Công nợ là một khái niệm quen thuộc trong ngành kế toán nhưng còn khá xa lạ với những ai mới làm quen với lĩnh vực này. Để biết công nợ là gì cũng như quy trình quản lý chi tiết, bạn đọc có thể tham khảo một số thông tin trong bài viết dưới đây.

Tìm hiểu công nợ là gì? Một số khái niệm liên quan

Theo các chuyên gia, công nợ được hiểu một cách đơn giản là khi người bán hoặc người mua thực hiện một giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền ngay lập tức. Số tiền này còn nợ đến kỳ sau hoặc được trả góp, trả sau trong một khoảng thời gian nhất định.

Cùng với khái niệm chính, một số khái niệm liên quan đến công nợ mà bạn cần nắm được gồm có:

• Đối chiếu công nợ: Được hiểu là việc so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp dựa trên sổ sách và thực tiễn khi thực hiện giao dịch. Để có thể thực hiện việc đối chiếu, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập những chứng cứ xác nhận của các bên có liên quan. Đây sẽ là bằng chứng sử dụng để chứng minh về việc số liệu trên sổ sách là đúng với thực tế.
• Thu hồi công nợ: Đây là hành động yêu cầu khách nợ thanh toán các khoản tiền hay tài sản khi đã hết hạn hoặc khi quá hạn theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng trước đó.
• Cấn trừ công nợ là gì: Đây là giao dịch mua bán và cung cấp hàng hóa giữa hai đơn vị. Lúc này, người mua cũng đồng thời là người bán. Trong trường hợp phát sinh giao dịch, giữa hai đơn vị cần tiến hành lập biên bản bù trừ công nợ để có thể cấn nợ cho nhau.

Xem thêm: Thẻ Ghi Nợ Là Gì: Phân Loại, Lợi Ích Và Một Số Lưu Ý Khi Sử Dụng

• Công nợ cá nhân: Đây là khoản nợ mà cá nhân bạn cần phải chịu trách nhiệm về mặt pháp lý, có thể sẽ liên quan đến nhiều bên và được chia thành hai loại hình gồm đảm bảo hoặc không đảm bảo. Trong đó, nợ có đảm bảo sẽ đi kèm một hay một số hình thức thế chấp và nợ không đảm bảo chỉ dựa trên một lời hứa.
• Kế toán công nợ là gì: Kế toán công nợ là một phần nhỏ trong kế toán tổng hợp, người thực hiện cần đảm nhận các công việc kế toán liên quan đến những khoản nợ mà doanh nghiệp cần phải trả hay thu về. Thông thường với những doanh nghiệp lớn, nghiệp vụ kế toán công nợ sẽ được giao cho một bộ phận riêng chuyên trách. Trong khi đó, với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán tổng hợp sẽ là người đảm nhiệm luôn nhiệm vụ kiểm soát tốt các hoạt động công nợ.

Cách phân loại công nợ phổ biến hiện nay

Sau khi tìm hiểu công nợ là gì, chúng ta hãy cùng tiếp tục tham khảo cách phân loại công nợ phổ biến hiện nay.

Công nợ phải thu là gì?

Một số hạng mục thường gặp trong công nợ phải thu gồm có tiền bán hàng hoá, sản phẩm, doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu hồi được, những khoản đầu tư tài chính.

Nhiệm vụ của kế toán công nợ trong công ty là phải đảm bảo theo dõi và đối soát tốt những trường hợp này để thu đúng hạn, tránh công nợ kéo dài, gây ra những hệ luỵ cho doanh nghiệp.

Đối với công nợ phải thu, một số việc làm cần thực hiện gồm có:

• Hạch toán nợ phải thu chi tiết: Điều này sẽ giúp đưa ra được hướng giải quyết cho từng trường hợp cụ thể, hạn chế tình trạng kéo dài, chiếm dụng vốn khiến cho các khoản nợ tiếp tục khê đọng.
• Đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp lệ: Với khách hàng thanh toán các khoản nợ phải đảm bảo có đủ những giấy tờ như biên bản giải quyết công nợ, có bằng chứng chi tiết về số nợ, biên bản đối chiếu công nợ. Điều này đảm bảo cho việc thanh toán, bù trừ minh bạch, tránh thất thu và phát sinh giữa hai bên.

Có thể bạn quan tâm: Engagement Là Gì? Cách Đo Chỉ Số Tương Tác Trên Fanpage Facebook

Công nợ phải trả là gì?

Công nợ phải trả gồm những khoản cần thanh toán cho đơn vị cung cấp công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hóa… mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền trước đó.

Đối với công nợ phải trả, một số vấn đề cần thực hiện gồm:

• Thường xuyên cập nhật công nợ phải trả: Đây là nhiệm vụ quan trọng của kế toán doanh nghiệp, người thực hiện cần thường xuyên đối chiếu với sổ sách trùng khớp để hoàn thành việc chi trả cho đối tác. Đặc biệt với những khoản nợ chưa có hoá đơn, nhiệm vụ của kế toán là phải liên tục cập nhật và thống kê vào sổ sách rõ ràng, giúp việc theo dõi, đối chiếu trở nên tiện lợi. Nhờ đó sẽ giúp tránh được những khoản nợ tồn đọng kéo dài, khó giải quyết về sau dẫn đến làm giảm uy tín doanh nghiệp.
• Thực hiện đúng nghĩa vụ của doanh nghiệp: Kế toán công nợ cần chú ý đến những khoản phải trả cho nhà nước và người lao động bởi đây là cách để doanh nghiệp có thể nhận lại được những quyền lợi chính đáng.

