Hiện nay trong bối cảnh thị trường ngày càng phát triển, số lượng doanh nghiệp được thành lập ngày càng nhiều, tuy nhiên do mức độ cạnh tranh gay gắt cùng nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh, không ít doanh nghiệp bị thua lỗ nghiêm trọng. Để tránh gặp phải tình huống éo le này và tạo cơ hội phát triển bền vững, nhiều người đã tìm đến giải pháp phần mềm quản lý kinh doanh.

Những khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý kinh doanh

Một doanh nghiệp để vận hành và phát triển được cần đến nhiều yếu tố, đặc biệt là vấn đề  quản lý. Tuy nhiên doanh nghiệp thường gặp khó khăn nhiều trong vấn đề này, nhất là quản lý hoạt động kinh doanh:

Khó khăn trong quản lý nhân sự

Nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Rất nhiều tổ chức mặc dù rất quan tâm đến nhân sự nhưng trong quá trình quản trị nhân sự lại đối mặt với không ít khó khăn như tình trạng dư thừa, thiếu hụt nhân lực, tỷ lệ luân chuyển lao động tăng cao, chính sách lương thưởng chưa phù hợp với mong muốn của nhân viên, khó khăn khi chiêu mộ nhân tài.

Ngoài ra doanh nghiệp còn gặp những thách thức như: Không kiểm soát được số lượng công việc của nhân viên, quản lý giao việc không đúng năng lực, nhân sự chưa thực sự tập trung trong công việc, không kịp thời khen thưởng những nhân viên xuất sắc,..

Khó khăn khi phân bổ nguồn lực

Rất nhiều doanh nghiệp chưa có kế hoạch phân bổ nguồn lực rõ ràng nên vấn xảy ra nhiều bất cập. Nhà quản lý không nắm rõ khả năng, trình độ của từng nhân viên nên không giao đúng nhiệm vụ dẫn đến hiệu quả làm việc không cao. Đồng thời quản lý không kịp thời điều chỉnh những vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc, kinh doanh.

Khó khăn khi quản lý và tiếp cận nguồn vốn

Một trong những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải trong hoạt động kinh doanh đó là vấn đề huy động nguồn vốn để phục vụ cho việc vận hành. Mặc dù các doanh nghiệp có phong phú, đa dạng các kênh huy động vốn như: Huy động vốn từ chủ sở hữu, vay ngân hàng, phát hành cổ phiếu, trái phiếu, vay tổ chức tín dụng và các quỹ đầu tư,… tuy nhiên số lượng doanh nghiệp thiếu vốn cho hoạt động sản xuất, kinh doanh không hề giảm, ngược lại còn tăng đáng kể.

Chưa có công cụ quản lý hiệu quả

Có thể thấy hiện nay xu hướng ứng dụng khoa học công nghệ trong việc quản lý đang được chú trọng trong đa số các ngành nghề, lý do là bởi công tác quản lý đặt ra nhiều thách thức do khối lượng công việc dày đặc. Bên cạnh đó, nhân viên cũng khó kiểm soát dữ liệu, thông tin bị chồng chéo dẫn đến hiệu suất hoạt động kinh doanh không đảm bảo mục tiêu. Cách thức quản lý, làm việc cũ đã không còn hiệu quả trong nhiều trường hợp. Trong khi đó doanh nghiệp lại chưa thể tìm được công cụ quản lý phù hợp.

Với những khó khăn trên, doanh nghiệp sẽ khó có thể được vận hành thuận lợi, công việc của nhân sự cũng bị gián đoạn và doanh thu không cao. Giải pháp đặt ra đó là sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh với nhiều tính năng hỗ trợ thông minh.

Tham khảo: Top 6 Công Cụ Quản Trị Doanh Nghiệp Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Có nên sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh miễn phí không?

