Trong quá trình tuyển dụng, việc viết thư mời phỏng vấn đến ứng viên là rất quan trọng. Nội dung thư cần phải thể hiện đầy đủ thông tin, mong muốn ứng viên tham gia phỏng vấn, đảm bảo ngắn gọn, súc tích. Bài viết sau đây sẽ gợi ý các HR những mẫu thư chuyên nghiệp nhất.

Thư mời phỏng vấn là gì?

Sau khi sàng lọc CV từ ứng viên gửi đến, nhà tuyển dụng sẽ có trong tay danh sách các ứng viên tiềm năng cho từng vị trí tuyển dụng. Lúc này, việc cần thiết chính là soạn thảo thư mời phỏng vấn để gặp gỡ, trao đổi với ứng viên.

Thư mời phỏng vấn là một văn bản mà nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên tiềm năng sau vòng xét duyệt hồ sơ dự tuyển. Thư này nhằm thiết lập một buổi gặp mặt để 2 bên cùng trao đổi về vị trí ứng tuyển. Đây là cách thông báo lịch sự, chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng từ phía doanh nghiệp đến ứng viên. Hiện nay thư mời phỏng vấn đều được gửi qua email.

Cấu trúc của một thư mời phỏng vấn

Cũng giống như các mẫu thư mời nhận việc hay mẫu thư từ chối ứng viên, thư mời phỏng vấn phải có đầy đủ thông tin, cấu trúc rõ ràng.

1. Tiêu đề thư mời

Ngày nay, dùng thư mời phỏng vấn online rất phổ biến và gần như tất cả các công ty đều dùng hình thức này. Khi soạn thư, nhân sự cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và không được gửi sai email.  Như vậy sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp, tạo hình ảnh đẹp trong mắt ứng viên.

Bạn có thể đặt tiêu đề theo cấu trúc như sau: Thư mời phỏng vấn – Vị trí phỏng vấn – Tên ứng viên – Ngày tham gia.

Ví dụ: Thư mời phỏng vấn – Vị trí Nhân viên kinh doanh – Nguyễn Văn A – Ngày 19/02/2022.

2. Lời cảm ơn ứng viên

Dù bạn là doanh nghiệp lớn với hàng trăm ứng viên mong muốn được làm việc hay chỉ là một công ty startup thì việc dành vài dòng cảm ơn ứng viên cũng rất cần thiết. Sự khiêm tốn, tôn trọng ứng viên sẽ giúp nâng tầm doanh nghiệp của bạn và cho ứng viên thấy bản thân có giá trị, doanh nghiệp thực sự đề cao họ.

Một câu ngắn gọn như: “Trước hết, công ty cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển đến vị trí….” đã tạo được hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty.

3. Nói rõ cách thức, thời gian phỏng vấn

Đây là nội dung quan trọng bạn không được bỏ lỡ. Hãy nói rõ hình thức phỏng vấn là gì, online hay offline, trao đổi hay làm bài test, phỏng vấn mấy vòng,… Ngoài ra, thời gian cụ thể, không gian cụ thể cũng cần được chú trọng.

Hãy nói cho ứng viên biết vật dụng cần chuẩn bị, có phải mang theo giấy bút hay hồ sơ không, trang phục yêu cầu là gì (tùy công ty sẽ có mục này). Những nội dung này cần được công khai để ứng viên có thể chuẩn bị tốt nhất.

Xem thêm

• Các Chỉ Tiêu KPI Cho Nhân Viên Kinh Doanh Quan Trọng Nhất

4. Thông tin về nhà tuyển dụng

Thông thường, các công ty sẽ để chữ ký email với đầy đủ thông tin như: Tên công ty, địa chỉ, website, fax, hotline, email,… Đây là hình thức quảng bá chuyên nghiệp, minh bạch và cũng là gợi ý cho ứng viên khi muốn tìm hiểu kỹ hơn về công ty.

Gợi ý 3 mẫu thư mời phỏng vấn qua email cho HR

Nếu còn đang chưa có nhiều ý tưởng cho một mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp thì bạn có thể tham khảo 3 mẫu thư sau đây.

1. Mẫu thư 1

Thư mời phỏng vấn luôn đóng vai trò quan trọng, thể hiện được hình ảnh, sự chuyên nghiệp của công ty trong thời đại như hiện nay. Nếu bạn không muốn bỏ lỡ ứng viên, đồng thời cho ứng viên thấy hình ảnh một công ty tuyệt vời thì hãy chú trọng ngay từ bước này.

“Chào bạn (tên ứng viên),

Lời đầu tiên, chúng tôi cảm ơn bạn vì đã quan tâm và ứng tuyển đến vị trí….. của công ty. Sau khi đã xem xét kỹ CV của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn có đủ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và rất phù hợp với vị trí mà chúng tôi tuyển dụng.

Phòng Nhân sự trân trọng mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn của công ty theo thời gian và địa chỉ sau đây:

Thời gian:….

Địa chỉ:…..

Để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi và để công ty có sự chuẩn bị tốt nhất, bạn vui lòng phản hồi lại email ngay khi nhận được. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể  email lại cho chúng tôi hoặc liên hệ qua số điện thoại….. để được giải đáp.

