Hiện nay, việc lưu trữ tài liệu online đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp, cá nhân lựa chọn. Để đáp ứng xu thế này, các phần mềm lưu trữ tài liệu cũng xuất hiện ngày một nhiều, giúp người dùng có thể truy cập, kết nối dữ liệu bất kể nơi nào có Internet. Trong bài viết dưới đây, bạn đọc có thể tham khảo top 10 phần mềm tốt nhất, giúp việc lưu trữ tài liệu đạt hiệu quả cao.

Điểm danh những lợi ích khi sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu

Việc sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu đang ngày càng được ưa chuộng do có khả năng mang đến cho người dùng những lợi ích hấp dẫn như:

• Có thể xem tài liệu và làm việc bất cứ nơi nào: Việc lưu trữ tài liệu trực tuyến cho phép người dùng xem và làm việc ở bất cứ đâu có kết nối Internet, giúp việc xử lý công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.
• Không cần đến máy chủ: Thay vì phải sử dụng một máy chủ và thuê thêm người quản lý dữ liệu, việc lưu trữ tài liệu online cho phép đồng bộ dữ liệu trên mọi phương tiện.
• Di chuyển dữ liệu dễ dàng: Nhiều doanh nghiệp thường cảm thấy lo lắng khi chuyển văn phòng do phải di chuyển kho dữ liệu khổng lồ. Trong khi đó với dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến, vấn đề này sẽ được khắc phục hoàn toàn.
• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với việc thuê một trạm máy chủ để lưu trữ. Chưa kể đến việc bạn sẽ cần sao lưu tài liệu sang thiết bị khác khi gặp vấn đề như máy hỏng hay virus vô cùng bất tiện.
• Không lo mất dữ liệu: Tất cả các vấn đề như bão, tuyết hay sự cố thiên nhiên đều sẽ không khiến bạn đánh mất tài liệu quan trọng.
• Bảo mật cao: Các phần mềm lưu trữ tài liệu đều khả năng bảo mật khá tốt, bạn cần phải có tài khoản mới có thể đăng nhập và xem tài liệu.

Tham khảo: Top 10+ App Lên Kế Hoạch Công Việc Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Top 10 phần mềm lưu trữ tài liệu tốt nhất

Để lựa chọn được một phần mềm lưu trữ tài liệu phù hợp với nhu cầu sử dụng là điều không hề đơn giản. Dưới đây là top 10 gợi ý mà các bạn có thể tham khảo:

Google Drive

Đây là phần mềm lưu trữ tài liệu được cung cấp bởi Google, giúp người dùng có thể tải lên, lưu trữ và quản lý tài liệu cá nhân vô cùng dễ dàng, nhanh chóng.

Hiện nay, Google Drive là sự lựa chọn không chỉ được ưa chuộng bởi người dùng cá nhân mà còn được các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng với mục đích kiểm soát, lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu do sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như:

• Google Drive có tính tương thích cao, tích hợp sử dụng cùng Google Trang tính và Google Tài liệu giúp tối ưu hóa hiệu suất sử dụng. 
• Cho phép người dùng lưu trữ tài liệu miễn phí đến 15GB.
• Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản và kết nối Internet, bạn có thể truy cập nguồn dữ liệu được lưu trữ mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng.
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, dễ quản lý và sắp xếp.
• Chia sẻ tài liệu thuận tiện, thiết lập chế độ chia sẻ tài liệu công khai hoặc giới hạn đối tượng tùy nhu cầu người dùng.
• Có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa các thông tin trên tài liệu một cách nhanh chóng.
• Tính bảo mật cao do được bảo vệ bằng mã hóa AES128 hoặc AES256.

Xem thêm: Top 10+ Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Phần mềm lưu trữ tài liệu Dropbox

Dropbox là phần mềm lưu trữ tài liệu hỗ trợ đầy đủ các định dạng file như word, excel, pdf,…. Sau khi tải lên Dropbox, tài liệu sẽ được đồng bộ trên trang web của phần mềm và thiết bị di động của người dùng. Bạn sẽ được tùy chọn những người có quyền truy cập vào tài liệu nhằm đảm bảo tính bảo mật cao nhất.

