Với những doanh nghiệp có số lượng cổ đông lớn, việc tìm kiếm thông tin cổ đông, theo dõi giao dịch, phân chia cổ tức,… gặp rất nhiều khó khăn. Lúc này việc dùng phần mềm quản lý cổ đông là rất cần thiết để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hơn. Bài viết sau đây Weup sẽ giới thiệu một số phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Những khó khăn khi doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý cổ đông

Bên cạnh việc dùng những phần mềm quản lý tài chính, quản lý bán hàng hay quản lý nhân sự thì phần mềm quản lý cổ đông cũng rất quan trọng. Đặc biệt là với những công ty lớn, số lượng cổ đông nhiều, phần mềm này càng cần thiết hơn bao giờ hết.

Nếu không sử dụng phần mềm quản trị cổ đông, doanh nghiệp sẽ gặp phải một số khó khăn như:

• Không thể nắm rõ được tên tuổi, địa chỉ và những thông tin liên quan của cổ đông trong công ty, gây khó khăn trong nếu muốn liên lạc hay đối soát.
• Khó khăn trong việc quản lý số cổ phần của mỗi cá nhân hay những giao dịch mà cổ đông đã thực hiện.
• Nếu có những vấn đề liên quan đến chuyển nhượng cổ phần, các cổ đông sẽ khó nắm bắt hơn khi không dùng phần mềm quản lý cổ đông.
• Ngoài ra, nếu không dùng phần mềm, doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc xem báo cáo, cập nhật dữ liệu của những cổ đông trong công ty.

Có nên sử dụng những phần mềm quản lý cổ đông miễn phí trên thị trường?

Các phần mềm miễn phí trên thị trường hiện nay có khá nhiều, nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn có thể tiếp cận được công nghệ. Tuy nhiên, quản lý cổ đông bằng phần mềm miễn phí sẽ gặp phải một số hạn chế như:

• Mức độ chuyên môn thấp: Các phiên bản miễn phí thường có mức độ chuyên môn thấp, thường nó sẽ phù hợp với sinh viên đang đi học muốn làm quen với những phần mềm quản lý doanh nghiệp.
• Không đầy đủ tính năng: Vì là phiên bản miễn phí nên có rất nhiều tính năng của phần mềm bị giới hạn. Chính vì vậy nên doanh nghiệp đôi khi sẽ bị “bối rối” nếu muốn thao tác mà chức năng đó không được hỗ trợ.
• Thời gian sử dụng bị giới hạn: Phần mềm miễn phí chỉ cho phép bạn dùng trong một khoảng thời gian nhất định, điều này có thể gây gián đoạn quá trình vận hành của tổ chức, doanh nghiệp.
• Khó khăn khi dùng: Không giống với những phần mềm trả phí, phần mềm miễn phí sẽ không có người hướng dẫn, tư vấn. Bạn phải tự cài đặt, tự tìm hiểu cách dùng, cách sử dụng, đôi khi nó khiến những người không biết nhiều về công nghệ gặp khó khăn trong quá trình thao tác.

Vậy nếu đang băn khoăn vấn đề có nên dùng phần mềm quản lý cổ đông miễn phí hay không thì câu trả lời là không nên. Bạn hãy dùng phiên bản trả phí để có thể trải nghiệm hết tính năng và giúp quá trình vận hành của doanh nghiệp “trơn tru” hơn.

Những lợi ích khi dùng phần mềm quản trị cổ đông

Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến phần mềm quản lý khách hàng, quản trị tài chính, kế toán,… mà không biết rằng quản lý cổ đông cũng rất quan trọng. Những lợi ích mà doanh nghiệp đạt được khi sử dụng phần mềm quản lý cổ đông đó là:

• Dễ dàng quản lý thông tin cổ đông: Doanh nghiệp có thể thuận tiện tra cứu tên, tuổi, địa chỉ của cổ đông, đồng thời biết được số cổ phần mà các cổ đông đang sở hữu cho đến thời điểm hiện tại.
• Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp sẽ không phải tốn thời gian để đối soát, cập nhật thông tin hoặc điều tra về cổ phần, cổ đông bởi phần mềm có thể tự động hóa tất cả những điều này.
• Tối ưu chi phí, nguồn lực: Các công ty sẽ không cần bỏ ra nhiều chi phí để thuê nhân viên thực hiện các công việc liên quan đến cổ đông vì đã được phần mềm hỗ trợ. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tối đa nguồn nhân lực cũng như chi phí.
• Giúp công ty phát triển: Dựa vào phần mềm quản lý, các nhà lãnh đạo có thể biết được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, của cổ đông, từ đó sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định chính xác nhất để công ty phát triển.

