Đấu thầu là việc làm cần thiết, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng. Việc hiểu được chính xác và đầy đủ nghiệp vụ đấu thầu sẽ giúp quản lý, chủ thể tham gia có căn cứ, nền tảng để chọn được nhà thầu phù hợp. Hiện nay quy trình đấu thầu gồm 6 bước là: Mời thầu, tiến hành dự thầu, mở thầu, chấm thầu, xếp hạng và ký hợp đồng.

Đấu thầu là gì?

Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu có thể đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu, mục đích là để thực hiện gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, xây lắp, mua sắm hàng hóa,… Tất cả hoạt động này sẽ được dựa trên cơ sở cạnh tranh công bằng và minh bạch, mang đến hiệu quả về kinh tế. Đấu thầu cũng là quá trình chủ đầu tư chọn ra được nhà thầu có thể đáp ứng được yêu cầu của mình.

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, người mua hay chủ đầu tư tổ chức đấu thầu để người bán hay các nhà thầu cạnh tranh. Mục tiêu của người mua là có được dịch vụ hàng hóa thỏa mãn yêu cầu của mình với chi phí thấp nhất. Mục tiêu người bán là cung cấp hàng hóa, dịch vụ với giá đủ bù đắp những chi phí đầu vào, đảm bảo lợi nhuận ở mức cao nhất.

Việc hiểu được chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ đấu thầu trong điều kiện kinh tế như hiện nay đóng vai trò không nhỏ giúp quản lý, lãnh đạo, người tham gia đấu thầu có căn cứ, nền tảng pháp lý để chọn lựa nhà thầu. Qua đó, chủ thầu có thể thực hiện lành mạnh hóa quan hệ xã hội trong lĩnh vực sử dụng vốn, đất đai đồng thời thu hút và tạo ra nhiều nguồn vốn. 

Quy trình đấu thầu theo 6 bước cơ bản

Theo quy định được ban hành của Luật Thương mại và Luật đấu thầu, quy trình đấu thầu gồm 6 bước dưới đây.

1. Mời thầu

Mời thầu là bước đầu tiên trong quy trình đấu thầu, bên tiến hành mời thầu cần chuẩn bị những công việc sau:

• Sơ tuyển nhà thầu

Theo điều 217 của Luật Thương mại, bên mời thầu có thể tổ chức sơ tuyển các bên dự thầu để chọn ra bên dự thầu có thể đáp ứng những điều kiện mà bên mời thầu đưa ra. Việc sơ tuyển nhà thầu cần đảm bảo rằng thư mời thầu sẽ giới hạn trong phạm vi nhà đầu có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện.

• Chuẩn bị hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu gồm có: Thông báo mời thầu, dịch vụ đấu thầu, yêu cầu liên quan đến hàng hóa, phương pháp định giá, so sánh và xếp hàng, những chỉ dẫn liên quan đến đấu thầu,…

Để đảm bảo tính cạnh tranh và minh bạch, hồ sơ cần rõ ràng. Nếu bên mời thầu sửa đổi nội dung trong hồ sơ mời thầu thì cần gửi lại nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến bên dự thầu trước hạn cuối nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 10 ngày. Bên mời thầu có thể thu phí phát sinh, chi phi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu sẽ do bên mời thầu quy định.

Xem thêm

• Quản Trị Trải Nghiệm Khách Hàng Có Lợi Ích Gì, Thực Hiện Ra Sao?

• Thông báo mời thầu

Để đảm bảo tính cạnh tranh trong đấu thầu, tất cả gói thầu khi tổ chức phải công khai rộng rãi trên phương tiện truyền thông với trường hợp đấu thầu rộng rãi. Với những trường hợp đấu thầu hạn chế thì cần gửi thông báo đăng ký dự thầu đến nhà thầu. Thông báo mời thầu cần có đủ tên, địa chỉ bên mời thầu, nội dung tóm tắt, thời gian, địa điểm, thủ tục nhận hồ sơ, chỉ dẫn,…

2. Dự thầu

Sau khi thông báo mời thông được công khai, những nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc ở danh sách sơ tuyển sẽ làm thủ tục dự thầu. Hồ sơ dự thầu phải nộp trực tiếp cho bên mời thầu hoặc gửi đường bưu điện theo địa chỉ trong hồ sơ.

Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn bên dự thầu về các điều kiện tham gia, các thủ tục được áp dụng trong quy trình đấu thầu và giải đáp những thắc mắc có liên quan. Lúc này, bên mời thầu cần phải bảo mật hồ sơ dự thầu.

Khi dự thầu, bên dự thầu phải nộp khoản tiền để đảm bảo dự thầu thường là đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh,…tùy yêu cầu của bên mời thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu nộp tiền khi nộp hồ sơ dự thầu.

Tỷ lệ đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh dự thầu sẽ không quá 3% tổng giá trị ước tính của hàng hóa được đấu thầu. Khoản tiền này sẽ được tả lại bên dự thầu không trúng tuyển trong vòng 7 ngày kể từ ngày công bố kết quả.