Ngoài ra, một số điểm nổi bật khác của Dropbox gồm có:

• Có khả năng đồng bộ tự động các tài liệu đã lưu trong thư mục dropbox, giúp người dùng không còn phải lo lắng về việc mất dữ liệu khi máy tính hư hỏng.
• Giao diện đơn giản, dễ sắp xếp, quản lý nên người dùng không gặp khó khăn khi thao tác.
• Cung cấp 2GB lưu trữ miễn phí cho người sử dụng.
• Có thể chia sẻ tài liệu có dung lượng lớn dễ dàng bằng cách sao chép các liên kết của tập tin.
• Có thể sử dụng Dropbox hoàn toàn miễn phí bằng cách mời bạn bè, người thân cùng tải và sử dụng phần mềm. 

Microsoft OneDrive 

Onedrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của hãng Microsoft cho phép người dùng lưu trữ tất cả các tài liệu quan trọng trên Internet một cách an toàn để có thể truy cập ở mọi lúc, mọi nơi. 

Sau khi cài đặt phần mềm, bạn có thể đồng bộ dữ liệu trên cả điện thoại và máy tính, ở cả hệ điều hành Android lẫn iOS vô cùng nhanh chóng. Một số ưu điểm mà OneDrive có thể mang lại gồm:

• Hỗ trợ 15GB dung lượng miễn phí cho người dùng.
• Có thể tiến hành truy cập ngoại tuyến đến các tệp quan trọng sau khi sao lưu và đồng bộ tài liệu.
• Tốc độ mở và lưu tệp nhanh giúp người sử dụng thực hiện các thao tác lưu và mở tài liệu OneDrive nhanh chóng.
• Tài liệu nào được lưu trên Microsoft OneDrive khi được chỉnh sửa sẽ hiển thị thông báo lên thiết bị giúp bạn chủ động theo dõi quá trình hoạt động.
• Hỗ trợ chia sẻ tài liệu qua rất nhiều phương tiện khác như Email, Facebook, Zalo giúp tiết kiệm thời gian cho người thực hiện.

Đừng bỏ lỡ: Top 11 Phần Mềm Chỉnh Sửa File Pdf Hiệu Quả Bạn Nên Biết

Mega

Mega là dịch vụ lưu trữ đám mây được mã hóa mạnh mẽ giúp người dùng sao lưu, đồng bộ tất cả dữ liệu lên mạng Internet với mức độ bảo mật riêng tư cao nhất và thao tác sử dụng dễ dàng. 

Với phần mềm lưu trữ tài liệu này, không gian lưu trữ lớn và tính năng tự động thực hiện sao lưu chính là ưu điểm lớn nhất. Bạn sẽ có đến 50GB dung lượng lưu trữ giúp đáp ứng nhu cầu sử dụng hoàn hảo của người dùng cá nhân. Ngoài ra, một số điểm nổi bật của Mega gồm có:

• Giao diện của phần mềm được thiết kế đơn giản giúp người dùng dễ dàng thao tác các tính năng có tại ứng dụng.
• Người dùng có thể sử dụng nhiều tài khoản cùng một lúc mà không xảy ra vấn đề.
• Với những tài liệu quan trọng, Mega có tính năng mã hóa sâu và mạnh với công nghệ 2048 bit RSA. Cùng với đó là tính năng xác minh qua 2 lớp bảo mật.
• Bạn có thể thực hiện truy cập vào thư mục, tệp tin của mình nhanh chóng ngay khi offline.
• Cho khả năng đồng bộ đa thư mục với trình đồng bộ MEGASync.
• Hỗ trợ đa nền tảng từ máy tính cho đến thiết bị di động chạy hệ điều hành Android, iOS và Blackberry. 

Phần mềm lưu trữ tài liệu Box

Box là ứng dụng lưu trữ dữ liệu trực tuyến khá nổi tiếng trên thị trường hiện nay, được nhiều khách hàng tin tưởng lựa chọn sử dụng.

