Đối với một doanh nghiệp, đại lý là mắt xích quan trọng giúp tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn và thúc đẩy dòng hàng hóa lưu thông nhanh hơn. Cũng bởi vậy vấn đề quản lý đại lý được nhiều tổ chức quan tâm. Để công việc này được thực hiện tốt, khắc phục được những khó khăn, hạn chế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý đại lý.

Những khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý đại lý

Quản lý các đại lý trong kênh phân phối không phải là vấn đề đơn giản. Doanh nghiệp thường gặp một số khó khăn, vướng mắc, cụ thể:

Các doanh nghiệp quy mô lớn thường có nhiều đại lý, phân tán ở nhiều địa điểm khác nhau, do đó họ không thể dễ dàng kiểm soát chặt chẽ kênh phân phối này. Nguyên nhân có thể là do doanh nghiệp thiếu nhân sự quản lý hoặc việc quản lý không đảm bảo yêu cầu.

Nhiều doanh nghiệp không có sự phân tích thị trường, dẫn đến thiếu dữ liệu về hàng hóa, người tiêu dùng. Khi đó doanh nghiệp không thể tập trung vào các chiến lược phát triển đại lý, không kiểm soát được hệ thống phân phối dẫn đến trường hợp đại lý hết hàng hoặc hủy hàng thường xuyên.

Theo cách thức truyền thống, việc quản lý đại lý cần nhân sự đến trực tiếp. Điều này cũng gây mất nhiều thời gian, công sức. Hơn nữa các nhà quản lý cấp trên khó có thể kiểm soát được quá trình làm việc của nhân viên này, từ đó không đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của nhân sự và hiệu suất kinh doanh của các đại lý.

Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đại lý thường là mối quan hệ 2 chiều. Để hướng đến mục tiêu chung thỏa mãn cả 2 bên thì doanh nghiệp cần thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu đại lý và có hướng giải quyết hoặc giúp đỡ kịp thời.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý đại lý miễn phí không?

Nhằm giải quyết những khó khăn kể trên, các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng phần mềm quản lý đại lý, vừa giúp kiểm soát tốt dòng hàng hóa bán ra, vừa tạo được mối quan hệ thân thiết với kênh trung gian. Bên cạnh các phần mềm trả phí cũng có nhiều phần mềm miễn phí cho bạn lựa chọn. Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý đại lý miễn phí không?
Các phần mềm miễn phí thường giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư, vận hành do bạn không phải chi trả bất kỳ khoản tiền nào cho việc cài đặt và duy trì sử dụng. Điều này phù hợp với những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, mới thành lập, nguồn vốn ít. Bên cạnh đó loại phần mềm này được thiết kế tương đối đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng nên bất kỳ người dùng nào cũng có thể nhanh chóng làm quen và thành thạo các chức năng.

Ngoài ra, dù là phần mềm miễn phí nhưng bạn vẫn được trải nghiệm những chức năng cơ bản, hỗ trợ vấn đề quản lý, theo dõi đại lý cũng như tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bên cạnh ưu điểm, phần mềm quản lý đại lý miễn phí cũng tồn tại một số nhược điểm. Đầu tiên, nếu bạn là doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều công việc cần xử lý và đòi hỏi những tính năng cao hơn thì phần mềm này sẽ không phù hợp do không có đủ tính năng để phục vụ quá trình làm việc.

Tiếp đến, khi sử dụng phần mềm miễn phí, bạn thường không được hỗ trợ từ nhà cung cấp. Khi có những vấn đề, sự cố xảy ra, người dùng phải tự tìm hiểu nguyên nhân và hướng khắc phục. Ngoài ra, phần mềm quản lý đại lý miễn phí có tính bảo mật không cao. Do đó những thông tin, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp có thể bị rò rỉ ra bên ngoài, bị kẻ xấu lợi dụng để thực hiện hành vi mua bán với đối thủ hoặc hệ thống máy tính của bạn bị virus, mã độc tấn công.

