Hiện nay nhu cầu làm đẹp của chúng ta ngày càng gia tăng dẫn đến các dịch vụ spa phát triển mạnh. Vậy làm cách nào để quản lý những cơ sở kinh doanh dịch vụ làm đẹp hiệu quả và chuyên nghiệp? TOP 8 phần mềm quản lý spa miễn phí dưới đây sẽ giúp bạn phần nào trong quá trình hoạt động một mô hình spa. 

Những khó khăn khi kinh doanh spa truyền thống

Để một cơ sở kinh doanh spa hoạt động hiệu quả, người chủ cần quan tâm đến nhiều khâu như quản lý bán hàng, đọc báo cáo, quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng,… Bởi vậy, việc quản lý một spa bằng phương pháp thủ công truyền thống không còn là giải pháp phù hợp.

Chúng ta dễ thấy được những vấn đề mà bạn thường gặp phải nếu quản lý spa của mình bằng cách thông thường như: Thông tin cồng kềnh khó kiểm soát, thu – chi không được ghi chép chính xác, khó lưu thông tin khách hàng.

Bên cạnh đó, việc quản lý con người cũng là một yếu tố bạn khó có thể kiểm soát được theo phương pháp thủ công. Nhân viên spa trong quá trình làm việc rất dễ mập mờ trong hoạt động thu tiền của khách mà bạn khó có thể phát hiện.

Một vài cửa hàng spa tiến bộ hơn bằng cách đổi cách thống kê hoạt động thu chi của đơn vị bằng bảng excel. Tuy nhiên không phải nhân viên nào cũng có đủ kỹ năng văn phòng để đảm bảo việc ghi chép được diễn ra đồng nhất. Ngoài ra vẫn có những tình huống thường gặp như mất dữ liệu, data đồ sộ, lẫn lộn sau khi lưu trữ,… mà bạn sẽ gặp phải.

Chính bởi những hạn chế của việc quản lý thông thường, nhiều chủ spa tìm đến các giải pháp thông minh giúp ích hơn để kiểm soát hoạt động kinh doanh. Phần mềm quản lý spa miễn phí là một hình thức có từ lâu, vẫn luôn giữ độ thu hút cho đến thời điểm hiện tại.

Xem thêm: 7 Mô Hình Kinh Doanh Spa Phổ Biến Và Nên Đầu Tư Nhất Hiện Nay

Vì sao spa nên dùng các phần mềm quản lý?

Sự ra đời của các phần mềm thông minh nhằm mục tiêu giúp ích cho việc quản lý, giảm tải công việc và tinh gọn bộ máy nhân sự hơn. Vì thế chúng trở thành những trợ thủ đắc lực của những người quản lý trong quá trình kinh doanh spa dù lớn hay nhỏ. Được tích hợp công nghệ hiện đại, chúng dễ dàng thay thế hoàn toàn cách vận hành truyền thống.

Chúng ta có thể thấy được những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý spa mang lại trong quá trình hoạt động như sau:

• Giảm thiểu thao tác: Với những thủ tục rườm rà tốn nhiều thời gian, giờ đây với phần mềm thông minh, mọi việc đã được giải quyết. Mọi quy trình, thao tác, kết nối giữa các phòng ban được thiết kế một cách tối ưu nhất.
• Tránh tối đa sai sót: Thay vì ghi chép thủ công bằng tay thông thường, phần mềm có khả năng thống kê thông tin, lưu trữ tư liệu, tự tính toán số liệu. Nhân sự kế toán và thu ngân sẽ giảm tải được rất nhiều công việc, đảm bảo mức độ chính xác cao và nhanh chóng.
• Tích hợp nhiều tính năng cùng lúc: Sẽ không còn bộ máy cồng kềnh để xử lý từng khâu trong công việc mà thay vào đó máy móc sẽ thay bạn làm điều này. Với nhiều tính năng được tích hợp trong phần mềm, một nhân viên có thể tự làm nhiều đầu công việc có liên quan cùng thời điểm. Đơn vị của bạn sẽ tối ưu được nhân sự vận hành ở mức tối đa.
• Đánh giá đúng năng lực từng nhân sự: Phần mềm có thể theo dõi hiệu quả công việc của từng nhân viên trong tiệm spa của bạn nhờ vào hệ thống check in, báo cáo, đánh giá của khách hàng. Ngoài việc theo dõi từng chức năng nhiệm vụ của mỗi nhân viên, quản lý còn biết được người đó có đang làm việc tốt hay không, phù hợp với năng lực như thế nào.
• Xuất báo cáo tự động: Kế toán có thể dựa vào phần mềm thao tác để đưa ra các báo cáo cần thiết cho quản lý mà không cần thông qua tính toán phức tạp. Bạn chỉ cần cài đặt sẵn các hàm hay phép tính, ứng dụng sẽ cho ra báo cáo kinh doanh định kỳ một cách chính xác.
• Dễ dàng quản lý từ xa: Nếu bạn là một quản lý thường xuyên bận rộn, không có mặt tại cơ sở kinh doanh, phần mềm sẽ là giải pháp phù hợp nhất. Với tính năng truy cập từ xa, bạn có thể điều hành công việc, theo dõi tiến độ làm việc, sắp xếp lịch trình và xem báo cáo hàng ngày một cách dễ dàng. Đây cũng là điểm tiến bộ vượt bậc mà mọi người ưa chuộng so với cách quản lý truyền thống.