Tham khảo quy trình quản lý công nợ chi tiết

Tiếp tục khám phá công nợ là gì và những thông tin liên quan, quy trình quản lý công nợ chi tiết được thực hiện như sau:

Hướng dẫn thực hiện quản lý công nợ phải thu

Với dạng này, các bước quản lý công nợ là gì? Để đảm bảo khả năng thu hồi công nợ và hạn chế tối đa sai sót có thể xảy ra, các doanh nghiệp cần nắm vững các bước thực hiện như sau:

• Xây dựng chính sách chi trả rõ ràng với từng nhóm đối tượng khách hàng.
• Tạo quy trình quản lý công nợ phải thu dựa trên các tiêu chuẩn và yêu cầu của doanh nghiệp, chỉ rõ trách nhiệm cá nhân với từng đối tượng khách hàng như thời gian nhắc nhở, hình thức nhắc nhở.
• Gửi hóa đơn đến khách hàng để thu hồi công nợ.
• Thường xuyên liên hệ với khách hàng với thông qua các hình thức như email, nhắn tin, gọi điện hay hẹn gặp để hoàn thiện quy trình thanh toán.

Tìm hiểu ngay: Tìm HiểuOutsource Là Gì? Ưu, Nhược Điểm Và Lưu Ý Cần Nhớ

Hướng dẫn thực hiện quản lý công nợ phải trả

Việc quản lý công nợ phải trả được thực hiện như sau:

• Trước tiên, quản lý công nợ phải trả thường được phân chia theo từng nhà cung cấp. Lúc này, kế toán cần dựa trên sổ công nợ chi tiết và bảng đối chiếu để xác nhận công nợ và theo dõi các khoản nợ đối với từng đơn vị cung cấp.
• Chủ kinh doanh cũng có thể quản lý nợ phải trả theo từng hợp đồng mua hàng do mỗi hợp đồng có thể có nhiều giai đoạn thanh toán theo từng tiến độ và khối lượng thực hiện.
• Lên kế hoạch trả nợ và đảm bảo thực hiện đúng thời gian hơn, nâng cao uy tín với đối tác của mình.

Những điều quan trọng cần lưu ý khi quản lý công nợ

Sau khi tìm hiểu công nợ là gì cũng như quy trình quản lý chi tiết, để việc quản lý công nợ hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý đến một số vấn đề sau:

Đối với công nợ phải thu

Để việc thu hồi nợ hiệu quả, một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý gồm có:

• Thực hiện hạch toán chi tiết từng đối tượng để có thể theo dõi hạn thanh toán và nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn.
• Thu thập, lưu trữ hệ thống chứng từ đầy đủ để có thể đối chiếu và theo dõi công nợ đảm bảo chính xác. Từ đây, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch thu hồi công nợ đúng thời điểm.
• Khi có những khoản nợ khó đòi, nợ quá hạn, doanh nghiệp cần thống kê, ghi lại để có thể đưa ra hướng giải quyết sớm, đảm bảo giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Tham  khảo: PO Là Gì? Vai Trò Đặc Biệt Của PO Trong Hoạt Động Kinh Doanh

Đối với công nợ phải trả

Khi quản lý công nợ phải trả, doanh nghiệp cũng cần lưu ý:

• Theo dõi công nợ sát sao, kiểm soát chính xác hạn thanh toán của các khoản nợ để đảm bảo khả năng xoay nguồn tiền và giữ uy tín với đối tác.
• Đối với các khoản phải thanh toán cho Nhà nước, doanh nghiệp cần thực hiện chi trả đúng thời hạn và theo đúng Luật lao động.
• Với các khoản nợ phải trả nhưng chưa có hóa đơn, chủ kinh doanh và kế toán cần lập sổ theo dõi riêng và cập nhật ngay khi có hóa đơn để tránh gây sai sót cho quá trình hạch toán và làm báo cáo kinh doanh về sau.
• Chú trọng việc lưu trữ và quản lý chứng từ cũng như hệ thống công nợ để nhắc nợ và thanh toán đúng hạn.
• Sử dụng các ứng dụng hỗ trợ giúp đồng bộ tất cả hoạt động bán hàng và quản lý doanh thu, công nợ của cửa hàng. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi được toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để nhắc nợ và thanh toán đúng hạn đối với công nợ phải thu, phải trả.

Trên đây là những thông tin giúp giải đáp thắc mắc công nợ là gì cũng như cách quản lý công nợ hiệu quả. Hiểu rõ những vấn đề này sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thể thu hồi công nợ và thanh toán đúng hạn, đảm bảo khả năng vận hành hiệu quả.