Hiện nay, sử dụng phần mềm quản lý công việc được rất nhiều người lựa chọn vì nó giúp kiểm soát công việc dễ dàng, hạn chế chậm deadline. Bên cạnh các phần mềm có trả phí thì những giải pháp miễn phí cũng được ưa chuộng thời gian gần đây. Bài viết sau sẽ gợi ý bạn 8 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất trên thị trường.

Khó khăn ai cũng gặp phải khi quản lý công việc

Quản lý công việc của cá nhân hay của những thành viên trong đội nhóm là việc cần thiết để đảm bảo dự án theo đúng tiến độ, tránh những chậm trễ, sai sót. Tuy nhiên, việc quản lý công việc thường gặp những khó khăn, hạn chế sau đây:

Không kiểm soát được công việc

Với cá nhân có nhiều nhiệm vụ phải làm, nhiều lịch họp, nhiều vấn đề cần giải quyết thì sẽ rất rối trong việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ không thể nhớ được toàn bộ deadline của công việc, khiến việc hoàn thành chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

Nếu như đang quản lý một đội nhóm, việc quản lý theo cách thủ công sẽ gây khó khăn khi bạn không thể kiểm soát được ai đang làm công việc nào, dự án gì. Điều này sẽ khiến dự án không hoàn thành được tiến độ, công việc chậm trễ và bạn không thể bao quát, theo dõi công việc của nhân viên.

Tốn kém thời gian, giấy tờ

Với cách quản lý thủ công, bạn sẽ ghi lại những công việc phải làm vào trong giấy note hoặc sổ của mình. Việc này đôi khi sẽ không có sự khoa học, bạn tốn kém nhiều thời gian ghi chép mà chưa chắc đã có thể hiểu được toàn bộ.

Ngoài ra, việc ghi chép này cũng tốn kém nhiều giấy tờ, thời gian ghi chép mà vẫn không thực sự có cái nhìn chi tiết về công việc hay những công việc mà nhân viên của mình cần thực hiện.

Giao việc không đúng năng lực nhân viên

Mỗi nhân viên sẽ có điểm mạnh, điểm yếu khác nhau, không ai có năng lực như nhau. Nếu nhà quản lý không chú ý thì bạn sẽ giao việc sai người, nhân viên làm không đúng nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, quản lý theo cách thủ công sẽ không thể theo dõi hết những vấn đề này, khiến công việc hoàn thành không đúng tiến độ, chất lượng dự án không được đảm bảo.

5 lợi ích tuyệt vời khi dùng phần mềm quản lý công việc miễn phí

Để giúp việc tổ chức công việc tốt hơn, quản lý và phân chia nhiệm vụ dễ dàng, rất nhiều giải pháp đã ra đời, trong đó có phần mềm quản lý công việc miễn phí. Những lợi ích mà giải pháp này mang đến cho cá nhân, doanh nghiệp bao gồm:

Phần mềm giúp tiết kiệm ngân sách, chi phí

Giải pháp miễn phí tức là bạn sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào để sử dụng phần mềm. Bạn chỉ cần tìm kiếm, download và cài đặt một cách dễ dàng là có thể dùng để kiểm soát, theo dõi công việc hàng ngày, hàng tuần.

Với việc không tốn kém nhiều chi phí nhưng vẫn có thể trải nghiệm toàn bộ tính năng phục vụ công việc, doanh nghiệp, cá nhân sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí vận hành mà năng suất làm việc vẫn được cải thiện.

Xem thêm

• Top 14 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Miễn Phí Tốt Nhất Hiện Nay

Tổ chức công việc tốt hơn

Một nhân viên có thể phải làm việc cùng nhiều nhóm, nhiều phòng ban khác nhau để đưa ra những giải pháp tốt nhất trong công việc. Nếu xử lý tất cả những công việc này trên giấy hay trên file excel thì sẽ không đảm bảo tính khoa học và chưa chắc đã có kết quả tốt nhất.

Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí sẽ giải quyết những khó khăn này. Giải pháp cung cấp các chức năng để theo dõi tiến độ công việc, phân công lịch làm việc cho nhân viên. Cũng nhờ đó mà nhà quản lý dễ dàng theo dõi nhiệm vụ một cách chi tiết, hiệu quả.

Giải pháp giúp thực hiện công việc theo mức độ ưu tiên

Phần mềm quản lý công việc miễn phí cho phép bạn kiểm tra, sắp xếp những công việc quan trọng lên trước, đưa ra cảnh báo về thời gian hoàn thành. Nhờ đó, bạn sẽ không bị trễ deadline, hoàn thành công việc, dự án đúng lịch, đúng thời gian.

