Làm thế nào để quản lý kho hàng thuận tiện nhất? Công việc không hề dễ dàng này nay đã được đơn giản hóa bằng các phần mềm quản lý kho hàng trên điện thoại. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu 4 phần mềm giúp bạn quản lý kho hàng thông minh trên điện thoại.

Khó khăn của doanh nghiệp trong quản lý kho

Quản lý kho hàng sao cho khoa học và hiệu quả là vấn đề của rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là đơn vị sản xuất hàng hóa. Có thể kể đến 4 khó khăn cơ bản mà doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt.

Lưu trữ dữ liệu

Cho đến nay, vẫn còn rất nhiều đơn vị phải quản lý hàng trong kho bằng phương pháp truyền thống. Đó là dùng sổ ghi chép hoặc lưu trữ thông tin bằng các file dữ liệu.

Việc này không chỉ làm mất nhiều thời gian nhập liệu mà còn dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, sai sót hoặc mất dữ liệu. Đặc biệt là ở những doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn, nhiều mẫu mã, chủng loại…, việc lưu trữ thủ công càng tiềm ẩn nhiều rủi ro và hạn chế. Hơn nữa, việc kiểm kê hàng hóa và tìm kiếm thông tin sản phẩm sẽ gặp nhiều khó khăn.

Định mức tồn kho khó đảm bảo

Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh thuận lợi, các doanh nghiệp luôn phải đề ra một định mức tồn kho nhất định. Việc làm thế nào để đảm bảo không bị khan hiếm hoặc dư thừa hàng hóa là vấn đề rất quan trọng. Với cách quản lý truyền thống, người ta phải mất rất nhiều thời gian để cập nhật tình hình liên tục, kịp thời nhằm giải quyết khâu này.

Quản lý định mức tồn kho bằng sổ hay file excel là cách làm phổ biến trước đây. Những phương pháp này đều khó giúp doanh nghiệp nắm bắt sự lưu chuyển của dòng hàng hóa. Vì thế, họ khó xác định hoặc lập kế hoạch tiêu thụ theo thứ tự, tối ưu việc sử dụng các mặt hàng hay nguyên liệu vào việc sản xuất, kinh doanh.

Sắp xếp hàng hóa

Trong quản lý kho hàng, các doanh nghiệp thường chú trọng vào việc sắp xếp hàng hóa theo trật tự khoa học. Khi hàng hóa được xếp đặt càng đúng vị trí thì việc kiểm dòng di chuyển sản phẩm càng dễ dàng.

Tuy nhiên, đây cũng chính là một vấn đề nan giải gây cản trở việc sản xuất. Nhiều trường hợp do hàng hóa không được sắp xếp ngăn nắp đã bị hư hỏng, thất thoát hoặc nhầm lẫn khi di chuyển.

Công nghệ lạc hậu

Trang thiết bị, công nghệ lạc hậu, lỗi thời sẽ khiến việc quản lý kho hàng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Điều này dẫn đến nhiều công việc của kho bị chậm tiến độ, sai sót, ảnh hưởng đến hệ thống kinh doanh, sản xuất. Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều nhận thức rõ điều này. Tuy nhiên, họ chưa tìm được hướng giải quyết do chưa biết đâu là giải pháp hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí trên điện thoại?

Đây là câu hỏi rất nhiều chủ doanh nghiệp đặt ra khi công nghệ thông tin phát triển như hiện nay. Tuy nhiên, phần mềm miễn phí liệu có thực sự hữu dụng cho doanh nghiệp?

Ưu điểm của phần mềm miễn phí:

• Giúp chủ doanh nghiệp giảm bớt chi phí đầu tư. Bạn hầu như không phải bỏ ra một khoản tiền nào để sử dụng phần mềm.
• So với cách ghi chép bằng sổ hay excel, rõ ràng phần mềm miễn phí đã giải quyết được những khó khăn cơ bản của việc quản lý kho hàng, hạn chế tối đa sai sót.
• Cách làm này còn giúp tiết kiệm thời gian, công sức đáng kể khi xử lý dữ liệu.

Nhược điểm:

• Phần mềm quản lý kho miễn phí cũng giống như những app free khác, thường có tính bảo mật thấp, dễ bị rò rỉ, đánh cắp thông tin.
• Khi lựa chọn phần mềm miễn phí, bạn chỉ sử dụng được những tính năng cơ bản nên một số vấn đề trong quản lý kho sẽ bị hạn chế.
• Vì là phần mềm miễn phí nên rất có thể trong quá trình vận hành người dùng sẽ gặp phải các lỗi chức năng. Điều này có thể làm mất thời gian hoặc sai số liệu.
• Đối với dịch vụ phần mềm miễn phí, khách hàng không được hỗ trợ khi gặp sự cố.

Lợi ích mà phần mềm quản lý kho trên điện thoại mang lại

Dù là phần mềm quản lý kho miễn phí hay mất phí, những công cụ có trong phần mềm vẫn mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Cụ thể như sau:

• Có thể nói quản lý kho bằng phần mềm cài đặt trên điện thoại là một giải pháp hiện đại và vô cùng hữu hiệu hiện nay. Nó giải quyết hầu hết mọi khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải khi quản lý hàng hóa.
• Đầu tiên, có khá nhiều phần mềm đang được cung cấp miễn phí hoặc gần như miễn phí. Doanh nghiệp không cần bỏ ra quá nhiều tiền mà lại giải quyết được nhiều vấn đề nan giải gây thất thoát, rủi ro, mất thời gian do quản lý kho theo cách truyền thống.
• Bạn còn có thể giảm thêm nhiều chi phí mua trang thiết bị, vật dụng phục vụ quản lý kho theo cách truyền thống.
• Bằng phần mềm quản lý kho, người dùng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để xử lý công việc.
• Cũng nhờ phần mềm này, bạn ít gặp rắc rối do mất dữ liệu, nhầm lẫn dữ liệu.
• Bạn luôn xử lý công việc nhanh chóng ở mọi lúc, mọi nơi chỉ với chiếc điện thoại.

Như vậy, quản lý kho bằng phần mềm trên điện thoại đem lại rất nhiều lợi ích cho người dùng. Đây là giải pháp tiết kiệm và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý kho trên điện thoại có tính năng gì?

Tính năng của các phần mềm quản lý kho trên điện thoại khá đa dạng. Những phần mềm mất phí thì sẽ được tích hợp nhiều tính năng cao cấp hơn. Về cơ bản, hầu hết các phần mềm này đều cho phép bạn:

• Quản lý tồn kho, từ đó giảm thiểu tối đa các công đoạn kiểm kho, giúp mọi việc đều được đơn giản hóa và nhanh chóng.
• Quản lý các chi tiết của mặt hàng bằng cách cho phép ghi đầy đủ thông tin hàng hóa theo tiêu chí, đặc điểm riêng. Vì vậy, người dùng sẽ dễ kiểm soát, phân loại hàng hóa.
• Phần mềm quản lý kho có tính năng lọc tìm kiếm thông tin. Vì vậy, bằng việc sử dụng phần mềm này, bạn sẽ làm đơn giản hóa các công đoạn kiểm kho. Số lượng hàng hóa được xác định chính xác, nhanh chóng.
• Trong phần mềm có sẵn tính năng kiểm kê hay vận hành hàng hóa. Chỉ bằng vài thao tác, người dùng sẽ thực hiện được.
• Hầu hết các phần mềm quản lý kho trên điện thoại đều có chức năng hỗ trợ xử lý đơn đặt hàng. Điều này thuận lợi cho cả người mua và bán.
• Phần mềm quản lý kho trên điện thoại cũng cho phép hỗ trợ thanh toán. Vì vậy, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí bán hàng, nhập hàng.
• Mọi thông tin nhập hàng, xuất kho đều được phần mềm lưu trữ lại. Bạn chỉ cần truy xuất khi cần thiết.
• Việc thống kê báo cáo số lượng hàng hóa trong kho cũng được chuyên nghiệp hóa. Người dùng có thể dùng phần mềm để đánh giá định mức tồn kho. Từ đó giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhập, xả hàng nhanh chóng, kịp thời, tăng hiệu quả kinh doanh.

Phần mềm quản lý kho trên điện thoại giúp bạn quản lý kho 24/7 mọi lúc, ở mọi nơi vì nó được cài đặt trên điện thoại. Nhìn chung, các doanh nghiệp nên sử dụng những công cụ hỗ trợ thông minh này, bao gồm cả phần mềm quản lý kho trên iphone hoặc android để tối ưu hóa công việc kinh doanh sản xuất.

Top 4 phần mềm quản lý kho trên điện thoại tốt nhất hiện nay

Để kiểm soát kho hàng được hiệu quả, bên cạnh việc lắp đặt hệ thống giá kệ kho hàng, các doanh nghiệp nên sử dụng 1 trong 4 phần mềm quản lý kho trên điện thoại dưới đây:

1. Phần mềm quản lý kho trên điện thoại Bota

Nếu bạn chưa biết lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp miễn phí nào tốt thì Bota chính là một gợi ý hay. Ứng dụng Bota bao gồm 2 áp là Bota Bota và Bota Omnichannel. Đây được xem là bộ phần mềm không thể thiếu cho các đơn vị bán lẻ. Nó giúp tối ưu giao diện bán hàng và quản lý kho hàng thuận tiện.

Tính năng nổi bật:

• Đây là phần mềm quản lý công việc rất dễ đăng nhập bằng các tài khoản Google hay Facebook.
• Bạn có thể dùng camera trên điện thoại để quét mã vạch khi nhập sản phẩm hoặc bán hàng.
• Bota cho phép quản lý sản phẩm theo mã SKU hoặc mã vạch, giúp người dùng tính tiền nhanh.
• Với Bota, bạn sẽ tìm kiếm sản phẩm nhanh hơn nhờ có các gợi ý thông minh.
• Sử dụng phần mềm mang đến lợi ích tương tự phần quản lý mềm bán hàng, giúp bạn xử lý đơn hàng và tính phí vận chuyển tối ưu hơn.
• Bạn sẽ dễ dàng quản lý chi tiết mặt hàng như màu sắc, mẫu mã, size số…

Ưu điểm của phần mềm:

• Bota có giao diện đơn giản, rất dễ dùng.
• Phần mềm đáp ứng đủ các tính năng trong quản lý bán hàng, quản lý công nợ và quản lý kho.
• Bạn có thể sử dụng để bán hàng và thanh toán dễ dàng mọi lúc, mọi nơi chỉ với chiếc điện thoại di động.
• Bạn cài đặt Bota trên điện thoại hay máy bán hàng cầm tay đều được.
• Hiện tại, đây là phần mềm được miễn phí sử dụng trọn đời.

2. Phần mềm Cloudify quản lý hàng tồn kho

Cloudify là một phần mềm quản lý kho miễn phí hiện đang được khá nhiều khách hàng lựa chọn. Vậy Cloudify có gì đặc biệt?

Tính năng nổi bật:

• Cloudify giúp quản lý kho ngay trên điện thoại một cách đơn giản, giúp hạn chế sai sót và chênh lệch hàng hóa.
• Hệ thống cho phép tự động tạo yêu cầu xuất kho khi có đơn hàng, thủ kho chỉ cần xác nhận số lượng thực xuất.
• Cloudify giúp quản lý được nhiều kho cùng lúc, bao gồm cả kho tổng và kho con. Người dùng có thể điều chuyển hành giữa các kho nhanh chóng.
• Phần mềm cho phép quản lý thông suốt các khâu từ mua hàng, nhập kho đến bán hàng, xuất kho và kiểm kê hàng hóa.
• Trên phần mềm có cài đặt sẵn hệ thống cảnh báo tồn kho tối thiểu. Khi số lượng hàng xuống dưới định mức tồn kho sẽ có nhắc nhở tự động.
• Nhân viên có thể dùng camera để quét mã vạch khi xuất nhập hàng, đảm bảo độ chính xác và tiết kiệm chi phí mua thiết bị cho doanh nghiệp.
• Người dùng duyệt lệnh xuất kho ngay trên điện thoại hoặc thiết lập vận đơn có giá trị cao trình giám đốc trước khi xuất kho.

3. Milicos – phần mềm quản lý kho trên điện thoại miễn phí

Nhằm giúp các cửa hàng kinh doanh quản lý và vận hành kho khoa học, chuyên nghiệp nhất, phần mềm Milicos đã được ra đời.

Tính năng nổi bật:

• Milicos có chức năng kiểm soát chính xác số lượng hàng tồn trong kho. Đồng thời quản lý các mặt hàng theo đặc điểm chi tiết như màu sắc, chất liệu, hạn dùng, kích thước…
• Kiểm tra và lọc tìm thông tin hàng hóa nhanh chóng, giảm bớt công đoạn trong kiểm kho.
• Giúp thống kê, tạo báo cáo số lượng hàng hóa trong kho. Từ đó, người dùng có thể đánh giá hàng hóa mức dưới và vượt tồn kho hiệu quả hơn.

Ưu điểm của phần mềm:

• Những người đã trải nghiệm với Milicos cho biết đây là phần mềm quản lý kho trên điện thoại rất dễ nhìn và sử dụng.
• Milicos cho khả năng kiểm soát hàng hóa cực nhanh và tiện lợi.
• Phần mềm này rất dễ cài đặt trên hầu hết các điện thoại thông minh.

4. Phần mềm quản lý kho trên điện thoại BS Silver

Đây là phần mềm giúp quản lý nhiều loại hàng hóa, vật tư có trong nhiều kho. Hiện tại, nó cũng được cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật:

• Người dùng có thể thêm tài khoản hoặc phân quyền sử dụng cho những người dùng khác trong nội bộ.
• Giúp quản lý và sắp xếp nguyên vật liệu, đồng thời cho phép thống kê hàng tồn kho.
• Quản lý dữ liệu nhờ kết nối internet.
• Có chức năng thông báo hàng lỗi, hàng hết hạn sử dụng.
• Cho phép xuất nhập dữ liệu từ Excel.
• Quản lý hàng bằng mã vạch.

Ưu điểm của phần mềm:

• Phần mềm BS Silver rất dễ cài đặt, giao diện hoàn toàn thân thiện với người dùng.
• BS Silver giúp kiểm soát các biến động về lượng, và giá của hàng hóa xuất, nhập khẩu, số khách hàng.
• Ở BS Silver có tích hợp các phương pháp tính giá xuất kho như FIFO, LIFO, bình quân liên hoàn…
• BS Silver cung cấp tài liệu quản lý hàng cho người sử dụng.

Trên đây là 4 phần mềm quản lý kho trên điện thoại dành cho doanh nghiệp. Nếu đang tìm kiếm một giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý kho vừa hiệu quả vừa tiết kiệm chi phí thì đây chính là những gợi ý quan trọng. Tùy vào quy mô kho hàng và mục đích sử dụng của bạn mà lựa chọn phần mềm hợp lý nhất.