Đứng trước thị trường phần mềm ngày càng trở nên đa dạng, nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết nên lựa chọn giải pháp kế toán nào sở hữu nhiều ưu điểm. Một trong những sản phẩm được ưu ái nhắc tới nhiều nhất và được khách hàng đánh giá cao là phần mềm kế toán ERP. Vậy, phần mềm kế toán ERP là gì và nó có những tính năng, lợi ích nào dành cho doanh nghiệp?

Những khó khăn khi doanh nghiệp không dùng phần mềm kế toán ERP

Kế toán là hoạt động không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng đến sự phát triển và kiểm soát ngân sách của công ty. Không chỉ dừng lại ở các hoạt động kế toán cơ bản như tính lương, khoản thu, khoản chi… mà còn nhiều chức năng khác.

Do vậy, hoạt động kế toán theo cách truyền thống thể hiện nhiều hạn chế khiến những người thực hiện trở nên lạc hậu hơn và tốn kém chi phí cũng như thời gian. Vậy những khó khăn đó là gì, doanh nghiệp có thể kiểm soát được không? Trước khi tìm hiểu phần mềm kế toán ERP là gì, hãy cùng chúng tôi đánh giá những hạn chế nếu doanh nghiệp không sử dụng giải pháp này.

Xem thêm

• Phần Mềm ERP SAP Và Những Lợi Ích Dành Cho Doanh Nghiệp

Việc quản lý dữ liệu khó khăn

Mỗi doanh nghiệp cần có rất nhiều loại dữ liệu cần lưu trữ, tổng hợp và báo cáo hằng ngày. Trong đó có số liệu về nhân sự, hàng hóa tồn kho, xuất kho, thông tin của khách hàng… Nếu những số liệu này không được quản lý bằng phần mềm sẽ cực kỳ khó khăn khi tra cứu. Dữ liệu rải rác cũng khiến việc kiểm soát bị bất lợi, khi không kịp thời nắm bắt, chia sẻ sẽ gây ra ảnh hưởng cho công ty.

Khó khăn hơn trong công tác tổng hợp báo cáo

Với cách báo cáo thủ công, doanh nghiệp sẽ không có cái nhìn tổng quan về tình hình doanh thu, lợi nhuận ở một thời gian nhất định. Việc tra cứu trên giấy tờ, thống kê trên tài liệu sẽ khó nhìn, khó đánh giá, thậm chí gây ra nhiều sai sót, đặc biệt là với những doanh nghiệp lớn.

Việc quản lý nhân sự sẽ trở nên phức tạp hơn

Nếu như không có phần mềm kế toán ERP, doanh nghiệp sẽ phải tốn kém rất lớn đến việc đầu tư nhân lực cho bộ phận kế toán. Ngoài ra, việc không ứng dụng công nghệ vào kinh doanh có thể khiến công ty đứng trước nguy cơ thụt lùi, lạc hậu, chậm phát triển.

Khó kiểm soát hàng hóa tồn kho, xuất kho

Nếu doanh nghiệp có một lượng lớn mặt hàng với những mã hàng khác nhau, nếu kiểm soát theo cách truyền thống sẽ rất khó khăn và dễ gây nhầm lẫn. Người quản lý cũng sẽ rất khó khăn khi muốn tra kiểm mã hàng còn tồn dư bao nhiêu sau mỗi ngày.

Đặc biệt, nhân viên kho cũng sẽ gặp khó khăn khi kiểm kê hàng hóa, thống kê hàng xuất ra, nhập vào, hàng nào sắp hết hạn, hàng nào bị dư quá nhiều và gây nhiều thiệt hại cho công ty.

Phần mềm kế toán ERP là gì và lợi ích khi dùng

Trước thực trạng trên, phần mềm kế toán dần ra đời và trở thành ứng dụng hữu ích trong hoạt động kế toán với sự tích hợp nhiều tính năng như POS, CRM… Vậy phần mềm kế toán ERP là gì mà được nhiều người quan tâm đến vậy?

