Tuyển dụng là một khâu quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng được một quá trình tuyển dụng phù hợp để đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc tìm kiếm nhân tài, giúp công ty có thể phát triển. Dưới đây là 8 bước cần có khi xây dựng quy trình tuyển dụng.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tuyển dụng chi tiết?

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút nguồn lực tiềm năng nhằm lấp đầy vị trí còn trống trong một công ty. Quy trình tuyển dụng là quy trình xác định được vị trí cần tuyển, phân tích yêu cầu công việc, xem xét hồ sơ, sàng lọc, lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất. Tùy theo quy mô của từng công ty mà bộ phận phụ trách những công việc này có thể lớn hoặc nhỏ.

Quy trình tuyển dụng có mục tiêu cuối cùng là thu hút những ứng viên tiềm năng, phù hợp với doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp có thể vận hành được tốt nhất. Một quy trình tuyển dụng hợp lý, chi tiết và đầy đủ mang đến nhiều lợi ích:

• Tiết kiệm được thời gian

Có một quy trình tuyển dụng chu đáo giúp bộ phận Nhân sự có thể chọn những ứng viên phù hợp nhanh chóng, thu hút ứng viên đủ tiêu chuẩn để tăng tỷ lệ chuyển đổi. Ngoài việc giảm thời gian, chi phí, điều này còn giúp thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty trong mắt ứng viên.

• Tăng sự chủ động

Việc chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng từ trước sẽ đảm bảo tính chủ động, thống nhất về mặt chiến lược cho quản lý cũng như phòng Nhân sự. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể tinh chỉnh chiến lược để cải thiện chất lượng ứng viên, nâng cao uy tín.

• Công ty phát triển

Quy trình tuyển dụng chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp chọn được ứng viên phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của công ty, đảm bảo năng suất làm việc ở mức cao nhất. Từ đó, tăng hiệu quả làm việc và có thể giúp doanh nghiệp phát triển hơn.

• Cải thiện hiệu suất

Qua việc tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ đánh giá được năng lực ứng viên. Nhà tuyển dụng sẽ khéo léo đặt những câu hỏi thể hiện điểm mạnh – điểm yếu khi phỏng vấn. Từ đó biết được ứng viên có phù hợp không và có đảm bảo hiệu suất công việc khi ứng viên đó được chọn hay không.

Quy trình tuyển dụng với 8 bước chi tiết

Hiện nay, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình tuyển dụng theo 8 bước sau đây:

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng chính là xác định các vị trí đang trống, phân tích các đặc điểm của công việc: Kiến thức, đặc điểm, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.

Xem thêm

• Quy Trình Phối Hợp Giữa Các Phòng Ban: Vai Trò Và Các Bước Xây Dựng

Để bước này hoàn thiện, HR cần lưu ý thực hiện những nhiệm vụ sau:

• Tìm ra khoảng trống của doanh nghiệp ở hiện tại, xác định xem doanh nghiệp cần giải quyết vấn đề gì, năng lực, tính cách đặc thù của ứng viên ở vị trí này là gì.
• Theo dõi đầu vào so với đầu ra, tức là số lượng nhân viên nhận việc và nghỉ việc. HR cần tính toán xem liệu có sự gia tăng khối lượng công việc khi tuyển dụng người mới không.
• Thường xuyên phân tích và lập danh sách các phẩm chất, trình độ, kỹ năng mà đội nhóm còn thiếu để bổ sung nhân lực.

Trên thực tế, có nhiều yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến việc tuyển dụng của một doanh nghiệp:

• Quy mô của công ty.
• Mức lương mà doanh nghiệp có thể trả cho ứng viên.
• Văn hóa và môi trường làm việc của tổ chức.
• Tốc độ phát triển công việc.
• Thực trạng việc làm trong thị trường lao động hiện nay.

Ngoài ra, bộ phận tuyển dụng của công ty phải có những phẩm chất, kỹ năng sau đây:

• Xác định rõ vị trí tuyển dụng và những phẩm chất cần có của một ứng viên.
• Viết mô tả công việc chi tiết, rõ ràng để ứng viên có thể hiểu công việc và tự đánh giá xem có hợp không.
• Lập dàn ý chi tiết những điều cần có của một ứng viên tiềm năng,…

2. Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, kỹ năng, trách nhiệm đối với vị trí đang tuyển dụng. Những yếu tố này giúp xác định được tiêu chí nhân viên mới cần đáp ứng để đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao, hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Các bước phân tích công việc bao gồm:

• Ghi chép và thu thập thông tin công việc chi tiết.
• Kiểm tra lại thông tin công việc, nhiệm vụ.
• Tạo mô tả công việc dựa trên những thông tin thu thập được.
• Xác định được những kỹ năng và kiến thức cần thiết cho vị trí tuyển dụng.

3. Làm bảng mô tả công việc

Chuẩn bị một bản mô tả công việc toàn diện, đầy đủ và chi tiết sẽ giúp ứng viên có thể biết được bản thân có đáp ứng được yêu cầu không. Nó chính là một công cụ để đảm bảo bạn nhận được những hồ sơ chất lượng.

Hiện nay, rất nhiều công ty xây dựng một bảng mô tả công việc hời hợt, không có đủ thông tin để ứng viên tham khảo. Điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và có thể bạn sẽ đánh mất một (hoặc nhiều) ứng viên tiềm năng.

Vậy nên khi xây dựng bảng mô tả công việc cho vị trí đang cần tuyển dụng, bạn cần chú ý những mục sau đây:

• Tên công ty, giới thiệu qua về công ty.
• Giá trị công ty.
• Lợi ích khi ứng viên làm việc tại công ty.
• Vị trí của doanh nghiệp.
• Chức vụ, phòng ban thực hiện công việc.
• Lương thưởng.
• Trách nhiệm, yêu cầu cụ thể.
• Những phẩm cần có hoặc là lợi thế nếu có.
• Kêu gọi ứng tuyển.

4. Tìm kiếm nhân sự qua các nguồn uy tín

Xác định được ứng viên tiềm năng và thu hút, thúc đẩy họ nộp đơn ứng tuyển là rất quan trọng khi thực hiện quy trình tuyển dụng. Chuyên viên tuyển dụng có thể tìm kiếm bằng cách quảng cáo nội bộ để tạo sự giới thiệu trong doanh nghiệp, đăng tin lên mạng xã hội hoặc dùng các ứng dụng tìm kiếm việc làm.

Các nhà tuyển dụng cũng có thể tiến hành tìm kiếm ứng viên thông qua các hội chợ tìm việc, quảng bá cơ hội việc làm tại những trường đại học,… Nói chung hiện nay có rất nhiều nguồn HR có thể khai thác để tìm được ứng viên phù hợp.

Nguồn tuyển dụng nội bộ

Khi HR chọn nguồn tuyển dụng nội bộ, nó sẽ thúc đẩy nhân viên hiện tại làm việc hiệu quả hơn, tối đa hóa sự hài lòng trong công việc và tạo cảm giác an toàn. Việc tuyển dụng qua nguồn nội bộ cũng giúp giảm tỷ lệ hao hụt chi phí và công sức.

Một số cách tìm ứng viên tiềm năng từ nguồn nội bộ gồm:

• Chuyển giao nhân sự: Nhà tuyển dụng có thể lấp đầy vị trí chỗ trống bằng  việc điều chuyển nhân sự từ ứng viên ở phòng ban khác trong tổ chức.
• Tăng cấp bậc và lương: Vị trí tuyển dụng có thể được lấp đầy bằng cách để nghị nhân viên có hiệu suất làm việc tốt đảm nhận vị trí cao hơn để giải quyết công việc tốt hơn.
• Các ứng viên trước đây: Việc lưu trữ những ứng viên đã nộp hồ sơ trước đây sẽ tạo ra nguồn dữ liệu lớn, bạn có thể liên hệ với họ khi có công việc phù hợp.
• Nhân viên hiện tại: Nhân viên trong công ty có thể giới thiệu bạn bè, người quen đang có nhu cầu tìm việc vào vị trí công ty đang trống.

Nguồn tuyển dụng bên ngoài

Việc tuyển dụng qua các nguồn bên ngoài mang đến cho bạn nhiều sự lựa chọn với số lượng ứng viên lớn, đáp ứng tiêu chuẩn. Quá trình này diễn ra nhanh, mang đến cho bạn nhiều ứng viên tiềm năng.