Nếu đang tìm hiểu các loại phần mềm quản trị doanh nghiệp, chắc chắn bạn sẽ băn khoăn vấn đề phần mềm có phí hay miễn phí sẽ tốt hơn. Dưới đây là một số ưu nhược điểm của phần mềm quản lý kinh doanh miễn phí, bạn nên tham khảo, đồng thời dựa vào nhu cầu thực tế và khả năng tài chính của doanh nghiệp để chọn được phần mềm phù hợp nhất:

Ưu điểm:

• Phần mềm quản lý kinh doanh miễn phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí cho việc download, cài đặt, sử dụng. Bạn chỉ cần tải về hệ thống máy tính và cho nhân viên sử dụng các tính năng. Do đó nếu tổ chức của bạn mới thành lập hoặc ngân sách hạn chế, lựa chọn loại phần mềm này là phù hợp.
• Phần mềm miễn phí thường có giao diện thân thiện, đơn giản, dễ dùng. Nhân viên dù là những người chưa am hiểu về công nghệ, máy tính cũng có thể nhanh chóng làm quen với các tính năng, thao tác.
• Thông qua sự hỗ trợ của phần mềm thông minh, bạn có thể giải quyết được rất nhiều khó khăn trong việc quản lý hoạt động kinh doanh, tăng hiệu quả làm việc của nhân viên và giúp doanh nghiệp có cơ hội phát triển hơn.

Nhược điểm:

• Các phần mềm miễn phí thường chỉ được trang bị những tính năng cơ bản, không đảm bảo đầy đủ chức năng mà doanh nghiệp cần, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng công việc nhiều.
• Khi sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh miễn phí, tính năng bảo mật kém, doanh nghiệp rất dễ bị mất cắp các dữ liệu quan trọng, thông tin liên quan đến nhân viên, khách hàng, doanh thu, lợi nhuận,… Bên cạnh đó, việc tải phần mềm từ những trang Web không uy tín cũng khiến hệ thống máy tính của doanh nghiệp bị nhiễm virus, mã độc. Những vấn đề này gây ảnh hưởng đến hoạt động, uy tín của tổ chức.
• Thông thường, các phần mềm miễn phí do không được nhà cung cấp chú trọng nhiều nên sẽ có thể xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng, khiến cho quá trình làm việc của quản lý, nhân viên bị gián đoạn, thậm chí gây sai sót dữ liệu. Ngoài ra, khi gặp lỗi, bạn sẽ không được nhà cung cấp tư vấn, sửa chữa mà cần tự tìm tòi và khắc phục.

4 lợi ích của phần mềm quản lý kinh doanh

Khi sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh, doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được những lợi ích như:

Hạn chế sai sót trong hoạt động kinh doanh

Thông qua phần mềm, toàn bộ thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống, giúp đồng bộ thông tin giữa các phòng ban, đặc biệt tránh sai sót, thất thoát khi dữ liệu được chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm, chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu cũng nhanh hơn, đảm bảo nhân viên có nhiều thời gian làm những việc quan trọng, tăng hiệu quả công việc.

Có thể bạn quan tâm: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Rủi Ro Tốt Nhất Hiện Nay

Dễ dàng theo dõi mục tiêu của doanh nghiệp

Phần mềm quản lý kinh doanh có nhiều tính năng cho phép nhà quản lý tạo danh sách những nhiệm vụ cần làm, mục tiêu cần đạt được. Điều này giống với lợi ích mà phần mềm quản lý công việc mang lại, giúp hạn chế sai lầm, tăng khả năng hoàn thành nhiệm vụ và tránh các mục bị bỏ qua. Đây cũng được xem là cách để bạn dễ dàng theo sát công việc của mọi người cũng như mục tiêu của doanh nghiệp và kịp thời xử lý nếu có vướng mắc, sự cố.

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn tồn tại nhiều quy trình công việc cần thực hiện như tư vấn khách hàng, bán hàng, quản lý dự án, quản lý nhân viên, thanh toán,…. làm mất nhiều thời gian và công sức, ảnh hưởng đến những công việc khác.

Khi áp dụng công nghệ phần mềm sẽ giúp quá trình quản lý kinh doanh trở nên hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch hơn với cách làm việc thủ công, giấy tờ. Từ đó năng suất làm việc của nhân viên cũng được cải thiện, tiết kiệm được thời gian cho những việc quan trọng.

Quản lý mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý kinh doanh đa số cần đến Internet để sử dụng, do đó nhà quản lý có thể theo dõi hoạt động của nhân viên, quá trình bán hàng, kinh doanh của tổ chức một cách dễ dàng mà không cần trực tiếp đến công ty. Điều này vô cùng hữu ích trong trường hợp bạn đi công tác, có việc bận, hỗ trợ làm việc từ xa, làm việc remote hoặc tuyển dụng trực tuyến.

