Mỗi ngày, kế toán đều phải xử lý rất nhiều công việc liên quan đến sổ sách, chứng từ, báo cáo, đề xuất, tờ trình, hóa đơn…. Đặc biệt đối với những loại giấy tờ này, kế toán thường phải quản lý và làm thủ công thông qua việc ghi chép bằng tay hoặc bảng tính excel. Điều này gây ra nhiều khó khăn khi mất thời gian, dữ liệu bị sai, nhầm. Để giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào chuyên nghiệp.

Những khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel

Trong doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, hóa đơn đầu vào thường rất nhiều. Khi xử lý bằng cách thức thủ công thông thường, kế toán gặp phải những khó khăn như:

Mất nhiều thời gian tra cứu, tìm kiếm hóa đơn

Qua từng ngày, từng tháng, từng quý, từng năm, hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp ngày càng nhiều, số lượng dữ liệu tăng lên khiến kế toán khó khăn trong việc quản lý, tra cứu, tìm kiếm những hóa đơn ở thời điểm trước. Bạn sẽ không nhớ được hóa đơn đó được lưu trữ ở đâu, trong file, sheet nào. Việc tìm kiếm chậm làm ảnh hưởng đến quá trình xử lý công việc sau đó.

Khó khăn khi phải lập nhiều sheet cho các tháng

Nếu doanh nghiệp của bạn hàng tháng phải nhập hàng trăm đơn hàng mua nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc, sản phẩm,… lượng hóa đơn của từng tháng vô cùng nhiều. Kế toán sẽ cần quản lý hàng trăm nội dung hạch toán cùng các hóa đơn, chứng từ đính kèm trên file excel.

Điều này gây ra tình trạng khó quản lý toàn bộ hóa đơn đầu vào do lượng sheet ngày càng tăng. Đặc biệt nếu kế toán xử lý những vấn đề này là người mới vào làm việc tại công ty, đây thực sự là điều khó khăn của họ trong việc quản lý dữ liệu để bảo vệ quyền lợi về thuế cho doanh nghiệp.

Xem thêm: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Dữ liệu không được bảo mật

Thông thường, các doanh nghiệp thường quản lý dữ liệu trên file excel, đồng nghĩa với lưu trữ thông tin, dữ liệu tại phần cứng của máy tính. Những thông tin liên quan đến hóa đơn, chứng từ, sổ sách vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, trong khi việc lưu trữ trên excel không đảm bảo được tính bảo mật, dễ bị lấy cắp, chỉnh sửa hoặc bị mất hoàn toàn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến các vấn đề liên quan đến pháp luật, hoạt động kinh doanh, uy tín của doanh nghiệp.

Thường xuyên xảy ra sai sót

Những thông tin về người bán, đơn giá, số lượng đơn hàng, tổng số tiền cần thanh toán,… trong hóa đơn đầu vào, nếu nhập bằng tay sẽ rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn, gây ảnh hưởng đến các khoản thuế trừ đầu vào được khấu trừ của các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, khi dữ  liệu bị sai, dẫn đến những quá trình sau liên quan đến việc thanh toán, tính chi phí, doanh thu, lợi nhuận cũng không chính xác, gây ra nhiều thất thoát, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Khó khăn khi lập báo cáo tài chính

Tại các doanh nghiệp, khi kế toán lập báo cáo tài chính cần nhập liệu từ các sheet của tuần, tháng với số lượng lớn, cũng gây ra nhiều khó khăn khi phải tìm kiếm, tổng hợp thủ công. Điều này vừa làm tốn nhiều thời gian, vừa gây sai sót. Bên cạnh đó, trong quá trình chỉnh sửa và gửi bản báo cáo để ban lãnh đạo xem xét  cũng có thể xảy ra tình trạng tam sao thất bản.

Tham khảo: Top 4 Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp Tốt Nhất

Không thể tích hợp với các ứng dụng khác

Việc quản lý hóa đơn đầu vào bằng excel không thể tích hợp được với các ứng dụng khác như mua hàng, quản lý tài sản thiết bị, quản lý nhà cung cấp,… Khi đó quá trình làm việc của kế toán mất nhiều thời gian hơn và không đảm bảo được tính hiệu quả.

Những khó khăn trong vấn đề quản lý, làm việc với hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất kinh doanh. Vì vậy tổ chức nếu muốn hoạt động kinh doanh của mình đạt được kết quả tốt, nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào thông minh.

Có nên dùng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào miễn phí?

Có nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào miễn phí hay không là băn khoăn của rất nhiều doanh nghiệp khi đứng trước hàng trăm sự lựa chọn về các phần mềm có phí, miễn phí. Đối với bất kỳ loại phần mềm nào cũng có những ưu nhược điểm như:

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí: Các phần mềm quản lý miễn phí thường không yêu cầu người dùng trả bất kỳ khoản phí nào để có thể sử dụng. Do đó, bạn chỉ cần tải về, cài đặt trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp và hướng dẫn nhân viên cách dùng. Ưu điểm này sẽ phù hợp với những tổ chức có quy mô nhỏ, mới thành lập, không đòi hỏi nhiều yêu cầu, có số lượng ít công việc, hóa đơn, chứng từ.
• Dễ sử dụng: Phần mềm miễn phí thường có giao diện đơn giản, không bao gồm những tính năng có độ phức tạp cao. Vì vậy nhân viên trong tổ chức dễ dàng làm quen và sử dụng thành thạo.

Nhược điểm:

• Hạn chế tính năng: Do bạn không phải trả bất kỳ khoản phí nào để cài đặt và sử dụng phần mềm nên những tính năng bạn có thể sử dụng rất cơ bản, không thể đầy đủ như khi dùng phần mềm có phí. Điều này sẽ không phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn, cần xử lý nhiều hóa đơn, chứng từ.
• Tính bảo mật kém: Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào miễn phí thường không được trang bị bảo mật cao, vì vậy thông tin, dữ liệu của bạn cũng có thể bị lấy cắp, bị mất vào tay đối thủ hoặc bị kẻ xấu lợi dụng để bôi nhọ uy tín của doanh nghiệp.
• Thường xảy ra lỗi: Trong quá trình dùng phần mềm miễn phí, xảy ra lỗi là vấn đề thường xuyên do nhà cung cấp phần mềm không đầu tư nhiều vào việc thiết kế, phát triển. Khi làm việc với phần mềm gặp lỗi, dữ liệu của bạn bị sai mà bạn không biết, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về sau. Hoặc quá trình làm việc xảy ra lỗi phần mềm cũng ảnh hưởng đến những quy trình sau.
• Không được hỗ trợ cập nhật, sửa chữa: Các phần mềm miễn phí thường được tải lên mạng, người dùng tự động tải về và cài đặt sử dụng, không cần liên hệ với nhà cung cấp. Do đó khi phần mềm xảy ra lỗi, cần cập nhật, nhà cung cấp không có trách nhiệm sửa chữa, khắc phục. Doanh nghiệp sẽ phải tự động tìm ra lỗi và sửa hoặc thuê nhân viên bên ngoài.

Có thể thấy, bên cạnh một số ưu điểm thì phần mềm miễn phí cũng có những nhược điểm nhất định. Nếu doanh nghiệp của bạn lớn, có khả năng tài chính mạnh, cần đầy đủ tính năng hỗ trợ quá trình quản lý hóa đơn, chứng từ, nên lựa chọn phần mềm có phí. Ngược lại doanh nghiệp nhỏ, ngân sách hạn chế và không cần quá nhiều tính năng, có thể cân nhắc và lựa chọn phần mềm miễn phí để sử dụng với các tính năng tương tự phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ.

4 lợi ích khi sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào

Khi sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp nhận được những lợi ích như:

Tăng hiệu suất làm việc

Khi kế toán gặp khó khăn trong việc quản lý hóa đơn đầu vào bao gồm vấn đề quản lý, tìm kiếm, nhập, chỉnh sửa thông tin sẽ làm giảm hiệu quả công việc, ảnh hưởng đến bản thân kế toán cũng như các bộ phận, phòng ban khác. Bởi lý do này, hiệu suất  làm việc của mọi người đều giảm.

Khi ứng dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào, công việc được xử lý thông minh, đúng quy trình, kế toán làm việc nhanh chóng, giúp các phòng ban khác cũng thuận lợi hơn khi thực hiện những công việc có liên quan đến giấy tờ. Tương tự như các phần mềm quản lý công việc, hiệu suất làm việc của tất cả mọi người đều được tăng cao.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Như đã nói, cách thức làm việc thủ công khiến kế toán mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, chỉnh sửa dữ liệu, tổng hợp báo cáo. Khi kế toán gặp vướng mắc trong quá trình xử lý giấy tờ, rất nhiều bộ phận liên quan cũng cần thời gian chờ đợi. Với những tính năng hiện đại của phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào, việc tìm kiếm, nhập, chỉnh sửa, lưu trữ, báo cáo đều được thực hiện nhanh chóng, kể cả với số lượng lớn hóa đơn, chứng từ. Không chỉ bộ phận kế toán tiết kiệm được thời gian mà các phòng ban khác cũng đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc.

Ngoài ra, phần mềm thông minh này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khi loại bỏ được việc sử dụng hàng tá giấy tờ, sổ sách hay cần thêm nhân viên hỗ trợ kiểm kê, tính toán, xử lý hóa đơn. Do đó, phần mềm cũng giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

Giảm thiểu sai sót

Các phần mềm quản lý hóa đơn giúp quản lý tập trung tất cả hóa đơn đầu vào để kế toán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, tránh được tình huống nhầm lẫn, sai sót, thất lạc trong quá trình nhập liệu hóa đơn. Bên cạnh đó, toàn bộ hóa đơn đầu vào đều được lưu trữ trên hệ thống, kế toán có thể thực hiện các thao tác nhập, chỉnh sửa mà không gặp phải vấn đề số liệu bị mất, báo cáo gửi lãnh đạo khác bản được lưu.

Đảm bảo tính bảo mật

Không giống với excel, dữ liệu khi được lưu trữ trên hệ thống phần mềm sẽ hạn chế được tối đa tình trạng bị mất cắp, nhiễm virus, kẻ xấu xâm nhập để xóa, sửa dữ liệu. Rất nhiều  phần mềm quản lý hóa đơn có tính năng phân quyền, chỉ quản lý và người được phân quyền mới có thể truy cập và thực hiện được các thao tác chỉnh sửa dữ liệu. Bên cạnh đó quản lý có thể xem được lịch sử chỉnh sửa để tìm ra ai là người đã thực hiện các thao tác cho dữ liệu, điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp dữ liệu bị sai, lỗi.

Tính năng của phần mềm

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào có rất nhiều tính năng hữu ích của phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết được những khó khăn, hạn chế trong việc xử lý hóa đơn và các chứng từ khác liên quan.

Phần mềm cung cấp hòm email tiếp nhận hóa đơn điện tử tập trung

Tính năng này giúp doanh nghiệp phân loại được chi tiết hóa đơn đầu vào theo từng nhà cung cấp với các thông tin bao gồm tên nhà cung cấp, thời gian phát hành, loại hóa đơn, hàng hóa liên quan, tình trạng thanh toán,…. Nhờ đó các hóa đơn được lưu trữ đồng nhất giúp kế toán tiết kiệm được tối đa thời gian quản lý, tìm kiếm hóa đơn.

Tự động kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử đầu vào

Phần mềm quản lý hóa đơn thông minh có tính năng tự động kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào. Thông qua phần mềm, kế toán có thể biết được hóa đơn có hợp pháp hay không dựa trên thông tin từ hệ thống của cơ quan thuế như: Tình trạng hoạt động của người bán, người bán có thuộc đối tượng rủi ro về thuế hay không, hóa đơn đã được thông báo phát hành hay chưa,… Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn qua thông tin người bán, người mua như: Mã số thuế, tên người mua/bán, địa chỉ, số điện thoại,….

Kế toán hoàn toàn có thể tìm kiếm nhanh hóa đơn cần xem kết quả bằng cách nhập số hóa đơn, mã số thuế người bán, tên người bán hoặc thiết lập điều kiện tìm kiếm. Trong trường hợp hóa đơn không hợp lệ, hợp pháp, phần mềm sẽ cảnh báo chi tiết thông tin chưa hợp lệ, hợp pháp để kế toán biết và có cách xử lý.

Tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán

Những số liệu liên quan đến hóa đơn được phần mềm cập nhật tự động và đồng bộ hóa. Nhờ đó khi có thông tin hóa đơn mới, kế toán có thể giảm được thời gian cho quy trình nhập dữ liệu và cũng tránh được sai sót khi nhập dữ liệu bị sai.

Top 6 phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả nhất

Dưới đây là tổng hợp top 6 phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả nhất doanh nghiệp có thể tìm hiểu và áp dụng:

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào VNPT EIMS

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào VNPT EIMS đã và đang trở thành công cụ quản trị doanh nghiệp hỗ trợ đắc lực cho các tổ chức, giúp họ tháo gỡ những khó khăn trong quá trình xử lý hóa đơn, chứng từ, từ đó tập trung hơn và phát triển chuyên môn, tăng hiệu quả kinh doanh.

Thông qua phần mềm VNPT EIMS, doanh nghiệp của bạn sẽ giảm được 80% thời gian để  xử lý hóa đơn đầu vào, đồng thời tăng hiệu quả làm việc do có được những ưu điểm vượt trội như:

• Dễ dàng kiểm soát thông tin, truy xuất dữ liệu của khách hàng.
• Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào VNPT EIMS được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây nên đảm bảo được tính an toàn bảo mật.
• VNPT EIMS có thể nhanh chóng, kịp thời phát hiện các lỗ hỏng bảo mật, ngăn chặn virus hay tin tặc tấn công.
• Thông qua phần mềm, mỗi hóa đơn đầu vào được xử lý, truy xuất dữ liệu chưa đến 30 giây, nhờ đó bạn có thể dành thời gian cho những công việc khác.

Các tính năng của phần mềm VNPT EIMS bao gồm:

• Phân tích hóa đơn đầu vào, cho phép tự động tra cứu, tải hóa đơn từ email nhận được của nhà cung cấp.
• Tự động  phân tích, kiểm tra thông tin của hóa đơn và trạng thái hoạt động của nhà bán để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.
• Tự động đồng bộ thông tin hóa đơn với phần mềm kế toán để kế toán tiết kiệm tối đa thời gian nhập dữ liệu thủ công khi phát sinh hóa đơn đầu vào.
• Lưu trữ toàn bộ hóa đơn đầu vào trên cùng một địa chỉ duy nhất để kế toán dễ dàng tìm kiếm và quản lý.

Xem thêm: TOP 5 Phần Mềm Kế Toán ERP Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào EasyIN

EasyIN được phát triển bởi Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương Mại Softdream – một trong những  công ty hàng đầu trong lĩnh vực phát triển phần mềm, công nghệ phục vụ doanh nghiệp và chính phủ. Sau khi phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice với 85.000 doanh nghiệp sử dụng, Softdream tiếp tục đầu tư vào EasyIN hoàn toàn mới trên nền tảng điện tử đám mây.

Những ưu điểm nổi bật của phần mềm EasyIN bao gồm:

• Phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, mang đến hiệu suất làm việc cao khi tự động nhập liệu 95% thông tin hóa đơn, đồng thời cho phép người dùng kiểm tra, tìm kiếm thông tin hóa đơn nhanh chóng.
• EasyIN giúp doanh nghiệp tiết kiệm 90 chi phí và thời gian lưu trữ, xử lý hóa đơn bán ra, mua vào.
• Phần mềm EasyIN không giới hạn thời gian sử dụng, số máy cài đặt, số điểm truy cập.

Tính năng của phần mềm EasyIN:

• Phần mềm tự động phân tích và kiểm tra hóa đơn đầu vào để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.
• Cho phép tự động nhập liệu, upload nhanh chóng cùng lúc nhiều hóa đơn.
• Tự động kết nối với các phần mềm kế toán để hỗ trợ kế toán làm việc hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ báo cáo tổng hợp hóa đơn đầu vào – đầu ra, có kết xuất báo cáo danh sách hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice

MISA là một trong những đơn vị cung cấp sản phẩm phần mềm, ứng dụng số cho ngành kế toán – tài chính hàng đầu tại Việt Nam bao gồm: Phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý công việc,… Trong đó đặc biệt phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice hiện nay đã trở thành giải pháp hữu ích được hàng ngàn doanh nghiệp lớn nhỏ trong nước tin dùng.

Tìm hiểu ngay: Top 8+ Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Tốt Nhất Hiện Nay

Các tính năng nổi bật của phần mềm meInvoice bao gồm:

• Tích hợp hòm thư email lưu trữ tự động hỗ trợ kế toán trong việc nhập, quản lý hóa đơn đầu vào.
• Tự động phân tích, kiểm tra  tính hợp lệ của hóa đơn, tránh rủi ro trong việc sai sót, nhầm lẫn thông tin.
• Tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn với phần mềm kế toán, tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công mỗi lần phát sinh hóa đơn đầu vào.
• Tự động lưu trữ và quản lý hóa đơn đầu vào trên cùng hệ thống phần mềm.

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Ana Online

Ana Online là phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào được phát triển bởi công ty ANA BUSINESS SOFTWARE. Trải qua nhiều năm hình thành, phát triển, kiểm định thực tế, cho đến thời điểm hiện tại, các phần mềm của ANA đã thể hiện rõ ưu điểm là phần mềm đầy đủ, thuận tiện nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, xã hội.

Lợi ích nổi bật của phần mềm Ana Online:

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, quản lý hóa đơn giấy.
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chỉnh sửa thông tin hóa đơn cho các phòng ban khác trong công ty.
• Giúp bảo mật thông tin an toàn, tránh tình trạng mất dữ liệu trong quá trình kiểm tra, sử dụng.
• Có khả năng tích hợp với nền tảng công nghệ và những ứng dụng có sẵn trên hệ thống.

Tính năng của phần mềm Ana Online:

• Lấy hóa đơn điện tử đầu vào thông qua hộp thư đang sử dụng hoặc đa dạng email khác nhau.
• Hỗ trợ xem chi tiết email hóa đơn trên phần mềm.
• Cho phép tra cứu, tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng theo các tiêu chí đề ra.
• Kiểm tra cảnh báo hóa đơn lỗi hoặc không hợp lệ.
• Xuất dữ liệu báo cáo tương thích các phần mềm kế toán.

Phần mềm quản lý hóa đơn CNS.InvoiceMan

Phần mềm quản lý hóa đơn CNS.InvoiceMan là công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức quản lý các loại hóa đơn đầu vào, đầu ra, quản lý doanh thu theo hóa đơn cùng quá trình phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. CNS.InvoiceMan thường được ứng dụng cho các công ty có quy mô nhỏ, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí khi xuất hóa đơn, đồng thời giải quyết được các vấn đề khó khăn trong quá trình quản lý hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp.

Tham khảo: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Và In Hóa Đơn Hiệu Quả Nhất

Các tính năng của phần mềm CNS.InvoiceMan:

• Tùy chỉnh mẫu hóa đơn.
• Tự động nhập dữ liệu từ excel.
• Hỗ trợ in phiếu thu và hóa đơn nhanh chóng.
• Quản lý các thông tin hóa đơn.
• Tự động cảnh báo, khôi phục dữ liệu do thao tác sai.

Phần mềm quản lý hóa đơn M-Invoice SMI

Phần mềm quản lý hóa đơn M-Invoice SMI là công cụ đắc lực hỗ trợ công việc được tiến hành nhanh chóng, hiệu quả, giảm thời gian cho việc lưu trữ, tìm kiếm của các kế toán. Từ đó giúp doanh nghiệp hạn chế được tình huống mất hóa đơn, giúp báo cáo hóa đơn chuyên nghiệp, đầy đủ hơn.

Các tính năng của phần mềm M-Invoice SMI:

• Hỗ trợ kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn nhanh chóng.
• Quản lý các hóa đơn tập trung.
• Tích hợp hệ thống của các phần mềm, hệ thống báo cáo thuế.
• Xuất báo cáo ra file excel.
• Hỗ trợ nộp báo cáo thuế vào hệ thống của phần mềm.

Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào hiện nay đang ngày càng trở nên phổ biến và được các doanh nghiệp tin dùng. Nếu bạn đang gặp các vấn đề, khó khăn liên quan đến việc xử lý, tìm kiếm hóa đơn đầu vào khiến quá trình làm việc kém hiệu quả, mất nhiều thời gian, có thể tham khảo một trong các phần mềm thông minh được giới thiệu trong bài viết trên.