Hiện nay, xu hướng kinh doanh phòng trọ cho thuê dần trở nên phát triển hơn khi nhiều trường học, khu công nghiệp mọc lên. Với những hộ kinh doanh phòng cho thuê với số lượng nhiều, việc quản lý vô cùng khó khăn và phức tạp. Trước thực trạng này, nhiều chuyên gia đã cho ra đời phần mềm quản lý phòng trọ đem lại hiệu quả cao. Dưới đây là top 6 phần mềm cho chất lượng tốt nhất hiện nay.

Những khó khăn khi quản lý phòng trọ thường gặp

Việc cho thuê phòng trọ không còn là điều quá xa lạ đối với nhiều người. Tuy nhiên, việc quản lý thì luôn là vấn đề khiến các chủ nhà trọ đau đầu. Vậy, chủ nhà trọ thường gặp phải những khó khăn gì trong công tác quản lý phòng trọ?

• Tốn kém thời gian

Điều đầu tiên phải nói đến chính là tốn kém quá nhiều thời gian khi tự quản lý phòng trọ. Nếu chỉ có 1 căn hộ hoặc vài ba phòng trọ cho thuê thì việc kiểm soát sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Nhưng, có những hộ kinh doanh có tới vài chục phòng, thậm chí cả trăm phòng trọ cho thuê thì việc quản lý vô cùng mất thời gian.

Việc quản lý bao gồm kiểm soát cơ sở vật chất, tài sản đi kèm phòng cho thuê, hợp đồng, phí thuê… Nếu mỗi ngày chủ nhà trọ bỏ ra nhiều thời gian để quản lý phòng trọ thì sẽ rất mệt mỏi, tốn kém sức lực mà chưa chắc đã hiệu quả.

• Tốn kém chi phí

Song song với việc mất thời gian nhiều sẽ là tốn kém rất nhiều các khoản chi phí khác. Việc quản lý thiếu tính chuyên nghiệp sẽ mất chi phí cho việc tự kiểm soát, tự di chuyển, thu tiền phòng trọ theo cách thủ công… có thể dẫn tới hao hụt hoặc chênh lệch.

Xem thêm

• Top 5 Phần Mềm Quản Lý Đại Lý Tốt Nhất Không Nên Bỏ Qua

• Quản lý kém hiệu quả

Quản lý theo cách thủ công sẽ rất khó khăn trong việc truy xuất thông tin, tìm kiếm dữ liệu. Bạn cần phải ghi đầy đủ thông tin về hồ sơ, thời gian và số tiền đã đóng. Với số lượng phòng trọ ít sẽ không gây khó khăn lớn nhưng nếu số lượng phòng cho thuê quá nhiều sẽ vô cùng phiền toái khi tìm kiếm thông tin.

• Tiềm ẩn nhiều rủi ro

Sự hạn chế của việc quản lý thủ công chính là tiềm ẩn nhiều rủi ro. Trong công tác quản lý phòng trọ chỉ cần sai số, chênh lệch nhỏ thôi cũng sẽ dẫn tới thâm hụt chi phí, giảm doanh thu. Chủ nhà trọ sẽ phải phải làm tròn số, tính công tơ điện, nước, tiền internet, ghi chép số lượng người, thời gian bắt đầu hợp đồng…

• Hiệu quả thấp

Nhiều chủ phòng trọ tưởng rằng tự quản lý nhà trọ sẽ giúp thúc đẩy doanh thu và tiết kiệm chi phí mua phần mềm nhưng thực ra thì hiệu quả lại ngược lại. Ngoài việc mất thời gian, tốn kém thêm chi phí thì rủi ro cao cũng khiến bạn phải gánh khó khăn lớn. Chỉ cần bạn nhầm lẫn trong công tác quản lý sẽ dẫn tới doanh thu giảm sút nghiêm trọng.

4 lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý nhà trọ

Trước nhiều rủi ro do việc quản lý phòng trọ theo cách thủ công mang lại, nhiều phần mềm và ứng dụng ra đời hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý phòng cho thuê. Phần mềm quản lý phòng trọ mang tới nhiều lợi ích, ứng dụng thực tế và đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng một cách hiệu quả nhất.

Chủ động trong việc quản lý

Khi sử dụng phần mềm quản lý, người dùng có thể chủ động truy cập bất kỳ lúc nào cần thiết mà không cần phải di chuyển đi đến tận nơi. Có thể nói, phần mềm mang tới sự tiện lợi tối đa cho chủ quản lý.

Dù bạn có đang ở đâu thì chỉ cần kết nối mạng bạn hoàn toàn có thể truy cập bằng điện thoại, máy tính để kiểm soát hoạt động kinh doanh. Nhờ vậy, bạn có thể kiểm tra, quản lý phòng trọ mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm giúp tính toán chính xác, giảm rủi ro

Quản lý phòng trọ bao gồm các khoản thu tiền điện, nước, tiền internet, tiền phòng, tiền cọc… Thay vì phải ghi chép bằng cách thủ công trên giấy tờ có thể gây mất mát, bỏ sót và tìm kiếm khó khăn thì với phần mềm quản lý phòng trọ bạn hoàn toàn yên tâm. Việc tính toán tiền thu chi cũng vô cùng chính xác và được kết nối tự động sau khi bạn nhập dữ liệu.

Hỗ trợ lưu trữ hồ sơ người thuê phòng an toàn, dễ tìm kiếm

Với hàng chục cho tới hàng trăm phòng trọ cho thuê tương đương với số lượng người thuê rất lớn. Nếu phải ghi nhớ tên và số phòng của từng người sẽ thực sự rất khó khăn. Nhờ việc quản lý bằng phần mềm, mọi thông tin của người thuê sẽ được lưu trữ cùng với số phòng, ngày đến thuê, hợp đồng trong bao lâu, thông tin khách thuê…

Phần mềm hữu ích và tiện lợi này giúp chủ nhà trọ có thể truy xuất thông tin dễ dàng, nhanh chóng. Đồng thời, nắm bắt được thời gian chấm dứt hợp đồng để chủ động tìm khách thuê mới thay vì bỏ trống phòng trong thời gian dài.

Phần mềm đảm bảo việc tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu sử dụng

Với mỗi phần mềm quản lý phòng trọ hiện nay thường tích hợp rất nhiều tính năng. Tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh linh hoạt để nâng cao hiệu quả quản lý.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ miễn phí không?

Đứng trước những khó khăn khi quản lý nhà trọ theo cách thủ công, nhiều chủ phòng trọ lựa chọn sử dụng các phần mềm miễn phí. Nhiều người cho đây là giải pháp lý tưởng giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo quản lý tốt số lượng và thông tin các phòng cho thuê. Ngoài phần mềm phòng trọ, nhiều người cũng dùng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí, phần mềm quản lý công việc miễn phí,….

Tuy nhiên, nhiều phần mềm miễn phí được người dùng sử dụng mà không cần phải trả một khoản phí nào cũng mang đến nhiều bất lợi. Một số nhược điểm của phần mềm miễn phí phải nói đến như:

• Việc cập nhật phần mềm khó khăn.
• Không linh hoạt trong việc tùy chỉnh các chức năng do bị hạn chế bởi việc mua bản quyền.
• Phần mềm vẫn còn mang tính thủ công, không thể hiện được tổng thu và tổng chi.
• Thông tin người thuê không bảo mật, có thể bị đánh cắp.
• Nhiều dữ liệu vẫn phải thực hiện nhập bằng tay.
• Nếu xảy ra sự cố, dữ liệu có thể bị mất không lấy lại được.
• Phần mềm vẫn có thể tính phí cho người dùng chỉ sau một thời gian dùng thử nhất định.

Do vậy, việc đầu tư một phần mềm quản lý phòng trọ có trả là vô cùng cần thiết. Người dùng nên cẩn trọng khi dùng phần mềm miễn phí từ các bên cung cấp.

Các tính năng của phần mềm quản lý phòng trọ

Phần mềm quản lý phòng cho thuê sở hữu nhiều tính năng nổi bật. Đây là cơ sở giúp nhiều chủ nhà trọ lựa chọn nhằm giải quyết những khó khăn khi quản lý theo phương thức truyền thống.

• Quản lý khách thuê với đầy đủ thông tin và các giấy tờ đi kèm bao gồm họ tên, năm sinh, quê quán, CCCD, ngày ký hợp đồng… Mọi thông tin được lưu trữ an toàn và có tính bảo mật cao.
• Quản lý tất cả các phòng trọ được đưa vào phần mềm bao gồm tình trạng đang thuê hay trống, đơn giá từng phòng, thiết bị đi kèm…
• Quản lý các dịch vụ cho phòng thuê bao gồm dịch vụ điện, nước, dịch vụ internet… Đảm bảo theo dõi chỉ số chính xác, tính toán nhanh chóng và kiểm soát thu chi giúp tiết kiệm thời gian, tránh nhầm lẫn, chênh lệch.
• Quản lý các loại hợp đồng cho thuê giữa chủ nhà với khách bao gồm hợp đồng thuê, số tiền cọc, thời gian chấm dứt hợp đồng, biên bản bàn giao… Lưu trữ thời gian chính xác giúp chủ phòng trọ cân nhắc khi hợp đồng sắp kết thúc. Tạo điều kiện tăng doanh thu, hạn chế tình trạng để trống phòng.
• Quản lý việc xuất và in hóa đơn điện tử bằng cách phần mềm sẽ tự động thông báo cho người thuê số tiền và thời gian phải đóng. Tự động gửi email hoặc tin nhắn báo tình trạng thanh toán hóa đơn.
• Hỗ trợ xuất phiếu thu để đảm bảo quyền lợi của cả đôi bên, tránh tranh chấp và thiếu tính minh bạch.

Thông tin hữu ích

• Tổng Hợp 10 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Quán Cafe Tốt Nhất

4 tiêu chí chọn phần mềm quản lý phòng trọ

Phần mềm quản lý phòng trọ mang tới nhiều ưu điểm và tính tiện lợi cho người dùng. Đây cũng là xu hướng lựa chọn của nhiều chủ phòng cho thuê trọ hiện nay. Mặc dù vậy, nhiều người dùng vẫn băn khoăn không biết nên dựa vào những tiêu chí nào để chọn phần mềm cho phù hợp khi có rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường. Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm:

• Phần mềm kết nối dễ dàng chỉ bằng việc sử dụng dữ liệu di động hoặc có kết nối internet. Bạn có thể theo dõi, giám sát trên nhiều nền tảng khác nhau như bằng điện thoại, máy tính… và kết nối mọi lúc, mọi nơi.
• Ứng dụng với đa dạng mô hình kinh doanh từ nhỏ đến lớn. Mang tới sự tiện ích cho người dùng tùy thuộc vào loại phần mềm và chi phí đầu tư.
• Thiết kế giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng nên người dùng ở mọi độ tuổi hoàn toàn có thể thao tác thuận tiện, nhanh chóng.
• Quản lý tất cả các dữ liệu liên quan tới phòng cho thuê, tính toàn chính xác chi phí để cho tổng thu, tổng chi nhằm thúc đẩy doanh thu của chủ cho thuê.

Top 6 phần mềm quản lý phòng trọ hiệu quả nhất

Ngày nay, nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý phòng cho thuê ngày một tăng. Trước thực trạng đó, nhiều phần mềm ra đời và ngày càng hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Dưới đây là top 6 phần mềm được tin dùng và cho hiệu quả tốt nhất hiện nay.

1. Phần mềm quản lý Mona House

Đây là phần mềm được sử dụng khá phổ biến bởi tính tiện ích và ưu điểm mà nó mang lại cho các chủ phòng trọ. Mona House được phát triển bởi Mona Media giúp khách hàng có thể dễ dàng kết nối mọi lúc, mọi nơi và quản lý cùng lúc nhiều phòng trọ.

Phần mềm hỗ trợ trên nhiều nền tảng từ iOS, Android, Windows và được tính với mức phí cực kỳ hợp lý. Sản phẩm được đánh giá là phần mềm mang tới giải pháp quản lý phòng trọ vô cùng tuyệt vời, giảm bớt rủi ro, tăng doanh thu cho các chủ phòng trọ.

2. Phần mềm quản lý phòng trọ hiệu quả Khutro.com

Khác với Mona House, Khutro.com được tích hợp sử dụng trên nền tảng Windows. Nó mang đến nhiều tiện ích và giúp người dùng có thể tùy chỉnh các chức năng theo nhu cầu sử dụng.

Khutro.com hiện đang cung cấp 4 gói thuê bao gồm:

• Gói 1: Tối đa 10 phòng với phí 60.000 đồng/tháng.
• Gói 2: Tối đa 30 phòng cho thuê với phí 180.000 đồng/tháng.
• Gói 3: Tối đa cho 50 phòng thuê với phí quản lý 300.000 đồng/tháng.
• Gói 4: Quản lý tối đa 100 phòng và có phí là 600.000 đồng/tháng.

3. Phần mềm giúp quản lý phòng cho thuê LaLaHome

Phần mềm hỗ trợ kết nối mọi lúc mọi nơi trên điện thoại di động giúp người dùng tiện lợi hơn trong công việc quản lý phòng trọ. LaLaHome hỗ trợ người dùng nhiều chức năng thông minh, lưu trữ dữ liệu một cách bảo mật, an toàn và cho phép tính toán chính xác các khoản phí.

Giải pháp cũng mang tới sự quản lý tự động, đơn giản với giao diện bắt mắt, ưa nhìn và đơn giản trong việc sử dụng. Nhà cung cấp phần mềm cũng mang tới nhiều gói hỗ trợ từ cơ bản cho đến cao cấp, chuyên sâu đáp ứng nhu cầu của từng khu trọ. Với gói dịch vụ cá nhân, LaLaHome miễn phí quản lý tối đa 10 phòng cho thuê nên cực kỳ thu hút người dùng tham gia.

4. Phần mềm quản lý phòng trọ miễn phí Digistay

Với phần mềm quản lý Digistay, người dùng có thể trải nghiệm hoàn toàn miễn phí trên các thiết bị thuộc hệ điều hành khác nhau từ Android đến iOS. Digistay có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị giúp việc quản lý trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn.

Bên cạnh ưu điểm không mất phí thuê phần mềm, Digistay còn cho phép người dùng sử dụng để cài đặt các tính năng chuyên sâu: Quản lý phòng cho thuê, người thuê và hỗ trợ tính phí, thu phí người thuê trọ chính xác, tiện lợi. Đây là phần mềm quản lý công việc phòng trọ được nhiều chủ trọ sử dụng.

5. Phần mềm quản lý phòng trọ hàng đầu Motel Tracker

Phần mềm Motel Tracker được đánh giá là thân thiện và phù hợp với mọi đối tượng người dùng. Không chỉ mang tới hiệu quả cao trong việc quản lý phòng trọ cho thuê, phần mềm còn không giới hạn số lượng người dùng, hỗ trợ truy cập trên nhiều thiết bị khác nhau.

Motel Tracker hỗ trợ người dùng tính toán và thông báo các chỉ số hàng tháng. Nó còn phụ trách lưu trữ thông tin khách thuê, đảm bảo dữ liệu được truy xuất nhanh nhất khi cần đến. Ngoài ra, phần mềm còn được thường xuyên nâng cấp, cập nhật nhằm mang lại những trải nghiệm tuyệt vời, ổn định nhất cho người sử dụng.

6. Phần mềm giúp quản lý nhà trọ Landsoft

Phần mềm Landsoft là phần mềm cực kỳ hữu ích cho người sử dụng với nhiều chức năng như theo dõi thông tin khách hàng, trạng thái phòng, quản lý dịch vụ… Landsoft không chỉ tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro khi quản lý theo cách thu công mà còn bảo vệ hoạt động kinh doanh phòng trọ đạt hiệu quả cao.

Thông tin hữu ích

• TOP 10+ Phần Mềm Quản Lý Công Việc Trên Điện Thoại Tốt Nhất

Trên đây là top 6 phần mềm quản lý phòng trọ tốt nhất hiện nay đang được nhiều người sử dụng. Phần mềm hỗ trợ quản lý mang tới giải pháp kinh doanh an toàn, hiệu quả và cho tính chính xác cao được nhiều hộ kinh doanh lựa chọn.