Quản lý văn bản đi đến bằng Excel là giải pháp được nhiều đơn vị hành chính và công ty hiện đang áp dụng. Khi thực hiện đúng cách sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo công việc được kiểm soát, thực hiện theo đúng trình tự cũng như dễ dàng giải quyết được vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để quản lý hiệu quả văn bản bằng Excel, các bạn hãy tham khảo thông tin trong bài viết dưới đây.

Phần mềm Excel có thể quản lý những loại văn bản nào?

Với Excel, bạn có thể sử dụng phần mềm này để quản lý nhiều loại văn bản khác nhau như:

• Văn bản đến: Đây là văn bản được gửi đến từ ngoài doanh nghiệp như thông báo từ các cơ quan nhà nước, cơ quan chính quyền, thông cáo báo chí, văn bản từ khách hàng, văn bản từ các doanh nghiệp khác hay cộng đồng.
• Văn bản đi: Là các văn bản được tạo và gửi cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
• Văn bản nội bộ: Bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu, hồ sơ được sử dụng trong phạm vi trong công ty, doanh nghiệp. Văn bản thường dưới dạng báo, quyết định, quy định, kế hoạch công việc, tổng kết báo cáo thường kỳ,… được chuyển từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc giữa các phòng ban với nhau. Đây là văn bản có giá trị nội bộ, các thông tin sẽ được lưu hành và áp dụng trong phạm vi doanh nghiệp.

Xem thêm: Tổng Hợp 15 Phần mềm Họp Trực Tuyến Tốt Nhất Hiện Nay

Các bước quản lý văn bản đi đến bằng Excel 

Để có thể quản lý văn bản trên Excel, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện dưới đây:

Xây dựng quy trình quản lý văn bản bằng Excel

Để có thể quản lý văn bản đi đến bằng Excel, trước tiên bạn cần xây dựng quy trình quản lý tài liệu. Đây là bước quan trọng giúp xác định được văn bản đang ở tình trạng nào để đưa ra phương hướng xử lý tiếp theo.

Với văn bản đến

Khi có một văn bản được gửi tới doanh nghiệp, bạn sẽ cần phải thêm văn bản vào thư mục văn bản đến. Văn bản ở trạng thái chưa xử lý, đi kèm các nội dung ghi chú như thời gian nhận, phân loại văn bản, số lượng văn bản, ngày ký ban hành, người gửi, nơi gửi, người ký văn bản, nội dung văn bản, đối tượng thực hiện xử lý văn bản.

Tiếp theo, văn bản đến sẽ được chuyển cho bộ phận thực hiện xử lý văn bản. Trong quá trình văn bản được xử lý, nhân viên văn thư cần phải theo dõi về tiến độ thực hiện. Khi văn bản hoàn tất việc xử lý sẽ được chuyển lại cho văn thư để thực hiện lưu trữ theo quy định. Lúc này, văn bản sẽ ở trạng thái đã xử lý.

Với văn bản đi

Với văn bản đi, văn thư sẽ cần vào sổ các thông tin như số văn bản, nội dung trích yếu… Sau đó, văn bản sẽ được gửi đến nơi nhận theo quy định.

Phân loại và xác định danh mục tài liệu quản lý

Bước tiếp theo của việc quản lý văn bản đi đến bằng Excel là tiến hành phân loại và xác định danh mục tài liệu quản lý. Bạn sẽ cần thống kê đầy đủ các văn bản, đảm bảo không bỏ sót. Hãy chú ý đặt tên danh mục dễ hiểu để bất cứ ai cũng có thể tìm thấy trong quá trình làm việc. 

Một số danh mục thường được lựa chọn để quản lý văn bản đi đến trên Excel như sau:

• Loại văn bản: Bao gồm báo cáo, quyết định, công văn, thông báo, nghị quyết, kết luận, chỉ thị…
• Tình trạng văn bản: Chưa xử lý, đang xử lý, đã xử lý xong, đã tiến hành lưu trữ.
• Bộ phận phụ trách: Hành chính, nhân sự, kế toán, marketing…

Có thể bạn quan tâm: Danh Sách 10 Phần Mềm Lưu Trữ Tài Liệu Tốt Nhất Hiện Nay

Tạo các sổ quản lý tài liệu để quản lý văn bản đi đến bằng Excel

Khi sử dụng Excel để quản lý văn bản đi đến, bạn cần tạo sổ quản lý bằng cách sử dụng những sheet khác nhau. Khi xuất hiện loại văn bản nào, bạn sẽ nhập vào sổ tương ứng. Tùy theo nhu cầu quản lý mà bạn có thể tạo tiêu đề cho cột trong bảng như ý muốn. 

Để xây dựng các sổ quản lý văn bản, các bạn có thể tận dụng một số tính năng hữu dụng sau:

• Sử dụng chức năng Data Validation để tạo danh sách chọn gồm có loại văn bản, tình trạng văn bản, bộ phận phụ trách xử lý, nơi nhận, nơi lưu trữ văn bản…
• Sử dụng chức năng Conditional Formatting để theo dõi tình trạng của văn bản. Sau khi thiết lập, Excel sẽ tự động thông báo những văn bản đang cần xử lý để người thực hiện có phương hướng thực hiện phù hợp.

Áp dụng công thức tính tự động

Để tạo sự thống nhất cho sổ quản lý văn bản đi đến bằng Excel, bạn cần xây dựng một công thức tính tự động. Điều này sẽ tạo ra mã văn thư riêng, giúp  thống nhất giữa các phòng ban và để tiện quản lý, tra cứu. Công thức mà bạn có thể tham khảo gồm có: 

• Sử dụng Countif để đếm số lượng văn bản xuất hiện trong sổ.
• Sử dụng Vlookup để tham chiếu theo từng loại văn bản.

Đừng bỏ lỡ: Top 10+ App Lên Kế Hoạch Công Việc Hiệu Quả Nhất Hiện Nay

Những lưu ý khi quản lý văn bản đi đến bằng Excel

Sử dụng Excel quản lý văn bản là phương pháp đang được ứng dụng phổ biến hiện nay do có khả năng tiết kiệm chi phí và cách tạo lập đơn giản, cập nhật số liệu dễ dàng. Trong quá trình sử dụng Excel, các bạn cần lưu ý:

• Việc sử dụng các hàm công thức rất dễ nhầm lẫn, đặc biệt là số lượng văn bản lớn nên bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng khi thực hiện.
• Chú ý đến tính bảo mật khi lưu văn bản do việc sử dụng Excel dễ bị rò rỉ thông tin.
• Chỉ lựa chọn phương pháp này khi doanh nghiệp của bạn có quy mô vừa và nhỏ do khi khối lượng tài liệu tăng lên, tốc độ xử lý sẽ bị giảm. Đặc biệt, quản lý văn bản bằng Excel không phù hợp với các tổ chức cần báo cáo chi tiết các số liệu về quản lý tài liệu.

Trên đây là hướng dẫn quản lý văn bản đi đến bằng Excel mà các bạn có thể tham khảo. Với phương pháp này, người dùng phải nắm được các hàm về Excel thì mới sử dụng hiệu quả. Do đó, các bạn hãy tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi áp dụng.