Thông tin hữu ích

• Mô Tả Công Việc Kế Toán Doanh Nghiệp Đầy Đủ Và Chi Tiết Nhất

• Quảng cáo: Quảng cáo sẽ giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tiếp cận được các ứng viên tiềm năng. Dùng phương tiện kỹ thuật số hoặc các cách quảng cáo truyền thống là lựa chọn tốt nhất.
• Tuyển trên trang web công ty: Bất kỳ công ty nào cũng sẽ có một trang web cho riêng mình. Đây chính là nơi thể hiện văn hóa công ty, năng lực công ty cũng như các thông tin liên quan. Bạn có thể đăng tải thông tin tuyển dụng tại đây để thu hút được nhiều ứng viên. Lưu ý rằng, hãy để thông tin tuyển dụng được hấp dẫn, thu hút bằng hình ảnh, bài viết sinh động.
• Mạng xã hội: Mạng xã hội đang là công cụ tuyển dụng được nhiều người lựa chọn với hàng trăm hội nhóm khác nhau. Bạn có thể dùng Facebook, Linkedin và đăng những thông tin tuyển dụng trong hội nhóm để thu hút thêm nhiều ứng viên. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo một Fanpage tuyển dụng riêng cho công ty mình và đăng tin tại đây.
• Trang tin tuyển dụng: Hiện nay có nhiều trang web tuyển dụng như Vietnamworks, Vieclam24h, TopCV,… Đây là những kênh tuyển dụng uy tín, chất lượng, được nhiều người tìm việc lựa chọn. Bạn có thể đăng tin lên những trang web này và chọn những hồ sơ phù hợp. Lưu ý rằng, chi phí đăng tin tuyển dụng trên những web này thường khá cao.

5. Sàng lọc hồ sơ

Thống kê cho thấy, có đến 46% nhà tuyển dụng gặp khó khăn trong việc thu hút nhân tài. Ngoài ra, có đến 52% nhận định rằng khó khăn lớn nhất khi tuyển dụng là lựa chọn được ứng viên đến phỏng vấn trong số những người gửi CV. 

Để sàng lọc hồ sơ phù hợp bạn có thể thực hiện theo 4 bước sau đây:

• Lọc hồ sơ dựa theo yêu cầu tối thiểu của công ty.
• Phân loại hồ sơ ưu tiên bằng cách xem xét các kỹ năng, kinh nghiệm, chứng chỉ, kiến thức chuyên môn và yêu cầu cụ thể cho vị trí tuyển dụng.
• Lựa chọn ứng viên dựa theo 2 yêu cầu này.
• Đánh dấu những mục cần ứng viên trình bày rõ hơn trong buổi phỏng vấn trực tiếp.

6. Phỏng vấn

Quy trình tuyển dụng không thể thiếu bước phỏng vấn ứng viên. Việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về ứng viên và ngược lại. Tùy theo nhu cầu cũng như quy mô của bộ phận nhân sự mà doanh nghiệp có thể phỏng vấn theo các hình thức như:

• Phỏng vấn online: Đây là cách phỏng vấn nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện để có thể hiểu hơn về năng lực ứng viên. Phỏng vấn online cũng là cơ hội để nhà tuyển dụng tạo ấn tượng với ứng viên, đánh giá được chính xác kinh nghiệm, kỹ năng của họ.
• Kiểm tra tâm lý: Nhiều công ty thường sẽ có bài test kiểm tra tâm lý để phác thảo sơ bộ tính cách, hành vi, năng khiếu, khả năng sáng tạo, khả năng giải quyết công việc của ứng viên.
• Phỏng vấn trực tiếp: Đây là bước quan trọng để nhà tuyển dụng đưa ra lời mời làm việc. Phỏng vấn trực tiếp sẽ được thực hiện với quản lý trực tiếp hoặc với giám đốc công ty, tùy vị trí. Ở giai đoạn này cả ứng viên và doanh nghiệp nên đưa ra những thống nhất về công việc.

