Việc quản lý suất ăn đối với những doanh nghiệp có hàng trăm, hàng nghìn công nhân viên không phải việc dễ dàng. Đặc biệt, đối với dịch vụ ăn uống, việc đảm bảo những tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm là rất cần thiết. Để tối ưu quy trình quản lý và đảm bảo việc theo dõi dễ dàng, nhiều công ty, doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý suất ăn để tối ưu thời gian, chi phí.

4 khó khăn khi quản lý suất ăn công nghiệp

Đa số các suất ăn công nghiệp được sản xuất trong thời gian ngắn và đồng loạt nên thường gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp trong phục vụ, quản lý. Cụ thể:

Tốn kém thời gian xác nhận khẩu phần ăn

Việc quản lý suất ăn bằng phương pháp thủ công sẽ rất tốn kém thời gian trong việc phát phiếu, xác nhận phiếu ăn của nhân viên. Đặc biệt, ở khu công nghiệp, số lượng lao động đăng ký suất ăn mỗi ngày rất lớn, có thể còn theo từng ca.

Điều này khiến quản lý nhà ăn lúng túng trong việc thực hiện, không đáp ứng được nhu cầu ăn uống của nhân viên trong một khoảng thời gian. Qua đó, người quản lý tốn kém thời gian, công nhân viên cũng bị lãng phí thời gian nghỉ giữa ca.

Xảy ra tình trạng gian lận của nhân viên

Trong các khu công nghiệp, tình trạng gian lận hoàn toàn có thể xảy ra, đặc biệt là khi suất ăn được quản lý theo cách thủ công. Có rất nhiều cách thức gian lận như: Một người ăn nhiều lần, nhân viên bếp gian lận nguyên vật liệu, người không phải của công ty đến ăn, không đi làm nhưng vẫn ăn như bình thường, nhân viên nhận nhầm suất ăn,… Tất cả gây ra khó khăn trong việc quản lý và khiến công nhân viên có những trải nghiệm không tốt.

Khó kiểm soát thông tin suất ăn

Mỗi một nhân viên trong công ty sẽ có những thực đơn khác nhau. Đơn giản nhất có thể thấy suất ăn cho nhân viên và giám đốc không giống nhau hoặc suất ăn giữa nhân viên trong nước và nước ngoài. Việc quản lý bằng cách truyền thống đôi khi sẽ khiến quản lý bếp ăn không kiểm soát được toàn bộ phần ăn và dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn.

Tính toán chi phí suất ăn chậm trễ

Đối với nhiều doanh nghiệp, họ sẽ thanh toán cho công ty sản xuất suất ăn để phục vụ bữa ăn cho người lao động, cũng có những công ty trả tiền qua bên thứ 3. Doanh nghiệp sẽ phải tính toán tổng chi phí suất ăn mỗi nhân viên và có thể xảy ra sai sót, nhầm lẫn, không chính xác, tốn kém thời gian rà soát lại.

Xem thêm

• Top 7+ Phần Mềm Quản Lý Kinh Doanh Hiệu Quả Nhất

Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp

Giải pháp quản lý suất ăn ra đời đã giải quyết tất cả những khó khăn trên, giúp doanh nghiệp giảm tối đa chi phí khi vận hành nhà ăn, bếp công nghiệp, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian và nhân lực.

• Kiểm soát tốt chi phí: Việc ứng dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ những chi phí phát sinh liên quan đến nhà ăn, hạn chế tình trạng một nhân viên lấy quá nhiều suất ăn hay người lạ vào bếp dùng đồ ăn.
• Tăng uy tín với khách hàng: Việc sử dụng những công nghệ hiện đại nhất trong quản lý doanh nghiệp sẽ giúp tăng hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng.
• Tăng sự hài lòng với nhân viên: Với việc đảm bảo đầy đủ khẩu phần ăn cho nhân viên, phần mềm sẽ giúp họ hài lòng hơn, có đủ sức khỏe để thực hiện công việc.
• Giảm tối đa khối lượng công việc: Việc ứng giúp phần mềm quản lý suất ăn sẽ giúp phòng hành chính giảm tải được nhiều công việc như: Làm phiếu ăn, phát phiếu, kiểm tra, tổng kết,… từ đó họ sẽ có thời gian làm những công việc quan trọng hơn.