Lợi ích của phần mềm quản lý đại lý

Phần mềm quản lý đại lý, nhà phân phối được thiết kế dành riêng cho các công ty, đại lý, phân phối, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các đại lý của mình một cách chặt chẽ, hiệu quả. Những lợi ích phần mềm quản lý đại lý mang đến cho người dùng bao gồm:

Đối với nhà quản lý

Phần mềm có giao diện tổng hợp chuyên sâu, có khả năng lưu trữ tất cả thông tin, số liệu liên quan đến đại lý. Nhờ đó nhà quản trị có được dữ liệu từ tổng thể đến chi tiết, dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động của từng đại lý và từng nhân sự.

Phần mềm thông minh giúp người dùng quản lý công việc hàng ngày của bản thân và nhân viên cấp dưới. Bên cạnh đó, các tính năng của phần mềm còn hỗ trợ hoạt động bán hàng đạt hiệu quả cao. Quản lý hoàn toàn có thể phân tích và đưa ra định hướng cũng như giải pháp phù hợp với các chính sách bán hàng, khuyến mãi cho kênh phân phối, đại lý, từ đó làm hài lòng tất cả các thành viên trong kênh.

Xem thêm: Tổng Hợp Top 16 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Được Tin Dùng Nhất

Đối với nhân viên

Phần mềm quản lý đại lý giống như các phần mềm quản lý công việc thông minh, giúp nhân viên nắm rõ được chỉ tiêu và tiến độ hoàn thành công việc theo thời gian. Người dùng cũng được hỗ trợ tạo điểm bán thông qua thao tác chụp hình, thu thập thông tin điểm bán. Bên cạnh đó, phần mềm này còn íp quản lý công việc hàng ngày và lộ trình của từng nhân viên.

Một số tính năng thông minh  sẽ hỗ trợ quá trình bán hàng, tạo các chính sách khuyến mãi linh động cho khách hàng và đại lý. Bạn có thể dễ dàng quản lý các phiếu bán hàng, giảm thời gian báo cáo và tổng hợp số liệu thủ công.

Đối với đại lý

Phần mềm này tương tự như phần mềm quản lý bán hàng, giúp đại lý và doanh nghiệp tổ chức tốt hoạt động bán hàng, kiểm soát được lượng hàng tồn kho. Các vấn đề liên quan đến công nợ, thời gian nhận hàng và thời hạn thanh toán cũng được thể hiện rõ trên hệ thống. Ngoài ra, người dùng có thể tính được hoa hồng và tự đối chiếu ngay trên phần mềm.

Tính năng nổi bật của phần mềm

Phần mềm quản lý đại lý thông minh sẽ được trang bị các tính năng cơ bản và cần thiết như:

Quản lý nhập xuất tồn kho

Phần mềm có nhiều màn hình nhập liệu đặc thù, tiện lợi, hỗ trợ người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác nhập liệu với các vấn đề nhập khẩu, nhập chi phí, nhập mua, nhập thẳng, xuất điều chuyển kho, hàng hóa bị trả lại,….. Ngoài ra, tính năng này cũng cho phép bạn quản lý xuất nhập tồn, quản lý chi tiết lượng hàng nhập, quản lý tổng hợp nhập hàng, quản lý chi tiết xuất hàng, quản lý hàng tồn theo từng vị trí trong kho.

Quản lý doanh thu

Tính năng quản lý doanh thu cho hỗ trợ người dùng quản lý toàn bộ doanh theo thời gian thực, quản lý chi tiết hoặc tổng hợp doanh thu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể phân tích doanh thu theo từng thời điểm, quản lý hàng bán trả lại và báo cáo doanh số bán theo từng nhân viên.