Trân trọng,

Ký tên”

2. Mẫu thư mời phỏng vấn 2

Thư mời phỏng vấn tốt nhất nên thể hiện sự lịch sự, sang trọng, ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin để ứng viên có thể hiểu rõ ngay từ lần đọc đầu tiên. Qua đó, họ sẽ có quyết định nên tham gia phỏng vấn hay không.

“(Tên ứng viên) thân mến,

Trước hết, chúng tôi rất cảm ơn sự quan tâm của bạn về vị trí….. của công ty…..

Tên tôi là….. và tôi hiện là Trưởng bộ phận tuyển dụng. Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn có đủ tiềm năng để trở thành người đồng hành, giúp công ty…. phát triển hơn nữa trong tương lai.

Vì vậy, chúng tôi rất hy vọng có thể có một buổi trao đổi ngắn với bạn qua điện thoại vào thời gian…. Đây là bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để công ty có thể hiểu hơn về bạn và để bạn có thể biết thêm về công ty.

Bạn vui lòng phản hồi lại email này trước…. để xác nhận có thể  tham gia phỏng vấn hay không. Nếu có gì bất tiện hoặc bất kỳ thắc mắc nào bạn có thể liên hệ qua email này hoặc qua số điện thoại…..

Chúng tôi rất mong sớm được trò chuyện với bạn.

Trân trọng,

Ký tên”

Đừng bỏ lỡ

• Tìm Hiểu Về Mẫu Lập Kế Hoạch Công Việc Nâng Cao Hiệu Suất Làm Việc

3. Mẫu thư mời phỏng vấn vòng 2

Hiện nay, có nhiều công ty sẽ yêu cầu phỏng vấn 2 vòng, có thể một vòng là phỏng vấn kiến thức, vòng 2 là phỏng vấn về văn hóa, nội bộ công ty. Lúc này, HR sẽ cần gửi email tham gia phỏng vấn đến ứng viên. Bạn có thể tham khảo mẫu sau:

“Thân gửi (tên ứng viên),

Đầu tiên, chúng tôi rất cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn vòng 1 tại công ty.

Bằng những kinh nghiệm, kỹ năng cũng như những gì bạn đã thể hiện, công ty rất vui mừng thông báo bạn đã vượt qua vòng phỏng vấn chuyên môn đầu tiên. Để giúp bạn hiểu thêm về văn hóa của công ty cũng như vấn đề liên quan, công ty trân trọng kính mời bạn đến tham gia phỏng vấn vòng 2 với thông tin như sau:

Thời gian….

Địa điểm….

Bạn vui lòng phản hồi lại email và xác nhận khả năng tham gia để công ty có thể sắp xếp chu đáo. Nếu có thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ qua số điện thoại…..

Hy vọng sẽ sớm được gặp bạn.

Trân trọng,

Ký tên”

Một số lưu ý khi gửi thư hẹn phỏng vấn đến ứng viên

Viết thư mời phỏng vấn không nên tùy tiện, bạn hãy chú ý một số vấn đề như sau để tránh mắc lỗi.

• Nêu cụ thể địa điểm, thời gian phỏng vấn

Trong nội dung thư cần có đầy đủ thời gian, địa điểm phỏng vấn, cụ thể về ngày giờ. Nếu như công ty nằm ở vị trí khó tìm thì bạn nên gửi hướng dẫn đường đi hoặc gửi bản đồ để ứng viên có thể tìm đường dễ dàng hơn.

• Ngôn ngữ thân thiện nhưng vẫn thể hiện sự chuyên nghiệp

Thư hẹn phỏng vấn cũng chính là một cơ sở để ứng viên có thể đánh giá công ty có chuyên nghiệp hay không. Do đó, bạn hãy dùng ngôn ngữ chuyên nghiệp, lịch sự trong từ câu chữa. Tuy nhiên, thư mời cũng cần có sự thân thiện, thoải mái để ứng viên không cảm thấy quá áp lực.

• Gọi điện xác nhận trước khi gửi thư

Để chắc chắn ứng viên có thể tham gia buổi phỏng vấn, HR nên gọi điện trao đổi trước khi gửi email. Điều này sẽ tránh được tình trạng gửi nhầm email hay gửi thư sai người, tiết kiệm thời gian cho HR và đảm bảo gửi đúng email đến ứng viên tiềm năng.

• Chỉ dẫn đường đi cụ thể

Có nhiều công ty đường đi rất dễ dàng, tuy nhiên vì đa số các văn phòng công ty đều nằm trong các tòa nhà lớn, việc này gây khó khăn khi tìm kiếm công ty. Bạn hãy đưa chỉ dẫn cụ thể, có thể là cách để đi vào tòa nhà, có cần phải để lại căn cước công dân cho bảo vệ hay không, hoặc có cần nhân viên công ty đến đón hay không. Điều này sẽ khiến ứng viên không bị chán nản và cảm thấy mệt mỏi vì đi phỏng vấn.

Trên đây là 3 mẫu thư mời phỏng vấn cũng như một số lưu ý xung quanh vấn đề này. Trong quá trình tuyển dụng, việc gửi thư mời đến phỏng vấn là rất cần thiết, vậy nên bạn không được bỏ qua bước này. Hãy để thư trở thành một công cụ giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt ứng viên và thu hút được nhiều nhân tài.

Thông tin hữu ích

• Quy Trình Điều Chuyển Nhân Sự Gồm Những Bước Cơ Bản Nào?