6 tính năng nổi bật của phần mềm

Phần mềm quản lý kinh doanh được trang bị 6 tính năng cơ bản bao gồm:

Quản lý nhân viên

Phần mềm cho phép quản lý danh sách các trụ sở, chi nhánh, phòng ban, đồng thời thiết lập không giới hạn dữ liệu theo quy mô hoạt động của doanh nghiệp để bạn có thể quản lý cùng lúc nhiều chi nhánh. Tính năng này tương tự những tính năng của phần mềm quản lý nhân sự, giúp bạn quản lý chi tiết thông tin của người dùng bao gồm danh sách nhân viên, chức vụ, phòng ban, chi nhánh,…. Bên cạnh đó, quản lý có thể cài đặt lại mật khẩu, khóa và mở tài khoản nếu có nhân viên  nghỉ việc. Ngoài ra, bạn cũng có thể phân quyền chi tiết tới từng phòng ban, nhóm, chi nhánh làm việc, giúp quá trình theo dõi, đánh giá năng lực được minh bạch, chính xác.

Quản lý chăm sóc khách hàng

Tính năng quản lý chăm sóc khách hàng cho phép bạn quản lý danh sách của tất cả khách hàng của doanh nghiệp, từ thông tin cá nhân cho đến lịch sử giao dịch để hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm, cập nhật thông tin và gửi các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, chăm sóc về sau. Thông qua phần mềm, bạn cũng có thể phân loại nguồn khách hàng và nhóm khách hàng tiềm năng để thuận tiện cho việc chăm sóc.

Tham khảo: Tổng Hợp 12 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Ngoài ra, người dùng còn có thể dễ dàng lưu trữ nhật ký xử lý, tư vấn của nhân viên kinh doanh với từng khách hàng hoặc thống kê nhanh các cơ hội kinh doanh đang ở giai đoạn nào, dự kiến kế hoạch phát triển trong tương lai. Bên cạnh đó, tất cả quá trình báo giá, lưu trữ hợp đồng cũng dễ dàng được quản lý để kiểm soát chặt chẽ công việc của nhân viên, tránh tình trạng sai sót, gian lận.

Quản lý mua hàng

Phần mềm quản lý kinh doanh cho phép người dùng quản lý thông tin nhà cung cấp bao gồm người liên hệ, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, phân loại nhà cung cấp. Bạn cũng có thể lập kế hoạch mua hàng, tạo hóa đơn, thiết lập phiếu mua, chi cho từng đơn hàng. Ngoài ra tính năng này cũng hỗ trợ người dùng quản lý phiếu xuất, trả hàng cho nhà cung cấp hoặc quản lý mua hàng và công nợ cần trả.

Quản lý bán hàng

Tính năng quản lý bán hàng tương tự như phần mềm quản lý bán hàng, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng, siêu thị. Nhờ việc tích hợp mã vạch, máy in hóa đơn mà nhân viên bán hàng nhanh chóng thực hiện các giao dịch, thanh toán cho khách, đảm bảo tính chính xác.

Bên cạnh đó, người dùng cũng dễ dàng quản lý hoạt động bán hàng theo đơn đặt hàng, phù hợp cho các tổ chức bán buôn, doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm đặc thù, bao gồm: Quản lý đơn hàng theo từng quy trình, trạng thái; Quản lý đặt cọc đơn hàng; Quản lý thanh toán tiền hàng; Quản lý công nợ bán hàng; Quản lý thanh toán tiền hàng,…

Quản lý kho

Phần mềm có hệ thống quản lý kho thông minh, giúp các doanh nghiệp kiểm soát giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho để tránh lãng phí, thất thoát và kịp thời nhập thêm hàng khi sắp hết. Thông qua tính năng này, bạn có thể: Quản lý phiếu điều chuyển kho, quản lý danh sách vị trí, quản lý danh sách kho, quản lý hàng tồn, tính giá sản phẩm,….