Có thể bạn quan tâm

• 3 Mẫu Thư Mời Phỏng Vấn Qua Email HR Nào Cũng Cần Biết

Phỏng vấn là một việc làm 2 chiều. Không chỉ có công ty đánh giá ứng viên có phù hợp hay không mà ứng viên cũng cần xem xét đánh giá liệu doanh nghiệp này có phù hợp với mình hay không. Vậy nên bộ phận tuyển dụng cần tỏ ra lịch sự, tôn trọng và giới thiệu đến họ những lợi ích khi làm việc tại vị trí đó. Nhân viên tuyển dụng có thể lên sẵn kịch bản cho buổi phỏng vấn, đảm bảo quá trình tuyển dụng, phỏng vấn diễn ra suôn sẻ.

7. Đánh giá ứng viên

Sau khi phỏng vấn, bạn hãy đánh giá tổng quan lại một lần nữa xem ứng viên đó có phù hợp hay không. Bạn hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin và lưu ý rằng, không phải bạn đưa ra thư mời nhận việc thì ứng viên sẽ đồng ý ngay. Có thể ứng viên đó không cảm thấy phù hợp với môi trường hoặc mức lương chưa thực sự thỏa mãn họ,…

Vậy nên, khi đánh giá tuyển dụng, bạn hãy chú ý:

• Xác định lại với ứng viên xem liệu họ có sẵn sàng đi làm và nhận việc không.
• Gửi thư mời nhận việc với toàn bộ thông tin về ngày làm việc, giờ làm việc, lương thưởng, hướng dẫn, quy định về trang phục,…

Lưu ý: Hãy gửi thư từ chối ứng viên nếu như công ty không lựa chọn ứng viên đó, để tránh họ chờ đợi, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.

8. Giới thiệu nhân viên mới

Giới thiệu nhân viên, nhập môn cho nhân viên mới hay Onboarding giúp ứng viên quen dần môi trường làm việc cũng như công việc phải thực hiện.

Giai đoạn này bạn hãy khiến nhân viên mới cảm thấy được chào đón bằng các hoạt động như: Tổ chức chào đón nhân viên mới, nói chuyện nhiều hơn hoặc hỗ trợ nhân viên tối đa khi thực hiện các công việc.

Những yếu tố cần có khi xây dựng quy trình tuyển dụng

Nhiều người thường nghĩ rằng tuyển dụng là việc làm đơn giản, chỉ cần đăng tin và gọi điện hẹn ứng viên. Tuy nhiên, tuyển dụng, tìm kiếm nhân tài chưa bao giờ là việc đơn giản. Để đảm bảo quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến những yếu tố sau đây:

• Xác định quy mô tuyển dụng: Các nhóm tuyển dụng của doanh nghiệp có thể lớn hoặc nhỏ, tùy theo quy mô tổ chức. Việc tuyển dụng cần được xây dựng bởi người quản lý để đảm bảo chất lượng ứng viên cũng như tiết kiệm thời gian tuyển dụng.
• Xác định được nguồn tuyển dụng: Hiện nay có rất nhiều hình thức thu hút ứng viên như: Headhunt, quảng cáo, tờ rơi, đăng tin trên truyền thông,… Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng dùng đến các website ứng dụng. Bạn có thể lựa chọn 1 kênh phù hợp để đăng tin tuyển dụng sao cho phù hợp nhất.
• Lên kế hoạch tuyển dụng: Đây là công việc quan trọng và chuyên viên tuyển dụng cần được xây dựng chi tiết, xác định được đầy đủ các yếu tố như: Yêu cầu của vị trí, chi phí tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng, bảng hỏi tuyển dụng, đánh giá sau phỏng vấn,…

Trên đây là quy trình tuyển dụng với 8 bước chi tiết mà bất kỳ HR nào cũng cần biết. Có thể nói tuyển dụng là việc vô cùng quan trọng đối với mỗi tổ chức và để chọn được những ứng viên chất lượng thì cần có kế hoạch tuyển dụng chi tiết và tỉ mỉ. Hy vọng những thông tin vừa rồi sẽ giúp bạn có thể xây dựng được chiến lược hoàn hảo nhất khi thực hiện tìm kiếm ứng viên cho công ty.

Đọc nhiều nhất

• Business Partner Là Gì? Tầm Quan Trọng Và Những Điều Khoản Cần Chú Ý