Khi muốn bắt đầu kinh doanh một cửa hàng, quán nào đó, người ta thường chú ý đến việc khai trương. Đây là hoạt động mang nhiều ý nghĩa và sẽ thu hút được khách hàng nếu bạn thực hiện tốt. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu các bước khai trương quán cafe, chiêu thức marketing hiệu quả và những lưu ý để hoạt động này diễn ra thành công, tốt đẹp.

Khai trương quán cafe có ý nghĩa gì?

Kinh doanh quán cafe hiện nay đang trở thành xu hướng do tiềm năng phát triển lớn, lợi nhuận cao. Tuy nhiên cũng bởi thị trường ngày nay có sự cạnh tranh khốc liệt, để sở hữu riêng 1 quán cafe không phải dễ dàng, đặc biệt đối với những người mở quán lần đầu. Việc đầu tiên bạn cần quan tâm và có ý nghĩa lớn đó là khai trương.

Ngày khai trương được xem như cột mốc để đánh dấu cho một sự kiện quan trọng, đặc biệt khai trương quán cafe chính là tín hiệu cho hoạt động kinh doanh sắp diễn ra. Sau một thời gian dài lên kế hoạch, đầu tư, xây dựng, chuẩn bị kỹ lưỡng thì đây chính là điều vô cùng đáng mừng và đầy ý nghĩa.

Theo phong tục tập quán ở nước ta, khai trương được xem là ngày ra mắt, xin phép các quan cai trị tại vùng đất xây dựng quán với mong muốn công việc êm xuôi, thuận lợi, làm ăn phát triển. Đặc biệt khai trương quán cafe cũng chính là dịp để quảng bá sự xuất hiện của quán đối với khách hàng, được khách hàng biết đến.

Vậy nên có thể nói ngày khai trương quán cafe vô cùng quan trọng và chứa đầy ý nghĩa. Tuy nhiên làm thế nào để thực hiện và đảm bảo hoạt động này diễn ra thành công, tốt đẹp, đạt được mục đích đề ra?

Tham khảo: Quy Trình Bán Hàng 8 + 2 Chi Tiết, Hiệu Quả Không Nên Bỏ Qua

9 Bước quan trọng để chuẩn bị khai trương quán cafe

Để buổi lễ khai trương thành công, bạn cần có kế hoạch rõ ràng, chi tiết và sự chuẩn bị kỹ lưỡng, qua đó sẽ tránh được những sai sót và tạo điều kiện cho sự phát triển quán trong tương lai. Dưới đây là 9 bước bạn có thể tham khảo và áp dụng cho buổi khai trương quán cafe của mình:

Lên kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí

Việc đầu tiên nếu muốn quá trình khai trương thuận lợi, không có sự sai sót, rắc rối hoặc những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, chủ quán cần có kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động về thời gian, chi phí trong khoảng cho phép.

Các chuyên gia cho rằng, bạn nên dành khoảng 20% ngân sách tiếp thị hàng năm của quán cho ngày khai trương này. Số tiền bỏ ra sẽ sử dụng cho việc thực hiện các ý tưởng, trang trí quán, mua vật dụng, thiết bị cần thiết cho hoạt động khai trương như bóng bay, nhân sự, ruy băng, quà tặng cho khách mời,….

Chọn ngày khai trương

Khai trương là sự kiện quan trọng, do đó chủ quán cần chú ý chọn ngày đẹp theo đúng phong tục Việt Nam. Ngày khai trương quán cafe là ngày đầu tiên quán chính thức đi vào hoạt động nên việc chọn ngày đẹp để tổ chức sẽ đảm bảo buổi khai trương thuận lợi, không trùng các ngày lễ, tết hoặc sự kiện lớn.

Đặc biệt bạn cũng nên chú ý thời gian mở cửa khai trương, có thể sớm hơn ngày thường để có sự chuẩn bị tốt nhất và bắt đầu đón khách. Bên cạnh đó, ngày giờ khai trương cũng nên chọn dựa vào đặc điểm vị trí xây dựng quán, tình hình đi lại của người dân.

Xem thêm: Quản Lý Thu Chi Doanh Nghiệp Là Gì? 4 Cách Quản Lý Hiệu Quả Nhất

Lập danh sách khách mời cụ thể và kịch bản khai trương

Khai trương quán chắc chắn cần sự tham gia của các đối tác, khách mời, nhà cung ứng. Đây là những người có tầm ảnh hưởng, có khả năng gắn kết, qua đó giúp quảng bá hình ảnh cho cửa hàng tốt hơn.

