Công nợ là điều doanh nghiệp khó tránh khỏi, cũng là vấn đề cần giải quyết nhanh chóng, kịp thời trong công tác kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ cần thu hồi và khoản nợ phải trả. Nếu tổ chức quản lý các vấn đề liên quan đến công nợ, đặc biệt là công nợ khách hàng không tốt sẽ ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của mình. Để khắc phục được những khó khăn này, doanh nghiệp thường tìm đến các phần mềm quản lý công nợ khách hàng thông minh.

Những khó khăn khi quản lý công nợ khách hàng

Trong hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là nghiệp vụ của kế toán thường xuyên phải đối mặt với vấn đề thu hồi công nợ. Đáng nói là công tác này chưa được các tổ chức thực hiện hiệu quả, còn nhiều sai sót, vướng mắc:

Chưa thực hiện đầy đủ việc đối chiếu công nợ

Do có quá nhiều việc cần làm, nhiều khoản nợ cần thu hồi hoặc thanh toán nên bộ phận kế toán của doanh nghiệp chưa có được đầy đủ các biên bản để đối chiếu. Bên cạnh đó, khi gửi mail xác nhận công nợ với khách hàng thường nhận được tỷ lệ phản hồi thấp, dẫn đến nhiều sai sót trong việc quản lý công nợ.

Ngoài ra, kế toán cũng chưa xác định được nguyên nhân nếu số liệu công nợ cần thu từ khách hàng có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và biên bản đối chiếu. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, kế toán thường không đối chiếu được chính xác và đầy đủ công nợ, xảy ra tình trạng nhiều công nợ không có đối tượng rõ ràng.

Còn nhiều sai sót trong vấn đề hạch toán

Nhiều trường hợp khi khách hàng đã chuyển tiền thanh toán cho sản phẩm, dịch vụ đã mua nhưng kế toán không nắm được khoản thu này về nội dung gì nên vẫn cập nhật thông tin là người mua trả tiền trước. Cũng có trường hợp kế toán chưa hạch toán lãi phải thu nợ quá hạn mặc dù biên bản đối chiếu công nợ đã tính và khách hàng chấp nhận thanh toán.

Chưa dừng lại ở đó, hạch toán còn gặp sai sót khi nhầm mã công nợ, kế toán bù trừ công nợ phải thu, cần trả không cùng một khách hàng dẫn đến nhiều sai lệch. Ngoài ra, quy trình hạch toán khoản tạm ứng chưa đúng  cũng làm đội số phát sinh tiền mặt lên nhiều lần.

Sai sót trong việc trích lập và xử lý nợ

Rất nhiều doanh nghiệp có phần công nợ phải thu hồi còn tồn đọng kéo dài, chưa rà soát được hết nguyên nhân để có hướng xử lý kịp thời. Bên cạnh đó, dự phòng công nợ phải thu khó đòi nên chưa được trích lập hoặc trích lập chưa đúng quy định. Có những trường hợp nhiều khoản công nợ có số dư trên 3 năm đã được trích lập nhưng chưa được xử lý. Hoặc một số khoản công nợ phải thu có số dư từ những năm trước chuyển sang nhưng đơn vị chưa có biện pháp để đốc thúc thu hồi công nợ.

Chưa triển khai chặt chẽ công tác thu hồi công nợ

Vấn đề quản lý công nợ lỏng lẻo, không tuân thủ theo quy định thanh toán trong hợp đồng kinh tế đã được ký cũng dẫn đến không đủ cơ sở trách nhiệm với khách hàng, từ đó làm phát sinh những công nợ khó đòi.

Cùng với đó, công tác thanh toán, quyết toán, đối chiếu công nợ với khách hàng cũng không được triển khai thực hiện thường xuyên, gây ra nhiều khó khăn trong việc thu nợ. Doanh nghiệp cũng có nhiều khoản nợ không xác định được đối tượng nên không có biến pháp xử lý. Đồng thời công tác đôn đốc, thu hồi công nợ không được tiến hành thường xuyên, triệt để.