Giải pháp phần mềm kế toán ERP là một phân hệ trong bộ giải pháp quản lý tổng thể ERP, được xây dựng dựa trên định hướng kế toán. Phân hệ kế toán ERP có sự kế thừa dữ liệu chặt chẽ, chính xác, giúp tối đa hóa năng suất làm việc của nhân viên và giúp tiết kiệm nhiều chi phí, nhân lực.

Khi dùng sản phẩm này, doanh nghiệp sẽ thấy được những lợi ích sau đây:

• Hỗ trợ việc tổng hợp các thông tin, dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác

Khi sử dụng phần mềm kế toán ERP, mọi dữ liệu từ các phòng ban sẽ không bị phân bố rải rác như trước đây nữa mà sẽ được tổng hợp nhanh chóng bởi hệ thống. Doanh nghiệp có thể đảm bảo được việc đồng nhất dữ liệu, chia sẻ dễ dàng giữa các phòng ban, cập nhật kịp thời, chính xác.

• Tài chính được kiểm soát dễ dàng, thực hiện chính xác các nghiệp vụ kế toán

Mọi dữ liệu liên quan đến đầu ra, đầu vào của doanh nghiệp đều được kịp thời tổng hợp và báo cáo mỗi ngày. Điều này sẽ vô cùng thuận lợi giúp người quản lý nhanh chóng biết được tình hình tài chính của công ty và đưa ra quyết định tốt nhất.

Bên cạnh đó, mọi thông tin đều được cập nhật kịp thời, chính xác, tránh được sai số so với kế toàn theo cách truyền thống. Việc đối chiếu dữ liệu và thực hiện các nghiệp vụ của kế toán cũng được thực hiện một cách rõ ràng, nhanh chóng.

• Dễ dàng quản lý nhân sự của công ty

Thay vì phải bổ sung một lượng lớn nhân sự cho bộ phận kế toán để làm việc thì với ERP – phần mềm kế toán sẽ giúp tối ưu mọi việc. Hệ thống sẽ thực hiện các chức năng như: Tuyển dụng nhân sự, quản lý toàn bộ hồ sơ của nhân viên, đánh giá năng lực, chuyên cần, tính lương, bảo hiểm…

Thông tin hữu ích

• Phần Mềm ERP Odoo – Giải Pháp Quản Trị Doanh Nghiệp Thời Đại Mới

Nhờ có ERP, chủ doanh nghiệp cũng sẽ nắm được số lượng nhân sự hiện có ở mỗi phòng ban. Từ đó kịp thời điều chỉnh bổ sung hoặc cắt giảm nếu không cần thiết.

• Kiểm soát tốt hơn và chính xác hơn hàng hóa tồn kho

Một trong những lợi ích đặc biệt mà phần mềm kế toán ERP đem lại cho doanh nghiệp chính là cho thấy con số nhanh chóng, chính xác về số lượng tồn kho hàng hóa. Điều này sẽ giúp giảm chi phí và tiết kiệm rất nhiều nhân lực cho việc kiểm đếm hàng tồn kho mỗi ngày mà không cần đến phần mềm quản lý kho. Người quản lý cũng sẽ nắm được số lượng hàng hóa để biết nhập thêm hàng đúng lúc, tránh tình trạng hàng thì thiếu, hàng lại dư thừa quá nhiều.

Tính năng cơ bản của phần mềm

Rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam sau khi sử dụng phần mềm kế toán ERP đã đánh giá cao về tính năng và những lợi ích mà nó đem lại. Mặc dù xuất hiện nhiều phần mềm kế toán khác trên thị trường nhưng ERP vẫn thể hiện được thế mạnh của mình. Những tính năng cơ bản của phần mềm được nhà cung cấp giới thiệu như:

• Kết nối nhanh chóng với các nghiệp vụ khác như bán hàng, nhân sự… để tạo thành một hệ thống quản trị đồng nhất của doanh nghiệp.
• Đa dạng trên mọi nền tảng nên người dùng hoàn toàn có thể quản trị trực tiếp bằng mobile.
• Kiểm kê quỹ và dòng tiền ra – vào nhanh chóng, thực hiện chức năng đối chiếu với ngân hàng một cách dễ dàng, mau gọn. ERP có thể dự báo quỹ, quản lý danh sách thu chi, thu hoàn thuế…
• Phân bổ chiết khấu cho các mặt hàng theo chương trình của doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng mua bán, đối chiếu chứng từ, công nợ… ERP cũng có tính năng phát hành hoặc hủy hóa đơn điện tử.
• Hỗ trợ trong công tác bán hàng với chức năng lên đơn, báo giá, xuất hóa đơn khi nhân viên kinh doanh thực hiện lệnh. Lên hóa đơn dành cho đại lý, khách lẻ, theo dõi kết quả thu nợ từ các bên một cách chính xác, áp dụng chính sách chiết khấu với các bên.
• Thực hiện các công tác của một thủ kho bao gồm kiểm soát hàng xuất, nhập, tồn…
• Kiểm soát tài sản của công ty, công cụ dụng cụ, giá thành, thuế…
• Tổng hợp dữ liệu và phân tích báo cáo tài chính để quản lý kịp thời nắm bắt được số liệu chính xác.
• Quản lý dữ liệu trên toàn hệ thống, kể cả những doanh nghiệp có từ hai chi nhánh trở lên.

Những câu hỏi thường gặp khi dùng phần mềm kế toán ERP

Phần mềm kế toán ERP là một giải pháp tích hợp nhiều chức năng và được nhà cung cấp hướng dẫn sử dụng bài bản cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi tiếp cận với phần mềm này, nhiều người vẫn khá băn khoăn và nghi ngại. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp nhất của khách hàng khi lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán ERP:

Quy trình để sử dụng phần mềm kế toán ERP là gì?

Quy trình triển khai phần mềm ERP gồm 4 bước và được nhà cung cấp hướng dẫn chi tiết thông qua khóa đào tạo để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng và quản lý. Cụ thể:

• Bước 1: Xác định lý do cần sử dụng phần mềm kế toán ERP là gì?
• Bước 2: Thống kê những tính năng mà doanh nghiệp mong muốn phần mềm đáp ứng.
• Bước 3: Bổ sung thêm danh sách các tính năng cần thiết nếu có thay vì chỉ dựa trên sự đề xuất của bộ phận kế toán doanh nghiệp.
• Bước 4: Đánh giá phần mềm và lựa chọn giải pháp tối ưu nhất đối với doanh nghiệp của bạn.

Tìm hiểu thêm

• Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Bằng Access Có Đặc Điểm Gì?

Sử dụng phần mềm kế toán ERP có mang tới rủi ro nào không?

Câu trả lời là có. Với bất kỳ phần mềm nào khi được cài đặt nếu người dùng không thường xuyên nâng cấp và bảo trì định kỳ sẽ rất dễ gặp rủi ro. Sự cố liên quan đến phần mềm kế toán có thể gây gián đoạn cho công tác kiểm soát, quản lý và tổng hợp dữ liệu của chính doanh nghiệp đó.

Để giảm thiểu rủi ro và được xử lý sự cố một cách nhanh chóng nhất đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm nhà cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng. Việc tiếp cận với công nghệ mới chưa khi nào là đơn giản nên cần có thời gian và sự đầu tư chính xác sẽ giúp tiết kiệm và đạt hiệu suất cao.

Mất chi phí bao nhiêu cho một phần mềm kế toán ERP?

Đây là băn khoăn của không ít doanh nghiệp khi tìm đến phần mềm kế toán ERP. Có thể nói, bạn hoàn toàn có thể thương lượng với bên cung cấp để đưa đến mức giá phù hợp và có lợi nhất cho cả đôi bên.

Tùy vào hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp và quản lý dữ liệu… mà nguồn lực phải chi trả có thể khác nhau. Tuy nhiên, nhiều chuyên gia cho rằng, việc sử dụng phần mềm kế toán ERP trong quản lý tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm đáng kể. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được từ 30 – 60% chi phí phải trả cho hệ thống kế toán truyền thống.

Hy vọng, với những thông tin trên, bạn có thể biết được phần mềm kế toán ERP là gì. Nhờ có phần mềm này, việc điều hành và quản trị doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn, thúc đẩy sự phát triển của công ty, tăng tính cạnh tranh và nâng cao hiệu quả quản lý.