Bởi vậy, chủ quán cafe hãy lên danh sách khách mời rõ ràng, chi tiết để sắp xếp chỗ ngồi và có sự chuẩn bị chu đáo nhất để đón tiếp. Đồng thời bạn cũng nên có kịch bản cho các phần trong suốt buổi khai trương để mọi diễn ra việc thuận lợi.

Lên ý tưởng, thiết kế và trang trí

Trang trí và thiết kế quán phù hợp phong cách, có sự thu hút, bắt mắt chính là điều bạn cần quan tâm nếu muốn khai trương quán cafe thành công. Lúc này chủ quán hãy lên kế hoạch cho việc thiết kế, dàn dựng sao cho nổi bật nhất, đặc biệt phải phù hợp với ngân sách của quán. Cụ thể:

• Thuê người làm cổng có trang trí bong bóng, bên ngoài cũng có thể treo banner.
• Trang trí lối đi vào quán có đặt các chậu cây cảnh.
• Chia khu vực đón tiếp khách quý riêng và khách thường riêng để dễ dàng phục vụ.
• Lắp thêm mái bạt đề phòng thời tiết xấu và lượng khách quá đông.

Xây dựng các chương trình liên quan

Thông thường, buổi lễ khai trương sẽ không thể thiếu các chương trình vui nhộn, hoạt náo. Để không khí trở nên sôi động, vui vẻ, chủ quán có thể thuê đội ngũ PG và MC chuyên nghiệp dẫn dắt suốt buổi lễ.

Bên cạnh đó, cần chú ý nhân sự cho ngày khai trương phải đảm bảo sự tận tình, chu đáo, nhanh nhẹn, có khả năng xử lý nhanh nhạy trong mọi tình huống phát sinh. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về âm thanh, ánh sáng cũng vô cùng cần thiết để tránh gặp sự cố trong suốt thời gian khai trương. Tuy nhiên điều quan trọng đó là bạn nên cân nhắc mức độ chi tiêu, đảm bảo ngân sách phù hợp với tài chính của bản thân.

Kế hoạch cho chương trình khuyến mãi, quà tặng

Trong ngày khai trương quán cafe, chương trình khuyến mãi, quà tặng là điều không thể thiếu nhằm thu hút nhiều khách hàng và thể hiện được sự nhiệt thành, chu đáo, quan tâm đến khách hàng của mình. Một số chương trình hấp dẫn mà chủ quán có thể tham khảo như:

• Giảm giá vào khung giờ vàng cho tuần đầu tiên quán đi vào hoạt động.
• Tổ chức chương trình giảm giá, chiết khấu phần trăm cho tổng hóa đơn hoặc tặng voucher hấp dẫn.
• Cho khách hàng tham gia chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Dùng quà lưu niệm có in logo tên thương hiệu của quán.

Lúc này cần chú ý, hãy chọn một trong các hình thức khuyến mãi trên, cân nhắc phù hợp ngân sách của mình và không nên áp dụng quá nhiều chương trình ưu đãi trong một ngày khai trương vì nó có thể gây loạn với khách hàng.

Có thể bạn quan tâm: 12 Tips Giúp Bạn Tự Tin Trong Giao Tiếp Để Thành Công Hơn

Chuẩn bị quảng bá trên mạng xã hội

Để có thể thu hút được nhiều khách hàng tìm đến, bạn nên tận dụng sức ảnh hưởng và lan tỏa của mạng xã hội. Trước ngày khai trương quán khoảng 2 tuần, nên liên tục đăng bài giới thiệu với nội dung hấp dẫn lên fanpage, website hay các kênh mạng xã hội về thời gian, địa điểm, chương trình khuyến mãi để khách hàng nắm bắt được. Bạn có thể chia ngân sách cho việc chạy quảng cáo facebook, website để tăng lượng tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Xác định nhân sự và thực đơn cho ngày khai trương

Cần xác định trong ngày khai trương sẽ có thể quá tải về lượng khách, bên cạnh đó nhân viên của quán không thể đảm bảo về chất lượng khi pha chế, phục vụ khách. Do đó bạn nên thuê người pha chế, phục vụ để giải quyết những vấn đề này, tránh tình trạng khách chờ đợi quá lâu, gây ấn tượng không tốt trong ngày đầu hoạt động.

