Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa WeUp ERP For Healthcare giúp giải quyết nhiều bài toán khó trong khâu vận hành phòng khám, tối ưu hóa chi phí hoạt động và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. 

Quản lý phòng khám nha khoa – Bài toán dễ hay khó? 

Hiện nay, nhu cầu về khám chữa và thẩm mỹ nha khoa đang ngày càng gia tăng khiến việc kinh doanh phòng khám nha khoa đang trở thành một trong những mô hình phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên để phòng khám nha khoa được hoạt động hiệu quả đòi hỏi chủ phòng khám không chỉ có chuyên môn giỏi mà còn phải biết cách quản lý tối ưu nhất. 

Trong quá trình vận hành phòng khám nha khoa luôn tồn tại nhiều thách thức như bài toán đảm bảo chất lượng điều trị, kiểm soát quá trình phục vụ khách hàng hay tối ưu hóa quy trình hoạt động,…  Các liệu trình khám và điều trị nha khoa thường tốn kém khá nhiều thời gian và tiền bạc của bệnh nhân. Chính vì vậy, việc tối ưu quy trình khám và điều trị không chỉ giúp phòng khám nha khoa tiết kiệm chi phí vận hành mà còn đem đến quy trình phục vụ chuyên nghiệp, nâng cao hiệu quả điều trị với khách hàng. 

Tuy nhiên thực tế hiện nay nhiều cơ sở phòng khám nha khoa vẫn tồn tại cách thức quản lý vận hành bằng các phương pháp thủ công bằng sổ sách hay phần mềm nhỏ lẻ thiếu đồng bộ và liên kết.

Trong đó, quản lý thủ công thường khiến các cơ sở phòng khám nha khoa thường gặp nhiều hạn chế trong khâu quản lý thông tin bệnh nhân, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả phục vụ cũng như chất lượng dịch vụ. 

Việc thu nhận lịch hẹn của bệnh nhân thủ công thường khiến phòng khám nha khoa khó kiểm soát và phân bổ lịch khám và chữa bệnh cho bệnh nhân phù hợp. Điều này dễ xảy ra tình trạng có những ngày làm việc quá tải còn những ngày khác lại vắng vẻ, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phân chia không đồng đều trong các ca làm việc của nha sĩ. 

Bên cạnh đó, quản lý thủ công thường dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn hồ sơ, bệnh án nha khoa của khách hàng. Bệnh nhân khi điều trị tại dịch vụ nha khoa hầu hết đều trải qua nhiều công đoạn điều trị, tái khám, nên phòng khám cần nắm được tất cả hoạt động của khách hàng tại phòng nha, để có thể đưa ra phán đoạn, phương pháp điều trị hợp lý nhất, lại tránh các nhầm lẫn sai sót không đáng có. 

Ngoài các hoạt động về chuyên môn như khám chữa, điều trị bệnh, các chủ phòng khám nha khoa còn phải quan tâm đến những vấn đề về quản lý khác như quản lý kho thuốc, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng,… Phần lớn các quá trình trên vẫn đang được diễn ra một cách thủ công, khiến việc theo dõi tình hình hoạt động, doanh thu hay báo cáo quản trị trở nên khó khăn đối với các nhà quản lý. 

Chính vì những hạn chế nói trên, việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý được xem là bước chuyển mình cần thiết để các phòng khám nha khoa hiện thực hóa mục tiêu nâng cao hiệu quả vận hành và kinh doanh. Trong đó, WeUp ERP For Healthcare được biết đến là phần mềm quản lý phòng khám nha khoa đang được nhiều cơ sở lựa chọn và tin dùng nhờ vào những lợi thế ưu việt đem lại. 

Quản lý toàn diện phòng khám nha khoa với giải pháp WeUp ERP For Healthcare

Với mục tiêu số hóa các hoạt động kinh doanh truyền thống, giải quyết triệt để những vấn đề mà các chủ phòng khám nha khoa đang gặp phải, WeUp Group đã phát triển thành công phần mềm quản lý phòng khám WeUp ERP For Healthcare.

WeUp ERP For Healthcare là giải pháp quản lý nha khoa thông minh đi sâu vào giải quyết các vấn đề cõi lõi như: Quản lý bệnh án điện tử, quản lý lịch hẹn, quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý kho vận, quản lý tài chính kế toán, quản lý nhân sự, quản lý phiếu khám, quản lý báo cáo quản trị,… Bằng việc sử dụng phần mềm WeUp ERP For Healthcare, các phòng khám có thể kiểm soát chất lượng chuyên môn, gia tăng sự hài lòng của khách hàng, đồng thời tối ưu hóa thời gian và chi phí vận hành. 