Một số tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý cổ đông

Hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý cổ đông khác nhau và thông thường nó sẽ được tích hợp cùng phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể. Tùy nhu cầu doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn phần mềm phù hợp nhất. Có một số tiêu chí bạn cần quan tâm khi quyết định mua phần mềm quản trị cổ đông đó là:

• Phần mềm phù hợp với quy mô của doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, bạn cần chọn những phần mềm có đầy đủ tính năng, nhiều module khác nhau để phục vụ quá trình quản trị. Ngược lại, nếu công ty nhỏ và vừa, hãy chọn những phần mềm có tính năng vừa đủ, tránh việc tốn kém chi phí nhưng không dùng hết chức năng của nó.
• Phần mềm có công nghệ cao: Hãy chọn những phần mềm có công nghệ cao, có thể dùng cho hiện tại và tương lai. Doanh nghiệp không nên chọn những phần mềm cũ, lỗi thời và không có sự đổi mới về công nghệ.
• Chọn phần mềm có đội ngũ tư vấn tốt: Trong quá trình cài đặt và sử dụng phần mềm, chắc chắn sẽ có những vấn đề phát sinh. Vậy nên bạn cần chọn một nhà cung cấp có chế độ bảo hành tốt, đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình để hỗ trợ trong quá trình dùng phần mềm.
• Lựa chọn phần mềm được nhiều doanh nghiệp sử dụng: Không phải ngẫu nhiên mà một phần mềm lại được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Chắc chắn nó sẽ có nhiều ưu điểm và phù hợp với sự phát triển của công ty, tổ chức. Vậy nên, bạn hãy tìm kiếm, tham khảo những phần mềm được nhiều người sử dụng trước đó.

Top 4 phần mềm quản lý cổ đông được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hiện có rất nhiều công ty trong và ngoài nước cung cấp  giải pháp quản lý cổ đông trên thị trường. Mỗi phần mềm sẽ có những đặc điểm, tính năng riêng, nhưng cùng chung mục đích là giúp tối ưu quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp phát triển. Sau đây là một số phần mềm nhận được nhiều đánh giá tích cực từ người sử dụng.

Phần mềm quản lý cổ đông của công ty Vietsun

Vietsun là công ty chuyên cung cấp những giải pháp cho doanh nghiệp như: Phần mềm kế toán, phần mềm quản trị nhân sự cùng phần mềm quản trị cổ đông. Với thiết kế hệ thống mở, linh hoạt và chuyên sâu, Vietsun đáp ứng mọi nhu cầu trong quản lý của doanh nghiệp hiện nay, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhân lực mà vẫn đảm bảo lợi nhuận tối đa.

Xem thêm: Phần mềm quản lý tổng thể phòng khám tốt nhất hiện nay

Để mang đến giải pháp quản lý cổ đông chất lượng nhất, các chuyên gia của Vietsun sẽ khảo sát nhu cầu doanh nghiệp, trao đổi cùng quản lý. Sau đó chuyên gia sẽ tư vấn và triển khai cài đặt, hướng dẫn sử dụng cho người dùng. Cuối cùng, thông qua email, điện thoại,… Vietsun sẽ hỗ trợ bảo hành nếu đó là những chi tiết đơn giản. Nếu có những vấn đề nghiêm trọng thì các chuyên gia sẽ đến tận văn phòng của đơn vị để hỗ trợ kiểm tra.