Tham khảo: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Quản lý sổ quỹ tiền mặt

Tính năng quản lý sổ quỹ tiền mặt cho phép bạn quản lý tổng hợp số tiền mặt, tiền gửi, quản lý chi tiết các hoạt động thu chi tiền, quản lý tổng hợp chi. Ngoài ra, thông qua phần mềm, người dùng dễ dàng lập bảng cân đối thu chi cũng như theo dõi được sổ quỹ tiền mặt.

Quản lý công nợ

Phần mềm này hỗ trợ các doanh nghiệp, đại lý quản lý bảng tổng hợp công nợ khách hàng, bảng chi tiết công nợ khách hàng, quản lý chi tiết hoặc tổng hợp công nợ khách hàng theo hóa đơn, quản lý tổng hợp và chi tiết công nợ với nhà cung cấp, quản lý bảng tổng hợp công nợ với  nhà cung cấp theo hóa đơn,….

Quản lý chương trình khuyến mãi

Tính năng quản lý chương trình khuyến mãi giúp bạn quản lý các hoạt động khuyến mãi bằng tiền, chiết khấu, giảm giá. Các hoạt động liên quan đến tặng hàng, khuyến mãi kết hợp cả tiền và hàng, khuyến mãi theo giờ, khuyến mãi nhiều mã,…. đều dễ dàng thực hiện và kiểm soát thông qua sự hỗ trợ của phần mềm.

Cảnh báo tự động hàng tồn kho

Tương tự phần mềm quản lý kho, tính năng cảnh bảo tự động hàng tồn kho sẽ cảnh báo lượng hàng tồn kho dựa trên quy định giới hạn tối thiểu và tối đa. Phần mềm cũng cảnh bảo lượng hàng xuất hoặc bán quá hàng tồn, cảnh báo dựa vào giới hạn nợ vượt mức cho phép của khách hàng.

Top 5 phần mềm quản lý đại lý tốt nhất

Nếu đang tìm kiếm các phần mềm quản lý đại lý tốt nhất, bạn có thể tham khảo top 5 được tổng hợp dưới đây:

Phần mềm quản lý đại lý Bizpro

Bizpro là giải pháp đang được nhiều tổ chức tin dùng nhờ giao diện đơn giản, dễ sử dụng, khả năng bảo mật cao, cho phép nhà quản trị phân quyền cho từng người dùng, đại lý, nhà phân phối. Các tính năng thông minh của phần mềm hỗ trợ quản lý tình hình hoạt động kinh doanh, doanh số bán, hàng hóa bán, công nợ và tồn kho trên từng đại lý hoặc cả công ty. Bạn cũng có thể quản lý các chương trình khuyến mãi, chính sách về giá hoặc kế hoạch giá bán theo từng đại lý, trong từng thời điểm.

Ngoài ra, phần mềm Bizpro còn hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng báo cáo và thống kê các chương trình khuyến mãi một cách rõ ràng, chi tiết, chính xác. Hệ thống báo cáo của Bizpro  đa dạng, hỗ trợ bạn tìm kiếm và lọc báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Các tính năng chính của phần mềm Bizpro bao gồm: Quản lý hệ thống, quản lý trên thiết bị di động, báo cáo – thống kê, quản lý nghiệp vụ, quản lý thu chi, quản lý chương trình khuyến mãi, quản lý khách hàng, quản lý kho, quản lý nhà cung cấp.

Tìm hiểu thêm: Tổng Hợp 12 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Phần mềm quản lý đại lý MEKONG SOFT

MEKONG SOFT là phần mềm quản lý đại lý, nhà phân phối thuộc công ty Cổ phần phần mềm MEKONG. Đây là công ty có đội ngũ lập trình viên với chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, am hiểu về công nghệ, do đó phần mềm MEKONG SOFT đáp ứng được nhu cầu khách hàng, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, tổ chức.