Nhân viên là bộ mặt của quán trong ngày khai trương, vậy nên cần lựa chọn kỹ lưỡng, đảm bảo có thái độ, cách ứng xử cũng như kỹ năng pha chế tốt. Đồng thời bạn cũng nên đào tạo thêm cho đội ngũ nhân viên kỹ năng giao tiếp với khách hàng để tránh làm phật ý khách.

Chạy thử quán

Chủ quán có thể cân nhắc đến việc chạy thử khoảng 1 tuần trước khi chính thức khai trương và giới hạn người tham dự. Việc thu nhận ý kiến đóng góp về đồ uống, thái độ phục vụ và những thông tin liên quan của bạn bè, người thân, khách hàng là điều cần thiết để có thể điều chỉnh, khắc phục trước ngày khai trương. Những điều này sẽ góp phần để hoạt động khai trương quán cafe thuận lợi, tốt đẹp hơn.

Các chiêu thức marketing để khai trương quán thành công

Nếu muốn khai trương thành công, thu hút được nhiều khách hàng, bên cạnh việc chuẩn bị về nhân sự, đồ uống, trang trí, chủ quán nên tham khảo các chiêu thức trong chiến lược marketing hiệu quả như:

Truyền thông báo chí

Hiện nay, internet đang phát triển mạnh mẽ, do đó truyền thông qua báo chí, mạng xã hội sẽ mang đến nhiều lợi ích, giúp cửa hàng được nhiều người biết đến và thu hút được số lượng lớn khách hàng mục tiêu.

Bạn chỉ cần các hoạt động đơn giản như tạo cuộc phỏng vấn, chụp ảnh, đưa thông tin và bài đăng lên các kênh truyền thông này là đã có thể giới thiệu về thương hiệu quán của mình đến những đối tượng mục tiêu trên mạng xã hội.

Để thành công trong hoạt động này, bạn cần trả lời được các hỏi: Khách hàng của quán cafe là ai, đặc điểm ra sao và họ thường tìm kiếm thông tin ở đâu? Kênh nào sẽ giúp quảng cáo hiệu quả nhất: Qua TV, Internet, báo giấy hay kết hợp các phương tiện này?

Trong trường hợp nguồn ngân sách dư dả, bạn có thể quảng cáo trên các chương trình ẩm thực, văn hóa, du lịch trên TV. Tuy nhiên cần tính toán và cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí và kết quả nhận được. Đặc biệt nếu bạn mở quán cafe bình dân, nhỏ lẻ thì hình thức truyền thông báo chí, truyền hình không phải cách hay.

Tìm hiểu ngay: Số Hóa Doanh Nghiệp Là Gì? Lợi Ích Đối Với Sự Phát Triển Của Tổ Chức

Mời nhân vật có sức ảnh hưởng

Hiện nay xu hướng của giới trẻ là theo đuổi phong cách các KOLs, họ có thể là ca sĩ, diễn viên, người nổi tiếng trong một lĩnh vực nào đó. Nếu mời được những người này tham gia check in tại buổi lễ khai trương và đăng bài truyền thông lên mạng xã hội, chắc chắn sẽ thu hút được sự chú ý của đông đảo công chúng, đồng thời tạo được sự tin tưởng và thúc đẩy họ tìm đến quán của bạn nhiều hơn.

Mặc dù hiệu quả cao, tuy nhiên chủ quán cần nắm rõ chi phí và phương thức mời được những vị khách này không hề đơn giản. Tốt nhất, bạn hãy liên hệ với agency, đơn vị môi giới chuyên nghiệp để được tư vấn và có sự lựa chọn KOLs phù hợp với thương hiệu.

Chi phí cho hoạt động này sẽ linh hoạt phụ thuộc vào người nổi tiếng bạn chọn là ai, thuộc phân khúc cao cấp, bình dân hay trung cấp,….

Tổ chức các hoạt động gây chú ý

Khi bạn tổ chức bất kỳ sự kiện nào, nếu muốn gây chú ý cũng cần một số hoạt động đi trước. Đối với việc kinh doanh quán cafe, nên bắt đầu bằng việc lập fanpage cho quán, tạo nội dung hấp dẫn và chia sẻ thông tin cho nhiều người biết đến. Bạn có thể kết hợp với hoạt động truyền thống như phát tờ rơi về sự kiện tại nơi đông người hoặc địa điểm tập trung nhiều khách hàng mục tiêu.

