Nhu cầu làm đẹp ngày càng gia tăng cũng là lúc các Spa, Thẩm mỹ viện phải “gánh” một khối lượng công việc khổng lồ so với trước. Lúc này sự ra đời của phần mềm quản lý Spa chính là lời giải cho bài toán quản lý vận hành và kinh doanh hiệu quả của các cơ sở làm đẹp. Tuy nhiên có không ít các chủ Spa vẫn băn khoăn chưa biết lựa chọn phần mềm quản lý Spa nào phù hợp cho mình. Cùng giải đáp thắc mắc nói trên trong bài viết dưới đây!

Những lưu ý để lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp với Spa, Thẩm mỹ viện 

Đứng trước những thách thức từ thị trường làm đẹp cạnh tranh khốc liệt cùng với những khó khăn trong nội tại công tác quản lý vận hành, nhiều chủ Spa đã tìm đến các giải pháp phần mềm quản lý nhằm tận dụng sức mạnh từ công nghệ. Không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành, các giải pháp phần mềm quản lý Spa chuyên dụng còn là vũ khí cạnh tranh hữu hiệu trong việc chinh phục sự hài lòng từ phía khách hàng. 

Thực tế cho thấy rằng, các giải pháp quản lý truyền thống như sổ sách hay excel đã lỗi thời và không thể đáp ứng tốt nhu cầu quản lý Spa trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển như vũ bão hiện nay. Việc sử dụng các phương pháp truyền thống khiến quy trình làm việc trở nên rườm rà, kém hiệu quả, không mang lại tính chuyên nghiệp trong hoạt động cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Cùng với việc khối lượng công việc tại các cơ sở làm đẹp tăng lên thì rõ ràng phần mềm quản lý Spa sẽ đảm bảo tốt cho sự phát triển bền vững và lâu dài. 

Bài toán làm sao để tìm kiếm được một giải pháp phần mềm phù hợp giữa vô vàn những sự lựa chọn trên thị trường không phải là một điều dễ dàng. Tuy nhiên vẫn có thể kể đến một số yếu tố mà các Spa, Thẩm mỹ viện có thể cân nhắc trước khi quyết định chọn mặt gửi vàng một giải pháp phần mềm.

Trước tiên các chủ Spa cần nắm rõ nhu cầu sử dụng phần mềm của cơ sở mình, trong đó các chủ Spa cần trả lời những câu hỏi như: Cơ sở của bạn đang gặp khó khăn gì? Quy mô cơ sở của bạn lớn hay nhỏ? Phù hợp sử dụng phần mềm quản lý tổng thể hay phần mềm riêng lẻ? Bạn có nhu cầu mở rộng thêm nhiều cơ sở chi nhánh trong tương lại hay không? Khi bạn xác định được rõ ràng nhu cầu thì mới có thể lựa chọn được một giải pháp thực sự giải quyết triệt để những khó khăn của Spa mình. 

Yếu tố tiếp theo không thể bỏ qua là việc các tính năng trên phần mềm có đáp ứng nghiệp vụ quản lý đặc thù tại Spa hay không. Điều này có ý nghĩa vô cũng quan trọng, bởi không phải phần mềm nào cũng có thể chuẩn hóa được các tính năng phù hợp với nghiệp vụ quản lý tại các Spa, Thẩm mỹ viện. Trong đó, bên cạnh những module tính năng cơ bản, phần mềm cần phải tích hợp một số tính năng thông minh như: quản lý lịch hẹn, quản lý liệu trình, thẻ thành viên, quản lý chăm sóc khách hàng đa kênh,… 

Yếu tố cuối cùng để các Spa, Thẩm mỹ viện có căn cứ chính xác để lựa chọn một giải pháp phù hợp là kinh nghiệm triển khai thực tế của đơn vị cung cấp phần mềm. Đơn vị cung cấp phần mềm đóng vai trò quan trọng nếu không muốn nói là quyết định đến 90% thành công của việc triển khai phần mềm. Không chỉ hỗ trợ phát triển phần mềm hiệu quả giải quyết triệt để khó khăn hiện tại mà đơn vị cung cấp có nhiều kinh nghiệm còn có thể đồng hành lâu dài, hỗ trợ nâng cấp thêm nhiều tính năng bổ sung đáp ứng việc mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai của Spa, Thẩm mỹ viện.

Cân nhắc tất cả những yếu tố nói trên sẽ giúp các chủ Spa lựa chọn được chính xác một giải pháp phần mềm phù hợp cho mình. Vậy phần mềm quản lý Spa nào trên thị trường hiện nay có thể đáp ứng đầy đủ những yếu tố nói trên? 

Spa, Thẩm mỹ viện nên sử dụng phần mềm quản lý nào?

Hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý miễn phí cho các Spa, Thẩm mỹ viện nhằm hỗ trợ quản lý một số nghiệp vụ cơ bản. Tuy nhiên các phần mềm miễn phí sẽ thích hợp với các cơ sở có quy mô nhỏ hoặc hoạt động chưa lâu. Những phần mềm này thường không có tính năng đa dạng hỗ trợ cho quản lý chuyên sâu. Chính vì vậy, nếu xác định kinh doanh lâu dài và phát triển theo hướng chuyên nghiệp thì các Spa, Thẩm mỹ viện nên tìm đến các sự lựa chọn phần mềm có tính phí. 

Điểm qua trên thị trường phần mềm hiện tại có khá nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý chuyên nghiệp cho các Spa, Thẩm mỹ viện, bao gồm cả các đơn trị trong và ngoài nước. Tuy nhiên, với nghiệp vụ quản lý đặc thù, các phần mềm “Made in Viet Nam” thường được lựa chọn nhiều hơn cả. Một số phần mềm quản lý Spa phổ biến phải kể đến như: phần mềm quản lý Posapp, phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare, phần mềm Kiot Việt, phần mềm Myspa, phần mềm ERP Việt, phần mềm Vtech,…

Trong đó, phần mềm quản lý tổng thể Spa WeUp ERP For Healthcare được biết đến là phần mềm quản lý Spa chuyên nghiệp đang được hơn 100+ Spa, thẩm mỹ viện tin tưởng lựa chọn. Đây là nền tảng quản lý Spa được phát triển bởi WeUp Group – đơn vị đi đầu trong cung cấp giải pháp số dành riêng cho lĩnh vực Y tế – Sức khỏe – Thẩm mỹ. Sở hữu đội ngũ chuyên gia và kỹ sư công nghệ có nhiều kinh nghiệm và am hiểu kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực thẩm mỹ, WeUp Group được đánh giá là một đối tác đồng hành đáng tin cậy của các Spa, Thẩm mỹ viện. 

Ra đời từ quá trình nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng quy trình nghiệp vụ đặc thù tại nhiều cơ sở thẩm mỹ và chăm sóc sắc đẹp, phần mềm quản lý tổng thể Spa WeUp ERP For Healthcare đã được chuẩn hóa với nhiều module tính năng thông minh, giúp quản lý toàn diện & chuyên sâu mọi quy trình quản lý tại Spa, Thẩm mỹ viện như: 

• Quản lý lịch hẹn
• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý kho sản phẩm
• Quản lý thông tin nhân viên lương thưởng, hoa hồng
• Quản lý thanh toán thu chi 
• Báo cáo thống kê 
• Quản lý chăm sóc khách hàng
• Quản lý thẻ thành viên và chương trình khuyến mãi

Bằng việc sử dụng hệ sinh thái các tính năng quản lý thông minh và chuyên sâu, WeUp ERP For Healthcare giúp loại bỏ những thủ tục làm việc rườm rà, tốn kém thời gian, mang đến trải nghiệm dịch vụ đồng bộ, chuyên nghiệp và hiện đại cho khách hàng. Đồng thời, WeUp ERP For Healthcare là nền tảng chăm sóc khách hàng đa kênh hiệu quả, giúp các Spa, Thẩm mỹ viện dễ dàng tiếp cận triển khai các chương trình chăm sóc hấp dẫn, góp phần gia tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, đột phá doanh thu. 

Đánh giá về phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare, bà Nguyễn Linh Chi – quản lý điều hành chuỗi cơ sở làm đẹp Mộc Spa nhận xét: “WeUp ERP For Healthcare là một trong số ít những phần mềm phát triển theo hướng quản lý tổng thể và chuyên sâu cho Spa, Thẩm mỹ viện. Đây là nền tảng cốt lõi để các cơ sở làm đẹp nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện chất lượng dịch vụ, nâng tầm thương hiệu, đồng thời gia tăng sức cạnh tranh. Đánh giá khách quan, WeUp ERP For Healthcare sẽ là giải pháp số thay đổi vị thế ngành làm đẹp, đem đến nhiều thay đổi bứt phá cho các cơ sở thẩm mỹ”. 

WeUp ERP For Healthcare mang lại những lợi ích gì cho các Spa, Thẩm mỹ viện? 

Chiếm trọn sự tin yêu từ nhiều cơ sở thẩm mỹ, phần mềm WeUp ERP For Healthcare được đánh giá là giải pháp quản lý toàn diện và chuyên sâu cho các Spa, thẩm mỹ viện, đem đến nhiều lợi ích như: 

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Lợi ích lớn nhất mà các chủ Spa có thể dễ dàng nhận ra khi đưa vào sử dụng phần mềm quản lý tổng thể WeUp ERP For Healthcare là nó giúp loại bỏ đến 90% các công việc thủ công rườm rà kém hiệu quả trước đây. Nhờ việc quản lý toàn bộ mọi hoạt động trên một phần mềm duy nhất, từ bán hàng, kế toán, kho vận, khách hàng, nhân sự, WeUp ERP For Healthcare tạo ra quy trình làm việc theo luồng thống nhất, giúp tối ưu hóa các bước không cần thiết. 

Nếu như trước đây, các chủ Spa, Thẩm mỹ viện luôn phải tất bật với sổ sách, giấy tờ thì giờ đây bạn có thể quản lý công việc của mình trên một hệ thống duy nhất. WeUp ERP For Healthcare là giải pháp lý tưởng để thay thế hoàn toàn các phương pháp quản lý truyền thống trước đây. Bằng việc tận dụng sức mạnh từ nền tảng quản trị thông minh 4.0, các Spa có thể cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc một cách đáng kể. Đồng thời, WeUp ERP For Healthcare cũng là trợ thủ đắc lực để các Spa, Thẩm mỹ viện từng bước số hóa, là cơ sở để mở rộng và phát triển quy mô kinh doanh. 

Quản lý lịch hẹn chuyên nghiệp

Việc ứng dụng phần mềm quản lý Spa WeUp ERP For Healthcare sẽ giúp quản lý tất cả lịch hẹn của khách hàng một cách rõ ràng, khoa học, bao gồm đầy đủ thông tin chi tiết như: thông tin khách hàng, dịch vụ sử dụng, lịch trị liệu, nhân viên nhận lịch,… Việc quản lý khoa học lịch hẹn trên phần mềm giúp các Spa chủ động sắp xếp lịch chăm sóc, phân bổ bác sĩ trị liệu, kỹ thuật viên chăm sóc hợp lý, khách hàng đến với Spa có thể nhanh chóng được thực hiện liệu trình mà không phải chờ đợi như trước. 

Giải pháp này giúp quá trình đặt lịch hẹn của khách hàng diễn ra liền mạch, xác nhận đặt lịch hẹn nhanh chóng, đồng thời nhắc nhở tự động khách hàng. Qua đó, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác cao, dễ dàng tạo dựng uy tín cho thương hiệu. Đây là tính năng ghi điểm trong mắt khách hàng đối với Spa, Thẩm mỹ viện, thể hiện tính chủ động và chuyên nghiệp khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng. 

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

WeUp ERP For Healthcare có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ các Spa, Thẩm mỹ viện nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bằng việc thay thế quy trình làm việc thủ công rườm rà, WeUp ERP For Healthcare giúp quản lý chuyên nghiệp các nghiệp vụ từ tiếp đón, tư vấn, thực hiện liệu trình, thanh toán,… Nhờ đó, các Spa đem đến trải nghiệm khách hàng đồng nhất, chuyên nghiệp và hiệu quả. 

Để làm được điều này, WeUp ERP For Healthcare lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng chính xác từ hồ sơ thông tin, lịch sử trị liệu, đặt lịch hẹn, lịch sử chăm sóc,… Nhờ đó các Spa, Thẩm mỹ viện có thể loại bỏ thao tác tra cứu và tìm kiếm thông tin khách hàng phức tạp, hỗ trợ đăng ký dịch vụ nhanh chóng trên phần mềm, hoàn tất thủ tục hành chính chỉ trong vài phút kể từ khi khách hàng bước vào Spa, Thẩm mỹ viện.

Đồng thời, việc lưu trữ đầy đủ và chi tiết thông tin khách hàng cũng giúp theo dõi chính xác các thông tin hỗ trợ quá trình trị liệu của khách hàng như:  bệnh lý da, lịch sử trị liệu, các sản phẩm đã sử dụng, quá trình điều trị,… Điều này giúp các kỹ thuật viên có thể tối ưu hóa quá trình thực hiện dịch vụ, điều chỉnh phương pháp trị liệu phù hợp, mang lại hiệu quả điều trị chăm sóc tốt nhất cho khách hàng. Nhờ đó, phần mềm giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo uy tín cho Spa, Thẩm mỹ viện, là cơ sở để giữ chân khách hàng, gia tăng tỷ lệ khách hàng trung thành. 

Tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý

Nhờ việc đơn giản hóa nhiều bước trong quy trình quản lý vận hành, WeUp ERP For Healthcare giúp nâng cao hiệu quả công việc, qua đó tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Từ thực tế triển khai phần mềm WeUp ERP For Healthcare, nhiều Spa Thẩm mỹ viện đã tối ưu hóa được quy trình làm việc của mình, tiết kiệm đến 25% thời gian và chi phí quản lý. 

Bên cạnh đó, WeUp ERP For Healthcare cũng giúp nâng cao năng lực quản lý giám sát của các nhà quản lý Spa bằng việc cho phép theo dõi dễ dàng trên đa nền tảng. Thay vì phải trực tiếp có mặt tại cơ sở, giờ đây các nhà quản lý có thể giám sát từ xa, kiểm soát mọi hoạt động trên nhiều thiết bị như: Tablet, Smartphone, Laptop,…

Chăm sóc khách hàng hiệu quả

WeUp ERP For Healthcare quản lý kế hoạch chăm sóc khách hàng của nhân viên một cách chính xác trên hệ thống, hỗ trợ gửi thông báo tới SMS, Email của nhân viên về lịch chăm sóc khách hàng. Nhờ đó, các nhân viên chăm sóc và kỹ thuật viên có thể dễ dàng tư vấn, chăm sóc khách hàng cả trước và sau trị liệu, hạn chế tối đa tình trạng bỏ sót, bỏ rơi khách hàng. 

Với lợi thế đặc biệt này, khách hàng sẽ được tư vấn và chăm sóc tận tình cả trước và sau khi sử dụng dịch vụ, nâng cao hiệu quả liệu trình trị liệu của khách hàng. Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng để chiếm được sự hài lòng và tin tưởng từ khách hàng, góp phần nâng cao tỷ lệ khách hàng trung thành của phòng khám, đồng thời mở rộng tệp khách hàng tiềm năng thông qua các kênh giới thiệu từ khách hàng cũ. 

Bên cạnh đó, với ưu điểm nổi bật là một phần mềm cho phép kết nối đa kênh, đa nền tảng, WeUp ERP For Healthcare cho phép lưu trữ data khách hàng tiềm năng đổ về từ nhiều nguồn như Facebook, Website, Mobile App, đồng thời tự động phân loại data theo mức độ tiềm năng. Nhờ vậy, WeUp ERP For Healthcare hỗ trợ tối đa khả năng ghi nhận phản hồi từ khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng hỗ trợ Push sales hiệu quả thông qua nhiều công cụ Marketing như: SMS, Email Marketing, giúp Spa triển khai dễ dàng các chương trình khuyến mãi, gửi thông báo xác nhận đơn hàng, xác nhận lịch hẹn,…

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp thông tin hữu ích để các Spa, Thẩm mỹ viện có thể lựa chọn được một phần mềm quản lý phù hợp cho cơ sở của mình. Để tìm hiểu thêm về các sản phẩm phần mềm từ WeUp Group các bạn có thể liên hệ theo: 

Công ty CP Truyền thông và Công nghệ WeUp

Hotline: 08 2245 8899

Website: weupgroup.vn

Email: contact@weupgroup.vn

Địa chỉ: Tầng 18, Toà nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà Nội.