Xây dựng một kế hoạch chi tiêu hợp lý là mong mỏi của không ít các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp Y tế sức khỏe có nhiều đặc thù trong hoạt động mua sắm và ghi nhận chi phí. Để giải quyết vấn đề này, phần mềm quản lý chi phí WeUp ERP For Healthcare ra đời giúp doanh nghiệp đơn giản hóa công tác quản lý chi phí và cung cấp một bức tranh tổng thể về tình hình dòng tiền giúp doanh nghiệp có kế hoạch chi tiêu thông minh, hợp lý. 

Quản lý chi phí thông minh: Bài toán đau đầu của nhiều doanh nghiệp Y tế sức khỏe

Bên cạnh việc làm sao chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh, các doanh nghiệp Y tế sức khỏe cũng phải đối mặt với nhiều bài toán quản lý vận hành, một trong số đó là làm sao để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí. 

Với đặc thù là các cơ sở cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh, các doanh nghiệp Y tế sức khỏe cần thực hiện hoạt động chi tiêu thường xuyên cho thuốc men, vật tư y tế, công cụ dụng cụ, các khoản chi phí phát sinh,… Chính vì vậy, hoạt động thu chi và quản lý dòng tiền tại các đơn vị này thường rất phức tạp, thiếu minh bạch và mang tính chất đặc thù cao.

Trong khi đó, tại hầu hết các cơ sở khám chữa bệnh hiện nay vẫn chưa ứng dụng hoặc ứng dụng chưa cao các giải pháp công nghệ phục vụ cho hoạt động ghi nhận chi phí, thiết lập định mức chi tiêu hay quản lý dòng tiền ra thông minh. Đặc biệt việc chỉ sử dụng các giải pháp quản lý bằng thủ công như sổ sách hay file excel cơ bản không thể đáp ứng nhu cầu quản lý chi phí phức tạp trong hoạt động khám chữa bệnh.

Những hạn chế của việc quản lý thủ công dẫn đến việc ghi nhận và tổng hợp chi phí mất quá nhiều thời gian, đồng thời còn tiềm ẩn nhiều rủi ro khi phát sinh sai sót. Bên cạnh đó, việc ghi nhận chi phí thủ công cũng gây ra nhiều phiền toái cho bộ phận kế toán thực hiện việc hạch toán và ghi nhận các bút toán thu chi. Điều này khiến các chủ doanh nghiệp khó có thể nắm bắt chính xác tình hình dòng tiền của doanh nghiệp mình và có những kế hoạch chi tiêu hợp lý, thông minh để tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

Đứng trước những khó khăn trong hoạt động quản lý chi phí, bà Trần Thanh Hằng – TGĐ Phòng khám Nhất Nam Y Viện chia sẻ: “Việc quản lý hoạt động chi tiêu và ghi nhận các phát sinh chi phí bằng sổ sách giấy tờ khiến chúng tôi mất quá nhiều thời gian mà lại không thực sự hiệu quả. Với mục tiêu hướng đến số hóa phòng khám không giấy tờ, nếu cứ mãi sa lầy với việc ghi nhận chi phí trên bằng sổ sách sẽ không thể đáp ứng việc nâng cao hiệu quả quản lý. Chính vì thế, ứng dụng phần mềm quản lý chi phí thông minh là nhiệm vụ cấp thiết đặt ra cho chúng tôi”. 

Đối mặt với những khó khăn nói trên của các cơ sở khám chữa bệnh, WeUp đem đến phần mềm WeUp ERP For Healthcare với nhiều tính năng quản lý chi phí thông minh, phù hợp với đặc thù hoạt động tại các cơ sở Y tế sức khỏe.  Vậy cụ thể, giải pháp này mang lại những lợi ích gì cho các doanh nghiệp? 

Quản lý chi phí thông minh với phần mềm WeUp ERP For Healthcare 

WeUp ERP For Healthcare là phần mềm quản trị dành riêng cho lĩnh vực Y tế sức khỏe được phát triển dựa trên việc kế thừa hệ thống quản lý nổi tiếng Odoo với hơn 7 triệu User trên toàn cầu. Đây là giải pháp quản trị mở cho phép xử lý mạnh mẽ mọi quy trình vận hành tại các doanh nghiệp, qua đó tích hợp nhiều module tính năng giúp doanh nghiệp quản trị doanh nghiệp một cách toàn diện như: quản lý nhân sự, quản lý sales – marketing, quản lý tài chính, quản lý kho vận,… 

Đồng thời WeUp ERP For Healthcare cũng được tích hợp nhiều tính năng đặc thù đáp ứng việc chuyên môn hóa quy trình quản trị tại các doanh nghiệp Y tế sức khỏe như: bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc,… Trong đó, Quản lý chi phí là một trong những module tính năng được phát triển trên phần mềm WeUp ERP For Healthcare nhằm nâng cao hiệu quả vận hành đặc thù cho doanh nghiệp Y tế sức khỏe. 

