Nhân viên chính là một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp, do đó vấn đề quản lý nhân sự được các tổ chức ưu tiên, chú trọng. Tuy nhiên việc quản lý theo cách thức truyền thống với giấy tờ hay các công cụ word, excel không còn phù hợp với thời đại công nghệ số như hiện nay. Doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn các công cụ hỗ trợ hiện đại, đặc biệt phải kể đến phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết cho bạn đọc về loại phần mềm này cùng hướng dẫn các bước sử dụng cơ bản nhất.

Phần mềm quản lý nhân sự bằng Access là gì?

Hiện nay đa số các doanh nghiệp đang dần thay thế cách thức quản lý thủ công và chuyển sang sử dụng phần mềm thông minh, nhất là trong vấn đề theo dõi, kiểm soát nguồn nhân lực. Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí là công cụ sử dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý nhân viên, được cung cấp miễn phí hoặc có nhiều tính năng miễn phí cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng. Đa số các phần mềm quản lý nhân sự đều có tính năng chấm công, tính lương, theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, báo cáo,…

Access là phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu được phát triển bởi Microsoft Office. Nó là một dạng công cụ thông minh, quản lý bằng bảng và mang đến những lợi ích giống như khi bạn làm việc với excel. Tuy nhiên điểm khác biệt đó là những tiện ích mà Access mang lại. Với giao diện thân thiện, trực quan, các nhà quản trị lựa chọn Access làm công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý và tối ưu hóa khâu quản lý nhân sự.

Xem thêm: Top 6 Công Cụ Quản Trị Doanh Nghiệp Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Phần mềm quản lý nhân sự bằng Access được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến. Trước khi cho ra thị trường để sử dụng, Access đã trải qua quá trình thử nghiệm chi tiết, kỹ lưỡng. Trong thời gian đó, nếu Access có bất kỳ lỗi nào, Microsoft sẽ tìm nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục hiệu quả, nhằm đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng tương lai.

Phần mềm quản lý nhân sự Access cho phép người dùng lưu trữ hồ sơ, lưu trữ thông tin nhân sự, hồ sơ cá nhân, kiểm tra thông tin nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ in ấn giấy tờ mà bạn không cần sử dụng giấy bút, sổ sách như trước kia.

Ngoài ra, Access cũng giúp người dùng truy xuất cơ sở dữ liệu thông tin muốn tìm kiếm. Khi đó tất cả thông tin dữ liệu được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống, bạn có thể dễ dàng xem được dữ liệu này, giảm thiểu tối đa thời gian so với khi làm việc thủ công. Được biết, phần mềm quản lý nhân sự Access được xếp vào một trong 9 ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.

Tính năng của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access

Phần mềm quản lý nhân sự nói chung và phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access nói riêng đều là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi, kiểm soát hoạt động, hiệu quả làm việc của từng nhân sự trong tổ chức. Do đó những tính năng cơ bản cần có của loại phần mềm này bao gồm:

Quản lý cơ sở dữ liệu của nhân viên

Với những tổ chức có nhiều nhân viên, nhà quản trị không thể nắm rõ và ghi nhớ hết thông tin liên quan của từng nhân sự. Đặc biệt khi lưu trữ bằng giấy bút sẽ gây khó khăn cho quá trình tìm kiếm, cập nhật, chỉnh sửa thông tin. Phần mềm quản lý nhân sự Access miễn phí hỗ trợ HR đính kèm bản scan hồ sơ của từng nhân viên. Từ đó người dùng dễ dàng tra cứu dữ liệu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Bên cạnh đó, dữ liệu hồ sơ của từng nhân sự cũng được quản lý tập trung, đồng bộ, xuyên suốt từ khi nhân viên mới vào công ty cho đến khi nghỉ việc.

Chấm công

Phần mềm quản lý nhân sự bằng Access cho phép người dùng tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công để lập bảng chấm công chi tiết theo thời gian thực. Ngoài ra, việc chấm công ngoài giờ hoặc chấm công làm việc theo doanh số, sản phẩm cũng được  phần mềm hỗ trợ, nhờ đó bạn có thể dễ dàng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và tổng hợp vào cuối tháng để tính lương cho từng nhân sự.

Quản lý lương

Việc quản lý thông tin nhân sự và theo dõi chấm công nhằm hỗ trợ cho hoạt động tính lương hàng tháng. Mọi dữ liệu nhân sự và tính lương được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất, không lo lắng nhập trùng, thiếu hay sai sót. Đồng thời nhân viên cũng có thể xem phiếu lương trực tiếp trên mobile, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật của lương.