Cụ thể, các tính năng nổi bật trên phần mềm WeUp ERP For Healthcare giúp quản lý dễ dàng phòng khám nha khoa như:

Quản lý lịch hẹn thông minh

Đối với khách hàng, phần mềm quản lý phòng khám Nha khoa WeUp ERP For Healthcare hỗ trợ việc quản lý lịch đặt khám cho từng dịch vụ nha khoa nhanh chóng trên hệ thống như: niềng răng, chỉnh nha, implant, bọc răng sứ,… Nhờ đó, phòng khám có thể đơn giản hóa thủ tục tiếp nhận và lên hồ sơ khám, rút ngắn thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm cho khách hàng. Đồng thời, phần mềm cũng tích hợp tính năng thông báo, nhắc lịch tái khám đến khách hàng như: thông tin cá nhân, thời gian khám, bác sĩ khám và điều trị,…

Với lợi thế này, các phòng khám nha khoa có thể quản lý thống nhất toàn bộ lịch hẹn, đăng ký khám của khách hàng trên một màn hình duy nhất. Việc sắp xếp và quản lý lịch hẹn thông minh cũng hỗ trợ đội ngũ bác sĩ, nhân viên chăm sóc chủ động trong công việc, phân bổ thời gian làm việc hợp lý, hạn chế tối đa tình trạng bỏ sót, bỏ quên lịch hẹn khách hàng. Nhờ vậy, các bác sĩ có thể tập trung thời gian cho công việc, nâng cao hiệu quả điều trị cho khách hàng. 

Quản lý bệnh án điện tử chi tiết

Việc quản lý chính xác thông tin hồ sơ bệnh án của từng bệnh nhân để mang lại kết quả điều trị tốt nhất luôn khiến các phòng khám nha khoa trăn trở. Nếu chỉ quản lý thủ công sẽ khiến việc tìm lại chi tiết các thông tin như phiếu khám, hồ sơ X- quang, bệnh lý nha khoa,.. mất rất nhiều thời gian. 

Thấu hiểu vướng mắc của các cơ sở nha khoa trong việc lưu trữ hồ sơ bệnh nhân, WeUp ERP For Healthcare tập trung chuyên sâu vào việc hỗ trợ bác sĩ kiểm soát toàn bộ bệnh án, tiền sử, hình ảnh, tiến trình và kế hoạch điều trị cho từng bệnh nhân một cách chi tiết nhất. 

Xoay quanh bệnh án cụ thể của một bệnh nhân là danh sách lịch hẹn của họ, thói quen thanh toán, tình hình chăm sóc. Tất cả được hệ thống hóa trên một màn hình giúp dễ dàng tìm kiếm chỉ sau 1 vài thao tác click chuột.

Quản lý chăm sóc khách hàng chuyên sâu

WeUp ERP For Healthcare tích hợp công cụ Marketing và CSKH mạnh mẽ dựa trên hệ thống dữ liệu chi tiết về bệnh nhân tới khám. 

Phần mềm hỗ trợ việc đồng bộ và lưu trữ toàn bộ dữ liệu data khách hàng, đồng thời tự động phân loại các nhóm khách hàng như: khách hàng mới, khách hàng tái khám, khách hàng VIP,… Nhờ đó, bộ phận Sales và Marketing có kế hoạch tiếp cận và chăm sóc hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ việc kết nối trực tiếp với các công cụ như: Email Marketing, SMS Marketing, Zalo ZNS,… giúp việc gửi thông báo, gửi chúc mừng sinh nhật, gửi chương trình khuyến mãi nhanh chóng và hiệu quả.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ thống kê và báo cáo chính xác các chỉ số chăm sóc khách hàng. Thông qua những phản hồi, phòng khám có thể chủ động nâng cao chất lượng và làm hài lòng khách hàng hơn. 

Quản lý tài chính kế toán minh bạch

Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa WeUp ERP For Healthcare giúp quản lý chính chính xác dòng tiền thu chi, doanh thu, lợi nhuận theo từng thời điểm.

Phần mềm hỗ trợ đối soát thu chi, công nợ khách hàng và nhà cung cấp theo từng ngày, thống kê dữ liệu nhanh chóng và chính xác, giúp hạn chế những sai sót và thiếu minh bạch trong quản lý dòng tiền. Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ thống kê doanh thu theo từng bác sĩ, tính hoa hồng bác sĩ tự động và chính xác.

Quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa WeUp ERP For Healthcare là giải pháp hỗ trợ việc quản lý nhân sự tại các phòng khám từ phân công công việc, quản lý làm việc, quản lý chấm công, tính lương.

WeUp ERP For Healthcare giúp quản lý toàn bộ công việc của nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, việc theo dõi và quản lý các ca làm việc dễ dàng, tạo ra lịch làm việc phân công lịch làm việc linh hoạt nhất cho đội ngũ bác sĩ, nhân viên chăm sóc, đồng thời linh động trong việc điều chỉnh lịch trực hay đổi ca làm việc trên phần mềm. 

Thông qua dữ liệu nhân sự trên phần mềm, phòng khám có thể thống kê chấm công, tính lương thưởng, các khoản làm thêm giờ, phụ cấp,… một cách nhanh chóng và chính xác. WeUp ERP For Healthcare cũng đồng thời giúp phòng khám có thể quản lý và tính hoa hồng tự động cho nhân viên, cộng tác viên ngay khi khách hàng được giới thiệu phát sinh thanh toán.

Quản lý kho vận chính xác

Các trang thiết bị, dụng cụ y tế trong phòng khám nha khoa sẽ đặc biệt hơn so với các phòng khám bệnh khác. Nếu không được chuẩn bị sẵn thì quá trình thực hiện điều trị sẽ bị ngắt quãng, tốn thời gian và chất lượng điều trị không được đảm bảo.

WeUp ERP For Healthcare giúp theo dõi và quản lý kho vận cho phòng khám Nha khoa hiệu quả, từ việc theo dõi và nắm rõ số lượng, chất lượng các vật liệu, thiết bị có sẵn tại phòng khám thông qua nhiều tính năng hữu ích như: quản lý số lượng nhập xuất, kiểm tra tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn,… Nhờ đó, các phòng khám nha khoa có thể chủ động trong việc nhập trang thiết bị chính xác phục vụ cho quá trình điều trị khách hàng. 

Quản lý báo cáo khoa học

Với hàng loạt những mẫu báo cáo về doanh thu, khách hàng, công nợ,… WeUp ERP For Healthcare giúp nhà quản lý có được cái nhìn trực quan về tổng thể hoạt động kinh doanh của phòng khám.

Cụ thể, phần mềm cung cấp hệ thống hơn 50+ báo cáo chuyên sâu về mọi hoạt động phòng khám: báo cáo doanh thu, báo cáo thu chi, báo cáo nhân viên, báo cáo kho vận, báo cáo công việc,… Nhờ đó, nhà quản lý có thể theo dõi toàn bộ hiệu quả phòng khám, nâng cao năng lực quyết định và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

Tại sao nên ứng dụng phần mềm quản lý phòng khám Nha khoa WeUp ERP For Healthcare? 

Để nâng cao hiệu quả kinh doanh đồng thời hiện đại hóa công tác quản lý vận hành, việc ứng dụng phần mềm WeUp ERP For Healthcare là bước chuyển mình cần thiết cho các phòng khám Nha khoa bởi nhiều lợi ích thiết thực như:

Tiết kiệm chi phí, đột phá doanh thu

Việc ứng dụng phần mềm WeUp ERP For Healthcare trong quy trình quản lý có thể giúp thay thế hoàn toàn các phương pháp quản lý kém hiệu quả trên các phần mềm riêng lẻ hay sổ sách. 

Nhờ việc quản lý toàn diện mọi hoạt động doanh nghiệp bằng một phần mềm duy nhất, WeUp ERP For Healthcare tạo ra một quy trình làm việc khép kín, chuyên nghiệp và hiệu quả. Nhờ đó, WeUp ERP For Healthcare loại bỏ quy trình làm việc rườm rà, chồng chéo, đồng thời nâng cao hiệu quả – hiệu suất công việc, giảm bớt áp lực cho đội ngũ nhân sự. Đây chính là cơ sở để các phòng khám nha khoa tiết kiệm được tối đa chi phí hoạt động và đột phá doanh thu gấp nhiều lần.

Thực tế triển khai phần mềm WeUp ERP For Healthcare tại nhiều cơ sở phòng khám nha khoa đã cho thấy, WeUp ERP For Healthcare giúp tiết kiệm 25% chi phí và gia tăng 30% doanh thu so với việc sử dụng phương pháp quản lý truyền thống trước đây.

Là một trong những cơ sở phòng khám Nha khoa có được thành công nhờ phần mềm WeUp ERP For Healthcare, bà Ngụy Thị Hiền – Giám đốc điều hành Nha khoa ViDental nhận xét: “ Để có được con số ấn tượng nói trên là tổng hòa của nhiều yếu tố, tuy nhiên phần mềm WeUp ERP For Healthcare là nhân tố quan trọng nhất để cơ sở của chúng tôi hiện thực hóa mục tiêu đột phá X2 doanh thu. WeUp ERP For Healthcare ra đời chính là một cuộc “cải cách” trong quản lý, điều hành phòng khám nha khoa”.

