Phần mềm bán hàng là gì mà trong thời đại công nghệ này các doanh nghiệp đều coi đó là giải pháp thông minh? Cùng tìm hiểu lịch sử ra đời cũng như những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp qua bài viết sau đây.

Giải đáp phần mềm bán hàng là gì và lịch sử ra đời

Cho đến nay, rất nhiều người vẫn chưa biết phần mềm bán hàng là gì. Không ít doanh nghiệp còn mua bán sản phẩm theo lối truyền thống, hiệu quả doanh thu không được như ý muốn. Trong khi đó, một số ông chủ đã đi tắt đón đầu về công nghệ, họ trải nghiệm kinh doanh với sự hỗ trợ của phần mềm bán hàng và thu về lợi nhuận cao.

Phần mềm bán hàng Point Of Sale (POS) hay phần mềm quản lý bán hàng là hệ thống công cụ hỗ trợ bán lẻ cực tốt. Đây đúng là một giải pháp thông minh thế kỷ XX, được ứng dụng mạnh mẽ từ thế kỷ XXI. Thực chất nó đã ra đời như thế nào và từ bao giờ?

Bước đột phá từ máy tính tiền sang phần mềm tân tiến

Trước đây, hầu hết mọi giao dịch mua bán của chúng ta vẫn được tiến hành thông qua tiền mặt. Vì vậy, máy tính tiền là công cụ hỗ trợ tối ưu nhất. Các hoạt động mua bán chỉ được thỏa thuận bằng miệng, một trong hai bên có thể bị mất tiền do tranh chấp.

James J.Ritty ở Dayton, bang Ohio là ông chủ một quán rượu. Cơ sở kinh doanh của ông cũng thường xuyên bị thâm hụt doanh thu do vấn đề tương tự giữa nhân viên và khách hàng. Quá bức xúc vì điều này, năm 1879, James J.Ritty đã sáng chế ra cỗ máy có tên là Inc Incorruptible Cashier.

Về cơ bản, cỗ máy này có tính năng giống với máy tính tiền hiện đại ngày nay. Đó là đếm và lưu trữ tiền kiếm được từ hoạt động kinh doanh của Ritty. Nó cho biết mọi giao dịch cá nhân và tổng doanh thu mà ông chủ này kiếm được.

Sự ra đời của phần mềm bán hàng

Đến năm 1973, lần đầu tiên phần mềm bán hàng POS đã được giới thiệu bởi công ty IBM – một đơn vị chuyên về công nghệ thông tin đa quốc gia ở Mỹ có trụ sở chính tại New York.

Lúc này rất nhiều người đã tò mò phần mềm bán hàng là gì? Họ được giải thích đó là một ứng dụng công nghệ có khả năng quản lý tới 128 máy tính tiền trước đó của IBM. Đây thực sự là một bước đột phá của công nghệ, có tính ứng dụng cao trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ. Sự ra đời của hệ thống POS đầu tiên tại Mỹ đã cho thấy rõ ưu điểm vượt trội của công nghệ mới trong mua bán.

Không bao lâu sau, chuỗi cửa hàng đồ ăn nhanh McDonald nổi tiếng bậc nhất tại Mỹ lúc bấy giờ đã phát hành hệ thống POS và máy tính tiền đầu tiên. Phần mềm bán hàng này được quản lý bởi một bộ vi xử lý. Nó được xem như công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho nhân viên thu ngân. Theo đó, phần mềm bán hàng cho phép doanh nghiệp ghi lại giao dịch và giữ tiền an toàn. Hơn nữa, với POS, người dùng còn tiến hành đặt hàng nhanh và dễ dàng hơn. Khách hàng có thể xem trước những gì mà họ đặt mua thông qua một màn hình POS thứ hai.

Xem thêm: Tổng Hợp 8 Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng POS Không Nên Bỏ Qua

Kể từ đó, việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ vào bán hàng trở thành xu thế. Năm 1986, Gene Mosher đã sáng tạo ra một hệ thống giao diện phần mềm bán hàng cảm ứng. 6 năm sau, Martin Goodwin và Bob Henry lại cho ra phần mềm bán hàng chạy trên hệ điều hành Window. Phát minh này được xem như tiến bộ lớn, giúp phần mềm bán hàng được ứng dụng rộng rãi trong thời hiện đại.

Ngày nay, công nghệ Point Of Sale đã được cải tiến rất nhiều nên trông nó rất đơn giản nhưng lại nhiều chức năng. Bạn không cần đến hệ thống máy móc cồng kềnh như trước mà có thể chỉ cần một chiếc máy tính cá nhân, hay máy bán hàng là sử dụng được. Thậm chí còn có phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại, rất tiện dụng. Bạn có thể quản lý bán hàng từ xa mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng thường được tích hợp chức năng quản lý kho, có khả năng cho phép quét mã vạch, tạo hóa đơn…

Lợi ích của phần mềm bán hàng là gì?

Tìm hiểu phần mềm bán hàng là gì, người dùng không thể phủ nhận những lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại. Nói một cách bao quát, phần mềm bán hàng giúp người dùng đơn giản hóa và giảm tải quy trình làm việc.

Hỗ trợ giao dịch

POS giúp cho tốc độ của mỗi giao dịch trở nên nhanh chóng, chất lượng cuộc mua bán được đảm bảo tính chính xác cao hơn. Thông tin giao dịch được lưu trữ, giúp người bán và người mua dễ dàng đối soát khi có khúc mắc. Vì vậy, nó giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, cuộc giao dịch trở nên chất lượng, tin cậy hơn.

Chẳng hạn, khi áp dụng phần mềm bán hàng vào kinh doanh nhà hàng, nó sẽ giúp các nhân viên giảm công đoạn chạy qua chạy lại để truyền lệnh đặt món ăn của khách tới đầu bếp. Người dùng chỉ việc nhập đơn đặt hàng và gửi đến màn hình bếp hoặc máy in hóa đơn.

Theo dõi tồn kho

Phần mềm quản lý bán hàng thường được tích hợp thêm tính năng theo dõi hàng tồn kho, giống như ở phần mềm quản trị doanh nghiệp. Theo đó, thông tin chi tiết của hàng tồn sẽ được cập nhật theo thời gian thực. Bạn có thể sử dụng báo cáo hàng tồn trên phần mềm để so sánh với thực tế.

Tính năng này giúp loại bỏ tình trạng gian lận trong nội bộ nhân viên, đồng thời giúp chủ doanh nghiệp xác định đâu là mặt hàng bán chạy nhất. Từ đó kịp thời điều chỉnh việc xuất nhập hàng mới cho phù hợp.

Tham khảo: TOP 17+ Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Bên cạnh đó, phần mềm bán hàng còn mang lại nhiều lợi ích khác. Bằng việc sử dụng POS, bạn có thể theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm rất hiệu quả. Trong kinh doanh các mặt hàng như thực phẩm, dược phẩm, vấn đề hạn sử dụng cực kỳ quan trọng. Chủ doanh nghiệp cần đến những phần mềm hỗ trợ có khả năng tự động cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hạn như là phần mềm bán hàng.

Khi đó, họ sẽ có kế hoạch xử lý, đẩy mạnh bán các mặt hàng sắp hết hạn và nhập hàng mới kịp thời.

Quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý bán hàng còn giúp chủ doanh nghiệp giám sát nhân viên và hoạt động của họ. Theo đó, bạn có thể tính lương, doanh thu, theo dõi chấm công qua ứng dụng này. Dựa trên các dữ liệu có trong phần mềm, bạn sẽ ra quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật đối với nhân viên một cách công minh nhất. Với lợi ích này, có thể thấy phần mềm bán hàng còn giúp bạn xây dựng văn hóa công ty tốt hơn.

Báo cáo và phân tích

Các POS hiện nay đều được cung cấp tính năng báo cáo và phân tích, kể cả phần mềm quản lý bán hàng miễn phí. Dựa trên báo cáo thống kê có sẵn trong phần mềm, bạn sẽ theo dõi được tình hình tài chính cũng như doanh thu của cửa hàng từ xa.

Như vậy, phần mềm bán hàng là gì – có thể xem nó là một trợ thủ đắc lực cho nhân viên và chủ cửa hàng, đặc biệt là các cơ sở bán lẻ. Sự ra đời của công nghệ này đã mang lại hiệu quả vô cùng lớn cho doanh nghiệp.