Chi phí quản lý doanh nghiệp có tác động rất lớn đến toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức kinh doanh. Song, có nhiều nhà quản trị không chú ý đến vấn đề này khiến cho việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn. Cùng Weup tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về vấn đề này cùng cách tối ưu chi chí cho doanh nghiệp tốt nhất ngay trong bài viết dưới đây.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì và gồm những gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản tiền phát sinh trong quá trình tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh mà đơn vị phải bỏ ra để duy trì vận hành. Khoản chi phí này có tác động đến toàn bộ các hoạt động kinh doanh, sản xuất chứ không tách riêng cho từng hoạt động riêng lẻ.

Tùy thuộc vào quy mô và cách vận hành của doanh nghiệp mà chi phí quản lý sẽ khác nhau. Chính vì vậy, việc nắm rõ chiến lược phát triển, ngân sách để duy trì hoạt động của công ty sẽ giúp nhà quản trị tối ưu được chi phí, giúp xây dựng một tổ chức kinh doanh lâu dài và bền vững.

Nắm rõ các khoản trong chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giúp bạn định mức và tối ưu chi phí sau này hiệu quả hơn. Các khoản chi phí đó bao gồm:

• Chi phí trả cho nhân viên quản lý: Đây là khoản chi phí vô cùng quan trọng, dùng để trả cho nhân sự quản lý các cấp trong doanh nghiệp. Khoản này sẽ bao gồm tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội, tiền phụ cấp,…. được kế toán thông qua tài khoản 6421 – chi phí nhân viên quản lý.
• Chi phí dành cho vật liệu quản lý: Đây là khoản chi phí chi trả cho các vật dụng dùng trong quá trình quản lý doanh nghiệp như: Văn phòng phẩm, dụng cụ, công cụ,…. hoặc các vật liệu dùng trong công tác sửa chữa vật liệu cố định,…. được hạch toán bằng tài khoản 6422 – chi phí vật liệu.
• Chi phí vật phẩm văn phòng: Các khoản này dùng để mua dụng cụ, đồ dùng như giấy, bút,…. được kế toán qua tài khoản 6423 – chi phí đồ dùng văn phòng.
• Chi phí khấu hao TSCĐ: Đây là khoản chi phí phản ánh khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp như văn phòng, máy móc thiết bị làm việc, phương tiện di chuyển, dây chuyền làm việc,….. được hạch toán bằng tài khoản 6424 – chi phí khấu hao TSCĐ.
• Thuế, phí và các khoản lệ phí khác: Doanh nghiệp cần chi trả các loại thuế, phí như: thuế môn bài, thuế đất, các khoản lệ phí khác trong quá trình hoạt động được hạch toán bằng tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí.
• Các khoản chi phí dự phòng: Đây là các khoản tiền được dự phòng trong trường hợp không thu hồi được nợ, trả tính vào hoạt động sản xuất kinh doanh, được hạch toán bằng tài khoản 6426 – chi phí dự phòng.
• Chi phí các dịch vụ mua từ ngoài: Đây là khoản tiền trả cho các dịch vụ ngoài phục vụ quá trình quản lý như chi phí xin cấp bằng, chi phí trả cho các nhà thầu nhỏ,…. được hạch toán với tài khoản 6427 – chi phí dịch vụ mua ngoài.
• Các khoản chi phí khác: Các khoản này bao gồm công tác phí như tiền tàu xe di chuyển, nơi ở, tiền ăn,…. được hạch toán qua tài khoản 6428 – chi phí bằng tiền khác.

Xem ngay: Cost Là Gì? Phân Loại Và Những Hiểu Lầm Thường Gặp Về Chi Phí

Tại sao doanh nghiệp cần định mức chi phí quản lý?

Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là việc kế toán tổng hợp và dự kiến những khoản tiền tổ chức kinh doanh cần bỏ ra trong tương lai. Vậy tại sao cần định mức chi phí? Cùng xem câu trả lời ngày dưới đây:

• Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp được lập dựa trên các yếu tố thu chi thực như tiền chi trả cho công nhân theo số giờ công, tiền mua nguyên vật liệu đầu vào,…. Từ đó doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh.
• Người đứng đầu doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp thông qua những con số định mức.
• Đây cũng là căn cứ để nhà quản trị có thể nắm bắt được nhưng sự thay đổi của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp, những kế hoạch kinh doanh mới thích hợp với tình hình tổ chức và thị trường.
• Ngoài ra, việc định mức chi phí sẽ nâng cao trách nghiệm sử dụng tiết kiệm tài nguyên doanh nghiệp của mỗi nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Top 11 Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Tốt Nhất