Tham khảo: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Quản lý thưởng phạt

Thông thường, nhà quản trị không thể theo sát hoạt động của từng người để phân công nhiệm vụ hay kiểm tra kết của công việc để đưa ra các quyết định khen thưởng hoặc phạt. Phần mềm thông minh với tính năng tương tự phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn làm những điều này. Người dùng có thể lập các quyết định khen thưởng, phạt và thông báo ngay cho toàn thể nhân viên trong công ty những cá nhân được khen thưởng hoặc chịu phạt. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp bạn cập nhật các quyết định khen thưởng vào hồ sơ của từng nhân viên, giúp lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc tra cứu bảng thành tích của nhân viên khi có ý định bổ sung nhân sự hoặc đề bạt những vị trí cao hơn.

Tuyển dụng

Tuyển dụng là một trong những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự. Thời gian gần đây, phương án tuyển dụng online ngày càng trở nên phổ biến, mang đến những lợi ích đáng kể như hỗ trợ ứng viên tiềm năng nộp CV trực tiếp trên website. Phần mềm cũng hỗ trợ công ty tìm ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển dụng, hỗ trợ ứng viên thiết lập hồ sơ và theo dõi quy trình tuyển dụng.

Ưu nhược điểm khi dùng phần mềm quản lý nhân sự bằng Access

Phần mềm quản lý nhân sự Access được các doanh nghiệp tin dùng vì nó mang đến nhiều ưu điểm nổi bật. Tuy nhiên bên cạnh đó, Access cũng có nhược điểm nhất định.

Ưu điểm

Access được ứng dụng công nghệ thông minh, thiết kế dựa trên tình hình thực tế trong việc quản lý nhân sự của phần lớn các doanh nghiệp hiện nay, do đó mang đến những lợi ích như:

Hỗ trợ quản lý nhân sự tiết kiệm và hiệu quả 

Thông qua các tính năng của Access, việc quản lý nhân sự được tối ưu hóa, trở nên nhanh chóng, hiệu quả và dễ dàng. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu của Access còn cho phép người dùng làm việc từ xa, tiện lợi và thông minh thông qua mạng Internet. Điều này hỗ trợ quá trình vận hành trở nên trôi chảy, ổn định, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê nhân sự quản lý.

Ngoài ra, Access cũng giúp các nhà quản lý giám sát thông tin nhân sự như thông tin cá nhân, quá trình làm việc, công tác, vấn đề khen thưởng, kỷ luật. Nhờ đó họ có thể tính lương cho nhân sự chính xác, hoạch định rõ ràng các kế hoạch đào tạo để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và góp phần giúp doanh nghiệp phát triển hơn.

Tính bảo mật cao

Tính bảo mật của hệ thống phần mềm chính là vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Nếu phần mềm xảy ra lỗi hoặc không đảm bảo an toàn, thông tin dữ liệu quan trọng có thể bị đánh cắp, thay đổi. Cùng với đó virus, mã độc có thể tấn công hệ thống máy tính của doanh nghiệp và gây ra những phiền toái. Khi lựa chọn Access, bạn có thể an tâm về tính bảo mật, phần mềm đảm bảo sự an toàn cho tất cả dữ liệu được lưu trữ. Đây cũng chính là ưu điểm nổi bật của Access so với rất nhiều phần mềm miễn phí hiện nay.

Tìm hiểu thêm: Top 6 Phần Mềm Quản Lý Rủi Ro Tốt Nhất Hiện Nay

Nhược điểm

Thông thường, các phần mềm quản lý miễn phí bị hạn chế một số tính năng, công nghệ, do đó nếu đối tượng sử dụng là các tổ chức có quy mô lớn, nhân viên nhiều, phần mềm sẽ gây ra một số khó khăn. Cũng bởi vậy, phần mềm quản lý nhân sự bằng Access bị hạn chế trong việc quản lý cơ sở dữ liệu lớn.

Khi doanh nghiệp kinh doanh thuận lợi, quy trình làm việc nhiều đồng nghĩa với số lượng nhân viên nhiều hơn và các thông tin dữ liệu cũng trở nên phức tạp hơn. Bởi vì những khó khăn trong quá trình xử lý, kiểm soát cơ sở dữ liệu lớn nên việc quản lý nhân sự bằng Access không mang đến hiệu quả tối ưu như mong đợi. Điều này có thể gây ra những sai lầm trong việc đưa ra quyết định cũng như gây ảnh hưởng đến quá trình vận hành của toàn công ty.

Ngoài ra, phần mềm Access miễn phí chỉ dừng lại ở bản offline, chưa được phát triển phiên bản online nên gây khó khăn trong quá trình truyền tải thông tin, dữ liệu.

Mặc dù vẫn tồn tại ưu điểm, tuy nhiên phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access vẫn là công cụ hiện đại được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay, thường là các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Lý do là bởi họ chấp nhận hạn chế của phần mềm và nhận thấy quá trình vận hành của tổ chức cần sự hỗ trợ bởi những tính năng và ưu điểm của phần mềm này.

Hướng dẫn tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Access miễn phí

Để có thể cập nhật và lưu trữ chính xác mọi thông tin cá nhân thì trước hết bạn cần nắm rõ cách tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Access cũng như cách sử dụng các mục có sẵn tại phần mềm.