Phần mềm quản lý chi phí WeUp ERP For Healthcare là một giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp nhằm quản lý đồng bộ và thống nhất mọi hoạt động liên quan đến thu chi. Giải pháp này sở hữu nhiều tính năng đa dạng phục vụ cho việc quản lý hiệu quả các khoản chi tiêu tại các doanh nghiệp, qua đó giúp các doanh nghiệp cắt giảm được một phần chi phí quản lý và đơn giản hóa quy trình quản lý. 

Đây là giải pháp thay thế hoàn toàn việc quản lý thu chi bằng những phương pháp thủ công kém hiệu quả và dễ nhầm lẫn trước đây như: sổ sách, bảng tính excel. Sử dụng phần mềm quản lý chi phí từ WeUp sẽ giúp các doanh nghiệp theo dõi chính xác các khoản tiền đã chi, chi bao nhiêu và trong khoảng thời gian nào, hạn chế tối đa tình trạng sai sót và nhầm lẫn. Qua đó có thể đưa ra các đánh giá, báo cáo và phân bổ hợp lý chi phí cho doanh nghiệp. 

Với đặc thù là phần mềm quản trị dành riêng cho các bệnh viện, phòng khá, phần mềm giúp thống kê và theo dõi dòng tiền từ nhiều hoạt động phức tạp như: các khoản chi cho tiền lương bác sĩ, nhân viên, các khoản chi tiêu quản lý hành chính, chi tiêu mua sắm thuốc và vật tư y tế, chi tiêu cho sửa chữa TSCĐ, chi tiêu cho hoạt động khám chữa bệnh, chi tiêu phục vụ nghiệp vụ chuyên môn,…

Phần mềm WeUp ERP For Healthcare giúp các bệnh viện, phòng khám xử lý các nghiệp vụ trong quy trình quản lý chi phí nhờ vào những ưu điểm nổi bật như: 

• Dễ dàng thiết lập các khoản chi phí: Bao gồm ngày lên chi phí, nhân viên, số tiền, trạng thái phê duyệt
• Kê khai chi tiêu minh bạch, chi tiết:  Bao gồm kê khai chi tiêu vào sổ, kê khai chờ duyệt, kê khai chờ thanh toán
• Tra cứu các khoản chi phí nhanh chóng: Với hệ thống bộ lọc thông minh giúp tìm kiếm dễ dàng các khoản chi tiêu theo từng ngày, từng nhân viên, mục đích phát sinh chi tiêu,…
• Báo cáo các khoản chi phí phát sinh: Hệ thống báo cáo trực quan sinh động như biểu đồ, danh sách giúp dễ dàng theo dõi các báo cáo chi phí, đưa ra quyết định kịp thời, chính xác.
• Liên kết và đồng bộ trực tiếp dữ liệu các hoạt động: bán hàng, kho vận, kế toán nhằm hỗ trợ việc tổng hợp và báo cáo thu chi dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.

Quản lý chi phí trên WeUp ERP For Healthcare: 5 lợi ích doanh nghiệp sẽ nhận được

Bên cạnh việc hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ quản lý chi phí, sử dụng phần mềm WeUp ERP For Healthcare cũng giúp các doanh nghiệp Y tế sức khỏe nhận được nhiều lợi ích như: 

Kê khai chi phí minh bạch, chính xác

Như đã đề cập ở trên, đặc thù của các hệ thống bệnh viện phòng khám là việc phát sinh các khoản chi tiêu thường xuyên và liên tục trong ngày. Nếu không được kê khai và ghi nhận nhanh chóng, khách quan trên một phần mềm chuyên dụng sẽ dễ dẫn đến tình trạng kê khai thiếu trung thực và minh bạch. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nhờ việc kê khai nhanh chóng và chính xác theo từng ngày, từng nhân viên, từng mục đích chi tiêu, phần mềm giảm thiểu tối đa tình trạng kê khai thiếu trung thực và minh bạch. 