3 tính năng chính của phần mềm quản lý suất ăn

Các phần mềm quản lý suất ăn của mỗi nhà cung cấp sẽ có những tính năng khác nhau, nhưng nhìn chung sẽ có 3 tính năng chính sau đây:

Sắp xếp chính xác suất ăn

Tại những trường học hay khu công nghiệp, số lượng người ra vào căng tin rất lớn. Phần mềm sẽ cho phép quản lý biết được chính xác số liệu từng món ăn phải chế biến, nguyên vật liệu cần sử dụng, ai sẽ dùng những món ăn này. Điều này sẽ giúp hạn chế tình trạng thừa thiếu thức ăn, dễ dàng báo cáo và thống kê.

Quản lý hồ sơ công nhân viên đăng ký suất ăn

Với các doanh nghiệp lớn, việc kiểm soát nhân viên đi làm trong ngày là cần thiết, đặc biệt có những công ty, nhân viên phải đi theo ca. Phần mềm quản lý suất ăn sẽ giúp nhà bếp làm ra số lượng thức ăn phù hợp với số lượng nhân viên đi làm ngày hôm đó.  Nhân viên trong bếp cũng như quản lý sẽ không phải tốn thời gian thống kê, phát phiếu ăn.

Tích hợp thanh toán dễ dàng

Giải pháp quản lý đều có chức năng thanh toán bằng thẻ hoặc ví điện tử, thay thế cho cơ chế phát phiếu cơm, mua phiếu cơm lộn xộn, khó quản lý. Ngoài ra, tính năng quẹt thẻ cũng giúp căng tin, nhà ăn loại bỏ tình trạng tính toán tốn thời gian, thống kê phần ăn thiếu chính xác, nhân viên nợ tiền thanh toán,….

Có nên dùng phần mềm quản lý suất ăn miễn phí?

Việc chọn các phần mềm quản lý miễn phí để sử dụng đang ngày càng phổ biến vì nó có nhiều ưu điểm. Tuy nhiên các chuyên gia cũng cảnh báo giải pháp miễn phí có nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến việc kinh doanh, quản lý suất ăn. Cụ thể như sau:

Ưu điểm

• Phần mềm quản lý miễn phí giúp doanh nghiệp không phải trả phí khi sử dụng, tiết kiệm được nhiều chi phí quản lý, vận hành.
• Người dùng vẫn có thể sử dụng các tính năng cơ bản nhất để quản lý suất ăn, bếp ăn.
• Giao diện khá dễ dùng, trực quan, ai cũng có thể sử dụng, người dùng dễ dàng download và cài đặt.

Hạn chế

• Phần mềm chỉ giới hạn thời gian sử dụng miễn phí trong một khoảng nhất định, gây gián đoạn trong việc quản lý.
• Tính bảo mật của những giải pháp này khá thấp, có thể khiến thông tin liên quan đến doanh nghiệp bị rò rỉ ra bên ngoài.
• Nếu có những lỗi xảy ra trong quá trình cài đặt và sử dụng, bạn sẽ không nhận được tư vấn, sửa lỗi từ nhà cung cấp.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý suất ăn

Nếu chưa biết nên chọn giải pháp quản lý nào cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo và tìm kiếm các phần mềm dựa trên những tiêu chí sau đây:

• Phần mềm quản lý nên đến từ những nhà cung cấp uy tín, được nhiều doanh nghiệp, công ty tin dùng.
• Giao diện phần mềm dễ nhìn, thân thiện để những người không quá giỏi về công nghệ cũng dễ dàng sử dụng được.
• Tính bảo mật cũng là yếu tố cần quan tâm để hạn chế dữ liệu bị rò rỉ hoặc hacker xâm nhập.
• Ngoài ra, bạn cũng nên ưu tiên những phần mềm có đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình, sẵn sàng sửa lỗi nếu phần mềm có vấn đề.

TOP 6 phần mềm quản lý suất ăn tốt nhất hiện nay

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý suất ăn dành cho doanh nghiệp, trường học, gây khó khăn và hoang mang trong lựa chọn. Bạn đọc có thể tham khảo 6 giải pháp tốt nhất hiện nay và chọn sản phẩm phù hợp nhất đối với doanh nghiệp của mình.

