Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì không thể ngừng tìm kiếm giải pháp tối ưu quản lý và chi phí trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Có thể nói, mỗi đồng chi phí tối ưu trong quá trình này sẽ tương đương với việc lợi nhuận cuối cùng tăng thêm ít nhất 1 đồng. Tuy nhiên đâu là giải pháp tốt và đem đến nhiều lợi ích nhất? Bài viết này sẽ đem tới cho bạn 7+ giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp tốt nhất hiện nay để tham khảo và ứng dụng.

Tại sao phải tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp?

Tối ưu hóa chi phí là mục tiêu mà nhiều doanh nghiệp hướng tới để thúc đẩy sự phát triển doanh số, giảm chi phí, đồng thời vẫn có thể tối đa hóa giá trị thu được trong kinh doanh. Việc tối ưu hóa chi phí giúp doanh nghiệp đảm bảo công ty sẽ luôn nhận được nhiều hơn so với những thứ cần phải chi ra và có nhiều lợi nhuận nhất. Đặc biệt, hoạt động này chỉ tập trung vào giảm chi phí sản phẩm thay vì cắt giảm dịch vụ ảnh hưởng tới đánh giá của khách hàng.

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn việc tối ưu hóa với cắt giảm chi phí. Thực tế đây là hai hành động có bản chất hoàn toàn khác nhau. Cắt giảm chi phí là hành động giảm ngân sách tức thời và chỉ có thể giải quyết những vấn đề trước mắt ngắn hạn. Trong khi đó, tối ưu chi phí sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa số tiền đang có để thu được hiệu suất cao nhất.

Tuy nhiên tối ưu chi phí là một quá trình cần rất nhiều thời gian để doanh nghiệp:

• Đo lường năng suất và hiệu quả trong kinh doanh.
• Xác định những vấn đề cần cải thiện đối với quy trình làm việc.
• Đề xuất những chính sách để thay đổi khả thi.
• Đo lường và so sánh với kết quả đạt được và kết quả kỳ vọng.

Tham khảo: Cost Là Gì? Phân Loại Và Những Hiểu Lầm Thường Gặp Về Chi Phí

Gợi ý 7 giải pháp tối ưu hóa chi phí tốt nhất

Để tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp phù hợp với đặc thù của công ty. Dưới đây là một số giải pháp giúp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp:

1. Tận dụng các chiến lược marketing miễn phí

Theo nhiều nghiên cứu từ những case study thành công trên thị trường, chủ động tìm kiếm và tạo ra giá trị thu hút khách hàng với chiến lược tối ưu marketing ở mức chi phí thấp nhất có thể được xem là giải pháp thông minh. Sử dụng các mạng xã hội để tạo đánh giá ảo ban đầu, sau đó phát triển thành hệ thống với tệp khách hàng thực tế và cố định sẽ giảm chi phí trong kinh doanh.

Để đạt được mục tiêu như mong muốn sẽ cần một thời gian dài, nhưng kết quả cao sẽ là động lực rất lớn cho doanh nghiệp của bạn:

• Xây dựng bộ máy Marketing với hệ thống nhân viên SEO nội bộ thay vì hoàn toàn thuê từ bên ngoài.
• Tạo ra độ nhận diện thương hiệu, xây dựng lòng tin với khách hàng thông qua những bài review miễn phí trên các mạng xã hội.
• Xác định nơi có tệp khách hàng mục tiêu lớn nhất như Facebook, Instagram, Tiktok để thực hiện các chiến lược truyền thông miễn phí.

2. Sử dụng những phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Thời đại 4.0 với xu thế phát triển không ngừng của Khoa học – kỹ thuật, việc ứng dụng công nghệ số vào các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã không còn xa lạ. Những giải pháp ứng dụng đó không chỉ tăng hiệu quả kinh doanh mà còn tăng tính kinh tế, giảm thiểu chi phí nhân sự và tổ chức công ty. Thay vì phải đầu tư văn phòng và tổ chức làm việc trực tiếp để giao việc, giờ đây việc họp trực tuyến đang ngày càng trở thành xu thế không nên bỏ qua. Nhờ vậy có thể tiết kiệm ngân sách cùng thời gian triển khai những kế hoạch khả thi.

Tham khảo: Kế Toán Công Nợ Là Gì? Công Việc Và Những Yêu Cầu Của Vị Trí Này

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý mà doanh nghiệp nên biết:

• Bán hàng hiệu quả hơn.
• Đưa ra những chính sách khuyến mãi phù hợp với thị trường.
• Đảm bảo thời gian thực thi và trưng bày sản phẩm.
• Đảm bảo lợi nhuận hàng tháng – quý cho công ty.
• Nâng cao chất lượng cung ứng sản phẩm đầu ra.

3. Lựa chọn nhân viên thuê ngoài để tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp truyền thống vẫn luôn nghĩ rằng nhân viên phải đến công ty làm việc mới hiệu quả. Tuy nhiên một số công việc có thể sử dụng nhân viên thuê ngoài để tiết kiệm chi phí. Mọi nhu cầu cơ bản đối với thiết bị văn phòng và tiện ích đều được cắt giảm tương đối, đồng thời tính linh hoạt của nhân viên cũng được tận dụng tối đa.

