Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc áp dụng những phần mềm quản lý là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản trị hoạt động kinh doanh, vận hành một cách hiệu quả. Song để triển khai thành công những sản phẩm này thì doanh nghiệp cần biết cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả. Cùng tìm hiểu thông tin ngày trong bài viết dưới đây.

Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm quản lý ERP

ERP là một giải pháp công nghệ nhưng nó không đơn giản chỉ là việc ứng dụng vào trong hoạt động kinh doanh hàng ngày mà còn là sự tích lũy, thay đổi phù hợp với đặc tính của mỗi đơn vị sử dụng. Do vậy, để có thể sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số vấn đề sau:

Đánh giá nhu cầu, tính chất đặc thù và khả năng tài chính 

Doanh nghiệp cần xác định chính xác được nhu cầu quản lý, quy mô hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời đề xuất được mức chi phí mà đơn vị có thể bỏ ra cho ERP. Vì chỉ khi thực sự biết doanh nghiệp đang cần gì  mới có thể tìm kiếm được những phần mềm phù hợp.

Mặt khác, việc này sẽ là bước tiền đề để doanh nghiệp định hình được những yêu cầu của mình cho đơn vị cung cấp phần mềm ERP sau này.

Xây dựng một đội ngũ giám sát phần mềm

Để việc sử dụng phần mềm ERP được thực sự hiệu quả, bên cạnh việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, mỗi doanh nghiệp cũng cần có một đội ngũ quản lý nội bộ. Các thành viên này có vai trò chủ động đưa ra những yêu cầu chi tiết đối với phần mềm cho doanh nghiệp, giám sát, theo dõi khả năng vận hành của nền tảng để có những thay đổi kịp thời phù hợp.

Tìm hiểu thêm: Top 11 Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Tốt Nhất

Chọn lựa đơn vị triển khai

Khi bạn đã xác định được nhu cầu và khả năng tài chính của mình, việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Song điều quan trọng nhất để chọn được đơn vị phù hợp là đánh giá được năng lực hỗ trợ, kỹ năng triển khai công nghệ dựa trên những dự án được họ thực hiện thành công.

Ngoài ra nếu muốn lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, bạn có thể dựa vào một số câu hỏi sau:

• Liệu phần mềm ERP được nhà cung cấp ứng dụng cho doanh nghiệp có giúp phát huy được lợi thế cạnh tranh không?
• Phần mềm được triển khai có giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu?
• Phần mềm có phù hợp với văn hóa và môi trường của doanh nghiệp?
• Mô hình kinh doanh của doanh nghiệp có phù hợp với phần mềm đó không?

Chuẩn bị thông tin và tinh thần cho đội ngũ nhân viên

Dự án triển khai phần mềm ERP có thành công hay không thì một phần lớn sẽ phụ thuộc sự tham gia tiếp nhận của toàn bộ đội ngũ nhân viên. Vì nếu như một cá nhân chưa hiểu về dự án, chưa sẵn sàng thay đổi, việc triển khai sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Giúp nhân viên năm bắt được thông tin và ý nghĩa của phần mềm ERP là nhiệm vụ quan trọng của ban quản lý trước khi tiến hành triển khai dự án thực tế.

Đừng bỏ lỡ: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Xây dựng kế hoạch triển khai

Để sử dụng phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp và nhà cung cấp cần có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ. Cả hai bên cần phải có tiếng nói chung, cùng nhau xây dựng những phương án triển khai, đánh giá tính khả thi, lên lộ trình thực hiện trước khi đưa vào sử dụng. Kế hoạch càng rõ ràng thì khả năng vận hành thành công của phần mềm sẽ càng cao.

Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP dễ dàng, hiệu quả

Để có thể vận hành nền tảng quản lý ERP một cách hiệu quả nhất, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng phần mềm ERP qua 7 bước cơ bản ngay dưới đây:

Bước 1: Cài đặt phần mềm ERP

Đây là bước đầu tiên trong cách sử dụng phần mềm ERP bạn không thể bỏ qua. Với các giải pháp công nghệ ERP, doanh nghiệp không cần phải tự cài đặt mà đây là công việc của đơn vị triển khai phần mềm. Nhà cung ứng sản phẩm sẽ có trách nhiệm cài đặt hệ thống, xây dựng cơ sở dữ liệu, đồng thời hướng dẫn sử dụng cho người dùng.