Phương pháp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp

Ngoài hiểu rõ cho phí quản lý doanh nghiệp là gì, người quản trị cần phải nắm rõ một số phương pháp để có thể quản trị một cách hiệu quả nhất. Tuy vào quy mô và tính chất của mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách khác nhau để quản lý chi phí hiệu quả. Song, có một số cách phổ biến mà bạn nên áp dụng như:

Thiết lập danh sách chi tiêu

Để có thể quản lý hiệu quả thì cần phải nắm rõ danh sách chi tiêu của công ty. Do vậy, việc lập danh sách thu chi là vô cùng cần thiết. Với cách này, kế toán sẽ nắm rõ số lượng tài sản của doanh nghiệp, đồng thời liệt kê các khoản chi tiêu phát sinh trong quá trình hoạt động. 

Nắm rõ các khoản chi phí sẽ giúp doanh nghiệp lên định mức phù hợp, đồng thời dễ dàng cắt giảm những khoản tiền không thực sự cần thiết nhưng vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh.

Có thể bạn quan tâm: Bán Phá Giá Là Gì Và Cách Thức Kiểm Soát Giá Hiệu Quả

Tối giản chi phí người lao động

Với doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực nào, chi phí dành cho người lao động chiếm một tỷ trọng khá lớn. Chính vì thế, việc tối ưu chi phí nhân sự là vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm. Tuy nhiên, các tổ chức không nhất thiết phải cắt giảm nhân sự, thay vào đó có thể làm theo nhiều cách khác để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh với chi phí nhân công hợp lý.

Nhà quản trị nên sắp xếp giao việc hợp lý với thế mạnh và năng lực của nhân viên để tăng hiệu quả làm việc. Việc này sẽ hạn chế tình trạng làm thêm ngoài giờ ảnh hưởng đến sức khỏe và năng suất làm việc, đồng thời tránh tình trạng doanh nghiệp cũng phải gánh thêm các khoản chi phí khác.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chú trọng vào nguồn nhân lực đầu vào, vì nguồn vào chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt các chi phí đào tạo tốn kém. Đặc biệt, việc chú trong đến chế độ đãi ngộ, lương thưởng sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân người lao động tốt hơn, tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo mới.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Việc lựa chọn những đối tác cung cấp phù hợp sẽ giúp bạn tạo ra được những sản phẩm chất lượng, giảm thiểu các khoản chi phí phát sinh khác. Ngoài ra, sản phẩm tốt sẽ giúp bạn duy trì được hoạt động kinh doanh hiệu quả với mới giá tốt nhất. Từ đó không làm phát sinh các vấn đề ảnh hưởng đến chi phí quản lý.

Để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần phải kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm, chi phí của đối tác xem có thích hợp với quy mô và tính chất của đơn vị mình không.

Đừng bỏ lỡ: Kế Toán Công Nợ Là Gì? Công Việc Và Những Yêu Cầu Của Vị Trí Này

Ứng dụng công nghệ quản trị 

Việc áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý chi phí doanh nghiệp sẽ giúp bạn vừa tiết kiệm được thời gian, công sức, vừa đem lại hiệu quả vượt trội. 

Các hệ thống quản lý sẽ giúp bạn định mức chi phí của doanh nghiệp một cách rõ ràng và chính xác. Từ đó bạn có thể lên kế hoạch quản lý phù hợp, hạn chế sự thất thoát ngân sách.

Các phần mềm quản lý doanh nghiệp còn giúp bạn tự động tổng hợp các chi phí phát sinh theo từng đối tượng để người quản trị có kế hoạch phân bổ chi phí tối ưu nhất.

Ngoài ra, các hệ thống hỗ trợ còn giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Nhờ vậy,  tổ chức sẽ dễ dàng đánh giá được hiệu quả kinh doanh, các khoản chi phí không phù hợp và có những điều chỉnh tốt nhất với tình hình .

Thông qua bài viết trên, hy vọng bạn đã hiểu thế nào là chi phí quản lý doanh nghiệp và cách để quản lý hiệu quả. Việc nắm rõ những kiến thức này sẽ giúp bạn quản trị doanh nghiệp của mình tốt nhất và đem lại nhiều lợi nhuận hơn.