Quản lý công nợ

Phần mềm giúp kế toán quản lý toàn bộ quá trình thu chi trong doanh nghiệp, bao gồm tiền mặt hoặc tiền chu chi qua ngân hàng, tồn quỹ. Những công nợ cần thu của khách hàng cũng được rà soát nhanh chóng, chính xác, tránh trường hợp thu sai công nợ hoặc để nợ quá hạn mà không thể thu. Tính năng này cũng có hệ thống in gửi báo giá trực tiếp nếu máy tính của bạn có kết nối với máy in hoặc gửi email trực tiếp cho khách hàng. Ngoài ra, hệ thống còn có chức năng thu tiền ngay trên phần mềm, phục vụ cho việc báo cáo, cho phép in hoặc xuất toàn bộ thống kê công nợ.

Xem thêm: Review 4 Phần Mềm Quản Lý Công Nợ Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Top 7 phần mềm quản lý kinh doanh hiệu quả nhất

Phần mềm quản lý kinh doanh được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiệu quả hơn, đồng thời xử lý tốt các nghiệp vụ kinh doanh và quản trị chuyên nghiệp. Bạn đọc có thể tham khảo top 7 phần mềm quản lý kinh doanh tốt nhất dưới đây:

Phần mềm quản lý kinh doanh Microsoft Dynamic 365

Microsoft Dynamic 365 là phần mềm hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, thuộc phiên bản mới nhất của Microsoft Dynamic. Ưu điểm của phần mềm này là cho phép người dùng sử dụng kể cả khi không có kết nối Internet và tự động đồng bộ nếu có Internet trở lại.

Phần mềm quản lý kinh doanh Microsoft Dynamic 365 có sự hợp nhất chức năng của CRM và ERP, giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh và các dịch vụ tài chính kế toán, chăm sóc khách hàng,… Doanh nghiệp có thể bắt đầu với những tình năng cơ bản và bổ sung, nâng cấp thêm tính năng nâng cao trong suốt quá trình sử dụng.

Những tính năng mà phần mềm này mang lại bao gồm: Quản lý bán hàng, quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý vận hành doanh nghiệp, quản lý tài chính, hoạt động marketing,…. Giống như đa số phần mềm hiện nay, Microsoft Dynamic 365 tính phí dựa vào số lượng người dùng mỗi tháng.

Tìm hiểu ngay: Phần Mềm ERP Là Gì? Những Lợi Ích Của ERP Đối Với Doanh Nghiệp

Phần mềm quản lý kinh doanh Sapo

Tính đến năm 2019, Sapo là nền tảng quản lý và hỗ trợ bán hàng đa kênh được sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam với hơn 55.000 khách hàng. Phần mềm này mang đến cho các tổ chức, cửa hàng một giải pháp thông minh, giải quyết được phần lớn những khó khăn đang gặp phải. Do đó nếu bạn đang tìm kiếm các phần mềm quản lý kinh doanh tốt nhất, không thể bỏ qua Sapo.

Thông qua phần mềm, bạn sẽ không còn tốn thời gian để kiểm soát đơn hàng, số lượng hàng còn trong kho hay báo cáo hoạt động kinh doanh một cách thủ công như trước. Thay vào đó những tính năng của phần mềm sẽ giúp bạn làm điều này. Khi có đơn hàng trên mạng xã hội hoặc sàn thương mại điện tử sẽ tự động đổ về Sapo, bạn hoàn toàn có thể quản lý trạng thái đơn hàng, doanh thu, lãi lỗ dễ dàng và chính xác. Ngoài ra, số lượng hàng tồn kho cũng tự động được trừ đi theo từng đơn hàng nên không sai lệch so với thực tế.

Đặc biệt, bạn còn có thể tạo được đơn hàng ngay trên khung chat nếu kinh doanh trên fanpage, sau đó nhanh chóng đẩy đơn cho đơn vị vận chuyển phù hợp vì Sapo hiện đang kết nối với 8 bên đơn vị vận chuyển uy tín nhất tại Việt Nam.

Phần mềm SAP ERP

SAP ERP cũng là phần mềm quản lý kinh doanh được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Do khả năng tùy chỉnh giao diện, tính năng theo nhu cầu sử dụng nên SAP ERP mang đến cho người dùng những trải nghiệm thân thiện. Ưu điểm của loại phần mềm này đó là có tính bảo mật cao, vì vậy bạn sẽ không lo lắng thông tin, dữ liệu của mình bị đánh cắp, ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và kinh doanh.