Những lưu ý để chuẩn bị khai trương quán cafe thành công

Để khai trương quán cafe thành công tốt đẹp, dưới đây là một số lưu ý dành cho bạn:

Đảm bảo vệ sinh

Khi kinh doanh trong lĩnh vực F&B, vệ sinh luôn là yếu tố quan trọng được quan tâm hàng đầu. Đặc biệt trong ngày khai trương, bạn nên chú ý đến vấn đề vệ sinh để tạo được ấn tượng tốt với khách hàng.

Những điều cần lưu ý để đảm bảo vệ sinh như: Lau bàn ghế, quầy bar sạch sẽ, không để tình trạng bám bụi bẩn; Sắp xếp nhân viên phục vụ đan xen nhau, thay phiên dọn dẹp bàn khi khách rời đi; Đảm bảo ly, cốc khô ráo, sạch sẽ, không có mùi; Nhà vệ sinh nên để thêm lọ tinh dầu có hương thơm và được dọn dẹp thường xuyên.

Tham khảo: Mục Tiêu Của Doanh Nghiệp – Yếu Tố Quan Trọng Không Thể Bỏ Qua

Chuẩn bị nguyên liệu

Trước ngày khai trương, nguyên vật liệu để chế biến đồ ăn, thức uống cần được chuẩn bị nhiều hơn so với ngày thường vì lượng khách hôm đó có thể tăng cao. Hạn chế tình trạng hết nguyên liệu, không đủ để phục vụ nhu cầu khách hàng, tạo ấn tượng xấu.

Bố trí nhân sự phù hợp với công việc

Chủ quán cần phân chia công việc và khu vực thực hiện nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho từng nhân viên. Khi đó nhân viên sẽ nắm rõ công việc của mình, tập trung phục vụ khách hàng chu đáo hơn. Các chủ quán cần chú ý lựa chọn nhân viên đảm bảo các tiêu chí của quán, đồng thời tìm hiểu đặc điểm của họ để phân chia công việc phù hợp nhất.

Xác định rõ khách hàng tiềm năng và không tiềm năng

Việc xác định cụ thể đối tượng khách hàng tiềm năng và không tiềm năng là vô cùng quan trọng. Người quản lý và chủ quán cafe cần có sự quan sát, nhận diện rõ đâu là người có khả năng sẽ quay trở lại vào những lần tiếp theo, qua đó có sự phục vụ tốt nhất, đồng thời bố trí nhân sự linh hoạt.

Khi tăng những nỗ lực phục vụ khách hàng tiềm năng sẽ tăng sự hài lòng, nâng cao hình ảnh thương hiệu của quán. Đặc biệt nếu bạn cho thấy sự tôn trọng và luôn đề cao khách hàng thì khả năng cao họ sẽ quay lại trong những lần tiếp theo.

Thu thập ý kiến khách hàng qua mạng xã hội

Thu thập ý kiến phản hồi, đóng góp của khách hàng trên các công cụ truyền thông internet, mạng xã hội cũng là hoạt động chủ quán không nên bỏ qua. Một trong những công cụ hỗ trợ lấy thông tin, ý kiến khách hàng tiện lợi, dễ dàng và hiệu quả đó là Google Form. Lúc này nhân viên phục vụ có thể nhờ khách vào trang fanpage lấy link và tiến hành khảo sát. Đặc biệt nếu có một trao đổi nho nhỏ sẽ khiến khách nhiệt tình hơn trong khi điều form. Vậy nên ngay sau khi khảo sát, bạn có thể tặng cho họ bao lì xì, voucher, quà kỷ niệm,… tùy thuộc vào ngân sách và nhu cầu của quán cafe.

Khai trương quán cafe mang nhiều ý nghĩa và cũng là cột mốc đánh dấu sự hiện diện của quán. Tuy nhiên hoạt động này lại không hề đơn giản, đòi hỏi sự chuẩn bị, tính toán kỹ lưỡng. Hy vọng thông qua nội dung được chia sẻ, bạn đọc sẽ biết được các bước thực hiện cũng như có cho mình chiêu thức marketing hiệu quả nhất để khai trương thành công, thuận lợi và đạt được mục tiêu đã đề ra.