Thông qua phần mềm, bạn có thể dễ dàng quản lý lượng hàng hóa không giới hạn, quản lý theo từng nhóm hàng để thuận tiện cho việc phân loại và thiết lập nhiều đơn vị tính cho hàng hóa. Vấn đề tồn kho cũng được quản lý một cách chi tiết nhất, bao gồm quản lý lượng tồn kho ban đầu, quản lý lượng xuất nhập hàng hóa, lượng hàng hiện tại trong kho. Bên cạnh đó, người dùng có thể quản lý công nợ theo từng khách hàng, xem báo cáo lợi nhuận một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Phần mềm Faceworks

Phần mềm Faceworks ra đời nhằm mục đích giúp đỡ các chủ doanh nghiệp, chủ đại lý dễ dàng quản lý đại lý của mình một cách thông minh. Nhiều khách hàng sử dụng Faceworks đánh giá đây là giải pháp toàn diện, đáp ứng được nhu cầu quản lý của một đại lý với nhiều tính năng hữu ích trong khi giá cả vô cùng cạnh tranh. Ngoài ra, phần mềm có khả năng tùy biến cao nên số lượng tính năng có thể phát triển không giới hạn, đáp ứng được những nhu cầu nâng cao của khách. Bạn hãy yên tâm vì Faceworks có giao diện đơn giản, thân thiện nên rất dễ sử dụng.

Các tính năng của phần mềm quản lý đại lý Faceworks bao gồm:

• Quản lý công việc: Quản lý tất cả thông tin công việc, kế hoạch và nhắc nhở các sự kiện bằng nhiều hình thức khác nhau.
• Quản lý khách hàng: Quản lý chi tiết thông tin khách hàng của doanh nghiệp, quản lý hoạt động đặt đơn, thanh toán, đổi trả hàng,…
• Quản lý kho hàng: Cho phép tùy chỉnh chọn các kho, luân chuyển hàng hóa giữa các kho. Bạn có thể kiểm kê kho hàng hóa thường xuyên hoặc định kỳ.
• Quản lý nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên, quản lý chấm công, tính lương.

Phần mềm quản lý đại lý VZSoft

VZSoft là phần mềm quản trị doanh nghiệp, được thiết kế dành riêng cho các công ty, đại lý, nhà phân phối, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các kênh phân phối theo các cấp chặt chẽ, hiệu quả theo đúng quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp. VZSoft có giao diện tổng hợp chuyên sâu nhưng vẫn đảm bảo được tính trực quan, dễ sử dụng, mang đến lợi ích cho cả nhà quản lý, nhân viên và doanh nghiệp.

Các chức năng chính của phần mềm VZSoft bao gồm: Quản lý nhập xuất tồn, quản lý doanh thu, quản lý sổ quỹ tiền mặt, quản lý công nợ, quản lý chương trình khuyến mãi, tự động cảnh báo công nợ khách hàng,….

Phần mềm Phuloitn

Phần mềm quản lý đại lý, nhà phân phối Phuloitn, dành cho các nhà phân phối, đại lý hoạt động trong lĩnh vực điện tử, vật liệu xây dựng, cửa hàng điện nước, cửa hàng sắt thép, thức ăn gia súc,… Phuloitn được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới nhất hiện nay, sử dụng hệ quản trị dữ liệu SQL Server, giúp lưu trữ được hàng triệu đơn hàng, hỗ trợ cùng lúc nhiều kho, cửa hàng, chi nhánh. Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng và yên tâm vì độ bảo mật của phần mềm cao.

Thông qua các tính năng của phần mềm, bạn có thể quản lý danh sách mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng; Quản lý danh sách khu vực đại lý; Quản lý danh sách khách hàng; Quản lý danh sách tài khoản ngân hàng và các hoạt động chuyển khoản của đại lý; Quản lý danh sách thu chi; Báo cáo hoạt động kinh doanh và kết quả làm việc với nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý đại lý hiện nay được xem là giải pháp đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các khó khăn trong hoạt động kinh doanh, phân phối hàng hóa của mình. Hy vọng top 5 phần mềm được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn đọc có thể sự lựa chọn và tìm được giải pháp phù hợp nhất.