PO hay Purchase Order là thuật ngữ vô cùng quen thuộc đối với các doanh nghiệp thương mại. Vậy PO là gì và có vai trò như thế nào trong hoạt động kinh doanh? Hãy tìm lời giải đáp cho thắc mắc này trong bài viết ngay sau đây.

Tìm hiểu PO là gì? Các yếu tố cơ bản của PO

PO là gì có lẽ vẫn đang là thắc mắc của rất nhiều người. Hiểu một cách đơn giản nhất PO chính ký hiệu tắt của cụm từ Tiếng Anh “Purchase Order” tức đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến một đơn vị cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng.

Đơn đặt hàng PO được sử dụng để kiểm soát việc mua một loại sản phẩm hay dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Nó chỉ có hiệu lực khi đã có các xác nhận của công ty hay cá nhân người mua bằng hình thức đóng dấu và ký tên.

Hiện nay đơn đặt hàng PO đóng vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh, xuất nhập khẩu, đặc biệt là đối với giao dịch thiết bị công nghiệp. Nguyên nhân đơn giản là do trên PO cần thể hiện đầy đủ các thông số kỹ thuật cơ bản.

Hiện nay, các doanh nghiệp chủ yếu áp dụng hai loại hình PO là đơn đặt hàng điện tử và đơn đặt hàng phi điện tử.

• Đơn đặt hàng điện tử: Đơn đặt hàng điện tử được xây dựng và phát triển dựa trên lưới mạng internet. Loại đơn đặt hàng này có thể mua các loại hàng hoá và dịch vụ của bất kỳ một doanh nghiệp nào.
• Đơn đặt hàng phi điện tử: Đơn đặt hàng phi điện tử là loại đơn đặt hàng dựa theo hình thức truyền thống, cụ thể nó được in ra giấy thay vì gửi qua internet. Ưu điểm của loại hình PO này là được lưu trữ trên hồ sơ giấy nên có độ bảo mật cao và giúp cho người mua hiểu rõ hơn về các giao dịch mua hàng cùng những yêu cầu có trong đơn hàng.

Xem thêm: Ship COD Là Gì? Ưu, Nhược Điểm Và Quy Trình Thực Hiện Tối Ưu Nhất

Vai trò của PO trong hoạt động kinh doanh

Ngoài PO là gì, bạn cũng cần nắm được vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh. Theo đó, đây là loại chứng từ mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Giúp người mua quản lý hiệu quả hoạt động mua hàng hóa, hay dịch vụ nào đó bên ngoài.
• Giúp người mua quản lý tài chính đối với những khoản công nợ cần phải trả cho bên bán theo đúng hợp đồng.
• Là cơ sở pháp lý khi bên bán không giao đúng và đủ số lượng hàng hóa như trong đơn đặt hàng.
• Giúp bảo vệ quyền lợi cho bên bán trong trường hợp bên mua không thanh toán đầy đủ số tiền hàng.
• Hỗ trợ quá trình mua bán hàng hoá, dịch vụ diễn ra theo đúng một quy trình chuẩn.
• Là yếu tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ hơn.

Chú ý: Mặc dù sở hữu nhiều vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nhưng đơn đặt hàng PO hoàn toàn không có giá trị tương đương với hợp đồng mua bán.

Các nội dung có trong đơn đặt hàng PO

Các nội dung được thể hiện trên giấy tờ PO bao gồm:

• Thông tin bên mua và bên bán: Gồm tên công ty hoặc tên cá nhân đặt hàng/bán hàng; địa chỉ, số điện thoại liên hệ, email, mã số thuế.
• Thông tin về điều kiện thanh toán đơn hàng: Gồm tổng số tiền cần chi trả, thời gian và hình thức thanh toán.
• Thông tin giao hàng: Địa chỉ, thời gian nhận hàng và hình thức vận chuyển.
• Thông tin về hàng hoá: Số lượng, chất lượng và các thông số kỹ thuật của hàng hóa.
• Xác nhận đơn hàng: Đơn hàng PO cần được xác nhận bằng dấu đỏ và chữ ký của cả bên đặt hàng và người cung cấp hàng.

Tham khảo: Chiến Lược Marketing: Thành Tố Cơ Bản Và Cách Xây Dựng Hiệu Quả

Phân biệt Invoice và PO

Trên thực tế có khá nhiều người nhầm lẫn giữa Invoice và PO. Invoice được hiểu là hóa đơn thông thường – tức loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hóa. Còn PO thì lại mang hàm nghĩa khác hoàn toàn.