Đây là ưu điểm lớn nhất của phần mềm, bởi hiện nay, với khối lượng công việc nhiều, bạn không thể nhớ deadline của từng dự án, khiến công việc hoàn thành không đúng hạn và dự án bị chậm tiến độ, ảnh hưởng đến chất lượng.

Hỗ trợ làm việc nhóm

Phần mềm quản lý công việc có thể giúp một nhóm tổng hợp thông tin dễ dàng, cùng nhau giải quyết công việc, kể cả khi làm việc từ xa. Nhân viên của mỗi dự án sẽ truy cập vào thư mục và cùng nhau trao đổi thông tin để ai cũng có thể nắm được nhiệm vụ.

Ngoài ra, nhân viên của mỗi dự án cũng dễ dàng chia sẻ ý tưởng, ý kiến về công việc hay những vấn đề phát sinh, giúp dự án, nhiệm vụ hoàn thành nhanh chóng.

Tăng năng suất làm việc

Với phần mềm quản lý công việc, các quy trình giao việc, nhận việc, báo cáo công việc được thực hiện vô cùng nhanh chóng, khoa học, không bị nhầm lẫn. Nhân viên sẽ không bị lỡ các nhiệm vụ hay hoàn thành công việc không đúng thời hạn.

Phần mềm cũng hỗ trợ kiểm soát khối lượng nhiệm vụ, công việc giao cho nhân viên, tránh một nhân viên phải làm quá nhiều hoặc có những nhân viên phải làm quá ít. Khi công việc thực hiện tốt, nhân viên phối hợp nhịp nhàng thì năng suất công việc cũng sẽ tăng cao.

4 tính năng cơ bản của phần mềm quản lý công việc miễn phí

Giải pháp quản lý công việc miễn phí nhìn chung đều có những tính năng cơ bản sau đây:

• Theo dõi tiến độ công việc: Phần mềm quản lý tiến độ công việc miễn phí sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi ai đang làm nhiệm vụ gì. Bên cạnh đó, giải pháp cũng hỗ trợ theo dõi mức độ đạt được mục tiêu, quan sát dự án từ nhiều góc nhìn khác nhau.
• Tích hợp toàn diện: Đa số phần mềm miễn phí sẽ tích hợp toàn diện với ứng dụng như Calendar, Slack,… hỗ trợ người dùng theo dõi, thực hiện nhiệm vụ, dự án, tránh chậm trễ, quá hạn deadline,…
• Thường xuyên cập nhật tính năng: Mặc dù là phần mềm miễn phí nhưng nó cũng được tích hợp khá nhiều tính năng, thường xuyên cập nhật bản mới, sửa lỗi và cung cấp những tính năng tiện lợi theo nhu cầu từ người dùng.
• Giao diện dễ dùng: Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng thao tác và sử dụng phần mềm mà không cần quá nhiều kiến thức về công nghệ. Các giải pháp thường có giao diện dễ dùng, tối ưu trên điện thoại, máy tính để hỗ trợ tối đa người dùng.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí cần chú ý

Mặc dù là phần mềm miễn phí và bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và cài đặt trên mạng, tuy nhiên bạn cũng nên lưu ý sử dụng giải pháp dựa theo những tiêu chí sau đây:

• Hãy ưu tiên chọn những phần mềm đến từ những nhà cung cấp uy tín, có tiếng trên thị trường để đảm bảo sản phẩm chất lượng.
• Phần mềm phải có giao diện thuận tiện, dễ nhìn, có các tính năng cơ bản đáp ứng nhu cầu quản lý công việc của cá nhân hay doanh nghiệp.
• Hãy chọn những giải pháp có thể dùng được trên cả máy tính và điện thoại để đảm bảo bạn có thể tiến hành công việc ở bất kỳ đâu.
• Có thể tham khảo những người có kinh nghiệm để chọn được giải pháp tốt nhất phục vụ công việc.

8 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất hiện nay

Trên thị trường hiện nay không khó để tìm được các phần mềm quản lý, theo dõi tiến độ công việc. Để giúp bạn đọc dễ dàng chọn được giải pháp phù hợp, sau đây Weup sẽ gợi ý các phần mềm quản lý công việc miễn phí được nhiều người tin dùng hiện nay. 

Phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất hiện nay Asana

Asana là phần mềm quản lý hỗ sơ công việc, dự án trực tuyến miễn phí, giúp người dùng sắp xếp công việc hiệu quả hơn, thông minh hơn. Giải pháp đặc biệt hữu ích với những đội nhóm bởi nó có tính năng phân công công việc vô cùng khoa học. Hiện nay, rất nhiều công ty và tập đoàn đã sử dụng phần mềm này để giúp tối ưu quy trình làm việc của nhân viên và quản lý.

Các tính năng nổi bật  và đặc điểm của Asana:

• Thao tác trên đầu việc: Asana giúp chia dự án thành những đầu việc nhỏ đính kèm tên của người thực hiện, deadline hoàn thành cũng như thứ tự ưu tiên. Khi một cá nhân đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ, hệ thống sẽ gửi báo cáo đến toàn bộ những thành viên khác để mọi người cùng bình luận, nhắn tin.
• Thành đổi đầu việc: Phần mềm hỗ trợ liên kết một đầu việc với nhiều dự án mà không cần thực hiện sao chép. Đồng thời, Asana cũng giúp chuyển đổi từ task sang project chỉ với một cú click chuột.
• Tùy chọn giao diện: Danh sách công việc sẽ hiển thị ở dạng bảng Kanban hay To-do list. Bên cạnh đó, giải pháp cũng có tính năng đặc biệt là xây dựng timeline hành động từ thông tin trên tệp CSV vào hệ thống.
• Tạo báo cáo tự động: Phần mềm cung cấp biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án, giúp bạn biết được số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại. Người dùng có thể theo dõi, đọc báo cáo để đánh giá hiệu quả làm việc.

Tìm hiểu thêm

• TOP 8+ Phần Mềm Quản Lý Đầu Tư Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Lưu ý: Phiên bản miễn phí chỉ giới hạn tối đa 15 người dùng trong 1 tổ chức, để thêm thành viên, bạn phải dùng bản trả phí.

Phần mềm Trello giúp quản lý công việc miễn phí

Trello là phần mềm quản lý công việc miễn phí đã quá nổi tiếng và hầu như ai cũng biết. Đây là giải pháp hỗ trợ làm việc từ xa cũng như làm việc nhóm vô cùng khoa học, hiệu quả. Bên cạnh đó, giải pháp cũng rất dễ sử dụng, giúp người dùng sắp xếp, quản lý công việc online dễ dàng, đạt hiệu quả cao.

Đặc điểm, tính năng của phần mềm Trello:

• Người dùng có thể tạo bảng giúp sắp xếp công việc đã làm, đang làm hay chưa làm thông qua việc kéo thả. Bạn sẽ không bao giờ bị quên việc, quên deadline và biết cần hoàn thành sớm những công việc nào.
• Người dùng có thể tùy chỉnh quy trình làm việc theo ý của mình với từng dự án khác nhau, bạn có thể thoải mái sáng tạo quy trình sao cho phù hợp và hiệu quả.
• Dùng Trello, người dùng có thể chia sẻ tệp, file hình ảnh, tài liệu, link web,… liên quan đến công việc chỉ với một vài thao tác đơn giản, dễ thực hiện. Qua đó các thành viên trong nhóm làm việc dễ dàng hơn, tăng hiệu quả công việc.
• Bạn cũng có thể bình luận, đóng góp ý kiến với những file tài liệu được chia sẻ, giúp mọi người cùng nhau trao đổi, đưa ra ý kiến cá nhân thúc đẩy công việc tốt hơn.
• Người dùng chỉ cần tạo bảng và những công việc cần làm, mời đồng nghiệp tham gia là có thể giao việc dễ dàng hơn rất nhiều. 
• Trello cũng hỗ trợ thêm thời gian hoàn thành công việc, thiết lập chuông nhắc nhở để tránh quên và có thể hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gian.

Phần mềm quản lý công việc miễn phí FastWork Project

FastWork Project là phần mềm quản lý công việc của nhóm, quản lý tiến độ dự án giúp bạn theo dõi toàn bộ công việc, dự án trên một hệ thống trực tuyến, tập trung. Phần mềm cũng giúp bạn theo dõi thông tin nhanh chóng, dễ dàng, tránh bỏ lỡ những vấn đề phát sinh trong công việc. 