Còn đối với những phần mềm ERP online, doanh nghiệp chỉ cần download trực tiếp về máy, khởi động CSDL và sử dụng tài khoản đã được cấp để đăng nhập. Hầu hết các đơn vị triển khai phần mềm sẽ có những buổi đào tạo cài đặt, hướng dẫn sử dụng cho doanh nghiệp nên bạn không cần quá lo lắng.

Xem thêm: TOP 8+ Phần Mềm Quản Lý Đầu Tư Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Bước 2: Đồng bộ hóa dữ liệu trên hệ thống

Để sử dụng phần mềm ERP được hiệu quả, doanh nghiệp cần đồng nhất thông tin trên hệ thống. Theo cách vận hành truyền thống, nguồn dữ liệu của công ty được lưu trữ ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau.

Do vậy, trước khi lưu chuyển dữ liệu sang ERP, bạn cần xem xét, loại bỏ những thông tin dư thừa, đồng thời đưa chúng về một dạng duy nhất. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và sử dụng thông tin hơn.

Bước 3: Thiết lập quyền kiểm soát và khả năng truy cập

Khác với cách vận hành truyền thống, khi sử dụng phần mềm ERP, người quản lý sẽ có quyền quyết định quyền truy cập dữ liệu cho cá nhân, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho việc tiếp nhận thông tin được nhanh chóng, chính xác, đồng thời hạn chế được việc bị lộ nhiều dữ liệu ra ngoài gây ảnh hưởng đến kế hoạch và hoạt động kinh doanh.

Bước 4: Khai thác tính năng workflow trên phần mềm ERP

Cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp là có thể ứng dụng workflow vào trong quá trình tự động hóa công việc. Workflow có khả năng xây dựng một quy trình làm việc có đầy đủ các bước, tác vụ, công việc cần thực hiện, tài liệu liên quan được chia sẻ với tất cả các đối tượng tham gia.

Tính năng này giúp tự động hóa quy trình làm việc và triển khai thông tin một cách nhanh nhất đến tất cả các phòng ban. Công việc được triển khai theo một quá trình, hệ thống lần lượt sẽ giúp mang lại hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc.  

Đừng bỏ lỡ: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm Azota Dễ Dàng, Hiệu Quả

Bước 5: Triển khai tích hợp thông tin khách hàng và nhà cung cấp trên phần mềm

Phần mềm ERP có tính năng cho phép bên thứ ba liên kết với hệ thống của quản lý, do vậy, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin từ khách hàng và nhà cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, nếu biết cách sử dụng khả năng tích hợp này sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm được những khách hàng cũ tiềm năng mà không mất quá nhiều thời gian.

Bước 6: Sử dụng các công cụ báo cáo, phân tích

Để phần mềm ERP phát huy hết khả năng của mình thì doanh nghiệp không nên bỏ qua việc sử dụng các công cụ báo cáo và phân tích dữ liệu. Các tính năng này sẽ giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan nhất về mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất, hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Từ đó sẽ có thể triển khai những kế hoạch phù hợp, hiệu quả.

Bước 7: Giám sát và không ngừng nâng cao chất lượng phần mềm

Trong thời gian đầu sử dụng, phần mềm ERP sẽ có những điểm chưa thực sự phù hợp với doanh nghiệp. Vì vậy, người dùng cần phối hợp với nhà cung cấp rà soát, kiểm tra lại phần mềm để tránh xảy ra những sai sót, làm gián đoạn quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Đồng thời, cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả nhất là không ngừng đầu tư và cải thiện. Do đó, hàng năm doanh nghiệp nên kiểm tra hệ thống định kỳ để bổ sung và thay thế những tính năng phù hợp giúp đem lại lợi ích tốt nhất cho người dùng.

Để ứng dụng tốt các giải pháp công nghệ trong quá trình vận hành và quản lý của doanh nghiệp thì bạn cần biết cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả. Hy vọng với những chia sẻ vừa rồi, Weup đã giúp bạn hiểu rõ được bản chất của ERP và biết cách vận dụng tốt nhất để nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.