Đặc thù của ngành kinh doanh cần phải sử dụng nhiều loại giấy tờ làm minh chứng khác nhau. Do đó, những ai đang có ý định mua bán, kinh doanh nên tìm hiểu về các loại hóa đơn, chẳng hạn như hóa đơn đỏ. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để biết hóa đơn đỏ là gì và có cái nhìn tổng quan về loại hóa đơn này.

Khái niệm hóa đơn đỏ là gì? Vai trò cụ thể

Trước hết, có thể hiểu đây là loại giấy tờ có màu đỏ. Tuy nhiên, không chỉ dựa vào màu sắc, hóa đơn đỏ còn được hiểu là hóa đơn giá trị gia tăng, là chứng từ pháp lý chứng minh giao dịch giữa người bán và người mua, từ đó căn cứ xác định tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước. Hóa đơn đỏ được Bộ Tài chính phát hành hoặc in trực tiếp nhưng dưới sự quản lý của Chi cục thuế trong khu vực đó.

Hóa đơn đỏ đóng vai trò quan trọng trong quá trình mua bán theo luật hiện hành, có thể kể đến một số vai trò như:

• Đây là bằng chứng chứng minh sự tồn tại một giao dịch giữa người mua và người bán.
  Hóa đơn đỏ là giấy tờ căn cứ giúp doanh nghiệp tính toán thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra, từ đó hạch toán thu chi cho doanh nghiệp dễ dàng hơn.
• Hóa đơn đỏ cũng là cơ sở để doanh nghiệp kê khai nộp thuế, khấu trừ, xác định chi phí hợp lý khi làm việc với cục thuế.
• Sử dụng hóa đơn đỏ giúp doanh nghiệp cân đối được các khoản phí, từ đó hạn chế được tối đa mức thuế phải nộp cho Nhà nước.

Tham khảo: Giải Đáp Khái Niệm Giá Vốn Hàng Bán Là Gì? Vai Trò Và Cách Tính

Khi nào người bán cần phải xuất hóa đơn đỏ?

Ngoài việc hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì, bạn cũng cần nắm được khi nào phải xuất hóa đơn đỏ.

Người bán cần xuất hóa đơn đỏ trong trường hợp nào?

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC thì bên cung cấp sản phẩm, dịch vụ phải xuất hóa đơn đỏ (trong đó tính cả hàng quảng cáo, hàng biếu tặng, trả lương hay tiêu dùng nội bộ). Các đơn hàng dưới 200.000 đồng, người bán không cần xuất hóa đơn. Đối với các đơn hàng trên 200.000 đồng, người mua phải chịu một phần thuế giá trị gia tăng và người bán phải xuất hóa đơn trong trường hợp này.

Đối với các doanh nghiệp đã hoạt động nhiều năm, họ được phép xuất hóa đơn đỏ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện sử dụng theo yêu cầu của pháp luật. Các doanh nghiệp này phải là các đơn vị thành lập hợp pháp, có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân đồng nghĩa với có mã số thuế, có tên riêng được UBND Tỉnh hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sau đó, các doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký phương án tính thuế VAT (thuế GTGT) theo phương pháp khấu trừ.
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, có thể tự nguyện đăng ký thuế VAT (thuế GTGT) theo phương pháp khấu trừ khi đảm bảo được một trong những điều kiện sau:

• Là doanh nghiệp đang hoạt động tính đến thời điểm đăng ký, đã từng thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đầu tư, mua sắm hay nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
• Là doanh nghiệp đã có hợp đồng thuê mặt bằng để kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn đỏ do đã đăng ký phương án tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Trường hợp doanh nghiệp được đặt in hóa đơn hoặc có mong muốn tự in hóa đơn thì phải tuân thủ quy định của pháp luật về đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn.
• Với các doanh nghiệp đã đăng ký phương pháp khấu trừ thuế trực tiếp tại cơ quan thuế thì phải thông báo lên Chi cục thuế ở nơi quản lý doanh nghiệp đó.

Xem thêm: Công Nợ Là Gì Và Những Thông Tin Quan Trọng Cần Biết

Một số điểm cần lưu ý trong quy trình xuất hóa đơn đỏ

Để việc xuất hoá đơn được thuận lợi, tuân thủ theo quy định pháp luật, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Đối với hóa đơn đỏ in lần đầu, doanh nghiệp hoặc cá nhân phải in thông báo phát hành hóa đơn ra giấy gửi trực tiếp đến chi cục thuế, những lần sau nếu không có thay đổi về mẫu hoá đơn thì đối tượng muốn in hoá đơn chỉ cần nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.
• Nếu hồ sơ in hoá đơn đỏ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ chi cục thuế sẽ đóng dấu xác nhận trên 2 bản thông báo phát hành hóa đơn và mỗi bên giữ 1 bản làm căn cứ.
• Thông báo in hóa đơn đỏ và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý cá nhân hoặc doanh nghiệp đó chậm nhất 5 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký thông báo xuất hoá đơn.
• Lưu ý thông báo phát hành hóa đơn đỏ bao gồm mẫu hoá đơn phải được niêm yết rõ ràng ngay tại địa điểm các cá nhân, doanh nghiệp đó kinh doanh trong suốt thời gian sử dụng hoá đơn.
• Trường hợp cá nhân, doanh nghiệp khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm mẫu. Vì vậy, các đơn vị chỉ cần gửi thông báo phát hành hóa đơn qua hòm thư điện tử.

Có thể bạn quan tâm: SKU Là Gì? Tìm Hiểu Vai Trò Của Mã SKU Trong Quản Lý Hàng Hóa

Những quy định của pháp luật liên quan đến xuất hóa đơn đỏ

Hãy cùng tham khảo một số quy định của pháp luật hiện hành về xuất hóa đơn đỏ là gì:

• Để tránh tình trạng xảy ra sai sót khi thống kê các khoản thu chi liên quan đến thuế GTGT, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần lập hóa đơn đỏ đúng giá trị, không làm khống hoá đơn khi bán hàng, trao đổi hàng hoá với khách hàng. Nếu cố tình khống giá trị đơn hàng, không những vừa phiền phức khi thống kê thu chi mà cá nhân, doanh nghiệp cung cấp hàng hoá có thể phải chịu sự xử lý của pháp luật.
• Hóa đơn đỏ phải được lập ngay sau khi cung cấp dịch vụ, sản phẩm cho người mua theo đúng các thông tin đã in sẵn trên hóa đơn.
• Trường hợp những doanh nghiệp thuộc đối tượng phải nộp thuế GTGT hàng tháng, hàng quý thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn đỏ (kể cả trong trường hợp bán hàng có chịu thuế tiêu thụ đặc biệt).

Tìm hiểu ngay: PO Là Gì? Vai Trò Đặc Biệt Của PO Trong Hoạt Động Kinh Doanh

Trên đây là những thông tin tóm gọn nhất liên quan đến loại hóa đơn đặc biệt. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu hơn hoá đơn đỏ là gì và quy trình khi xuất hoá đơn đỏ để áp dụng đúng vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc dễ dàng sử dụng trong bất kỳ trường hợp nào.