Thiết lập kế hoạch chi tiêu hợp lý

Phần mềm quản lý chi phí từ WeUp cho phép các doanh nghiệp quản lý chi tiết mọi giao dịch liên quan đến chi tiêu theo từng thời điểm khác nhau như: ngày, tuần hay tháng,… Theo đó, các doanh nghiệp có thể lên cho mình một kế hoạch chi tiêu hợp lý dựa trên cơ sở lịch sử giao dịch trước đó. Đồng thời, điều này cũng đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp có thể kịp thời phát hiện những khoản chi tiêu vượt định mức đề ra. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh và thay đổi các chính sách chi tiêu hợp lý, tránh tình trạng hao hụt và bất hợp lý trong chi tiêu. 

Tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu chi phí

Giải pháp này sẽ thay đổi hoàn toàn phương pháp ghi nhận thu chi bằng sổ sách hoặc bảng tính excel tốn thời gian và dễ gây sai sót. Với những phương pháp thủ công nói trên, doanh nghiệp thường mất nhiều thời gian với những con số trên sổ sách. Công việc này đòi hỏi doanh nghiệp mất hàng giờ mới có thể thống kê và tổng hợp để thấy rõ biến động dòng tiền, nắm rõ được các khoản tăng giảm thu chi trong doanh nghiệp.

 Đồng thời, việc ghi chép thủ công thường dễ sai sót dẫn đến những tính toán nhầm lẫn khiến doanh nghiệp không thể kiểm soát tốn các khoản chi tiêu của mình. Sử dụng phần mềm quản lý chi phí WeUp giúp rút ngắn các công việc trên nhờ việc tự động cập nhật và lưu trữ các giao dịch thu chi trực tiếp trên hệ thống, vừa đảm bảo hiệu quả chính xác tuyệt đối, vừa tiết kiệm phần lớn thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Liên tục cập nhật biến động thu chi

So với trước, khi doanh nghiệp muốn theo dõi tình hình thu chi của doanh nghiệp cần phải đợi đến đến hết ngày mới có thể theo dõi và tổng kết toàn bộ việc tăng giảm dòng tiền. Tuy nhiên khi ứng dụng phần mềm quản lý chi phí WeUp, mọi dữ liệu liên quan đến việc thu chi sẽ được cập nhật liên tục trên hệ thống mỗi khi phát sinh giao dịch. Nhờ đó, công việc quản lý thu chi sẽ chặt chẽ và hiệu quả hơn. 

Báo cáo thống kê chi tiết về khoản thu chi

Các công việc liên quan đến hoạt động chi tiêu sẽ được phần mềm thống kê và báo cáo chi tiết theo từng ngày, tháng, năm. Tất cả mọi số liệu liên quan đến các giao dịch chi tiêu, thu chi công nợ,… sẽ được thống kê chi tiết và báo cáo rõ ràng. Với một hệ thống đầy đủ các báo cáo liên quan đến tình hình thu chi sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Đồng thời, các doanh nghiệp cũng dễ dàng đưa ra được những so sánh về việc chi tiêu giữa các thời điểm khác nhau, từ đó có những kế hoạch phân bổ chi tiêu hợp lý. 

Hiện nay, WeUp ERP For Healthcare trở thành phần mềm được nhiều bệnh viện phòng khám tin tưởng “ chọn mặt gửi vàng” như: Bệnh viện Thuốc Dân Tộc, Bệnh viện Quân Dân 102, Phòng khám – Nhà thuốc Đỗ Minh Đường, Phòng khám Nhất Nam Y Viện,… Bên cạnh việc đơn giản hóa việc thực thực hiện công việc, phần mềm còn trở thành trợ thủ đắc lực hỗ trợ việc quản lý chi phí thông minh, minh bạch và chuyên nghiệp. 

Chia sẻ về hiệu quả từ khi ứng dụng WeUp ERP For Healthcare trong quản lý chi phí, TGĐ phòng khám Nhất Nam Y Viện – bà Trần Thanh Hằng cho biết: “ Sau 6 tháng ứng dụng WeUp ERP For Healthcare đã mang đến những kết quả bất ngờ cho chúng tôi. Với đặc thù là một cơ sở khám chữa bệnh có phát sinh nhiều giao dịch chi tiêu trong ngày, chúng tôi đã dễ dàng kê khai và tổng hợp nhanh chóng trên phần mềm. Nhờ đó, phòng khám tiết kiệm được nhiều thời gian cho việc quản lý, giảm thiểu được tình trạng sai sót, thiếu minh bạch trong ghi nhận chi phí, đồng thời qua đó chúng tôi có những kế hoạch chi tiêu hợp lý hơn”. 

Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng nâng cao hiệu quả quản lý chi phí? Liên hệ ngay với chúng tôi theo số hotline: 08 2245 8899 để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí!