Hiện nay, số lượng người sử dụng smartphone đang ngày một tăng cao, chính vì thế ngày càng có nhiều ứng dụng ra đời để phục vụ nhu cầu của người dùng. Không khó để tìm kiếm được những phần mềm quản lý công việc trên điện thoại với giao diện vô cùng đơn giản, trực quan, dễ dùng. Giải pháp này ra đời giúp nhà quản lý có thể quản trị công việc mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Khó khăn khi quản lý công việc với nhân viên và nhà quản lý

Quản lý công việc bao gồm việc lên kế hoạch, thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo kết quả công việc đúng, đạt hiệu quả. Mỗi nhân sự thường phải làm rất nhiều công việc với nhiều giấy tờ, sổ sách liên quan. Chính vì thế, không ít người gặp thất bại trong quản lý công việc của nhân viên, của chính mình, chất lượng công việc không đảm bảo.

Cả nhân viên và nhà quản lý sẽ gặp những khó khăn sau đây khi quản lý công việc thủ công:

Đối với quản lý

Với những nhà quản lý thường xuyên phải đi công tác, gặp khách hàng, quản lý theo cách truyền thống sẽ không thể theo dõi tình hình làm việc của nhân viên. Hơn nữa, hiện nay xu hướng “Work from home” đang rất phổ biến cho dịch Covid-19 nên nếu không thay đổi cách quản lý thì sẽ khó nắm bắt công việc, không kiểm soát được nhân viên.

Người quản lý thường phải đối mặt với khối lượng công việc lớn, nhiều email, giấy tờ cần xử lý, việc tra cứu thông tin đôi khi sẽ gặp khó khăn. Điều này khiến công tác quản trị luôn ở thế bị động, gây ra tình trạng giảm năng suất làm việc, hiệu quả lao động và làm lãng phí nhiều chi phí.

Đối với nhân viên

Khi đối mặt với khối lượng công việc nhiều, họ sẽ gặp khó khăn để đánh giá mức độ ưu tiên và đưa ra những phương án giải quyết phù hợp nhất.

Ngoài ra, vì lượng email, giấy tờ cũng nhiều, nên nhân viên sẽ luôn ở trong thế bị động khi báo cáo, khi theo dõi tiến độ chất lượng công việc. Do đó, năng suất lao động sẽ giảm và ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

5 lợi ích của phần mềm quản lý công việc trên điện thoại

Để giải quyết những khó khăn khi quản lý công việc thủ công, nhiều công ty, tổ chức đã tìm đến phần mềm ERP, phần mềm quản lý công việc trên điện thoại. Đây được coi là phương pháp tiện dụng, đa năng, mang đến nhiều lợi ích như:

Tổ chức công việc tốt hơn

Nhân viên thường phải làm nhiều việc cùng nhiều nhóm, nhiều phòng ban khác nhau như: Họp công việc, họp dự án, họp để phân công nhân sự, các vấn đề nội bộ khác,…. Nếu xử lý tất cả những công việc này bằng giấy, excel thì chúng sẽ không được sắp xếp hiệu quả, khoa học.

Nhà quản lý cũng sẽ gặp khó khăn trong quá trình theo dõi công việc, nhiệm vụ, không biết công việc đã hoàn thành tốt hay chưa. Tất cả những điều này sẽ được phần mềm quản lý công việc trên điện thoại giải quyết tất cả. Nó giúp cung cấp chức năng để theo dõi công việc, phân công lịch làm việc chi tiết. Qua đó, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi nhiệm vụ đầy đủ, hiệu quả.

Xem thêm

• Review 4 Phần Mềm Quản Lý Công Nợ Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Hỗ trợ nhóm hoạt động hiệu quả

Phần mềm quản lý công việc giúp nhóm có thể tổng hợp thông tin dễ dàng và cùng nhau giải quyết công việc ngay cả khi làm việc từ xa. Nhân viên của dự án cũng có thể truy cập vào giao diện nên ai cũng nắm được thông tin của công việc.

Nhờ có phần mềm quản lý, nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ ý tưởng, dữ liệu và đưa ra những ý tưởng cộng tác, giúp công việc hoàn thành nhanh chóng.

Sắp xếp chi tiết công việc theo mức độ ưu tiên

Khi làm việc, chắc chắn sẽ có những công việc cần được ưu tiên làm trước. Nhưng nếu khối lượng công việc quá nhiều thì bạn sẽ không kiểm soát và sắp xếp được. Phần mềm quản lý sẽ hỗ trợ bạn kiểm tra vấn đề này, đưa ra những cảnh báo về thời gian hoàn thành công việc để bạn có thể sắp xếp và hoàn thành đúng lịch.

Đây là ưu điểm rất lớn của phần mềm quản lý công việc bởi rất nhiều người thường quên deadline và hoàn thành công việc không đúng thời hạn, khiến dự án bị chậm tiến độ.

Giúp bạn làm việc ở bất cứ đâu

Không còn phải mang theo máy tính, chỉ với thiết bị di động là bạn đã có thể nắm bắt được công việc, xử lý công việc một cách hoàn hảo.

Điều này rất tốt cho những ai không có mặt ở công ty nhưng có việc gặp hoặc có sự cố bất ngờ xảy ra, cần xử lý ngay.

Tăng hiệu suất làm việc

Với phần mềm quản lý công việc trên điện thoại, các quy trình giao việc, nhân việc và thực hiện công việc được thực hiện khá nhanh chóng, khoa học. Nhân viên sẽ không bỏ lỡ các nhiệm vụ hoặc hoàn thành không đúng hạn.

Ngoài ra, phần mềm cũng giúp kiểm soát khối lượng giao việc cho nhân viên, tránh tình trạng có nhân viên làm quá nhiều hay có nhân viên làm quá ít. Khi công việc thực hiện tốt, nhân viên phối hợp ăn ý thì hiệu suất làm việc chắc chắn sẽ tăng cao.

Có nên dùng phần mềm quản lý công việc trên điện thoại miễn phí?

Giống như phần mềm quản lý khách hàng, bán hàng, quản trị doanh nghiệp, hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý công việc miễn phí để hỗ trợ nhân viên, nhà quản lý làm việc. Việc dùng giải pháp miễn phí sẽ có những ưu và nhược điểm như:

Ưu điểm:

• Doanh nghiệp sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào cho việc cài đặt, sử dụng, toàn bộ đều là miễn phí. Điều này giúp công ty tiết kiệm chi phí, đặc biệt là những công ty nhỏ, chưa có nguồn ngân sách quá lớn.
• Giao diện khá đơn giản, dễ dùng, không đòi hỏi người dùng có kiến thức về công nghệ nên ai cũng có thao tác và không mất nhiều thời gian để làm quen.
• Phần mềm miễn phí vẫn đáp ứng một số nhu cầu cơ bản trong quản lý công việc, do đó người dùng có thể yên tâm sử dụng khi để quản lý nhân viên, chất lượng làm việc.

Nhược điểm:

• Phần mềm miễn phí đôi khi chỉ được dùng trong một thời gian giới hạn, nếu không chú ý công việc sẽ bị tạm dừng, ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc.
• Người dùng dễ bị đánh cắp dữ liệu, điện thoại dễ bị dính virus do giải pháp miễn phí thường chứa nhiều mã độc.
• Bạn không thể nhận được sự bảo hành, sửa chữa lỗi khi phần mềm gặp trục trặc, đây được coi là một tổn thất khá lớn.

Vậy tùy theo quy mô doanh nghiệp, nhu cầu sử dụng mà bạn có thể cân nhắc dùng phần mềm quản lý công việc trên điện thoại miễn phí hoặc không.

Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý công việc trên điện thoại

Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại gồm những tính năng cơ bản sau đây:

• Tích hợp toàn diện: Phần mềm sẽ tích hợp với các ứng dụng như lịch, Slack,… để hỗ trợ người dùng tối đa trong thực hiện công việc.
• Dễ sử dụng: Đa số các phần mềm trên điện thoại đều được tối ưu giao diện sao cho thân thiện với người dùng. Vậy nên ngay cả những nhân viên mới cũng có thể dễ dàng thao tác sử dụng.
• Theo dõi tiến độ công việc: Nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi được ai đang thực hiện dự án nào nhờ tính năng cập nhật tiến độ công việc. Phần mềm cũng hỗ trợ theo dõi mức độ đạt được mục tiêu và quan sát tổng thể dự án từ nhiều góc nhìn khác nhau.
• Thường xuyên cập nhật tính năng: Các phần mềm trên điện thoại sẽ thường xuyên cập nhật bản mới, sửa lỗi, cung cấp tính năng theo phản hồi từ người dùng.

Top 10+ phần mềm quản lý công việc trên điện thoại được nhiều người sử dụng

Cũng giống như phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý công việc có ý nghĩa rất quan trọng. Để giúp bạn đọc dễ dàng lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất trong việc thực hiện công việc, chúng tôi sẽ gợi ý bạn 10 phần mềm được nhiều người lựa chọn thời gian gần đây.

Phần mềm Trello

Trello là phần mềm quản lý công việc trên điện thoại được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là những bảng thông tin trực quan, dễ nhìn với các cột tương ứng với trạng thái tương ứng. Đây là phần mềm hoàn toàn miễn phí nhưng vẫn có đủ chức năng cho người dùng.

Bạn có thể dùng Trello để sắp xếp các thẻ ghim vào trong các danh sách khác nhau, các thẻ ghim này có thể là file, ghi chú, dự án, nhiệm vụ hoặc bất kỳ thông tin gì về hoạt động teamwork của công ty.

Thông tin hữu ích

• Tổng Hợp 8 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng POS Không Nên Bỏ Qua

Đặc điểm, tính năng:

• Giao diện của Trello khá dễ nhìn, giống với những tờ giấy note trên màn hình điện thoại, rất dễ theo dõi.
• Chỉ cần nhìn vào màn hình, người dùng có thể nắm bắt được tiến độ công việc, dự án một cách chi tiết.
• Có thể đồng bộ vào tất cả thiết bị của bạn như: Điện thoại, tablet, desktop,….
• Tự động hóa quy trình làm việc nhờ tính năng tích hợp sẵn Butler, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực.
• Có thể dùng phần mềm trên hệ điều hành iOS và Android.

Wunderlist for Android

Wunderlist for Android là một ứng dụng đơn giản để quản lý, chia sẻ những công việc cần làm mỗi ngày. Bên cạnh việc phục vụ công việc, phần mềm cũng hỗ trợ lên kế hoạch cho những hoạt động cá nhân của người dùng. Điểm trừ của phần mềm này là nó chỉ dùng được trên hệ điều hành Android.

Ứng dụng này có thể dễ dàng đồng bộ qua tất cả các nền tảng chính và giao diện cũng được tạo hầu hết các tác vụ, danh sách. Khi mở chi tiết một nhiệm vụ nào đó, người dùng có thể ghi chú, note nhiệm vụ phụ kèm.

Các tính năng, đặc điểm:

• Tạo ra những việc cần làm mới, đánh dấu sau khi đã hoàn thành xong tác vụ.
• Hỗ trợ xóa, chỉnh sửa tác vụ nào đó và hẹn nhắc nhở cho từng tác vụ, hiện thông báo khi đến giờ nhắc.
• Phân loại những việc cần làm gấp, việc chưa gấp.
• Tạo các tác vụ con bên trong tác vụ mới để người dùng dễ dàng kiểm soát.
• Chia sẻ danh sách việc làm đến nhiều người dùng khác nhau để làm việc hiệu quả hơn.
• Có tính năng giao việc để đảm bảo mọi người chịu trách nhiệm được với công việc của mình.
• Nhân viên trong cùng dự án có thể bình luận, trao đổi về một tác vụ nào đó.

Giải pháp phần mềm quản lý công việc trên điện thoại Asana

Asana là một phần mềm quản lý công việc tối ưu và có thể dùng cả trên web và trên thiết bị di động. Nó được thiết kế để giúp các nhóm, các doanh nghiệp theo dõi, quản lý công việc một cách hợp lý và nhanh chóng nhất.

Ứu dụng Asana được hoạt động theo 3 nguyên tắc: Thông báo công việc thay vì thư tín, trao đổi trực tiếp trên cùng một trang và hành động theo nhóm thay vì riêng lẻ từng người.

Tính năng của phần mềm quản lý công việc trên điện thoại Asana:

• Asana cho phép chia dự án thành các đầu việc nhỏ với đầy đủ tên người thực hiện, deadline hoàn thành, trình tự ưu tiên công việc. Khi một nhân viên của công ty đánh dấu hoàn thành công việc, hệ thống sẽ tự động gửi báo cáo đến quản lý, nhân viên còn lại để mọi người cùng trao đổi.
• Phần mềm hỗ trợ liên kết một đầu việc với nhiều dự án khác nhau mà không cần sao chép, hỗ trợ chuyển đổi đầu việc sang dự án với vài cú click.
• Giống như các phần mềm quản lý công việc khác, danh sách công việc trên Asana được chuyển đổi linh hoạt, tự động xây dựng timeline hành động từ thông tin nhập trên tệp CSV vào hệ thống.
• Asana cung cấp biểu đồ báo cáo tiến độ công việc theo từng dự án, cho biết số nhiệm vụ hoàn thành, nhiệm vụ chưa hoàn thành.
• Phần mềm cũng đồng bộ với ứng dụng lịch, giúp quản lý thời gian của người dùng, tăng tính chuyên nghiệp khi sử dụng.

Quản lý công việc trên điện thoại bằng phần mềm Any.do

Any.do có thể giúp bạn lên kế hoạch công việc và đặt ra các thông báo nhắc nhở để thực hiện những công việc này. Phần mềm có thể dùng được trên cả iOS và Android với nhiều tính năng hữu ích.

Tính năng, đặc điểm:

• Dễ dàng lên kế hoạch thực hiện công việc với giao diện dễ dùng, dễ sử dụng.
• Đặt thông báo nhắc nhở danh sách các việc cần làm để bạn không bỏ lỡ những công việc quan trọng.
• Dễ dàng đánh dấu hoặc xóa bỏ những công việc đã hoàn thành bằng những thao tác kéo thả đơn giản, không tốn nhiều thời gian.
• Chia sẻ danh sách, nhiệm vụ công việc cho những người liên quan trong công ty để trao đổi công việc dễ dàng hơn.
• Dễ dàng thêm, sửa ghi chú ở mục Lịch, dễ dàng quản lý và sắp xếp công việc hàng ngày của bạn, các danh sách việc cần làm, kiểm tra tình hình hoàn thành công việc.
• Có thể thay đổi âm thanh nhắc nhở phù hợp, hỗ trợ tạo lời nhắc bằng giọng nói để người dùng dễ dàng nói lên suy nghĩ của mình vào danh sách công việc cần làm.

Phần mềm Google Keep

Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại Google Keep là ứng dụng của Google và đã quá quen thuộc với mọi người. Đây cũng là phần mềm quản lý công việc cho điện thoại iOS và Android được nhiều người sử dụng.

Phần mềm cung cấp nhiều công cụ giúp ghi chú, chia sẻ, tổ chức và nhiều tính năng nổi bật khác. Nhờ đó người dùng dễ dàng sử dụng để hoàn thành công việc dễ dàng.

Tính năng nổi bật:

• Ghi lại những nội dung quan trọng, cho phép cộng tác ghi chú với những thành viên trong nhóm.
• Tất cả dữ liệu được đồng bộ hóa giúp bạn kiểm soát công việc một cách dễ dàng.
• Cập nhật công việc mọi lúc mọi nơi, ghi lại toàn bộ những chỉnh sửa thay đổi nếu có.
• Tìm kiếm nội dung bạn cần nhanh chóng thông qua tính năng lọc hoặc tìm kiếm theo nhãn, các ghim quan trọng.
• Có thể dùng trên nhiều thiết bị và tích hợp cùng nhiều ứng dụng khác trên google.
• Có thể nhắc nhở công việc, nhiệm vụ một cách tiện lợi, dễ dàng chia sẻ với những nhân viên trong công ty.

Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại Taiga

Taigia là ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại khá phổ biến hiện nay. Với phần mềm này, các nhân viên có thể dễ dàng theo dõi được công việc của nhau. Bên cạnh đó, Taigia cũng thích hợp với những công việc có nhiều công đoạn, thành viên dễ dàng tương tác và phản hồi với nhau.

Các tính năng nổi bật: 

• Cung cấp cho nhân viên một không gian lớn để chia sẻ không gian lưu trữ dữ liệu.
• Hỗ trợ người dùng các tính năng như thảo luận về công việc, đưa ra những câu hỏi liên quan.
• Đo lường khối lượng công việc để dễ dàng sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để hỗ trợ thực hiện công việc tốt nhất.
• Đo lường được thời gian, chi phí thực hiện đối với từng dự án của công ty, giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát công việc.
• Đưa ra được những đánh giá chính xác nhất về hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên trong từng dự án.

Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại Wrike

Wrike có thể dùng được trên hệ điều hành iOS và Android cùng nhiều thiết bị khác nhau. Phần mềm có thể thay thế email cùng nhiều công cụ làm việc khác để tối ưu công việc dễ dàng hơn. Wrike được bình chọn là giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp khi quản lý dự án, quản lý công việc, thích hợp cho những công ty startup.

Tính năng, đặc điểm:

• Wrike có đầy đủ tính năng giao việc, bình luận, tạo việc làm, tag tên và khả năng liên kết với nhiều nhiệm vụ mới.
• Phần mềm cũng có tính năng chỉnh sửa trực tuyến với những tài liệu đính kèm, tạo công việc nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột.
• Theo dõi thời gian của từng đầu việc rất sát sao, có nhiều tùy chọn khi đặt deadline cho công việc.
• Với phiên bản trả phí, Wrike còn hỗ trợ báo cáo công việc theo thời gian thực.
• Phần mềm có thể phân quyền sử dụng cơ bản, giúp kiểm soát công việc của nhân viên, nhà quản lý cũng như quản lý cấp cao.

Tìm hiểu thêm

• Tổng Hợp 6 Phần Mềm Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào Hiệu Quả Nhất

Phần mềm Due quản lý công việc hàng ngày

Due là phần mềm quản lý công việc và nhắc nhở hoàn thành nhiệm vụ đúng deadline. Ứng dụng này có cách thức hoạt động vô cùng đơn giản, dễ dùng, ai cũng có thể sử dụng. Để thao tác, bạn cần nhập danh sách công việc cần làm và kèm theo thời gian hoàn thành, sau đó Due sẽ tự động thực hiện nhắc nhở các nhiệm vụ của mình.

Các tính năng nổi bật:

• Nhắc nhở người dùng thực hiện công việc mà không cần tiến hành cài đặt hay tạo tài khoản.
• Nhắc nhở người dùng thực hiện công việc một cách thông minh, tự động, không gây phiền nhiễu.
• Người dùng không cần tốn thời gian để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên vì phần mềm sẽ thực hiện toàn bộ.

Tasks N Todos for Android

Một phần mềm quản lý công việc trên điện thoại dành cho hệ điều hành Android khác là Tasks N Todos. Ứng dụng này có thể lên lịch công việc và đồng bộ cùng các ứng dụng của Google, giúp tạo các tác vụ cần thiết. Nếu đang dùng điện thoại dùng hệ điều hành Android thì đây là một ứng dụng không thể bỏ qua.

Các tính năng chính:

• Hỗ trợ đồng bộ các dữ liệu cùng Google Tasks bằng việc sử dụng công nghệ Google Tasks API chính thức.
• Thiết lập những thông báo nhắc nhở các tác vụ một lần hoặc lặp lại nhiều lần.
• Các tác vụ có thể thiết lập để tự động nhắc nhở với lịch đã chuẩn bị trước đó.
• Đặt các tác vụ khẩn cấp lên đầu tiên để người dùng có thể chú ý nhiều hơn.
• Tạo các tác vụ nhanh chóng, đơn giản bằng tính năng giọng nói.
• Ấn định tầm quan trọng của các công việc theo thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp.
• Dễ dàng kéo thả những tác vụ, danh sách công việc theo các sắp xếp của riêng bạn.
• Chia sẻ công việc dễ dàng thông qua email.
• Truy cập nhanh màn hình widget màn hình chủ cùng shortcut để giúp thêm hoặc xem các tác vụ liên quan.
• Tối ưu hóa cho máy tính bảng và điện thoại dùng hệ điều hành Android.

Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại GTasks for Android

GTasks for Android là ứng dụng quản lý tác vụ vô cùng đơn giản nhưng rất hiệu quả với chế độ cục bộ cùng tài khoản Google. Với ứng dụng này, người dùng sẽ tùy biến những danh sách việc cần làm của mình, tự tạo nhắc nhở, chia sẻ tác vụ cùng đồng nghiệp và đồng bộ các nhiệm vụ trên Google dễ dàng.

Các tính năng chính:

• Đồng bộ tự động cùng nhiều tài khoản Google và hỗ trợ chế độ local.
• Thêm các tác vụ theo nhóm.
• Cuộn theo chiều ngang để dễ dàng theo dõi các tác vụ, các tasklist.
• Sắp xếp các tác vụ theo ý muốn bằng cách kéo thả vô cùng đơn giản.
• Dễ dàng sắp xếp công việc theo tên, thời gian, tình trạng hoàn thành, chế độ ưu tiên.
• Xem tác vụ, công việc qua ứng dụng Lịch của Google thuận tiện hơn.
• Hỗ trợ lặp lại những nhắc nhở, thiết lập nhắc nhở theo ngày, tuần, tháng,….
• Tìm kiếm, thêm các tác vụ nhanh chóng, đơn giản và dễ dàng, không tốn nhiều thời gian.

Trên đây là 10 gợi ý giúp bạn có thể lựa chọn được phần mềm quản lý công việc trên điện thoại phù hợp nhất. Đây là giải pháp khá thông minh, phù hợp với nhiều đối tượng để giúp cải thiện chất lượng công việc. Chúc bạn tìm được phần mềm phù hợp nhất và tăng được năng suất làm việc của bản thân cũng như tổ chức.