Sau khi lưu trữ tài liệu trên Box, bạn có thể xem, chia sẻ và tải về tài liệu dễ dàng khi có Internet. Nhờ đó, trong trường hợp ổ cứng (bộ nhớ máy) bị hư hỏng do nhiều nguyên nhân như cháy nổ, tác động vật lý,… bạn sẽ không lo bị mất dữ liệu.

Khi sử dụng Box, người dùng còn nhận được rất nhiều lợi ích như: 

• Sử dụng miễn phí 10GB không gian bộ nhớ lưu trữ. 
• Tự động sao lưu dữ liệu lên Box bất kể thời gian nào, chỉ cần điện thoại có kết nối mạng Internet. 
• Đặt mật khẩu truy cập vào Box, cam kết đảm bảo dữ liệu của bạn.
• Với những tài liệu được sao lưu và mở bằng Box, ứng dụng sẽ cho phép bạn truy cập lại file, tập tin, kể cả khi thiết bị mất kết nối mạng Internet. 
• Tương tự như các công cụ lưu trữ khác, Box cũng cho phép bạn chia sẻ tài liệu dễ dàng thông qua liên kết sao chép. Người truy cập có quyền xem, đọc và chỉnh sửa nội dung nếu như được bạn cấp quyền.
• Box hỗ trợ tìm kiếm tập tin, dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng cũng như cho phép tìm kiếm từ khóa trong các tài liệu, văn bản.

Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm Quizizz Đơn Giản, Dễ Hiểu

Phần mềm lưu trữ tài liệu Mediafire

MediaFire là dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến miễn phí giúp đáp ứng nhu cầu của người dùng trong công việc, học tập hay một số mục đích khác trong cuộc sống.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm lưu trữ tài liệu này gồm có:

• Cung cấp cho người dùng 12GB lưu trữ miễn phí. Để nhận thêm dung lượng miễn phí, bạn hãy giới thiệu bạn bè, tải xuống phần mềm của MediaFire hoặc chia sẻ liên kết MediaFire trên mạng xã hội. Bạn có thể nhận được khoảng 50GB dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí.
• Tự động đồng bộ, sao lưu tất cả tài liệu trên thiết bị. Trong trường hợp gặp rủi ro khiến mất dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể sử dụng MediaFire để lấy lại những tài liệu quan trọng.
• Cùng với khả năng tạo không gian lưu trữ tối ưu, bạn còn xem được tài liệu ngay trong ứng dụng.
• Khi tải lên nhiều tài liệu, bạn sẽ dễ dàng tạo thư mục tập tin để phân loại lưu trữ các tài liệu gọn gàng, thuận tiện cho việc tìm kiếm và chỉnh sửa hay sử dụng.
• Hỗ trợ chia sẻ tập tin qua Email, Facebook, Twitter,… và các ứng dụng, trang mạng xã hội khác thuận lợi và đơn giản nhất.

iCloud 

Với những người sử dụng các thiết bị của Apple, iCloud chắc chắn sẽ là cái tên không còn xa lạ. Đây là dịch vụ lưu trữ trực tuyến của Apple giúp sao lưu, đồng bộ tài liệu giữa các thiết bị như iPhone, iPad, Macbook hay máy tính Windows. Ngoài ra iCloud còn giúp định vị iPhone, iPad, khóa thiết bị chạy hệ điều hành iOS khi bị mất cắp để xóa dữ liệu trên thiết bị từ xa. 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm lưu trữ tài liệu này gồm có:

• Người dùng có khoảng 5GB dung lượng lưu trữ miễn phí trên iCloud.
• Lưu tất cả các loại tài liệu trên iCloud và truy cập vào chúng từ tất cả các máy tính và thiết bị chạy hệ điều hành iOS.
• Đồng bộ toàn bộ dữ liệu từ điện thoại, máy tính sang thiết bị khác. Việc bạn cần làm đơn giản là đăng nhập tài khoản iCloud vào thiết bị, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ và truy cập dễ dàng.
• Tài liệu quan trọng được bảo mật hoàn toàn. Thông tin sao lưu và cập nhật trên thiết bị chỉ có thể truy cập bằng 1 tài khoản iCloud, giúp bạn có thể quản lý thông tin đơn giản.
• Hỗ trợ chia sẻ tài liệu nhanh chóng, dễ dàng.