Tham khảo thêm: WeUp ERP For Healthcare giúp đột phá 30% doanh thu bằng cách nào? 

Tối ưu hóa quy trình phục vụ khách hàng

Phần mềm WeUp ERP For Healthcare xây dựng quy trình chuyên nghiệp hóa phòng khám nha khoa bằng nhiều tính năng thông minh, gói gọn quy trình khám chữa bệnh tại phòng khám như: lên lịch hẹn khám, tái khám nhanh chóng; tiếp nhận và điều trị bệnh nhân, lên đơn và tạo phiếu khám,… Không chỉ nâng cao chất lượng điều trị, WeUp ERP For Healthcare còn hỗ trợ phòng khám nâng cao chất lượng phục vụ từ khâu tiếp đón, tư vấn, điều trị đến thanh toán. 

Đối với bộ phận Lễ tân, phần mềm giúp quản lý và sắp xếp lịch hẹn thông minh, cảnh báo lịch hẹn chính xác giúp phòng khám kịp thời xử lý. Nhờ việc theo dõi chính xác thông tin lịch hẹn của từng bệnh nhân, phòng khám nha khoa có thể tối ưu quy trình phục vụ, đơn giản hóa quá trình tiếp đón, nâng cao chất lượng phục vụ tại quầy lễ tân. Khách hàng khi đến khám theo lịch hẹn, lịch tái khám đã đăng ký có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục check in mà không mất quá nhiều thời gian chờ đợi. 

Đối với hoạt động tư vấn và thăm khám, nhờ khả năng đồng bộ thông tin bệnh nhân trên bệnh án điện tử, các bác sĩ có thể theo dõi nhanh chóng lịch sử điều trị, tình trạng bệnh lý nha khoa của khách hàng, từ đó có thể đưa ra phác đồ điều trị nhanh chóng và hiệu quả nhất, mang lại sự hài lòng cho khách hàng. 

Xem thêm: Báo chí nói gì về phần mềm quản lý WeUp ERP For Healthcare? 

Giảm gánh nặng cho nhà quản lý

Đối với người quản lý luôn tồn tại rất nhiều mối quan tâm hàng ngày từ doanh thu, chi phí, tình hình kinh doanh,… Ở góc độ quản lý vận hành, WeUp ERP For Healthcare hỗ trợ công tác quản lý, kiểm soát tài chính, vật tư tiêu hao, tình hình nhân sự,… Đi cùng với đó là các tổng hợp báo cáo tài chính, doanh thu minh bạch, rõ ràng, cho phép theo dõi từ xa mà không cần tốn thời gian tổng hợp cuối ngày. 

Ở góc độ phát triển kinh doanh, WeUp ERP For Healthcare cung cấp các báo cáo theo thời gian thực về tình hình tăng trưởng khách hàng, doanh thu khách mới, khách cũ. Với dữ liệu được cập nhật và tổng hợp tự động, các chủ phòng khám Nha khoa có thể nắm rõ toàn cảnh bức tranh kinh doanh, xử lý các vướng mắc và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. 

“Thay vì phải đưa ra quyết định cảm tính thì giờ đây bản thân người quản lý như tôi đã có cơ sở chính xác nhờ phần mềm WeUp ERP For Healthcare. Việc theo dõi kịp thời và chính xác từng báo cáo quản trị giúp chúng tôi đưa ra được nhiều kế hoạch kinh doanh phù hợp và mang tính cập nhật”, đại diện phòng khám nha khoa ViDental chia sẻ. 

Để cải thiện quy trình quản lý và điều hành phòng khám nha khoa, nắm bắt cơ hội hợp tác cùng WeUp Group ngay hôm nay với phần mềm WeUp ERP For Healthcare. Đặc biệt, trong tháng này WeUp dành tặng ngay 1 phần quà hấp dẫn lên đến 30.000.000 triệu đồng cho cơ sở Nha khoa đăng ký sử dụng phần mềm:

• Tặng gói tư vấn Chuyển đổi số Doanh nghiệp trị giá 10.000.000 đồng
• Tặng gói thiết kế Chuẩn hóa Quy trình Doanh nghiệp trị giá 20.000.000 đồng

Để nhận tư vấn miễn phí và đăng ký dùng thử phần mềm, liên hệ ngay theo số hotline: 0822458899 để được hỗ trợ chi tiết!