Tính năng và đặc điểm của FastWork Project:

• Lập kế hoạch công việc, dự án: FastWork Project giúp quản lý nhanh chóng lên kế hoạch cho công việc, dự án bằng cách nhập liệu trực tiếp vào hệ thống, nhân bản từ kế hoạch mẫu,… Nhà lãnh đạo cũng có thể phân quyền, làm rõ trách nhiệm của mỗi thành viên thông qua phần mềm để tất cả nhân viên có thể nắm được thông tin.
• Giao việc nhanh chóng: FastWork Project giúp ban lãnh đạo giao việc cho nhân viên nhanh chóng, khoa học ở bất kỳ đâu với các thiết bị có kết nối internet. Giao diện của phần mềm cho phép lãnh đạo biết được nhân viên nào đang nhiều việc, ít việc và ai đang bị quá tải,…
• Quản lý thu chi dự án: Phần mềm cho phép người dùng tạo phiếu thu chi trong từng dự án, mỗi phiếu thu chi các nhân viên có thể cùng thảo luận, tương tác. FastWork Project cũng giúp báo cáo tổng quan về hoạt động thu chi, so sánh giữa thực tế và kế hoạch để nhà quản lý có hướng điều chỉnh phù hợp.
• Mô hình báo cáo công việc đa dạng: Phần mềm cung cấp tổng quan báo cáo tiến độ dự án bằng giao diện Dashboard. Nhà quản lý có thể dễ dàng xem chi tiết báo cáo tiến độ công việc, nguồn lực và trạng thái dự án,…
• Dùng trên điện thoại thông minh: FastWork Project là phần mềm quản lý công việc trên điện thoại được rất nhiều người ưa chuộng. Nhà quản lý có thể theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi, điều phối, trao đổi bất kỳ khi nào chỉ với điện thoại kết nối internet. 

Phần mềm quản lý công việc online miễn phí Microsoft To-Do

Microsoft To-Do là phần mềm giúp quản lý công việc dễ dàng, đồng thời hỗ trợ bạn lên kế hoạch làm việc chi tiết, hiệu quả. Với phần mềm, người dùng có thể yên tâm bởi tiến độ công việc luôn đảm bảo, nắm bắt kịp thời khi có biến động trong công việc một cách nhanh nhất. Giải pháp này ngay từ khi ra đời đã giúp nhiều cá nhân, tổ chức tiết kiệm được nhiều thời gian làm việc, năng suất lao động tăng lên.

Tính năng của Microsoft To-Do:

• Phần mềm cho phép thêm các công việc cần tập trung xử lý trong ngày với tính năng My Day, mỗi ngày chúng sẽ được làm mới để người dùng theo dõi chi tiết hơn.
• Người dùng có thể theo dõi việc cần làm hôm nay và hôm qua, xác định được công việc cần làm nhờ cơ chế gợi ý thông minh.
• Microsoft To-Do cũng giúp thêm, quản lý và lên lịch cho các việc cần làm từ điện thoại hoặc máy tính.
• Thiết lập dễ dàng ngày tháng, nhắc nhở để bạn không bao giờ quên deadline quan trọng.
• Sử dụng các ghi chú để thêm các thông tin quan trọng vào danh sách việc cần làm, tạo danh sách để sắp xếp việc công ty hay việc cá nhân khoa học.
• Giải pháp có thể liên kết dễ dàng với những ứng dụng khác của Microsoft.

Phần mềm Todolist

Todoist là giải pháp giúp quản lý công việc miễn phí khá dễ dùng và có nhiều tính năng. Phần mềm giúp bạn quản lý được danh sách công việc dễ dàng và có thể dùng để quản lý công việc của nhóm. Với Todolist, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng và có thể phục vụ công việc cá nhân, công việc trong doanh nghiệp dễ dàng. Với những tính năng hiện đại, tích hợp nhiều công nghệ mới, Todolist trở thành sự lựa chọn của nhiều cá nhân, tổ chức trong nhiều năm gần đây.

Tính năng, đặc điểm của phần mềm Todolist:

• Phần mềm giúp bạn ghi chép công việc, nhiệm vụ cần làm trong ngày để không bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng.
• Todolist còn có khả năng chia sẻ, cộng tác với các nhân viên trong công ty. Nhờ đó, ai cũng có thể theo dõi, bình luận vào mỗi tác vụ.
• Nắm bắt và cập nhật công việc, nhiệm vụ cần làm ở bất kỳ nơi nào. Nhờ đó, bạn sẽ không bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
• Phần mềm có thể đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng, liên kết nhiều với các phần mềm khác để hỗ trợ thực hiện công việc.
• Giải pháp cho phép đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành hay nhiệm vụ được ưu tiên để dễ dàng kiểm soát.