Phần mềm quản lý suất ăn Digiplus.vn

Digiplus.vn là phần mềm quản lý suất ăn dựa trên việc lấy dữ liệu từ máy chấm công để tính toán số lượng công nhân viên đi làm. Qua đó sẽ giúp quản ly bếp chuẩn bị đúng các suất ăn theo số lượng. Khi đến giờ ăn, công nhân viên lấy vân tay ở máy chấm công và máy sẽ in các phiếu ăn phù hợp, nhân viên dùng phiếu đó để đổi lấy suất ăn. Phần mềm cũng hỗ trợ báo cáo chi tiết theo ngày, tháng giúp người dùng dễ dàng theo dõi.

Thông tin hữu ích

• Top 6 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Và In Hóa Đơn Hiệu Quả Nhất

Tính năng và đặc điểm:

• Nhân viên nhà ăn sẽ đưa những món ăn dự định chuẩn bị lên phần mềm.
• Nhân viên sẽ chấm công vào đầu ca, đăng ký món ăn trên máy POS theo danh sách mà mà bếp đã đưa lên.
• Dựa vào số lượng đăng ký trên máy POS, nhân viên nhà ăn sẽ lên thực đơn và chuẩn bị.
• Đến bữa ăn, công nhân chấm vân tay hoặc quẹt thẻ, hệ thống hiển thị món ăn mà công nhân đăng ký, suất ăn sẽ được phát khi chấm vân tay đúng, hợp lệ.
• Với mỗi lần chấm công lấy cơm thành công, phần mềm sẽ tự động tải dữ liệu và lưu lại trên phần mềm, lấy đó làm cơ sở để quản lý biết được ai đi làm ngày hôm đó, tổng hợp suất ăn chính xác.
• Nếu có khách đến ăn, quản lý sẽ lấy vân tay, quẹt nhiều lần và đưa phiếu cho người đi cùng, rất tiện lợi mà không tốn công sức.

Phần mềm PosApp

PosApp đơn vị cùng cấp nhiều giải pháp như: Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ, phần mềm quản lý nhà hàng, phần mềm quản lý bán hàng cafe,…. Vì đã có thế mạnh trong ngành F&B nên ngay khi ra đời, phần mềm quản lý suất ăn cũng nhanh chóng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Các tính năng và đặc điểm:

• Phần mềm giúp các thông tin về xuất nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, chi phí, nguồn gốc được quản lý chặt chẽ.
• Có tính năng định lượng nguyên liệu theo công thức chế biến của đầu bếp, giúp quản lý chặt chẽ lượng tồn kho, tránh gian lận trong chế biến.
• PosApp giúp báo cáo chi tiết với hơn 30 dạng biểu đồ, thông tin dễ dàng về tình trạng thu chi, tồn kho, công nợ, số suất ăn của nhân viên theo tuần, tháng.
• Phần mềm có thể dùng được trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại, laptop hay máy tính bảng, khả dụng trên mọi hệ điều hành.
• PosApp có thể phát triển các tính năng quản lý theo từng yêu cầu của doanh nghiệp, giúp việc theo dõi, quản lý dễ dàng hơn rất nhiều.

Phần mềm quản lý suất ăn nhân viên Yousoft

Yousoft là phần mềm quản lý thực đơn, suất ăn cho nhân viên của doanh nghiệp đã có từ lâu và được nhiều người tin dùng thời gian vừa qua. Phần mềm có thể tích hợp được với hệ thống quản lý nhân sự để quản lý dễ dàng suất ăn của họ trong tháng cũng như kiểm soát số ngày nhân viên đi làm. Yousoft cũng sẽ lưu trữ thông tin về suất ăn để tự động tăng giảm tiền lương.

Đặc điểm và tính năng:

• Phần mềm kết hợp cùng hệ thống quản lý nhân sự, dễ dàng tính toán được lương cho nhân viên chính xác, quản lý thông tin nhân sự dễ dàng.
• Khi nhân viên quẹt thẻ để lấy suất ăn, hệ thống sẽ báo thẻ hợp lệ, trùng thẻ hoặc thẻ không hợp lệ bằng những âm thanh khác nhau.
• Yousoft sẽ tự động lưu trữ các thông tin về cơ sở dữ liệu liên quan đến suất ăn mà người lao động đã dùng để thống kê và báo cáo.
• Quản lý dễ dàng truy cập và xem các báo cáo liên quan, thống kê suất ăn của công nhân viên theo từng thời gian cụ thể.

