàng đó đã bán trong kho. Ngoài ra, SKU có thể hoạt động như một Barcode, giúp cho việc quét mã thanh toán sản phẩm dễ dàng hơn.

Tìm hiểu thêm: Chăm Sóc Khách Hàng: Mô Tả Chi Tiết Công Việc Và Yêu Cầu Cơ Bản

Lưu ý cách đặt mã SKU giúp đơn hàng xử lý hiệu quả

Để thuận tiện cho việc kiểm kho, xử lý đơn hàng, cách đặt mã SKU là một trong những vấn đề bạn cần lưu tâm.

Tạo mã SKU theo cách tư duy của riêng bạn

Khi nhập dữ liệu của một sản phẩm mới, phần mềm sẽ tự động cho ra mã SKU cho sản phẩm đó. Nhưng tốt hơn hết, bạn nên tự đặt mã SKU theo cách riêng của mình. Nhiều đơn vị quản lý kho ngại đặt mã SKU, chỉ thêm tiền tố hoặc hậu tố, thậm chí lấy luôn mã của nhà cung cấp sản phẩm. Tuy nhiên, đặt mã SKU theo cách của riêng bạn sẽ tạo thuận lợi cho quá trình quản lý nội bộ.

Sắp xếp các trường thông tin theo một trình tự nhất định

Thực ra đặt mã SKU đơn giản giống như cách bạn phân loại sản phẩm. Nếu công ty có nhiều mặt hàng khác nhau, nên tuân thủ quy tắc đặt mã theo danh mục từ lớn đến nhỏ. Mỗi mã SKU nên gồm những yếu tố sau đây: Nhà sản xuất, mô tả sản phẩm, ngày mua hàng, kho lưu trữ, kích cỡ sản phẩm, màu sắc, tình trạng. Bên cạnh đó, với mỗi sản phẩm, bạn nên tìm ra thuộc tính khác biệt để phân biệt nó với các sản phẩm cùng loại để đặt tên. Như vậy, khi phân loại hàng sẽ tiết kiệm thời gian hơn.

Tìm hiểu thêm: 11 Công Cụ Marketing Online Hiện Đại Không Thể Bỏ Qua

Ví dụ, với một sản phẩm smartphone, bạn hãy bắt đầu bằng danh mục sản phẩm là “Đồ điện tử”, bạn ký hiệu là E. Tiếp đến loại sản phẩm là smartphone, bạn ký hiệu là S  Nếu điện thoại có thương hiệu Iphone, bạn kí hiệu là IP, tiếp theo kích thước là 6inch thì kí hiệu là 6, cuối cùng hệ điều hành ios 14 thì kí hiệu i14. Vậy mã SKU cho sản phẩm smartphone của bạn là: ESIP6i14.

Chọn lọc thông tin trong mã SKU

Bạn không nhất thiết phải nhồi nhét tất cả thông tin về sản phẩm trong một mã SKU. Trong các thuộc tính của sản phẩm, hãy xem đâu là những thuộc tính dễ phân biệt chúng với sản phẩm khác nhất và đưa vào trường thông tin trong mã SKU. Tối ưu số ký tự cho mã SKU cũng là cách giúp mã SKU ngắn gọn, dễ nhớ. Ví dụ, bạn có 10 nhà cung cấp, quy ước số thứ tự các nhà cung cấp từ 1 – 10, thay vì viết tắt tên chữ cái đầu của nhà cung cấp kéo dài 2 – 3 ký tự.

Lưu ý về font chữ, ký tự trong mã SKU

Tuy các bước chọn font khá đơn giản nhưng chúng ta vẫn cần lưu ý để tránh những rắc rối không đáng có. Ví dụ như chữ O rất dễ đọc nhầm thành số “0” hay chữ I ngắn và l (l cao). Ngoài ra, tránh sử dụng kí tự “/” vì khi đưa vào Excel dễ hiểu nhầm thành định dạng ngày tháng. Các kí hiệu nhứ >, <, @, # cũng rất dễ bị nhầm lẫn. Một lưu ý nhỏ nữa là bạn nên tránh sử dụng số 0 ở đầu mã, vì khi đưa vào Excel thường mặc định 0 là không có. Ví dụ: Mã 012345ABC Excel sẽ hiểu là 12345ABC.

Có thể bạn quan tâm: Affiliate Marketing Là Gì? Kinh Nghiệm, Bước Tiếp Thị Liên Kết Hiệu Quả

Sử dụng phần mềm kiểm hàng bằng mã SKU

Trước đây, người ta thường quản lý kho hàng bằng Excel, Google Site. Tuy nhiên, cách này giờ đã quá lạc hậu vì chúng mất thời gian, công sức, dễ nhầm lẫn khi số lượng hàng đa dạng. Trong khi đó, các phần mềm quản lý hàng trong kho có độ bảo mật thông tin cao, hạn chế tình trạng mất dữ liệu, đánh cắp thông tin. Một số phần mềm kiểm hàng tồn kho miễn phí và trả phí có thể kể đến như: KiotViet, BS Silver, GM Sales, Brightpearl,…

Nhìn chung, SKU ngày nay đã trở nên quá phổ biến với các doanh nghiệp. Kết hợp cùng với các phần mềm quản lý, hệ thống SKU giúp tối ưu hàng hóa tồn kho và giảm thiểu những rủi ro không đáng có.

Qua bài trên, chúng tôi đã cung cấp cho bạn những thông tin tổng quan nhất về mã SKU là gì và tầm quan trọng của mã SKU. Hy vọng sau bài viết này, các cá nhân và doanh nghiệp có thể tích lũy cho mình những kiến thức nhất định mã SKU để áp dụng vào quá trình quản trị kho hàng hiệu quả.