Khảo sát nhân sự toàn cầu được thực hiện năm 2020 đã công bố kết quả vô cùng khả thi. Hơn 70% doanh nghiệp tham gia khảo sát cho biết rằng sử dụng nguồn nhân sự bên ngoài giúp họ giảm chi phí nội bộ lên tới 20%. Nhưng đồng thời, họ cần chủ động hơn về công cụ trực tuyến và nhân viên nội bộ để đảm bảo công việc không bị tắc nghẽn mà vẫn hiệu quả.

4. Thoả thuận và tối ưu chi phí hợp lý với nhà cung cấp

Đối với mọi doanh nghiệp, việc đảm bảo luôn có những nhân sự đàm phán giỏi trong công ty là vô cùng quan trọng và đóng vai trò không nhỏ trong quá trình tối ưu hóa chi phí. Những nhân sự này được đặt niềm tin sẽ đưa chi phí từ nhà cung cấp xuống mức thấp nhất và tạo mối quan hệ lâu dài cùng phát triển. Việc giảm chi phí nguyên liệu đầu vào sẽ ảnh hưởng hưởng trực tiếp tới giá thành sản xuất và doanh thu cuối cùng.

Tìm hiểu thêm: Top 11 Phần Mềm ERP Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Tốt Nhất

Nghệ thuật đàm phán sẽ có hiệu quả hơn nếu bạn có thể thương lượng thành công mức lãi suất mỗi năm với đối tác. Không chỉ giảm giá thành, thông thường công ty còn có thể nhận được những lợi ích quan trọng khác.

Tuy nhiên để hiện thực hóa giải pháp này, doanh nghiệp cần có niềm tin về việc thanh toán chi phí đúng hạn, không nhập nhằng và luôn minh bạch tài chính.

​5. Liên kết, hợp tác với các công ty khác để tăng thị trường tiềm năng

Trong thời đại kinh tế nhiều biến động, các công ty nhỏ được thành lập nhiều, tuy nhiên gặp nhược điểm là chưa vững vàng và dễ bị lay động trước khó khăn. Vì vậy, việc lập thành một mạng lưới công ty để cùng nhau phát triển là vô cùng cần thiết, vừa tối ưu chi phí, vừa là đối tác đáng tin cậy.

Ví dụ điển hình chính là những công ty bán trang sức bạc có thể liên kết cùng công ty sản xuất đá quý để cung ứng nguyên liệu cho những sản phẩm cao cấp. Hoặc một công ty chuyên về đồ ăn nhanh có thể hợp tác cùng công ty sản xuất hộp đựng thân thiện với môi trường để tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp, đồng thời đem tới nhiều lựa chọn hơn cho khách hàng.

Một phương pháp khác cũng hiệu quả không kém chính là cung cấp thêm dịch vụ liên quan tới sản phẩm gốc mà doanh nghiệp bán. Những dịch vụ phụ trợ này nếu được đánh giá cao sẽ là bước đà truyền thông giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn tạo ra rất nhiều khách hàng tiềm năng.

6. Lựa chọn hệ thống phần mềm ERP – giải pháp số thay thế cho giấy tờ

Đối với nhiều doanh nghiệp, chi phí cho giấy tờ ban đầu là rất nhỏ và không đáng bận tâm. Tuy nhiên nếu xét cùng chi phí kinh doanh thực tế trong thời gian dài, đây chắc chắn sẽ là một khoản chi tương đối lớn mà không đem lại lợi nhuận nhiều. Để tiết kiệm chi phí, nhiều công ty lớn và vừa đã tối ưu những chi phí đó bằng cách sử dụng công nghệ số hóa hiện đại. Giờ đây hóa đơn kỹ thuật số, hóa đơn online thanh toán nhanh chóng hay những phần mềm lưu trữ không tốn diện tích, ít mất chi phí đang trở nên thông dụng hơn rất nhiều và tiết kiệm tới 60% chi phí ban đầu.

Đừng bỏ lỡ: Danh Sách 4 Phần Mềm Quản Lý Nội Bộ Chất Lượng Nhất Hiện Nay

7. Tuyển dụng nhân viên nội bộ chuyên nghiệp

Việc thuê đúng nhân viên cho doanh nghiệp của bạn cũng góp phần không nhỏ tối ưu hóa chi phí. Thay vì mỗi lần tuyển dụng đều vô cùng tốn kém, công ty nên lựa chọn nhân viên thành thạo và phù hợp với văn hóa của công ty để giảm bớt quy trình tuyển dụng. Nhân viên chất lượng sẽ đem lại nguồn lợi nhuận tuyệt vời cho doanh nghiệp.

Như vậy, với 7 giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp, chúng tôi tin rằng bạn sẽ có lựa chọn phù hợp nhất. Chắc chắn sau khi tối ưu hóa thành công, doanh nghiệp của bạn sẽ ngày càng phát triển và thành công hơn.