Chính những khó khăn trên khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động, không thể thu hồi được những khoản nợ để quay vòng vốn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và sự phát triển bền vững. Khi đó bạn nên tìm hiểu và sử dụng các phần mềm quản lý công nợ khách hàng thông minh – giải pháp giúp xử lý các khoản nợ nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Tham khảo: Tổng Hợp 12 Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Chất Lượng Nhất

Có nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng miễn phí?

Phần mềm quản lý hiện nay trên thị trường có 2 loại đó là phần mềm trả phí và miễn phí. Mỗi loại có những ưu nhược điểm riêng phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng miễn phí không?

Phần mềm miễn phí cho phép người dùng tải, cài đặt, sử dụng mà không cần trả bất kỳ khoản phí nào, nhờ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí. Điều này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập, nguồn vốn ít và không đòi hỏi quá nhiều tính năng. Bên cạnh đó, loại phần mềm này thường có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, đội ngũ nhân viên và quản lý của bạn sẽ không cần mất nhiều thời gian để tìm hiểu và làm quen.

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, phần mềm quản lý công nợ khách hàng miễn phí cũng có những nhược điểm riêng. Đầu tiên phải kể đến phần mềm không có đầy đủ tính năng nâng cao, mà doanh nghiệp cần, đặc biệt là doanh nghiệp lớn, lượng công việc nhiều. Điều này có thể tiếp tục gây ra những khó khăn trong hoạt động quản lý và thu hồi công nợ của kế toán.

Đối với phần mềm miễn phí, do nhà cung cấp không nhận được bất kỳ khoản tiền nào từ người dùng, họ thường không quá chú trọng phát triển và ứng dụng các công nghệ hiện đại nên phần mềm thường xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng. Vấn đề là bạn sẽ không nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tự tìm hiểu và tìm ra biện pháp khắc phục hoặc thuê kỹ thuật viên từ bên ngoài để xử lý. Ngoài ra, một trong những nhược điểm lớn nhất của phần mềm free đó là tính bảo mật không cao, dữ liệu doanh nghiệp, thông tin khách hàng dễ bị mất cắp, hệ thống máy tính của tổ chức bị virus, mã độc tấn công.

Có thể thấy, mặc dùng phần mềm quản lý miễn phí có nhiều lợi ích nhưng cũng khiến doanh nghiệp gặp một số rắc rối. Do đó bạn nên cân nhắc kỹ ưu, nhược điểm của phần mềm, đồng thời xem xét nhu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn loại phần mềm quản lý kinh doanh phù hợp.

Lợi ích của phần mềm quản lý công nợ khách hàng

Nếu doanh nghiệp của bạn đang áp dụng cách thức quản lý công nợ cũ với sổ sách, excel, gặp nhiều khó khăn và hiệu quả công việc không cao, có thể sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng với những lợi ích như:

Đồng bộ hóa dữ liệu

Những phần mềm quản trị doanh nghiệp giống như phần mềm quản lý công nợ khách hàng thường sử dụng công nghệ điện toán đám mây, giúp lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng, công nợ. Nhờ đó bạn không còn lo lắng vấn đề dữ liệu bị mất như khi tính toán bằng sổ sách.

Nhân viên và quản lý có thể tìm kiếm, cập nhật thông tin khác khoản nợ một cách nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác. Đồng thời việc sử dụng phần mềm giúp tối ưu hơn việc quản lý công nợ bằng excel vì excel thường yêu cầu lưu trữ dữ liệu trong file độc lập, không có sự đồng bộ nên khó kiểm soát. Bên cạnh đó thông qua excel bạn cũng không thể kết nối với những hệ thống xuất hóa đơn điện tử hoặc quét mã vạch nên gặp nhiều khó khăn trong xử lý công việc.

Hạn chế sai sót

Sử dụng các phần mềm sẽ giúp hạn chế những sai sót do các khoản nợ được ghi lại chi tiết, lưu trữ cũng thông tin của khách hàng, thời gian mua hàng, tình trạng thanh toán công nợ. Người dùng có thể xử lý và áp dụng thanh toán các khoản thu chi phù hợp cho từng công nợ, ngay cả khi có nhiều giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng.