Nhờ những tính năng thông minh, phần mềm SAP ERP mang đến môi trường làm việc vô cùng chuyên nghiệp và hiệu quả cho tất cả nhân viên. Đồng thời giúp người dùng có thời gian tập trung vào chuyên môn, công việc chính hơn là để tâm quá nhiều tới những việc nhỏ hay giải quyết những sai sót trong quá trình làm việc.

Phần mềm quản lý kinh doanh Vsoft BMS

Vsoft BMS là một trong những phần mềm được ứng dụng đầu tiên trên thị trường dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thuộc sản phẩm của công ty Vsoft thành lập năm 2001. Với hơn 18 năm kinh nghiệm, Vsoft luôn hướng đến mục tiêu trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng xây dựng và cung cấp các giải pháp phát triển hoạt động kinh doanh tại Việt Nam cũng như các quốc gia khác trong khu vực.

Cho đến thời điểm hiện tại, Vsoft đã làm việc với hơn 1000 doanh nghiệp vừa và nhỏ và hơn 10000 dự án lớn nhỏ trong cả nước. Khi sử dụng phần mềm, bạn có thể yên tâm vì mọi thông tin khách hàng, dữ liệu doanh nghiệp không bị lộ ra ngoài hay mất những data quan trọng. Đặc biệt phần mềm cho phép người dùng tùy chỉnh theo yêu cầu đặc thù kinh doanh để phù hợp với sản phẩm và hoạt động kinh doanh.

Phần mềm quản lý kinh doanh Oracle

Oracle ERP Cloud là phần mềm quản lý doanh nghiệp hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây do hãng phần mềm Oracle nghiên cứu và phát triển. Oracle ERP Cloud là giải pháp tổng thể dành cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây, giúp giải quyết bài toán tối thiểu hóa chi phí và tối đa lợi nhuận cho các doanh nghiệp.

Oracle cho phép khách hàng của mình tùy chỉnh linh hoạt trong việc thiết lập các sản phẩm để phù hợp với từng yêu cầu riêng biệt, từ đó mang đến hiệu quả cao trong suốt quá trình sử dụng. Đặc biệt khi doanh nghiệp của bạn có nhu cầu phát triển quy mô, Oracle ERP Cloud cũng cung cấp cơ sở hạ tầng tiên tiến, cho phép mở rộng tùy ý để hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu suất cao hơn.

Phần mềm BMS Plus

BMS Plus là phần mềm quản lý kinh doanh toàn diện cho các doanh nghiệp, đại lý, trung tâm thương mại,… được nghiên cứu và phát triển bởi công ty DIP Việt Nam. Với ưu điểm nổi bật là khả năng quản trị linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh theo quy mô của doanh nghiệp. Nhờ đó BMS Plus giúp các doanh nghiệp giải quyết được triệt để các bài toán quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý sản phẩm, quản lý nhà cung cấp hiệu quả.

Phần mềm BMS Plus được cài đặt và chạy online trên server của doanh nghiệp, giúp bảo mật tuyệt đối, đóng gói dữ liệu hàng năm giúp tiết kiệm tài nguyên, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định. Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp qua AI với các hệ thống phần mềm khác cùng thiết bị ngoại vi. Các tính năng của phần mềm BMS Plus bao gồm: Quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý bảo trì – bảo hành,…

Phần mềm MShopKeeper.vn

Phần mềm quản lý kinh daonh MShopKeeper.vn chú trọng hơn về mảng kế toán nên đảm bảo cho ra những báo cáo chi tiết về doanh thu nhanh chóng và chính xác. Đồng thời phần mềm này cũng hỗ trợ bạn tiến hành những báo cáo như báo cáo công nợ, thu cho, tính toán lãi lỗ,…

MShopKeeper.vn cho phép khách hàng sử dụng miễn phí trong 15 ngày, nếu cảm thấy phù hợp và yêu thích các tính năng của phần mềm này, có thể đầu tư để sử dụng trong thời gian dài.

Trên đây là top 7 phần mềm quản lý kinh doanh hiệu quả nhất cho bạn đọc tham khảo. Các phần mềm này hứa hẹn sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn liên quan đến hoạt động kinh doanh, đồng thời tiết kiệm được đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực. Do đó bạn nên tìm hiểu và dựa vào nhu cầu cũng như khả năng tài chính của doanh nghiệp để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất.