Cùng với sự phát triển của công nghệ 4.0, các cơ sở khám chữa bệnh dần áp dụng những phương pháp tối ưu trong việc quản lý và vận hành, trong đó có quản lý nhân sự. Nhằm đáp ứng nhu cầu nói trên, phần mềm ERP For Healthcare ra đời giúp tối ưu hóa việc xử lý khối lượng công việc quản lý nhân sự bệnh viện, phòng khám. 

Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý nhân sự bệnh viện, phòng khám? 

Cùng với việc số lượng bệnh nhân ngày càng gia tăng , ngành Y tế sức khỏe nói chung đang đối mặt với “cơn khát ” về nhân sự, khi không có đủ nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu phục vụ hoạt khám chữa bệnh. Tình trạng quá tải bệnh nhân trong khám chữa bệnh đã khiến đội ngũ y tá, bác sĩ, điều dưỡng  tại nhiều bệnh viện, phòng khám phải hoạt động hết công suất 24/24 để đảm bảo đáp ứng khối lượng công việc. Điều này đòi hỏi các cơ sở khám chữa bệnh cần nỗ lực đưa vào sử dụng các giải pháp quản lý thông minh nhằm hỗ trợ đội ngũ nhân sự. 

Trong khi đó, công tác quản lý nhân sự tại các bệnh viện, phòng khám hiện đang gặp rất nhiều những khó khăn. Thực trạng này xuất phát từ việc nhiều bệnh viện, phòng khám còn đang quản lý theo phương pháp truyền thống: chấm công, phân lịch làm việc và tính lương thưởng đều ghi chép trên sổ sách hoặc file excel nên số liệu không được đồng bộ dẫn đến những khó khăn trong công tác quản lý. Cùng với đó, với đặc thù lên đến hàng trăm nhân sự, công tác quản lý nhân sự sẽ thực sự là một vấn đề thực cấp thiết tại các bệnh viện, phòng khám. 

Điều này dẫn đến một tình trạng mà các bệnh viện, phòng khám thường xuyên gặp phải là việc sai sót hoặc chồng chéo lịch làm việc đội ngũ bác sĩ, y tá, khiến hiệu suất công việc giảm. Hay tình trạng sai sót trong quá trình chấm công, tính lương cho nhân viên cũng là một vấn đề dễ gặp phải. Chính vì vậy việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho các bệnh viện, phòng khám là điều hết sức cần thiết nếu muốn quản lý nhân sự y tế của mình tốt hơn.

Đối mặt với những vấn đề nói trên, đại diện Bệnh viện Thuốc Dân Tộc – ông Nguyễn Quang Hưng chia sẻ: “Cũng giống như các bệnh viện khác trong cùng ngành, Bệnh viện Thuốc Dân Tộc cũng gặp rất nhiều những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự. Với số lượng nhân sự hơn 100 người bao gồm bác sĩ, y tá, điều dưỡng, chỉ tính riêng việc chấm công, tính lương cũng khiến bộ phận kế toán của chúng tôi mất nhiều ngày làm việc để hoàn thành. Điều này khiến chúng tôi không tối ưu được hiệu quả công việc, vừa tạo ra áp lực cho đội ngũ nhân sự”. 

Nắm bắt được những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải trong hoạt động vận hành nói chung và quản lý nhân sự nói riêng, WeUp cho ra đời phần mềm quản lý nhân sự WeUp ERP For Healthcare, trong đó có tích hợp quản lý nhân sự đặc thù cho các bệnh viện phòng khám. 

WeUp ERP For Healthcare: Giải pháp quản lý nhân sự không thể bỏ qua

WeUp ERP For Healthcare là phần mềm quản trị “Made in Vietnam” đầu tiên cho lĩnh vực Y tế – sức khỏe. Đóng vai trò là một giải pháp “ All- in- one”, ERP For Healthcare cho phép quản trị toàn diện mọi hoạt động như: Bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý kho vận, tài chính- kế toán, marketing, quản lý – phân công và giám sát công việc…

Trong đó, quản trị nhân sự là một tính năng được tích hợp trên phần mềm WeUp ERP For Healthcare nhằm hỗ trợ việc quản lý nhân sự tại các bệnh viện, phòng khám có quy mô lớn nhỏ khác nhau. Với chức năng quản lý các thông tin, lịch công tác, chấm công, tính lương, phân công lịch làm việc, chấm làm thêm giờ,… giải pháp này giúp người đứng đầu dễ dàng quản lý chi tiết công việc của nhân sự chính xác, rõ ràng và tiết kiệm thời gian.

Giải pháp quản trị nhân sự WeUp ERP For Healthcare được ứng dụng phổ biến trong bệnh hệ thống các bệnh viện phòng khám nhằm hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự và kế toán  giải quyết nhanh chóng và chính xác các nghiệp vụ liên quan đến chấm công, tính phép, kết chuyển lương, thưởng; đánh giá nhân viên, báo cáo,…

Việc triển khai giải pháp quản trị vận hành WeUp ERP For Healthcare nói chung và quản trị nhân sự nói riêng không chỉ giúp bệnh viện, phòng khám bắt kịp xu thế chuyển đổi số quy trình vận hành chuyên nghiệp và hiện đại, tạo nên lợi thế cạnh tranh khác biệt mà còn góp phần tối ưu các nguồn lực, tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa.

