Kick off trong kinh doanh được coi là yếu tố quan trọng để quản trị con người, đồng thời thiết lập quan hệ tốt với đối tác. Vậy Kick off là gì và trình tự để tổ chức một chương trình khởi đầu thành công mà bạn cần biết. Hãy cùng Weup Group tìm hiểu ngay trong chia sẻ dưới đây.

Kick off là gì?

Kick off là một cụm từ tiếng Anh đa nghĩa, được sử dụng nhiều trong thể thao, các buổi meeting hay kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu Kick off trong hoạt động kinh doanh.

Kick off chỉ sự khởi đầu của một dự án, các tổ chức cùng nhau bắt tay hợp tác, cùng xây dựng chiến lược kinh doanh hay chia sẻ về một kế hoạch nào đó. Sự kiện này là nơi các bên đưa ra những kỳ vọng mong muốn, đồng thời giúp họ hiểu hơn về phong cách làm việc của đối phương.

Bên cạnh đó, Kick off còn là nơi các tổ chức, đơn vị tham gia cùng thể hiện thiện chí hợp tác, để lại ấn tượng tốt trong lòng đối phương. Thông qua Kick off sẽ có những phương án, những dự định và nhiệm vụ được đưa ra để hai bên cùng nhau vượt qua những khó khăn, thử thách.

Xem thêm: ROI Là Gì? Ưu Nhược Điểm Và Bí Quyết Tính ROI Đơn Giản, Hiệu Quả Nhất

Kick off meeting còn có vai trò xây dựng lòng tin, tinh thần đồng đội, sự đồng lòng của các thành viên trong dự án. Sẽ không có một sự kiện nào thực sự thành công nếu thiếu đi sự phối hợp tốt, nhịp nhàng giữa đội ngũ nhân viên. Kick off sẽ giúp các thành viên dễ dàng thấu hiểu, tháo gỡ các khúc mắc làm ảnh hưởng đến quá trình làm việc nhóm, đẩy cao tinh thần trách nhiệm với công việc.

Các chương trình khởi động phần lớn sẽ hướng đến những hoạt động giải trí không quá gò bó, khô khan giúp tăng sự thoái mái, tập trung đem lại hiệu quả cao cho buổi họp.

Một chương trình Kick off có nội dung đầy đủ như:

• Mục đích của chương trình .
• Mục tiêu được đề ra với chương trình Kick off.
• Phổ biến luật chơi.

Lợi ích của Kick off đối với doanh nghiệp

Với một doanh nghiệp, việc tổ chức các chương trình Kick off đem lại những lợi ích quan trọng trong tiến trình xây dựng và phát triển dự án như:

• Giúp các bên tham gia dự án hiểu rõ dự án hơn.
• Tất cả mọi người đều hiểu mục đích của dự án là gì.
• Vai trò, trách nhiệm, nghĩa vụ của các bên được làm rõ.
• Hiểu rõ được giá trị của mình đối với dự án.
• Là cơ hội để tất cả mọi người giải đáp các khúc mắc liên quan đến sự hợp tác giữa các tổ chức.
• Đạt được các cam kết, thỏa thuận giữa hai bên.
• Giúp người đứng đầu dự án nắm được quyền hạn của mình, đồng thời thể hiện được năng lực quản trị của bản thân.
• Những người lãnh đạo sẽ nêu được những khó khăn, thử thách sẽ gặp phải trong quá trình làm việc.
• Các phương án, chiến lược được đưa ra để hỗ trợ dự án.

Tìm hiểu thêm: 11 Công Cụ Marketing Online Hiện Đại Không Thể Bỏ Qua

Một vài lưu ý trước khi tổ chức Kick off là gì?

Khi tổ chức một chương trình Kick off, một số vấn đề bạn cần lưu ý như:

Lập kế hoạch Kick off chi tiết

Để có một chương trình khởi động thành công, việc xây dựng một kế hoạch chi tiết, vững chắc là vô cùng quan trọng. Một kế hoạch khởi động được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tận dụng được tối đa thời gian của sự kiện để xây dựng niềm tin với khách hàng, tạo tiền đề cho sự hợp tác bền vững.

Bạn cần nắm rõ được sản phẩm, quy trình và dự đoán các kết quả của một dự án, sau đó xây dựng được một kế hoạch với nhiều phương án khác nhau. Đối tác có thể hỏi bạn về bất cứ thứ gì xoay quanh sản phẩm, chiến lược phát triển, do đó cần có sự chuẩn bị để cho khách hàng thấy được bạn thực sự quan tâm, có thiện chí hợp tác.

Có thể bạn quan tâm: SMS Marketing Là Gì? Ưu Nhược Điểm, Các Hình Thức Phổ Biến Nhất

Tổ chức những chương trình Kick off nội bộ

Lý thuyết phải đi đôi với thực hành, nếu các kế hoạch xây dựng phát triển một chương trình Kick off chỉ nằm trên giấy mà chưa được phát triển thực tế, bạn sẽ không thể đánh giá khách quan được tiềm năng thành công của kế hoạch. Tổ chức các chương trình Kick off nội bộ sẽ giúp xem xét sự phù hợp của các kế hoạch được xây dựng.

Các dự án khởi động nội bộ giúp nhà quản trị đánh giá được năng lực thực tế, nhìn nhận những thành công, rủi ro có thể xảy ra, sau đó lên các phương án thay đổi, dự phòng phù hợp cho các cuộc khởi động với khách hàng.

Kick off nội bộ là cơ hội để các những người quản lý dự án truyền đạt được những thông tin, tư tưởng, mong muốn của mình đối với dự án cho toàn thể đội ngũ nhân viên. Đồng thời giúp họ giải đáp những thắc mắc về dự án, kế hoạch.

Sự kiện khởi động dự án nội bộ còn là cơ hội để các thành viên trong dự án được hiểu nhau hơn, đồng lòng cùng giúp xây dựng, phát triển kế hoạch. 

Chọn thời điểm thích hợp

Trước khi cuộc họp khởi động dự án được diễn ra, sẽ có nhiều các cuộc họp khác để chuẩn bị, đề xuất, lựa chọn các kế hoạch, phương án.

Tuy nhiên, cần phải hiểu rõ mình đang làm gì, những mục đích hướng tới của cuộc họp, xác định chính xác cuộc họp nhằm vào các vấn đề gì để lựa chọn thời gian tốt nhất cho chương trình khởi động.

Thời điểm tổ chức Kick off còn dựa vào quy mô, mức độ phức tạp của dự án. Tuy nhiên, việc cố gắng hạn chế sự ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài tác động đến thời điểm khởi động dự án sẽ đem lại thành công lớn cho sự kiện của bạn. Đồng thời điều này cho  thấy sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc của doanh nghiệp bạn.

Tìm hiểu ngay: Affiliate Marketing Là Gì? Kinh Nghiệm, Bước Tiếp Thị Liên Kết Hiệu Quả

Trình tự tổ chức Kick off meeting là gì?

Trình tự tổ chức chương trình khởi động bao gồm 4 bước sau:

Chuẩn bị cho chương trình Kick off

Để có một chương trình thành công, khâu chuẩn bị đóng vai trò quan trọng. Bạn cần xác định chính xác mục đích của chương trình, nội dung chính cần được trình bày để liệt kê chi tiết. Đồng thời để nâng cao hiệu quả của cuộc họp sự kiện bạn có thể gửi trước timeline cho bên đối tác.

Nội dung của chương trình có thể dựa trên timeline như sau:

• Giới thiệu thông tin dự án (Tên, Phạm vị dự án, Mục đích dự án,….).
• Các mốc dự định tiến độ.
• Ngân sách dự án.
• Chất lượng dự án.
• Các bên tham gia xây dựng và phát triển dự án.
• Lên kế hoạch truyền thông quảng bá.
• Các vấn đề có thể gặp phải đối với dự án.
• Đánh giá vấn đề, rủi ro.
• Nêu phương án, kế hoạch sơ bộ đối với các dự án.
• Các bên liên quan tham gia đặt và trả lời câu hỏi.

Ngoài ra, hình ảnh, âm thanh, ánh sáng của chương trình cũng phải được chuẩn bị đầy đủ, chu đáo để đem đến sự hoàn hảo cho sự kiện.

Địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện cần được lên kế hoạch chuẩn bị từ sớm để tránh các sự nhầm lẫn, sai sót.

Bắt đầu cuộc họp Kick off

Các tiết mục văn nghệ vui vẻ, sôi động hoặc các trò chơi nhỏ sẽ đem lại sự thoải mái, sáng tạo, không khí vui tươi nâng cao hiệu quả làm việc cho buổi Kick off.

Các quy tắc chung nên được nêu rõ ngay từ đầu giữa các bên để giúp cho buổi Kick off được tổ chức tốt nhất, không lòng vòng, hạn chế các mâu thuẫn gây mất không khí, giảm tinh thần.

Sau khi kết thúc chương trình văn nghệ, bạn cần nêu được tinh thần, nội dung của cuộc họp, giúp cho những người tham gia nắm bắt được và đi theo đúng kế hoạch đã chuẩn bị.

Xem thêm: Dropship Là Gì? Ưu Nhược Điểm Và Nền Tảng Kinh Doanh Uy Tín

Dẫn dắt nội dung chương trình

Người dẫn chương trình Kick off đóng vai trò chủ đạo trong sự thành công của sự kiện. Do đó nếu bạn là người điều hướng buổi Kick off thì cần dẫn dắt nội dung đi đúng hướng, tránh lòng vòng, đảm bảo giải quyết được các vấn đề đặt ra và đi đến mục đích cuối cùng của sự kiện.

Các nội dung xuyên suốt chương trình cần có sự liền mạch với nhau, đồng thời nên thúc đẩy sự tương tác, hỗ trợ giữa các bên tham gia để chương trình đi đến thành công cuối cùng.

Kết thúc cuộc họp Kick off

Kết thúc buổi họp nên có phần hỏi đáp giữa các bên, để giải đáp những thắc mắc về dự án. Phần trao đổi, thảo luận giữa các tổ chức sẽ đảm bảo cho việc triển khai, phát triển dự án được tốt nhất, tránh các hiểu lầm không rõ ràng.

Biên bản tổng hợp cuối buổi họp cần được ghi đầy đủ thông tin về cuộc họp bao gồm nội dung, hoạt động, các câu hỏi quan trọng. Đồng thời, tất cả các bên liên quan cần được nhận biên bản sau cuộc họp để nắm rõ được đầy đủ thông tin cuộc hợp nhất.

Trên đây là tất cả những thông tin bạn cần nắm rõ để hiểu được Kick off là gì và trình tự để xây dựng một chương trình Kick off thành công. Hy vọng với bài viết này, bạn đã định hình được một cuộc họp khởi động có ý nghĩa như nào, đồng thời biết cách xây dựng một sự kiện đầy đủ và hiệu quả nhất.