Tiết kiệm thời gian và công sức

Phần mềm thông minh có thể giảm được các chứng từ, hồ sơ không cần thiết khi các đơn hàng nhập, bán đều được ghi chi tiết giá trị công nợ, số lượng, số tiền sản phẩm trên hệ thống phần mềm. Bạn cũng không mất thời gian ghi chép sổ bằng tay, nhập và tìm kiếm thủ công các khoản công nợ cũ và mới.

Tính năng nổi bật của phần mềm

Thông thường, xử lý công nợ khách hàng liên quan đến công việc của kế toán, tuy nhiên, chỉ với phần mềm quản lý kế toán doanh nghiệp không thể giải quyết hết những vấn đề liên quan đến công nợ. Phần mềm quản lý công nợ khách hàng giúp tối ưu hóa công việc của kế toán thông qua các tính năng như:

Xem thêm: 13 Phần Mềm Quản Lý Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất Hiện Nay

Quản lý thông tin công nợ của khách hàng

Quản lý công nợ là vấn đề quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp vì nó liên quan trực tiếp đến nguồn vốn kinh doanh. Khi quản lý theo cách thức thủ công, ghi giấy tờ thủ công sẽ không thể giải quyết được vấn đề tồn đọng và phát sinh. Phần mềm thông minh có tính năng quản lý thông tin công nợ, hỗ trợ theo dõi, báo cáo công nợ của từng khách hàng. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra lịch sử giao dịch, số tiền nợ, thời hạn nợ, thông tin khách hàng nợ,… Đặc biệt quản lý có thể kiểm soát công nợ của khách hàng này đến những đơn hàng nào một cách chi tiết. Ngoài ra, phần mềm quản lý công nợ khách hàng cho phép tỉa báo cáo công nợ dạng excel khi muốn in tài liệu hoặc nhập file thông tin vào phần mềm kế toán để dễ dàng quản lý.

Quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng được tích hợp tính năng quản lý nhân viên tương tự như phần mềm quản lý nhân sự, cho phép phân quyền chi tiết, rõ ràng. Mỗi nhân viên được giao nhiệm vụ cụ thể trong việc quản lý công nợ của doanh nghiệp. Thông qua tính năng này, nhân viên sẽ biết được những việc mình cần làm, có thể làm và không được làm. Quản lý cũng dễ dàng theo dõi, kiểm soát công việc của nhân viên để có đánh giá chính xác về kết quả làm việc của họ và kịp thời xử lý nếu có sự cố phát sinh.

Tính năng bán hàng nợ cho khách hoặc không

Do đặc thù của các doanh nghiệp phân phối, mỗi ngày nhân viên thị trường thường tiếp nhận nhiều đơn hàng mỗi ngày, họ sẽ khó biết được hạn mức công nợ của khách hàng, không biết khách hàng đang có công nợ vượt mức cho phép và không đủ điều kiện để tiếp tục đặt hàng.

Khi áp dụng phần mềm thông minh, giống như tính năng của phần mềm quản lý đơn hàng, người dùng có thể rút ngắn quy trình bán hàng, cho phép khách hàng đặt đơn trực tuyến bằng điện thoại di động. Đặc biệt việc tích hợp quản lý công nợ giúp nhân viên biết được mức nợ của khách hàng để biết có nên tiếp tục bán hàng nợ cho khách đó hay không.

Trong trường hợp nhân viên chấp nhận bán nợ, phần chưa thanh toán được phần mềm chuyển thẳng đến mục ghi nhớ trong báo cáo để nhân viên kế toán dễ dàng quản lý, xuất nhập file.

Top 4 phần mềm quản lý công nợ khách hàng chất lượng nhất

Dưới đây là tổng hợp top 4 phần mềm quản lý công nợ khách hàng tốt nhất hiện nay:

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng KiotViet

KiotViet là một trong những phần mềm quản lý công nợ khách hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất. Với giao diện thân thiện, bạn sẽ dễ dàng thực hiện các thao tác. Đồng thời nhanh chóng truy cập và theo dõi công nợ mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị có cài đặt sẵn phần mềm.

KiotViet hỗ trợ người dùng sử dụng các tính năng thông minh, kết hợp file excel trong hoạt động quản lý công nợ để góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Các tính năng của phần mềm KiotViet bao gồm: Nhập file excel công nợ vào phần mềm, xuất nhập danh sách hàng hóa, xuất file công nợ ra excel,…

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng Sapo POS

Sapo POS là phần mềm theo dõi công nợ và quản lý bán hàng được hơn 67.000 doanh nghiệp tin dùng. Tất cả khoản nợ của khách hàng, nhà cung cấp, đối tác đều được quản lý chính xác trên phần mềm. Thay vì phải ghi chép, nhập dữ liệu bằng tay, Sapo POS sẽ tự động ghi nhận công nợ khi doanh nghiệp phát sinh thêm các hoạt động nhập hàng, bán hàng, nhờ đó bạn không phải mất công theo dõi, tính toán công nợ.

Thông qua công nghệ điện toán đám mây, tất cả dữ liệu lưu trữ trên phần mềm được đồng bộ tự động nên bạn không còn lo lắng dữ liệu sẽ bị mất như đối với sổ sách. Sapo POS cho phép người dùng sử dụng máy tính, điện thoại để quản lý công nợ khách hàng.

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng CrmViet

CrmViet là phần mềm quản lý công nợ khách hàng miễn phí, có nhiều tính năng tương tự phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ. CrmViet có giao diện đơn giản, thân thiện, cho phép người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác. Đồng thời thông qua phần mềm bạn có thể theo dõi hóa đơn giao dịch cùng những  thông tin khách hàng chi tiết nhất. Ngoài ra, CrmViet cũng tự động cộng công nợ khách hàng vào hệ thống để đảm bảo tính chính xác nhất.

Các tính năng của phần mềm CrmViet bao gồm:

• Báo cáo công nợ của từng đối tượng khách hàng.
• Báo cáo chi tiết công nợ theo từng nhân viên.
• Báo cáo tổng hợp công nợ của từng nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng Trustsales

Trustsales là phần mềm quản lý công nợ được tích hợp cùng phần mềm quản lý bán hàng, giúp bạn dễ dàng theo dõi các khoản nợ của khách hàng, nhà cung cấp, quản lý nhân viên để tăng hiệu quả làm việc.

Các tính năng của phần mềm Trustsales bao gồm:

• Quản lý công nợ khách hàng: Cho phép người dùng nắm được báo cáo liên quan đến một khách hàng cụ thể để biết tình hình công nợ của họ. Phần mềm cũng cung cấp thông tin chi tiết nhất về danh sách khách hàng, bạn chỉ cần sử dụng bộ lọc để tìm kiếm dữ liệu cần thiết.
• Quản lý công nợ của nhà vận chuyển: Trustsales liên kết với nhiều đơn vị vận chuyển lớn, hỗ trợ giao hàng tận nơi an toàn, nhanh chóng. Đồng thời những công nợ của nhà vận chuyển được hiển thị đầy đủ trên phần mềm để bạn dễ dàng quản lý.

Tìm hiểu ngay: Top 10 Phần Mềm Quản Lý Giao Nhận Hàng Hóa Tốt Nhất

• Quản lý công nợ nhà cung cấp: Tất cả công nợ nhà cung cấp được lưu trữ và thống kê chi tiết để người dùng nắm được thông tin, tình trạng công nợ cửa cửa hàng.
• Quản lý nhân viên: Cho phép phân quyền cho từng nhân viên để đảm bảo an toàn thông tin và giúp nhân viên biết được những công việc mình cần làm.

Việc ứng dụng các phần mềm quản lý công nợ khách hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng thanh toán các khoản nợ hoặc thu hồi công nợ từ khách hàng, làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp nên tham khảo và lựa chọn cho mình phần mềm phù hợp để tiết kiệm thời gian và loại bỏ được những hạn chế của cách thức quản lý truyền thống.