Đầu tiên người dùng cần lập cơ sở dữ liệu mới bằng cách truy cập vào Access, sau đó click vào Microsoft Access trên Windows hoặc click chuột vào biểu tượng chìa khóa vàng. Tiếp đến bạn chọn menu file, chọn chức năng New database, nhập tên cho cơ sở dữ liệu và nhấn Ok. Lúc này bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ Database mới.

Tạo bảng (Table)

Bảng là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu của một cơ sở dữ liệu. Mỗi bảng có chứa những dữ liệu liên quan đến một đối tượng cụ thể, đồng thời các bảng có mối liên hệ chung nhằm kết nối các dữ liệu với nhau.

Thao tác tạo bảng được tiến hành như sau: Bạn vào mục Create, chọn Table Design. Khi đó sẽ có 3 cột xuất hiện là 3 trường dữ liệu bao gồm Field name (Tên trường dữ liệu), Data type (Kiểu dữ liệu) và Description (Miêu tả). Lúc này bạn tiến hành nhập thông tin vào 3 trường này.

Sau khi nhập xong, bạn cần đặt khóa chính cho bảng bằng việc click vào trường cần chọn, ấn Table Design và chọn Primary Key. Bước cuối cùng, chọn Save để lưu và bạn đã tạo bảng thành công.

Truy vấn (Query)

Truy vấn là việc tìm kiếm, sắp xếp và tổng hợp những dữ liệu bạn có. Bảng truy vấn giúp quá trình thay đổi, phân tích và quan sát dữ liệu trở nên đơn giản, dễ dàng so với việc sử dụng bảng thông thường. Bạn có thể dùng Query làm nguồn cho báo cáo, các bảng ghi hoặc bảng truy xuất dữ liệu. Hiện tại trên Access, loại phổ biến nhất là Query chắt lọc, được dùng để xem lại các dữ liệu từ một hay nhiều bảng, đồng thời hiện ra đối tượng tìm kiếm theo thứ tự mong muốn.  Khi cần tìm thông tin của 1 nhân viên, nhà quản lý sẽ dùng đến bảng, tuy nhiên trong trường hợp xem dữ liệu của nhiều người cùng lúc thì truy vấn chính là sự lựa chọn hợp lý nhất.

Để tạo được Query, bạn click vào Create, chọn Query Wizard hoặc Query Design. Sau cùng bạn thêm những bảng chứa dữ liệu cần thiết vào Truy vấn.

Tạo biểu mẫu

Form biểu mẫu là dạng điền thông tin. Tại form, bạn có thể cập nhật, lưu trữ thông tin hoặc thay đổi dữ liệu. Sau đó tất cả các thông tin này được hiển thị trên màn hình làm việc để bạn trực tiếp kiểm tra lại khi cần thiết. Biểu mẫu hỗ trợ hoạt động kiểm tra, quản lý dữ liệu đơn giản và dễ dàng hơn, thường bao gồm nhiều ô điều khiển như List box, Text box, Option group,…

Cách tạo biểu mẫu trên phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access cũng vô cùng đơn giản. Bạn vào cửa sổ Database, nhấn chọn Form/New hoặc Form Wizard để thiết kế tự động. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn Table hoặc Query để làm nguồn, sau đó mới chọn kiểu form.

Tạo báo cáo

Báo cáo hay Report được xem là công cụ hữu ích trong việc in ấn dữ liệu. Người dùng có thể in thông tin dữ liệu dưới dạng sơ đồ nhân sự, hồ sơ lương, thưởng hoặc cho phép in từ nhiều bảng có liên quan trên cùng 1 trang.

Bạn có thể tự tạo Report trên phần mềm Access như sau: Từ Database trên hệ thống, bạn chọn Report. Các bước còn lại tương tự như thao tác tạo Form.

Hàm lệnh Macros

Hàm lệnh Macros bao gồm một dãy các hành động tổng hợp một hay nhiều chức năng khi thực hiện các tác vụ riêng. Thông thường, người quản lý có thể kết thúc chuỗi chức năng của một hàm lệnh Access khi hàm lệnh này được kích hoạt. Lúc này, việc sử dụng hàm lệnh Macros là cần thiết.

Cách tạo hàm lệnh Macros như sau: Bạn chọn mục Macros từ cửa sổ Database, tiếp đến chọn New, chọn Action và các đối của Action. Cuối cùng đặt tên và ghi cho hàm Macros.

Trên đây là những thông tin chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access. Công cụ này mang đến những tính năng thông minh, lợi ích nổi bật cho người dùng, đặc biệt giao diện vô cùng thân thiện, dễ sử dụng nên bất cứ người dùng nào cũng có thể nhanh chóng làm quen. Để có thể giải quyết khó khăn trong vấn đề quản lý nhân sự và tạo cơ hội cho doanh nghiệp phát triển hơn, bạn nên tìm hiểu và ứng dụng Access vào hệ thống quản trị của mình.