Dù cũng là một dạng hóa đơn nhưng Invoice và PO lại có rất nhiều điểm khác biệt. Cụ thể:

• PO được bên mua hàng chuẩn bị khi có nhu cầu đặt hàng một loại loại hàng hóa hoặc dịch vụ. Trong khi đó, Invoice lại được tạo bởi bên bán hàng để họ có thể lưu trữ giao dịch mua/ bán đã diễn ra, đồng thời yêu cầu bên mua thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho.
• Đơn đặt hàng PO sẽ được gửi cho bên bán, ngược lại hóa đơn Invoice thì được gửi lại cho bên mua.
• PO chỉ được thiết lập khi bên mua có nhu cầu đặt hàng trong khi Invoice lại được tạo ngay khi bên mua đã thanh toán đơn hàng.
• PO yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc có trong trong hợp đồng mua bán hàng hóa. Tuy nhiên hóa đơn lại chỉ dùng để xác nhận việc bán hàng đã diễn ra và được lưu trữ để phục vụ quá trình kế toán.

Tìm hiểu ngay: 7 Bước Trong Quy Trình Bán Hàng Của Doanh Nghiệp Chi Tiết Nhất

Quy trình tạo đơn đặt hàng PO

Quy trình tạo đơn đặt hàng PO sẽ có sự khác nhau tùy vào từng loại hình kinh doanh nhưng nhìn chung sẽ bao gồm 7 bước cơ bản sau đây:

• Bước 1: Bên mua hàng tìm và chọn sản phẩm hoặc dịch vụ bất kỳ tại một doanh nghiệp.
• Bước 2: Bên mua hàng tạo và xuất đơn đặt hàng PO cho bên bán.
• Bước 3: Bên bán hàng sau khi nhận PO sẽ xem xét xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không và xác nhận lại với bên mua hàng. Trường hợp họ không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì đơn đặt hàng PO sẽ bị hủy.
• Bước 4: Nếu đơn đặt hàng PO được chấp nhận, bên bán sẽ có trách nhiệm chuẩn bị các đơn hàng theo đúng số lượng, chất lượng mà bên mua đã yêu cầu.
• Bước 5: Sau khi đã chuẩn bị đơn hàng xong, bên bán có thể tự giao hàng hoặc thuê một đơn vị vận tải – logistic để chuyển số lượng hàng cho bên mua.
• Bước 6: Bên bán hàng thiết lập hóa đơn cho đơn đặt hàng PO (có sử dụng số PO mà bên mua đã gửi để đảm bảo thông tin chính xác và giúp kiểm tra thông tin đơn hàng nhanh nhất).
• Bước 7: Bên mua hàng nhận hàng, kiểm tra hàng hóa và thực hiện thanh toán đầy đủ tiền hàng theo đơn đặt hàng PO cho bên bán.

Một số kinh nghiệm để quản lý PO hiệu quả

Việc quản lý PO hiệu quả chính là yếu tố quan trọng để hạn chế tối đa rủi ro ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp. Do đó bạn nên ghi nhớ một số kinh nghiệm hữu ích như sau:

• Quản lý hồ sơ của đơn vị cung cấp một cách rõ ràng để giúp việc đặt đơn hàng trở nên nhanh chóng, chính xác hơn.
• Phân loại sản phẩm, dịch vụ khoa học để tính toán ngân sách chi cho chúng.
• Thiết lập hệ thống phê duyệt mua hàng nhằm mục đích đẩy lùi tình trạng quản lý yếu kém, đồng thời kiểm soát chi phí tốt nhất. Bên cạnh đó, việc làm này cũng sẽ bạn giúp ngăn chặn được những rủi ro khi đặt hàng, chẳng hạn như hàng hóa bị trùng lặp hoặc không đạt yêu cầu.

Có thể bạn quan tâm: Dropship Là Gì? Ưu Nhược Điểm, Bước Thực Hiện Và Nền Tảng Uy Tín

• Giá cả, số lượng và thuế đều là những thông tin quan trọng cần được đảm bảo chính xác để tránh việc sai sót trong khâu thanh toán.
• Tài liệu và hồ sơ về đơn đặt hàng cần được lưu trữ cẩn thận để giúp quá trình kiểm toán diễn ra thuận lợi, không bị nhầm lẫn, thất thoát.
• Quá trình hủy đơn đặt hàng PO cần rõ ràng, rành mạch. Theo đó, phải có văn bản chứa thông tin chữ ký phê duyệt, lý do hủy đơn. Ngoài ra, bạn vẫn sẽ cần phải lưu trữ PO bị hủy và các tài liệu có liên quan.
• Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng tối ưu nhất để theo dõi được toàn bộ quá trình đặt hàng, nhập hàng vào kho. Với ứng dụng này, công nợ của các nhà cung cấp cũng được kiểm soát tốt để có sự chuẩn bị cho việc thanh toán đúng với hạn trên đơn đặt hàng PO.

Trên đây là những thông tin hữu ích giúp bạn giải đáp thắc mắc PO là gì cùng những vấn đề liên quan. Có thể thấy đây chính là đơn đặt hàng mang tính pháp lý quan trọng với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc tìm hiểu rõ quy trình và kinh nghiệm thiết lập PO là rất cần thiết.