Đặc điểm và các tính năng của phần mềm:

• Phần mềm Vietsun cho phép quản lý danh mục từng loại cổ phiếu như: Cổ phiếu thường, cổ phiếu hạn chế chuyển nhượng hoặc những cổ phiếu khác. Mỗi loại sẽ được quản lý chi tiết bởi mã số, mệnh giá, loại cổ phiếu, giá phải nộp,…
• Quản lý danh sách cổ đông theo từng nhóm như: Cán bộ công nhân viên, nhóm doanh nghiệp,… Mỗi cổ đông sẽ được quản lý thông tin chi tiết gồm: Tên, tuổi, số CCCD/hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại, số cổ phần,…
• Người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý số cổ phần tăng giảm, số cổ phần chuyển nhượng hoặc thông tin về chi trả cổ tức mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
• Hỗ trợ in danh sách cổ đông, danh sách mua cổ phần, doanh số  mua cổ phần, bảng kê tổng hợp cổ phần, tình hình biến động cổ phần cũng như số chứng nhận cổ phần.
• Phần mềm cũng giúp phân hệ bầu cử bằng cách khai báo danh sách ứng cử, đơn vị bầu cử, in phiếu bầu cử, sau đó in và báo kết quản bầu cử nhanh chóng.

Phần mềm Effect

Phần mềm quản lý cổ đông Effect được xây dựng trên công cụ nền tảng còn được gọi là Ngôn ngữ lập trình chạy ngay. Ngôn ngữ này là công cụ xuyên suốt tất cả các module, có thể dễ dàng xây dựng, sửa đổi chương trình. Bên cạnh đó, ngôn ngữ lập trình chạy ngay cũng cho phép sửa đổi mã lệnh của chương trình ngay tại hiện trường.

Phần mềm quản lý cổ đông Effect là một module trong phần mềm ERP quản lý doanh nghiệp. Đây là phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn để giúp quản lý doanh nghiệp bởi nó có tính ưu việt, giá thành hợp lý và chế độ bảo hành tốt. Nếu doanh nghiệp của bạn còn đang tìm kiếm một phần mềm chuyên dành cho cổ đông thì đây là một sự lựa chọn hợp lý.

Đặc điểm, tính năng của phần mềm Effect:

• Tất cả những thông tin liên quan đến phát hành cổ phiếu sẽ được nhập tự động vào phần mềm mà không cần nhập tay.
• Cập nhật nhanh chóng những thông tin về mua cổ phần của cổ đông theo từng đợt phát hành của công ty, gồm: Người mua cổ phần, loại cổ phần, đợt phát hành, số lượng đăng ký, số lượng duyệt mua, thời gian mua,…
• Phần mềm cập nhật những thông tin liên quan đến việc chuyển nhượng cổ phần của những cổ đông trong tổ chức.
• Doanh nghiệp có thể tìm kiếm toàn bộ thông tin liên quan đến chuyển nhượng, phát hành cổ phần. Người dùng có thể tìm kiếm bằng cách nhập tên cổ đông, tên cổ phần hoặc tìm kiếm theo thời gian.
• Dễ dàng tính toán được lợi tức mà mỗi cổ đông được hưởng khi công ty tiến hành chia cổ tức, thường là thời điểm cuối năm.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về số cổ phần phát sinh, bảng cân đối cổ đông,….

Phần mềm quản lý cổ đông TVINTEC

TVINTEC là công ty chuyên phân phối những nhãn hiệu lớn trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp. Cho đến hiện tại, TVINTEC đã là nhà phân phối của nhiều thương hiệu uy tín, chất lượng trên thế giới, mang đến cho doanh nghiệp Việt Nam nhiều giải pháp hiệu quả, tối ưu năng suất làm việc của nhân viên.

Phần mềm quản lý cổ đông của TVINTEC cũng được nhiều công ty tại Việt Nam sử dụng. Theo đó, khi có nhu cầu, doanh nghiệp có thể liên hệ đến nhà cung cấp, sau đó đội ngũ nhân viên sẽ tư vấn, đưa ra giải pháp phù hợp nhất với quy mô và tình hình phát triển của tổ chức. 