Phần mềm Vietnamsmart.com

Vietnamsmart.com là phần mềm quản lý suất ăn vô cùng nổi tiếng và được rất nhiều doanh nghiệp tại khu công nghiệp sử dụng. Phần mềm có tích hợp nhiều tính năng và tiện ích, giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên, suất ăn, quản lý thiết bị dễ dàng. Đây chính là giải pháp tuyệt vời cho những doanh nghiệp trong việc theo dõi thực đơn ăn uống mỗi ngày, đảm bảo số lượng, chất lượng cùng vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm.

Tính năng và đặc điểm:

• Mỗi ngày, mỗi tuần, các phòng ban sẽ đăng ký suất ăn cho nhân viên mình quản lý thông qua phần mềm hoặc gửi cho bộ phận quản lý suất ăn.
• Khi đi ăn, nhân viên sẽ quẹt thẻ, vân tay để xác nhận suất ăn của mình, tránh nhầm lẫn hoặc sai sót.
• Có thể trích xuất dữ liệu suất ăn theo từng ngày, tháng, tuần để báo cáo với các cấp trên, chỉ lãnh đạo mới có quyền xem và chỉnh sửa.
• Phần mềm có tính năng phân quyền rõ ràng, tránh tình trạng thay đổi dữ liệu và có gian lận.
• Giải pháp dùng được trên nhiều thiết bị khác nhau và có thể theo dõi, điều chỉnh thông tin suất ăn từ xa.

Phần mềm VNTS.VN

Không thể không nhắc đến phần mềm VNTS.VN khi nói đến giải pháp quản lý suất ăn công nghiệp. VNTS.VN có thể dùng trên các thiết bị thông minh có kết nối mạng internet giúp quản lý dễ dàng kiểm soát, theo dõi nguyên vật liệu chế biến, tính phí mỗi suất ăn dễ dàng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng thống kê các thông tin theo tháng, năm, giúp mọi người có cái nhìn tổng quát về tình hình của bếp ăn công ty.

Tính năng và đặc điểm:

• Phần mềm có thể dùng online, khả dụng trên nhiều thiết bị cá nhân hoặc doanh nghiệp.
• Giúp quản lý nguyên vật liệu dễ dàng, quản lý hàng tồn kho, nhập kho, nguyên liếu sắp hết,… Các tính năng này giống như một phần mềm quản lý kho.
• Giúp quản lý cung cấp hàng hóa, thực phẩm chi tiết về ngày giờ, báo cáo công nợ cho nhà cung cấp.
• Quản lý được định lượng nguyên liệu cho từng suất ăn của nhân viên trong công ty một cách khoa học, chi tiết.
• Định lượng được suất ăn, giá bán của mỗi suất ăn và ước tính chi phí cho từng đơn hàng chính xác.

Phần mềm quản lý suất ăn TAS ERP

TAS ERP dựa trên dữ liệu của phần mềm quản lý chấm công nhân sự TAS ERP. Phần mềm ra đời giúp giải quyết được những khó khăn trong quản lý thủ công, tiết kiệm được nhiều thời gian. Thông qua TAS ERP, nhà quản lý có thể giải quyết được bài toán chống thất thoát, quản lý nhân lực tốt hơn. Bên cạnh đó, giải pháp giúp mỗi nhân viên có đủ suất ăn, không bị thiếu hoặc thừa.

Thông tin nên đọc

• Top 6 Công Cụ Quản Trị Doanh Nghiệp Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Tính năng và đặc điểm:

• Giúp quản lý thông tin về nhân sự như giờ đến, giờ về, thời gian tăng ca chính xác, giống như phần mềm quản lý nhân sự.
• Thông qua những đặc điểm trên, quản lý bếp ăn sẽ tính toán được số lượng khẩu phần ăn và chuẩn bị chu đáo nhất.
• Tính toán nguyên vật liệu cần sử dụng cho một  nhân viên và báo cáo chi tiết đến quản lý.
• Tự động tính toán các thông tin liên quan và xuất ra file excel để tiện theo dõi.
• Giúp người dùng dễ dàng kiểm tra thông tin, hạn chế những sai sót trong tính toán.

Trên đây là 6 phần mềm quản lý suất ăn doanh nghiệp, trường học tốt nhất trên thị trường. Nếu bạn đang dùng cách quản lý thủ công và gặp nhiều khó khăn thì có thể tham khảo những giải pháp trên đây để ứng dụng vào doanh nghiệp, giúp tối ưu nhân sự, chi phí cũng như thời gian.