Tìm hiểu ngay: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm Camtasia Cho người Mới Bắt Đầu

NextCloud

Nextcloud là phần mềm có mã nguồn mở hoạt động trên các hệ điều hành như IOS, Linux, Android, Windows và Mac. Với phần mềm lưu trữ tài liệu này, người dùng có thể lưu files trên các servers riêng. Những tính năng chính của Nextcloud gồm có:

• Sau khi tải tài liệu lên Nextcloud, bạn có thể truy cập ngay lập tức sau đó chỉnh sửa chúng trên nhiều thiết bị một cách linh hoạt.
• Cho phép tích hợp các tài liệu Microsoft Office trong cả phiên bản dành cho ứng dụng và Desktop, hỗ trợ chia sẻ file nhanh chóng.
• Bảo mật dữ liệu, cam kết đảm bảo an toàn dữ liệu cho khách hàng.
• Cho phép bạn xem và chỉnh sửa dữ liệu trực tuyến với nhiều tính năng mạnh mẽ mà không cần sử dụng đến Word, Excel… 

Phần mềm lưu trữ tài liệu IDrive

Với IDrive, phần mềm này sẽ tiến hành sao lưu tất cả tài liệu trong máy tính và thiết bị di động vào một tài khoản duy nhất. Từ đây bạn có thể truy cập, chia sẻ và quản lý chúng từ bất cứ đâu. Ngay sau khi đăng nhập, các tài liệu quan trọng trên máy tính và thiết bị di động của bạn có thể được sao lưu nhanh chóng. Một số tính năng nổi bật của phần mềm lưu trữ tài liệu này gồm có:

• Hỗ trợ sao lưu trên nhiều thiết bị như PC, Mac, iPhone và Android trong một tài khoản duy nhất.
• Sao lưu nhanh chóng do các bản sao lưu được nén sẽ tiết kiệm băng thông mạng.
• Phần mềm xác định những tập tin được sửa đổi và tự động sao lưu chúng trong thời gian thực.
• Chia sẻ tập tin hay thư mục tài liệu dễ dàng qua email, Facebook hoặc Twitter.
• Tìm kiếm và khôi phục tập tin từ phần mềm cài đặt trên thiết bị hoặc thông qua trình duyệt web.
• Lưu trữ an toàn, đảm bảo tài liệu không được xóa khi bạn chưa thực hiện hoặc chạy “Archive Cleanup” để dọn dẹp dữ liệu.

Tham khảo: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm Azota Dễ Dàng, Hiệu Quả

Resilio Sync

Resilio Sync (từng được biết đến với tên gọi BitTorrent Sync) là phần mềm cho khả năng đồng bộ hóa tài liệu bằng giao thức BitTorrent. Với giao thức này, bạn sẽ không cần phải đồng bộ hóa tập tin của mình lên dữ liệu đám mây để có thể chia sẻ. Thay vào đó, tập tin sẽ được đồng bộ hóa trực tiếp giữa hai thiết bị của bạn và người nhận khi trực tuyến. 

Ví dụ, nếu bạn hay chỉnh sửa hay tải file tài liệu lên phần mềm, bạn chỉ cần thao tác với folder trên máy tính, phần còn lại Resilio Sync sẽ thực hiện tải lên hoàn tất.

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm là không giới hạn lưu trữ tài liệu. Tuy nhiên, bạn sẽ cần sử dụng bản trả phí để có thể trải nghiệm đầy đủ những tính năng của phần mềm này.

Hiện nay, sự hỗ trợ của các phần mềm lưu trữ tài liệu đã mang đến tính tiện lợi trong quá trình quản lý, truy cập các tập tin tài liệu của mình. Hy vọng rằng với những gợi ý trên, các bạn có thể tham khảo, cân nhắc các phần mềm phù hợp, giúp tối ưu hóa hiệu suất trong công việc hàng ngày.