Đặc điểm, tính năng của phần mềm TVINTEC:

• Quản lý thông tin cổ đông như tên tuổi, số điện thoại, địa chỉ,… quản lý cổ đông theo nhóm.Những thông tin này có thể import hoặc export dễ dàng từ file Excel theo mẫu chuẩn. 
• Theo dõi giao dịch của các cổ đông, đặc biệt khi phát sinh chuyển nhượng cổ phần. Ngoài ra, vào mỗi đợt phát hành cổ phiếu, phần mềm sẽ tính toán tổng số cổ phần tối đa mà mỗi cổ đông có thể mua.
• Cho phép báo cáo danh sách cổ đông theo nhiều tiêu chí, đồng thời cung cấp chức năng khấu trừ lương như: Trả lương bằng cổ phiếu, trả cổ tức bằng cổ phiếu,  thưởng cổ phiếu cho cổ đông,…
• Quản lý những nội dung họp, ngày họp của các cổ đông, thống kê tỷ lệ bỏ phiếu, báo cáo danh sách cổ đông đi họp hoặc cổ đông đại diện,…
• Cung cấp chức năng tìm kiếm và hệ thống báo cáo linh hoạt giúp người dùng nhanh chóng tra cứu thông tin và in ấn những báo cáo cần thiết một cách chính xác.
• TVINTEC cho phép chuyển nhượng nhanh chóng giữa cổ phần và cổ đông, thao tác đơn giản, dễ thực hiện và không tốn quá nhiều thời gian.
• Người dùng dễ dàng xem, in báo cáo, in danh sách cổ đông sáng lập, báo cáo lịch sử giao dịch và vào báo lợi ích của cổ đông một cách chính xác. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ in báo cáo cơ cấu vốn mà các sàn giao dịch yêu cầu.
• Người dùng quyền cao nhất có thể chỉnh sửa tên, mật khẩu của người dùng khác hay xóa tài khoản của họ. Nó cũng giúp phân quyền người dùng, giúp việc sử dụng phần mềm không bị chồng chéo, mỗi người sẽ thực hiện một chức năng phù hợp với vị trí của họ.
• Theo dõi thu chi khi các cổ đông nộp tiền vào các đợt phát hành, đồng thời quản lý tiền cho nhân viên vay để mua cổ phần của công ty.

Phần mềm quản lý cổ đông Niềm Tin

Niềm Tin là công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin với đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, chất lượng cao. Đến nay Niềm Tin đã trở thành công ty uy tín trong lĩnh vực công nghệ và luôn cập nhật những công nghệ mới để mang đến những giải pháp tốt nhất cho người dùng.

Tìm hiểu thêm

• Top 12 Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp Không Nên Bỏ Qua

Phần mềm quản lý cổ đông của Niềm Tin được rất nhiều doanh nghiệp trong nước lựa chọn bởi nó có nhiều tính năng, giao diện thân thiện với người dùng. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng, nếu gặp bất kỳ vấn đề nào, người dùng cũng sẽ được hỗ trợ nhanh nhất, chi tiết nhất.

Đặc điểm và những tính năng nổi bật của phần mềm:

• Quản lý thông tin của các cổ đông và những thông tin này có thể tùy chỉnh được, chúng được quản lý theo mã số.
• Cho phép quản lý các giao dịch của cổ đông, đồng thời người dùng cũng dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin của những giao dịch này. 
• Hệ thống sao lưu dữ liệu và phần mềm chạy trên mạng, cấp quyền cho duy nhất một người dùng, chỉ người dùng này mới có quyền thay đổi, chỉnh sửa thông tin.
• Dễ dàng tính toán các cổ tức hàng năm để trả cho cổ đông một cách chính xác, hạn chế tối đa những sai sót.
• Tổng hợp và in các tệp như: Danh sách trả cổ tức hàng năm, danh sách cổ đông, lịch sử giao dịch,… và có thể xuất tất cả tệp này ở dạng Excel.

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý tổng thể Spa chuyên nghiệp nhất hiện nay

Phần mềm quản lý cổ đông được đánh giá là cần thiết và quan trọng cho doanh nghiệp. Nó có thể giúp tổ chức tiết kiệm  được ngân sách, nguồn lực cũng như thời gian, đồng thời tăng sự chính xác, nâng cao năng suất làm việc. Hy vọng thông qua những thông tin trên đây, doanh nghiệp đã hiểu thêm về phần mềm này và chọn được cho mình giải pháp phù hợp nhất.