Tính năng của phần mềm quản lý

Để có được những ưu điểm tuyệt vời trên, khi tiến hành phát triển các phần mềm quản lý spa, những nhà nghiên cứu cần đảm bảo được các tính năng cần thiết mà một phần mềm tốt cần có:

Báo giá dịch vụ và các chương trình khuyến mại

Các spa chuyên nghiệp thường tích hợp phần mềm không chỉ ở máy tính mà còn trên các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh để khách hàng tiện sử dụng. Những bảng giá dịch vụ kèm theo hình ảnh và báo giá chi tiết sẽ giúp khách có nhiều lựa chọn hơn và tiết kiệm thời gian tư vấn của nhân viên quán.

Tham khảo: Chia Sẻ Chiến Lược Kinh Doanh Spa Hiệu Quả, Dễ Thành Công Nhất

Một số phần mềm quản lý spa miễn phí cho phép người dùng thiết lập thêm các chương trình ưu đãi chung – riêng và chiến dịch đặc biệt dành cho khách hàng VIP mà không bị nhầm lẫn với những ưu đãi khác. Ngoài ra, bạn có thể thao tác gộp chung chương trình khuyến mại cùng với nhau hoặc tách riêng chúng ra theo từng thời điểm khác nhau ngay trên phần mềm.

Đặt lịch hẹn spa

Hạn chế để khách hàng mất thời gian chờ đợi luôn là mong muốn của mọi spa, vì thế việc đặt lịch hẹn trước trở nên phổ biến và được nhiều khách hàng lựa chọn. Tuy nhiên nếu cửa hàng của bạn quá đông khách sẽ dẫn đến tình trạng quá tải, khách dồn tập trung vào cùng một thời điểm nhưng sẽ có lúc không đủ công suất phục vụ.

Với phần mềm bạn hoàn toàn có thể lên lịch hẹn làm đẹp cho khách nhanh chóng và hiển thị khoa học. Tình trạng nhầm lịch, trống lịch được giảm tải đáng kể và nhân sự không bị áp lực trong quá trình làm việc.

 Quản lý tài chính và báo cáo 

Mọi khâu liên quan đến tài chính như thu tiền của khách hàng, tính toán các khoản thu – chi, thống kê doanh số, tính lợi nhuận,… đều được phần mềm quản lý spa thực hiện đầy đủ, tương tự như phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp. Người dùng chỉ cần cài đặt phương án tính toán sao cho phù hợp với đơn vị, bạn sẽ nhận được báo cáo chi tiết các hạng mục theo ngày/tuần/tháng/quý/năm.

Nhờ đó, dùng phần mềm trong quản lý kinh doanh spa sẽ không có tình trạng chậm trễ trong báo cáo hay sai sót về số liệu. Ngoài ra bạn cũng hoàn toàn yên tâm về vấn đề gian lận trong quá trình thực hiện bởi không có sự tác động của người ngoài. Hệ thống báo cáo chi tiết còn giúp người chủ biết được phương án kinh doanh mới trong thời gian sắp tới.

Lưu trữ thông tin

Ưu điểm lớn của phần mềm quản lý mà hình thức truyền thống trước đây không có được đó chính là khả năng lưu trữ thông tin với khối lượng đồ sộ. Tùy theo các loại phần mềm có phí hoặc miễn phí, người dùng có thể tiếp cận được kho lưu trữ tài liệu lớn, có thể tải lên mọi thứ.

Mỗi spa cần lưu một lượng thông tin vô cùng lớn, đó không chỉ là báo cáo tài chính hay các dịch vụ cung cấp mà còn là thông tin cá nhân của khách hàng và lịch sử sử dụng dịch vụ. Điều này giúp bạn có thể chăm sóc khách tốt hơn, tạo ra các chương trình ưu đãi hấp dẫn cho khách trong dịp đặc biệt hay “up sale” các liệu trình spa chuyên sâu phù hợp.

Tìm hiểu thêm: Tổng Hợp Top 16 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Được Tin Dùng Nhất

Nên dùng phần mềm quản lý miễn phí hay bản trả phí?