Bên dự thầu sẽ không nhận được tiền nếu rút hồ sơ dự thầu sau thời điểm hết hạn, không ký hợp đồng hoặc từ chối thực hiện hợp đồng nếu trúng thầu. Bên nhận bảo lãnh cho bên dự thầu có nhiệm vụ bảo đảm dự thầu cho bên được bảo lãnh trong phạm vi giá trị tương đương số tiền đã đặt cọc, ký quỹ.

3. Mở thầu

Mở thầu là việc tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời điểm được xác định trước đó. Nếu không ấn định trước được thời thời gian thì sẽ mở thầu ngay sau khi đóng thầu. Những hồ sơ dự thầu đúng hạn, đúng yêu cầu phải được bên mời thầu mở công khai. Những hồ sơ không đúng hạn không được chấp nhận và trả lại cho bên dự thầu dưới dạng chưa mở, các bên dự thầu sẽ không được chỉnh sửa hồ sơ sau khi mở thầu.

Những hồ sơ dự thầu đúng hạn sẽ được mở công khai và các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích những nội dung trong hồ sơ, việc giải thích cần được thành lập bằng văn bản.

Biên bản mở thầu cần có nội dung:

• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Ngày, giờ, địa điểm mở thầu.
• Tên, địa chỉ của bên mở thầu và dự thầu.
• Giá bỏ thầu của bên dự thầu.
• Các nội dung đã sửa đổi và bổ sung trong hồ sơ.
• Nội dung khác liên quan, có thay đổi nếu có.

Tìm hiểu thêm

• Quản Trị Tài Chính Là Gì? Chức Năng Trong Doanh Nghiệp

4. Đánh giá và so sánh

Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh dự theo từng địa chỉ, làm căn cứ để hoàn thiện. Các tiêu chuẩn trên được đánh giá theo phương pháp cho điểm theo thang điểm hoặc theo phương pháp của bên mở thầu.

Trong quá trình đánh giá, so sánh các hồ sơ, bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích các nội dung liên quan, yêu cầu của bên mời thầu, ý kiến của bên dự thầu phải thành lập bằng văn bản. Trường hợp bên mời thầu sửa nội dung trong hồ sơ, bên mời thầu phải gửi nội dung đó bằng văn bản cho tất cả bên dự thầu.

5. Xếp hạng và lựa chọn

Căn cứ vào kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ xếp hàng và lựa chọn bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Nếu có nhiều bên tham gia dự thầu có điểm số ngang nhau, tiêu chuẩn trúng thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền chọn nhà thầu phù hợp.

6. Thông báo kết quả quy trình đấu thầu

Ngay sau khi có kết quả của quy trình đấu thầu, bên mời thầu cần thông báo ngay cho bên dự thầu. Bên mời thầu sẽ tiến hành hoàn thiện, ký kết hợp đồng với bên trúng thầu theo cơ sở: Kết quả đấu thầu, yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, nội dung nêu trong hồ sơ.

Khi thỏa thuận sau trúng thầu, các bên có thể yêu cầu bên trúng thầu ký kết, đặt cọc, bảo lãnh để thực hiện hợp đồng. Số tiền này do bên mời thầu quy định, không quá 10% tổng giá trị hợp đồng. Biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng sẽ có hiệu lực cho đến thời điểm bên trúng thầu hoàn thành hợp đồng. Trừ trường hợp có những thỏa thuận khác, bên trúng thầu sẽ nhận được tiền đặt cọc.

Doanh nghiệp mới thành lập cần lưu ý gì khi đấu thầu

Hiện nay có nhiều doanh nghiệp mới thành lập hay đã hoạt động từ lâu nhưng mới tham gia đấu thầu. Những trường hợp công ty này cần lưu ý:

• Trường hợp doanh nghiệp thành lập từ lâu nhưng chưa tham gia đấu thầu: Đây là những công ty có đủ năng lực kinh nghiệm dù chưa tham gia đấu thầu. Trường hợp này doanh nghiệp cần đăng ký Tư cách nhà thầu trên Hệ thống quốc gia và chủ động tìm gói thầu phù hợp để tham gia theo năng lực.
• Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập: Đây là doanh nghiệp chưa có đủ kinh nghiệm, năng lực. Những trường hợp này đòi hỏi công ty phải tích lũy đủ kinh nghiệm thì mới có thể tham gia đấu thầu và dành được dự án.

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình đấu thầu 6 bước cùng một số thông tin liên quan. Hy vọng rằng nội dung hữu ích trên đây sẽ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý, tập thể tham gia đấu thầu có nền tảng pháp lý tốt giúp việc mời thầu, dự thông thành công hơn, thực hiện lành mạnh hóa các mối quan hệ xã hội, giúp đất nước phát triển.

Thông tin hữu ích

• Mô Hình Kinh Doanh Canvas – Chìa Khóa Thành Công Cho Doanh Nghiệp