WeUp ERP For Healthcare giúp gì cho các doanh nghiệp trong quản lý nhân sự? 

Phần mềm quản lý WeUp ERp For Healthcare là công cụ tối ưu để quản lý nhân sự tại các bệnh viện, phòng khám. Không chỉ phục vụ các chức năng y tế nói chung, phần mềm còn hỗ trợ các hoạt động như: 

Quản lý thông tin nhân sự

WeUp ERP For Healthcare giúp các bệnh viện, phòng khám cập nhật tự động và chính xác các dữ liệu liên quan đến hồ sơ nhân sự như: thông tin cá nhân, thời gian làm việc, khen thưởng, kỷ luật, quá trình đóng bảo hiểm,… Tất cả các dữ liệu đều được lưu trữ và thường xuyên cập nhật tự động theo thời gian thực, đảm bảo tổng hợp một cách chính xác nhất.

Đối với các cơ sở khám chữa bệnh có quy mô nhân sự lớn, WeUp ERP For Healthcare thực sự là một trợ thủ đắc lực. Việc lưu trữ, theo dõi và bổ sung thông tin nhân sự đều được xử lý nhanh gọn chỉ bằng một vài thao tác nhấp chuột trên phần mềm. 

Bên cạnh đó, phần mềm này cũng cho phép trích xuất dễ dàng và thông minh các dữ liệu liên quan đến nhân sự phục vụ cho quá trình làm hồ sơ hay báo cáo. WeUp ERP có thể đưa ra nhiều dạng báo cáo chi tiết phục vụ việc quản lý nhân sự như: báo cáo tổng hợp nhân sự, báo cáo xếp hạng nhân viên, báo cáo biến động nhân sự ( nghỉ việc, thử việc, nhân viên chính thức, hợp đồng lao động,…)

Tự động chấm công cho nhân viên

Mỗi bệnh viện, phòng khám có thể có một chi nhánh hoặc nhiều chi nhánh, phòng ban khác nhau vì thế cần có một phần mềm chấm công linh hoạt hỗ trợ việc tự động ghi lại lịch chấm công của từng nhân viên trong cơ sở đó. Phần mềm ERP For Healthcare cũng sẽ tính được số giờ nếu nhân viên vào trễ hay ra về sớm, không đủ ca trực, từ đó tổng hợp cho người quản lý bệnh viện, phòng khám. 

Đồng thời, phần mềm cũng cho phép kết nối với các thiết bị chấm công giúp người quản lý có thể dễ dàng theo dõi các ca làm việc của nhân viên của từng bộ phận. Nếu phát hiện nhân viên quên chấm công, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo để dễ dàng kiểm soát được tình hình làm việc của từng nhân viên sẽ tránh được những phàn nàn về tính thiếu công bằng.

Quản lý ca làm việc của nhân viên linh hoạt

Mỗi cơ sở khám chữa bệnh có rất nhiều ca làm việc của nhiều bộ phận khác nhau, chính vì vậy việc theo dõi lịch làm việc hoặc phân công lịch khám chữa bệnh hay lịch làm việc cho từng bác sĩ, nhân viên là một điều khá khó khăn nếu quản lý theo phương pháp thủ công rất dễ gây ra nhiều sai sót như trùng lịch khám hay chồng chéo lịch khám.

Phần mềm ERP For Healthcare sẽ cho phép bệnh viện, phòng khám quản lý các ca làm việc dễ dàng, tạo ra lịch làm việc phân công lịch làm việc linh hoạt nhất. Phần mềm hỗ trợ phân chia các ca làm việc linh hoạt cho từng bộ phận như: Bác sĩ, kho dược, điều dưỡng, Y tá,… Nhân viên cũng có thể linh động trong việc điều chỉnh lịch trực hay đổi ca làm việc trên hệ thống phần mềm. 

Tính lương, thưởng, phụ cấp nhanh chóng, chính xác

Vì lịch làm việc ở các bệnh viện, phòng khám rất linh hoạt và thay đổi liên tục nên thường gây khó khăn trong việc tổng hợp và tính lương cho nhân viên. Đặc biệt những thời điểm bệnh viện phòng khám bị quá tải thì phần mềm sẽ tự động tổng hợp lại các nhân viên làm thêm giờ và tính lương theo quy định. Từ đó nhân viên y tế sẽ cảm thấy xứng đáng với công sức mà mình bỏ ra, tạo môi trường làm việc và chế độ tốt giúp tăng tỷ lệ nhân viên trung thành.

Bên cạnh đó, với quy mô nhân sự lớn các bộ phận tổng hợp và tính toán lương thưởng tại các bệnh viện phòng khám thường mất nhiều thời gian, đặc biệt là thời điểm cuối tháng. Nếu chỉ xử lý thủ công bằng sổ sách hay file excel thường gây sai sót và không hiệu quả. Với WeUp ERP For Healthcare lại là một câu chuyện khác, nhờ việc đồng bộ hóa dữ liệu chấm công, phần mềm có thể tự động tính lương nhanh chóng cho nhân sự theo công thức đã được thiết lập ban đầu. Chính vì vậy, ERP For Healthcare giúp đội ngũ kế toán xử lý dữ liệu tính lương một cách nhanh chóng, minh bạch và chính xác. 

Không chỉ dừng lại ở quản lý nhân sự mà còn nhiều hơn thế 

Là một phần mềm quản trị chuyên biệt cho các doanh nghiệp Y tế sức khỏe, WeUp ERP For Healthcare được trang bị nhiều tính năng đặc thù giúp nâng cao hiệu quả vận hành và hoạt động khám chữa bệnh. Bên cạnh tính năng quản lý nhân sự, không thể không nhắc đến một số tính năng ưu việt trên phần mềm giúp hỗ trợ việc vận hành và quản lý tại các bệnh viện, phòng khám như: 

Hồ sơ bệnh án điện tử

Tính năng này trên WeUp ERP For Healthcare sẽ giúp quản lý đầy đủ các thông tin liên quan cũng như lịch sử khám của bệnh nhân, điều này thuận tiện cho những lần sau truy xuất thông tin bệnh nhân sau đó, giúp bệnh viện phòng khám tiếp cận bệnh nhân mới chỉ trong vòng vài phút, bệnh nhân cũ trong vòng vài giây.

Từ đó, các bệnh viện phòng khám có thể dễ dàng quản lý thông tin của bệnh nhân, xem lại lịch sử khám bệnh nhanh chóng và tự động nhắc lịch tái khám ngay trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong hoạt động quản lý. Đồng thời, tính năng này cũng giúp các bác sĩ dễ dàng việc tra cứu dễ dàng toàn bộ hồ sơ bệnh án, nắm rõ được tình trạng của người bệnh, đơn thuốc đã sử dụng, giúp ích hơn trong quá trình chẩn đoán và điều trị bệnh.

Đặt lịch khám online

Đây cũng là một trong những tính năng nổi bật trên phần mềm WeUp ERP For Healthcare. Với tính năng đặt lịch khám online, các bệnh nhân có thể chủ động đặt lịch khám mà không cần xếp hàng dài chờ đăng ký như trước. Điều này giúp các bệnh viện giải quyết vấn đề quá tải trong khám và chữa bệnh, đồng thời nâng cao trải nghiệm dịch vụ cho khách hàng khi không cần phải mang quá nhiều giấy tờ đăng ký khám bệnh. Chỉ cần đọc số điện thoại đăng ký, chỉ trong vài phút bệnh nhân đã có thể được khám chữa bệnh theo lịch đăng ký trước đó. 

Quản lý kho dược

Phần mềm hỗ trợ việc quản lý tất cả các thông tin thuốc bán lẻ, thuốc bán theo đơn, tính % hoa hồng cho người bán, người kê đơn. Quản lý lô thuốc, cảnh báo các dược đang tồn kho nhiều, các dược sắp hết hạn sử dụng, các dược sắp hết hàng cần được nhập thêm,… từ đó giúp bệnh viện phòng khám chủ động trong quá trình quản lý.

Quá trình kiểm kê kho thuốc cũng trở nên đơn giản hơn, phần mềm sẽ thống kê tất cả các dược đang có trong kho chỉ cần nhập số lượng thức tế vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động kiểm tra xem có sự chênh lệnh nào không và cảnh báo với người kiểm kê ngay trên phần mềm.

Với tất cả những tính năng ưu việt nói trên, WeUp ERP For Healthcare đã trở thành trợ thủ đắc lực được nhiều bệnh viện, phòng khám tin tưởng lựa chọn như: Bệnh viện Thuốc Dân Tộc, Bệnh viện Quân Dân 102, Phòng khám Nhất Nam Y Viện, Phòng khám- Nhà thuốc Đỗ Minh Đường,… Qua đó, đem lại nhiều lợi ích thiết thực trong quá trình quản trị và nâng cao chất lượng dịch vụ tại các cơ sở khám chữa bệnh nay. 

Chia sẻ về hiệu quả vận hành sau khi sử dụng phần mềm, ông Nguyễn Quang Hưng – Tổng giám đốc Bệnh viện Thuốc Dân Tộc cho biết: “Ứng dụng WeUp ERP For Healthcare là giải pháp tuyệt vời giúp chúng tôi giải quyết triệt để những nút thắt trong quy trình quản lý nhân sự, từ quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc cho đội ngũ nhân bác sĩ, y tá. Bên cạnh đó, khi lựa chọn WeUp ERP For Healthcare chúng tôi cũng đồng thời sở hữu nhiều tính năng đặc thù cho hệ thống bệnh viện, giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả khám chữa bệnh cho khách hàng”.  

Nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, cải thiện hiệu quả chấm công tính lương là những kết quả mà nhiều bệnh viện, phòng khám nhận được khi lựa chọn WeUp ERP For Healthcare. Để tham khảo chi tiết về phần mềm, liên hệ ngay theo số hotline: 08 2245 8899 để được đội ngũ WeUp tư vấn và hỗ trợ miễn phí!