Hiện nay trên thị trường xuất hiện nhiều phần mềm quản lý spa khác nhau. Với mỗi ứng dụng đều có ưu điểm khác nhau đáp ứng được nhiều mong muốn của người dùng. Vậy chúng ta nên sử dụng phần mềm quản lý miễn phí hay bản có trả phí sẽ tốt cho việc điều hành spa nhất?

Câu trả lời đúng nhất trong trường hợp này là tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của người quản lý. Đa số các phần mềm miễn phí sẽ có những tính năng cơ bản và phần mềm trả phí được nâng cấp nhiều công năng hơn.

Những ưu điểm của phần mềm miễn phí chúng ta có thể thấy rõ đó chính là tính tiết kiệm và dễ sử dụng. Chúng đặc biệt phù hợp với những cơ sở spa vừa và nhỏ, không yêu cầu quá nhiều trên phần mềm hay chỉ cần dùng những chức năng cơ bản. Cũng vì thế nên những ứng dụng miễn phí cấu tạo đơn giản, nhân viên có thể dễ dàng học và thao tác.

Các phần mềm quản lý spa miễn phí cũng tồn tại hạn chế như không có được nhiều tính năng chuyên sâu cần thiết. Đặc biệt là về mảng báo cáo, tài chính, bạn cần trả phí mới có thể dùng các công cụ cao cấp hơn. Lỗ hổng bảo mật cũng là yếu tố người quản lý cần quan tâm bởi các phiên bản miễn phí dễ dàng bị truy cập và lấy cắp thông tin.

Do đó, nếu bạn chỉ dùng phần mềm cho các công việc cơ bản, không cần tính liên tục cao, hoàn toàn có thể lựa chọn những ứng dụng miễn phí.

TOP 8 phần mềm quản lý spa miễn phí phổ biến nhất

Đứng trước vô vàn các phần mềm mới ra mắt mỗi ngày, người dùng thường khó khăn trong việc lựa chọn cho đơn vị của mình giải pháp toàn diện nhất. Dưới đây là 8 phần mềm quản lý không mất phí được nhiều người dùng đánh giá cao.

eBizSpa – phần mềm quản lý spa miễn phí của EBIZ

eBizSpa được nhiều chủ cơ sở kinh doanh spa lựa chọn bởi tính hiệu quả và chuyên nghiệp. Phần mềm có thể tích hợp thêm tính năng chat zalo, nhờ đó tối ưu phương pháp chăm sóc khách hàng cho nhân viên.

Ngoài ra, người dùng eBizSpa còn có thể sử dụng nhiều tính năng cùng lúc như: Quản lý dịch vụ spa tại chỗ, đặt lịch hẹn cho khách, theo dõi hoạt động xuất nhập kho, thống kê báo cáo tài chính, tính toán thu chi và lương cho nhân sự,…

Phần mềm Nano Spa NanoSoft

Nanosoft là đơn vị tiên phong trong sáng tạo các phần mềm với mong muốn rút ngắn thời gian quản lý, tối ưu nguồn lực cho các đơn vị kinh doanh dịch vụ làm đẹp. Thấu hiểu mọi quy trình mà một spa cần có, đơn vị này đã tạo nên phần mềm Nano Spa miễn phí giúp giảm thiểu tối đa việc phải làm của một nhân viên.

Có thể bạn quan tâm: Tổng Hợp 6 Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào Hiệu Quả Nhất

Nhờ có Nano Spa, mọi quy trình làm việc được giảm tải đáng kể, tăng hiệu suất làm việc cho toàn bộ đơn vị và khắc phục những sai sót do hình thức quản lý truyền thống gây nên. Bạn có thể theo dõi nhanh mọi báo cáo thu chi, thông tin sản phẩm dịch vụ, quản lý nhân viên ngay trên ứng dụng.

Phần mềm quản lý miễn phí EZS

EZS là phần mềm quản lý hệ thống thẩm mỹ viện và spa được nhiều người tin tưởng sử dụng. Nó được thiết kế do công ty EZS Việt Nam – một đơn vị dày dạn kinh nghiệm trong giải pháp quản lý spa.

Khác với đa số những phần mềm quản lý trước đây, EZS cho phép người dùng sử dụng các công cụ marketing được thiết lập sẵn trong ứng dụng. Bạn hoàn toàn có thể làm hình ảnh, video ngắn tại đây mà không cần sự hỗ trợ của một ứng dụng thứ ba. Điều này khiến cho khách hàng hoàn toàn hài lòng và gia tăng thời lượng sử dụng EZS vượt trội hơn hẳn so với phần mềm khác.

Không chỉ dùng được với một spa đơn lẻ, EZS còn cho phép bạn quản lý một hay nhiều chuỗi spa hoạt động cùng lúc. Người quản lý chỉ cần 1 tài khoản đăng ký duy nhất, bạn dễ dàng thêm trường thông tin các chi nhanh spa khác của đơn vị để tiện theo dõi.

TimeSPA quản lý đơn giản & hiệu quả

Nếu bạn mong muốn tìm kiếm giải pháp phần mềm dễ dàng thao tác, quản lý hiệu quả, không nên bỏ qua TimeSPA. Ứng dụng này được rất nhiều chủ spa tin dùng và có đến hơn 90% người sử dụng hài lòng.

Bạn có thể quản lý lịch hẹn thẩm mỹ của khách hàng, giới thiệu bảng giá dịch vụ, nhắn tin chăm sóc khách định kỳ, báo cáo thu chi từng ngày ngay trên phần mềm. Chỉ với những thao tác đơn giản, TimeSPA tiết kiệm thời gian quản lý cho bạn ở mức tối đa và bạn dễ dàng giao phó công việc với mọi nhân sự trong cơ sở.

Phần mềm quản lý spa miễn phí Posapp

Nhắc đến các phần mềm giúp quản lý spa chuyên nghiệp và nhanh chóng, chúng ta không thể bỏ qua giải pháp thông minh Posapp. Phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh spa hay thẩm mỹ viện với quy mô vừa và nhỏ.

Điểm ưu việt dễ thấy mà Posapp mang lại cho người dùng đó chính là khả năng sử dụng đa nền tảng apps và website. Không còn lo ngại máy tính cồng kềnh, giờ đây chỉ với smartphone bạn cũng có thể lên lịch hẹn, giám sát hoạt động, theo dõi thu chi, chấm công cho nhân sự.

Sử dụng phần mềm VTTech

Là một người chủ spa, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng quản lý nguồn khách hàng của đơn vị một cách chi tiết, chính xác nhờ phần mềm VTTech. Nhờ điều này, quá trình chăm sóc khách hàng của nhân viên tư vấn trở nên đơn giản hơn, bạn cũng có thể tạo nhiều chương trình khuyến mại theo dịp đặc biệt dành riêng cho khách.

Lịch hẹn khách hàng luôn là vấn đề cần quan tâm của mọi cơ sở kinh doanh dịch vụ làm đẹp, đặc biệt là vào giờ cao điểm hay các ngày nghỉ. Do đó với việc sử dụng phần mềm VTTech, nhân viên dễ dàng sắp xếp lịch trình cho khách hàng tương ứng với bác sĩ, chuyên viên sao cho phù hợp nhất. Nhờ đó đánh giá của khách hàng đối với cơ sở của bạn sẽ tốt hơn rất nhiều.

Ngoài ra, giải pháp VTTech còn được tích hợp thêm tính năng SMS, Telesale và Marketing. Đây là bộ công cụ hữu hiệu tuyệt vời giúp cho nhân viên của đơn vị dễ dàng tiếp cận, chăm sóc khách hàng mà không tốn nhiều nguồn lực hay thời gian.

Tham khảo: Review 4 Phần Mềm Quản Lý Công Nợ Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Spa Beauty Soft của DIP Việt Nam

Tiền thân là đơn vị giàu kinh nghiệm với 15 năm trong ngành công nghệ thông tin, DIP Việt Nam đã thiết kế nên phần mềm quản lý spa miễn phí Spa Beauty Soft. Nhờ lợi thế đội ngũ các chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực CNTT, phần mềm do DIP sản xuất luôn ưu việt, sáng tạo, là trợ thủ đắc lực cho các cơ sở kinh doanh spa hay thẩm mỹ.

Spa Beauty Soft được thiết kế tích hợp nhiều chức năng tương ứng với công việc của từng phòng ban. Cụ thể đó là: Quản lý thu – chi và báo cáo thống kê, chăm sóc khách hàng, marketing, quản lý nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng spa,…

AZSPA – phần mềm quản lý spa miễn phí

Trong số các phần mềm quản lý spa tốt không thể bỏ qua giải pháp AZSPA sản xuất bởi công ty AZTECH. AZSPA ra đời giúp mang đến công cụ quản lý toàn diện cho mọi đơn vị kinh doanh dịch vụ làm đẹp và được nhiều chủ spa yêu thích.

Với AZSPA, người dùng hoàn toàn có thể tận dụng những tính năng hữu ích một cách hoàn toàn miễn phí: Quản lý kho, theo dõi hoạt động đơn vị, lên lịch hẹn cho khách hàng, gửi chương trình khuyến mại đến khách, quản lý tài chính,… AZSPA ra đời giúp cho rất nhiều chủ spa, thẩm mỹ viện tiết kiệm thời gian và biết cách quản lý doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, tối ưu hơn.

Trên đây là thông tin về phần mềm quản lý spa miễn phí cũng như gợi ý các phần mềm phù hợp với nhu cầu của từng đơn vị kinh doanh. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp và mong muốn tìm kiếm giải pháp quản lý hiệu quả, đừng bỏ lỡ những gợi ý trên của chúng tôi.