Google Calendar

Google Calendar là một ứng dụng giúp quản lý công việc cá nhân của Google. Đây là phần mềm quản lý miễn phí nhưng rất hiệu quả, giúp bạn theo dõi được tiến độ công việc hàng ngày. Để sử dụng, bạn nhập thông tin vào phần mềm và Google Calendar sẽ lên lịch công việc cho bạn trong vòng 24 giờ, giúp bạn phân chia công việc hợp lý, không bị quá tải mỗi ngày.

Các tính năng nổi bật và đặc điểm của Google Calendar:

• Giao diện phần mềm khá đơn giản, dễ dùng, giúp tạo lịch, cài đặt lịch một cách dễ dàng, nhanh chóng.
• Người dùng có thể tùy chỉnh chế độ xem theo ngày, tuần hoặc tháng và đánh dấu những nhiệm vụ, công việc cần làm.
• Cài đặt nhắc nhở về deadline và đếm ngược sự kiện sắp diễn ra, phần mềm quản lý lịch làm việc cá nhân vô cùng hiệu quả.
• Đồng bộ các sự kiện có trong Gmail để người dùng dễ dàng kiểm soát công việc, thư, thời gian.
• Tạo công việc, quản lý công việc của bạn cùng các sự kiện có trong lịch một cách dễ dàng.

Phần mềm quản lý công việc miễn phí  Slack

Slack là phần mềm quản lý công việc miễn phí, công việc của nhóm khá đơn giản, dễ dùng, giúp quản lý tốt công việc và nắm bắt, phân công công việc hiệu quả. Khi dùng sản phẩm, người dùng có thể yên tâm sử dụng vì có thể có nhiều phiên bản nâng cấp với độ bảo mật cao, thông tin cập nhật nhanh chóng, nhân viên có thể trao đổi dễ dàng.

Tính năng, đặc điểm nổi bật của phần mềm Slack:

• Phần mềm có hỗ trợ chat, nhắn tin trực tuyến để các thành viên trong công ty có thể trao đổi thông tin về công việc.
• Người dùng dễ dàng chia sẻ những file, tệp thông tin, hình ảnh đính kèm nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian.
• Theo dõi được tiến độ công việc của các cá nhân dễ dàng, biết được tiến độ dự án đang ở đâu.
• Công ty cũng có thể tổ chức cuộc họp trực tuyến thông qua ứng dụng Slack.
• Phần mềm có giao diện dễ nhìn, đơn giản và ai cũng có thể thao tác công việc, nhiệm vụ tại đây mà không cần lo lắng về lỗi sai.

Basecamp

Basecamp là phần mềm quản lý công việc online miễn phí, trực quan, dễ sử dụng. Phần mềm đã tồn tại được hơn 10 năm và là giải pháp được nhiều người tin tưởng. Giải pháp có thể dùng được trên nhiều thiết bị khác nhau, nó giúp chia sẻ tập tin, theo dõi công việc, nhắn tin trao đổi giữa nhân viên trong công ty. Nếu như đang tìm kiếm một sản phẩm giúp theo dõi công việc, quản lý dự án thì bạn không thể bỏ qua Basecamp.

Thông tin hữu ích

• Điểm Danh 10+ Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Thông Minh

Tính năng, ưu điểm của phần mềm Basecamp:

• Basecamp hoạt động tốt trên nhiều thiết bị, hỗ trợ nhắc nhở người dùng thực hiện công việc cần làm.
• Giao diện phần mềm vô cùng khoa học, thiết kế thân thiện, rất dễ sử dụng. Các công cụ cũng giúp tìm kiếm nhanh chóng các thông tin cần thiết.
• Basecamp tích hợp email marketing cùng tính năng chia sẻ các nhiệm vụ, dễ dàng gửi tin nhắn đến nhiều người ở ngoài doanh nghiệp.
• Giải pháp có thể giúp bạn đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ, người dùng có thể theo dõi được tiến độ công việc, dự án mọi lúc mọi nơi.
• Giải pháp giúp tiết kiệm chi phí vận hành của doanh nghiệp, bạn không cần lo lắng về việc dữ liệu bị đánh cắp hay rò rỉ ra bên ngoài.

Trên đây là thông tin về 8 phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất hiện nay bạn có thể tham khảo. Nếu như nguồn kinh phí của doanh nghiệp còn eo hẹp thì giải pháp miễn phí là sự lựa chọn hoàn hảo để quản lý công việc một cách dễ dàng hơn. Hy vọng qua bài viết này bạn đã có cái nhìn tổng thể hơn và chọn được phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.